Procurement cost reduction solutions optimise an organization’s financial resources, enabling it to produce high-quality products and services and increase profit margins. Centralising purchasing, strategic sourcing, category management, TCO analysis, supplier relationship management, and contemporary technology can assuage procurement pain points, improve efficiency, and generate value.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Unternehmen brauchen Techniken zur Senkung der Beschaffungskosten, um Ressourcen zu sparen, Gewinne zu steigern und die Bedingungen für Lieferanten zu verbessern.
- Kategoriemanagement, strategische Beschaffung, Analyse der Gesamtbetriebskosten und Ausgabenanalyse sind bewährte Praktiken.
- Technologien wie E-Procurement-Systeme, Software für das Lieferkettenmanagement, Automatisierung und KI können die Beschaffungskosten senken.
- Die Kostensenkung erfordert die Auswahl von Lieferanten, deren Bewertung, Verhandlung, Vertragsmanagement und Leistungsüberwachung.
- Durch Prozessoptimierung, Abfallreduzierung, Bestandsmanagement sowie Compliance- und Risikomanagement lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen, indem versteckte Kosten aufgedeckt und beseitigt werden.
- Gemeinsamer Einkauf, strategische Allianzen, GPOs, zentralisierte Beschaffung und Outsourcing von nicht zum Kerngeschäft gehörender Beschaffung können Kosten sparen.
Was sind Strategien zur Kostensenkung im Beschaffungswesen?
Eine Strategie zur Senkung der Beschaffungskosten ist eine operative Technik oder eine Reihe von Initiativen, die darauf abzielen, die Ausgaben zu senken. Der Einsatz aktueller Technologien zur Rationalisierung von Transaktionsabläufen, zur Verhandlung von Dienstleistungs- oder Produktkosten, für strategische Lieferantenentscheidungen, zum Benchmarking der Lieferantenleistung, zur Zentralisierung des Einkaufs, zur abteilungsübergreifenden Standardisierung des Einkaufs und vieles mehr sind nur einige Beispiele.
Kostensenkung im Beschaffungswesen
Der heutige Markt erfordert Techniken zur Senkung der Beschaffungskosten, die Unternehmen jeder Größe dabei helfen, Kosten zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Erträge zu maximieren. Kostensenkungstaktiken können einem Unternehmen helfen, Geld zu sparen, indem es die Einkaufsmacht einer Gruppe nutzt oder Datenanalysetools einsetzt, um die Nachfrage vorherzusagen und einen größeren Wert für das Kapital zu erhalten.
Kostensenkungen können die Gewinnspannen erhöhen und gleichzeitig die Qualität der Produkte und Dienstleistungen erhalten. Jedes erfolgreiche Unternehmen sollte prüfen, wie die Beschaffungskosten berechnet werden, und nach Möglichkeiten suchen, sie zu senken.
Warum Unternehmen ihre Beschaffungskosten senken wollen
Um die Finanzlage zu verbessern, bemühen sich die Unternehmen um eine Senkung der Beschaffungskosten. Die Unternehmensleistung hängt in der Regel von der Beschaffung ab, da die Sicherstellung optimaler Preise und Bedingungen häufig einen reibungslosen Ablauf anderer Vorgänge und eine Maximierung der Erträge ermöglicht.
Wenn es um den Unternehmenserfolg geht, kann die Senkung der Beschaffungskosten den entscheidenden Unterschied ausmachen. Kostensenkungsmaßnahmen können die Gesamtausgaben senken, die sich bei großen und kleinen Anschaffungen schnell summieren können. Unterschätzen Sie niemals Strategien zur Kostensenkung – sie machen sich bezahlt.
Bewährte Praktiken und Methoden
Strategische Beschaffung
Strategisches Sourcing senkt die Beschaffungskosten und steigert die Effizienz des Unternehmens. Mit dieser Methode wird ein kostenbasierter Plan für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen erstellt und umgesetzt. Strategisches Sourcing hilft Unternehmen, Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu finden, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, Ressourcen über alle Ausgabenkategorien hinweg zu optimieren und Liefer- und Materialpreise zu senken.
