Einleitung:
Gemeinsame Beschaffung, bei der mehrere Organisationen gemeinsame Waren und Dienstleistungen bestellen, gewinnt besonders bei staatlichen Stellen an Bedeutung. Die Zentralisierung der staatlichen Beschaffung steigert die Einkaufsmacht und Ressourceneffizienz. Kooperative Beschaffung bietet Vorteile wie Kostensenkungen, Lieferantenbeziehungen und Zeitersparnis, hat aber auch Nachteile. Organisationen müssen die Vor- und Nachteile der gemeinsamen Beschaffung abwägen, bevor sie sie umsetzen.
Kostensenkung
Gemeinsame Beschaffung spart insgesamt Geld, was attraktiv ist.
Im öffentlichen Beschaffungswesen, wie bei Regierungsverträgen, hilft dies, jeden Dollar zu strecken.
Der Kauf eines Produkts mit vielen Organisationen erleichtert es, Mengenrabatte und bessere Preise zu erzielen.
Gemeinsame Unternehmungen helfen Unternehmen, bei Rohstoffen, Waren und Dienstleistungen Geld zu sparen.
Der Begriff lautet Skaleneffekte. Warum muss jede öffentliche Organisation einen separaten Vertrag für Kopierer und Papier haben, wenn alle dasselbe benötigen? Die Preise wären besser, wenn alle einen Vertrag hätten.
Zusammenführung des Einkaufsvolumens mehrerer Organisationen und mit dieser aggregierten Nachfrage an den Markt herantreten, um Einkaufsmacht und Verhandlungskraft sowie ein besseres Angebot zu erhalten.
Bessere Lieferantenbeziehungen
Ein gemeinsames Vorgehen ermöglicht es Einkäufern, vertrauenswürdige Kunden der Anbieter zu werden. Dadurch verbessern sich die Kunden-Lieferanten-Beziehungen.
Kunden und das Verständnis ihrer Bedürfnisse sind entscheidend. Beschaffung erfordert Kommunikation mit Lieferanten und das Wissen, was sie für Sie tun können, daher ist eine gute Beziehung unerlässlich.
Es ist sinnlos, Kunden zu kontaktieren, um herauszufinden, was sie brauchen, da die Technologie sich weiterentwickelt. Da Technologie nicht alles leisten kann, ist der direkte Kontakt nach wie vor wichtig. Deshalb zählt Teamarbeit.
Lieferantenkooperation, Fähigkeitsüberwachung und Identifizierung von Ideenquellen können Beschaffungsfreelancern helfen, zu bestimmen, was sie liefern können.
Zuverlässigkeit für Lieferanten ist der Schlüssel zur gemeinsamen Beschaffung.
Supply-Chain-Management ist einfacher mit besseren Lieferantenbeziehungen. Die Partnerschaft bringt Vorteile für Verkäufer und Käufer.
Zeitersparnis
Gemeinsame Beschaffung spart Zeit und Geld. Wenn viele Regierungsstellen auf dieselben oder vergleichbare Artikel bieten, kommt es zu Duplikationen.
Unternehmen sparen Zeit und Geld, indem sie Duplikationen vermeiden.
Höhere Kompetenz
Gemeinsamer Einkauf ist großartig, um Sie mit verwandten Branchen in Kontakt zu bringen. Effektive Teamarbeit hilft Ihnen dabei, Informationen zu lernen, die für Kunden von Vorteil sind.
Kommissare gewinnen sozial durch Beschaffungszusammenarbeit. Sie sollten Best Practices lernen und andere konsultieren.
Standardisierung
Zusammenarbeit kann Dinge standardisieren. Auch Unternehmen profitieren von der Standardisierung. Der Bedarf an vollständiger Lagerhaltung oder Mitarbeiterschulung kann abnehmen.
Wenn sich Polizeikräfte darauf einigen, die gleiche Schutzausrüstung mit den gleichen Spezifikationen zu verwenden, wird das Beschaffen einfacher. Ausrüstung ist kosteneffektiv, da sie von mehreren Polizeieinheiten genutzt werden kann.
Das bedeutet, dass Polizisten bei Versetzungen keine Schulung benötigen. Die Schulung der Mitarbeiter spart den lokalen Regierungen Geld, das sie für andere Bedürfnisse ausgeben können.
Es ist einfach, darüber zu streiten, wie viele Menschen denken, dass Kostenreduktionen durch Skaleneffekte den gemeinsamen Einkauf motivieren. Standardisierung kann die Kompetenz der kooperierenden Körper stärker erhöhen, als sie Geld spart.
Gemeinsame Beschaffung hat zahlreiche Vorteile, aber nicht alle Organisationen sollten sie nutzen.