Kategorien verwalten
Das Kategorienmanagement hilft bei der Kontrolle der Beschaffungskosten. Bei dieser Methode werden alle Beschaffungsausgaben nach Produkten oder Dienstleistungen kategorisiert. Ein Team in einer Organisation kann Strategien für jede Kategorie festlegen. Dies hilft den Teams, durch die Konsolidierung von Lieferanten bessere Preise zu erzielen, durch Marktforschungsdaten Geld zu sparen und die Qualitätssicherung durch strenge Vertragsverhandlungen für ihr Unternehmen zu verbessern.
TCO-Analyse
Unternehmen, die versuchen, ihre Beschaffungskosten zu senken, müssen auch die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen. Die TCO-Analyse hilft Unternehmen zu verstehen, wie sich Maßnahmen auf einzelne Komponenten im Laufe der Zeit auswirken, und zeigt Aspekte auf, die sich nicht im direkten Preis für Waren oder Dienstleistungen widerspiegeln.
Eine TCO-Analyse im Rahmen der Unternehmensstrategie kann die Betriebskosten senken, indem sie die Prozesszyklen verkürzt, Möglichkeiten zur Kostenoptimierung in den verbrauchenden Abteilungen aufzeigt und im Laufe der Zeit niedrigere Einkaufspreise von Lieferanten nutzt, um bei Einkaufsentscheidungen Größenvorteile zu erzielen.
Transparenz der Ausgaben und Kosten
Unternehmen müssen ihre Budgets kennen, um ausgabenbezogene Beschaffungen durchführen zu können. Sie benötigen ein Instrument wie die Ausgabenanalyse oder Kostentransparenzinitiativen, um ihre Ausgabenkategorien objektiv zu erfassen, indem sie frühere finanzielle Ausgaben abbilden. Diese Technik hilft Unternehmen, vorausschauend zu planen und Risiken im Zusammenhang mit drohenden Ausgabenzyklen oder unnötigen Ausgaben zu erkennen. Unternehmen können mit dieser Technik unnötige Ausgaben reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
Innovative Tools, Technik und Software
Elektronische Beschaffung
Die elektronische Beschaffung ist eine der besten Lösungen zur Senkung der Beschaffungskosten. Elektronische Systeme können die Verarbeitungskosten drastisch senken, indem sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für den Einkauf von Waren, Dienstleistungen und Verbrauchsmaterial reduzieren. Durch die elektronische Beschaffung werden menschliche Fehler bei der Beschaffung und Verarbeitung vermieden, was den Unternehmen Geld spart.
E-Procurement-Plattformen ermöglichen auch sofortige Preisvergleiche zwischen Anbietern, um die Verhandlungsposition zu stärken und die Beschaffungskosten zu senken.
Software für die Verwaltung der Lieferkette
Darüber hinaus kann die Software für das Lieferkettenmanagement die Kosteneinsparungen bei der Beschaffung optimieren. Ein gutes Lieferkettensystem rationalisiert die Abläufe und bietet leistungsstarke Prognosewerkzeuge zur Vorhersage des Bedarfs und des Materialbedarfs, während es die Kundenbestellungen genau verfolgt, um Materialien im Voraus mit genauen Mengen zu effizienten Preisen über das gesamte Lieferkettennetz eines Unternehmens zu beschaffen.
Mit einer integrierten Supply-Chain-Plattform können Unternehmen die Transparenz über Verträge, Zahlungszyklen und Lieferanten maximieren, die Entscheidungsfindung verbessern, Geld bei der Beschaffung sparen und die Effizienz steigern.
Automatisierung und KI
Durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA), die mühsame Aufgaben wie Identitätsprüfung und Angebotsverwaltung automatisiert, werden die Beschaffungskosten durch Automatisierung und künstliche Intelligenz gesenkt.
Durch die Vorhersage künftiger Kaufgewohnheiten hilft die künstliche Intelligenz den Unternehmen, die besten Preise von ihren Lieferanten zu erhalten und Zeit zu sparen, indem sie nur bei Bedarf Massenware oder saisonale Schnäppchen einkaufen.
Management der Lieferantenbeziehungen
Auswahl und Bewertung von Zulieferern
Lösungen zur Kostensenkung im Beschaffungswesen erfordern die Auswahl und Bewertung von Lieferanten, um den Wert und die Effizienz zu maximieren. Unternehmen sollten über robuste Systeme zur Identifizierung, Prüfung und Auswahl von Lieferanten verfügen, die die betrieblichen Ziele mit Qualitätsprodukten oder -dienstleistungen zum besten Preis und fristgerecht erfüllen können.
Bevor Sie sich für einen Lieferanten entscheiden, sollten Sie dessen finanzielle und ökologische Nachhaltigkeit bewerten. Durch eine gründliche Untersuchung und Bewertung möglicher Lieferanten können Unternehmen den idealen Partner für ihre Tätigkeit auswählen und den Wert ihrer Beschaffung maximieren.
Strategien für die Verhandlungsführung
Unternehmen müssen sich ein ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick aneignen, um bei den Methoden zur Senkung der Beschaffungskosten die Einsparungen zu maximieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Unternehmen sollten Markttrends, die Preisgestaltung in der Branche, Möglichkeiten zur Minderung von Risiken im Zusammenhang mit bestimmten Parteien, eine leistungsbezogene Umverteilung der gemeinsamen Kosten unter den Beteiligten, Win-Win-Vertragsbedingungen und langfristige Beziehungen, die das Risiko verringern, untersuchen.
Vertragsmanagement
Um einen effizienten Plan zur Senkung der Beschaffungskosten aufrechtzuerhalten, benötigen die Unternehmen ein organisiertes Vertragsmanagementverfahren, das eine konsistente und zuverlässige Erfüllung der ausgehandelten Vereinbarungen im Laufe der Zeit gewährleistet. Diese Technik beinhaltet die Segmentierung komplexer Vereinbarungen und die Entwicklung von Standardmaßnahmen zur Überwachung der Ausführungsgenauigkeit auf der Grundlage vertraglicher Zusagen.
Vor der Aushandlung von Verlängerungsbedingungen oder dem Eingehen neuer Lieferantenbeziehungen nach dem Auslaufen laufender Verträge müssen geeignete Systeme eingerichtet werden, um die Daten zur Vertragserfüllung während des gesamten Lebenszyklus zu verfolgen, damit sichergestellt ist, dass Verbindlichkeiten wirksam behandelt werden.
Überwachung und Verbesserung der Lieferantenleistung
Die Überwachung und Verbesserung der Leistung aktueller Lieferanten hilft, Verbesserungen bei Kosten, Qualität, Lieferung und Service zu finden. Unternehmen können bessere Preise aushandeln oder Lieferanten mit zusätzlichen Kapazitäten und Fähigkeiten finden.
So ergeben sich Einsparungen häufig aus Kostensenkungen und Wertsteigerungen durch effizientere Systeme und Prozesse. Unternehmen können Geld sparen und ihre Effizienz verbessern, indem sie die Leistung ihrer Lieferanten proaktiv analysieren und verwalten.
Beseitigung versteckter Kosten und Ineffizienzen
Optimierung des Prozesses
Die Prozessoptimierung hilft Unternehmen, die Beschaffungskosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Durch die Optimierung der Einkaufs- und Lieferzyklen können Unternehmen Kosten und Verschwendung reduzieren. Sie sollten die Verfahren und Artikel der Lieferanten analysieren, um den besten Prozess in der Lieferkette zu finden. Durch den Abbau von Bürokratie werden unnötige Schritte reduziert und die Kaufkraft der einzelnen Unternehmen maximiert.
Abfallreduzierung
Weniger Abfall ist ein weiterer Vorteil effizienter Beschaffungsmethoden. Es ist möglich, den Bearbeitungsaufwand und die Durchlaufzeiten abteilungsübergreifend zu verringern und die Nachhaltigkeit zu fördern, indem man die Preisverträge mit den Lieferanten optimiert, die Lagerbestände neu bewertet, die Lieferungen verfolgt und alternative Beschaffungsmöglichkeiten findet. Unternehmen und ihre Stakeholder können Geld sparen, indem sie unnötige Ausgaben untersuchen und eliminieren und dann die verbleibenden optimieren.
Inventar verwalten
Eine erfolgreiche Senkung der Beschaffungskosten erfordert ein strategisches Bestandsmanagement. Interne Leistungsbewertungen der Lieferkette können Diskrepanzen zwischen Aktivitäten und Ergebnissen aufzeigen, die optimiert oder gemeinsam beschlossen werden müssen.