Größennachteile
Obwohl gut, können Skaleneffekte auch Nachteile haben. Kooperationen können die Skaleneffekte überbewerten.
In vielen Märkten gibt es Größennachteile. Skaleneffekte sind mit bescheidenen Ausgabenmengen möglich. Es ist nicht nötig, das ganze Land zu mobilisieren, um Erfolg zu haben.
Tatsächlich betreibt der öffentliche Sektor nur minimale Analysen der Skaleneffekte-Annahme, die die Zusammenarbeit unterstützt.
Negative Markteffekte
Kooperationsverträge können dem Markt schaden. Kooperationsverträge können der einzige Weg sein, wie ein Anbieter einen Regierungsvertrag erhält. Wenn sie scheitern, können sie jahrelang vom öffentlichen Dienst ausgeschlossen werden.
Wenn der Markt konsolidiert ist, können langfristige Verträge Innovationen behindern und es neuen Unternehmen erschweren, einzutreten. Weil Lieferanten von Kooperationsverträgen abhängen, sind unzufriedene Bieter eher geneigt, ihre Beschaffungsentscheidung und -methode zu überdenken.
Sie werden alles tun, um diese Verträge zu gewinnen, da ein Verlust so verheerend ist. Dies kann das Korruptionsrisiko erhöhen.
Diskrepanzen
Gemeinsamer Einkauf verursacht eine Kluft zwischen Beschaffung und Produkt- oder Dienstleistungskunden. Beschaffung ist von internen und externen Kunden getrennt.
Ironischerweise, obwohl die Beschaffung im Privatsektor zunehmend Wert auf Stakeholder-Management legt, scheint der öffentliche Sektor in die entgegengesetzte Richtung zu tendieren. Zentralisiertere Beschaffungsspalten sind am weitesten von den Kunden entfernt.
Verlust von Fähigkeiten
Es ist möglich, dass gemeinsamer Einkauf die organisatorische Kompetenz verringert.
Es mag in üblichen Bereichen der gemeinsamen Beschaffung keine Rolle spielen, aber es könnte bedeuten, dass Ihre Frontline-Organisation keine wesentlichen Beschaffungsmathematiken mehr besitzt und Schwierigkeiten hat, Produkte und Dienstleistungen eigenständig zu erwerben.
Gemeinsames Einkaufen wird nie für alles funktionieren. Die Strategie der gemeinsamen Beschaffung sollte diese anderen Einkäufe nicht behindern.
Probleme beim Vertragsmanagement
Da die gemeinsame Beschaffung mehrere Organisationen umfasst, werden diese Verträge zu groß und schwer zu verwalten.
Mehrere Faktoren müssen berücksichtigt werden. Es wird schwieriger, Kommentar-Spezifikationen zu erstellen und zu vereinbaren.
Ein weiteres Problem ist das Ausschreibungsverfahren, das Dokumentengröße, Teilnehmerzahl und Bewertung umfasst. Wenn der gemeinsame Vertrag die einzige Ausgabenmöglichkeit ist, wird die Beschaffung viel komplizierter.
Trotz seiner Nachteile ist die gemeinschaftliche Beschaffung keine schlechte Idee.
Es bedeutet einfach, dass Sie den Prozess sorgfältig prüfen und übermäßige Zusammenarbeit oder Zentralisierung Ihrer Beschaffungsbemühungen vermeiden müssen, da die Nachteile die Vorteile überwiegen können.
Fallweise muss gute Zusammenarbeit von schlechter unterschieden werden. Etwas, das öffentliche Beschaffungsdirektoren in ihre Strategie einbeziehen sollten.
Ein gemeinschaftlicher Beschaffungsvertrag ist keine einfache Entscheidung. Was für eine Branche oder Organisation funktioniert, muss nicht für eine andere gelten.
Die integrierte Strategie kann für einige Waren oder Dienstleistungen, die Ihre Organisation benötigt, vorzuziehen sein, während der individuelle Ansatz für andere besser sein könnte.
Bevor Sie fortfahren, sollten Sie Ihren Sektor analysieren, wo Ihre Organisation auf dem Markt steht und wie ein gemeinschaftlicher Vertrag Ihre Einkaufsmacht und Projektdurchführung verbessern kann.
Fazit:
Organisationen können gemeinsame Beschaffung nutzen, um Skaleneffekte zu erzielen, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und Kosten zu senken. Größennachteile, Markteffekte und komplexe Vertragsverwaltung sind Probleme. Organisationen müssen ihre Bedürfnisse und die Vor- und Nachteile der gemeinsamen Beschaffung individuell bewerten. Dann können sie entscheiden, wann und wie sie gemeinsame Beschaffung nutzen, um ihre Beschaffungsstrategie und betriebliche Effizienz zu verbessern.