Die Kenntnis der Lager-, Bestell- und Versandkosten hilft den Führungskräften eines Unternehmens, fundierte Entscheidungen zu treffen, wie die Effizienz und Effektivität der Lieferkette maximiert werden kann. Durch eine effektive Bestandsverwaltung können Unternehmen erkennen, wie sich Maßnahmen zur Kostensenkung auf den betrieblichen Wert und die Effizienz auswirken.
Management von Compliance und Risiko
Ein wirksames Risikomanagement erhöht die Einsparungen durch die Einhaltung der branchen- und ortsüblichen Vorschriften. Wenn nicht konforme Waren ausfallen oder Unfälle verursachen, schaden sie Geld und Ruf.
Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Lieferanten langlebige Produkte liefern, die den Sicherheitsstandards der Branche entsprechen und die Anforderungen der Endverbraucher an Qualitätsprodukte mit Garantien und anderen rechtlichen Absicherungen erfüllen. Die Berücksichtigung dieser Faktoren verbessert die Taktik zur Senkung der Beschaffungskosten, indem sie die Effizienz erhöht.
Zusammenarbeit zur Nutzung der Skala
Gemeinsame Beschaffung, strategische Partnerschaften
Gemeinsamer Einkauf und strategische Kooperationen sparen Beschaffungskosten. Gemeinsame oder gruppenweite Einkaufsvereinbarungen können Unternehmen Geld sparen, indem sie das Volumen, die Kompetenzen und die Kaufkraft mehrerer Unternehmen nutzen. Diese Technik erfordert mehr Koordination, eröffnet aber mehr Möglichkeiten, größere Mengen und bessere Kosten, was Kunden und Lieferanten zugute kommen kann.
Gemeinsame Einkaufsorganisationen
Einkaufsgemeinschaften (Group Purchasing Organisations, GPOs) verbessern die kollektive Zusammenarbeit beim Einkauf. GPOs nutzen ihre digitalen Marktplatzlösungen, um den Zugang zu Lieferantenverträgen zu initiieren und zu verwalten, die ansonsten aufgrund von Gebühren oder Mitgliedschaftsbeschränkungen schwer zu finden und zu sichern wären.
Unternehmen, Universitäten, Krankenhäuser und andere Einrichtungen können mit dieser umfassenden Lösung Artikel zu niedrigeren Kosten als im Einzelhandel einkaufen, ohne sich mit unangemessenen Preistrends der Branche in Echtzeit auseinandersetzen zu müssen. GPOs vereinfachen und rationalisieren die kosteneffiziente Bereitstellung, verbessern den Zugang zu Ressourcen und senken die Kosten.
Zentral einkaufen
Durch Zusammenarbeit und Größenvorteile können die Beschaffungskosten bei zentraler Beschaffung gesenkt werden. Die zentrale Beschaffung ermöglicht es Unternehmen, in großen Mengen einzukaufen, was zu niedrigeren Preisen bei Lieferanten und Herstellern führt.
Konsolidierte Einkäufe und Ausgaben über Unternehmensgruppen hinweg verbessern die Effizienz des Bestellwesens und beseitigen Redundanzen. Ein zentralisiertes Beschaffungswesen ermöglicht es den Unternehmen, ihre Lieferanten zu diversifizieren und durch ihre Verhandlungsposition stärkere Lieferantenbeziehungen aufzubauen.
Outsourcing der nicht zum Kerngeschäft gehörenden Beschaffung
Die Auslagerung von Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, ist eine weitere Taktik, um die Beschaffungskosten so weit wie möglich zu senken. Unternehmen können ihre internen Ressourcen auf Plattformen für Dateneinblicke oder abteilungsübergreifende Verbindungen konzentrieren, indem sie Lieferantenverhandlungen, die Überwachung der Lieferkette und die Nachverfolgung der Auftragsleistung auslagern.
Unternehmen können ein spezialisiertes Unternehmen oder einen Berater mit der Verwaltung der Back-End-Abläufe beauftragen, um die Effizienz und die Kosteneinsparungen zu maximieren und die Gefahr von Fehlern aufgrund von Lieferantenfragmentierung zu verringern. Unternehmen können ihre Lieferantenverträge optimieren, indem sie effizient mit den Lieferanten verhandeln und jährlich neue Möglichkeiten ausloten.
