Beschaffungsoptimierung mit Hilfe von KI in der Logistik

Assoziieren Sie KI mit Zukunftsvisionen, in denen autonome Maschinen und intelligente Roboter unseren Alltag revolutionieren?

Der rasante Aufstieg von ChatGPT zeigt eindrucksvoll das Wachstum und die Potenziale der KI-Technologien, die die Spielregeln für die Beschaffungsindustrie grundlegend verändern.

Die Zahlen sprechen für sich: Eine Umfrage von Deloitte im Jahr 2019 ergab, dass mehr als die Hälfte (51 %) der Beschaffungsmanager KI im Einkauf für Analysetechniken einsetzen. Im letzten Jahr haben 25 % der Unternehmen KI- oder intelligente Lösungen für den Einkauf getestet, was einen bemerkenswerten Anstieg im Vergleich zu den 19 % des Vorjahres darstellt.

In diesem Artikel werden wir darüber sprechen, was AI bedeutet, und wie sie die Beschaffung transformiert, indem sie die Lieferkettenprozesse optimiert und die Intelligenz der Lieferkette erhöht.

Wir behandeln nun diese Themen im Detail: 

1. Arten von KI im Einkauf 
2. Vorteile von KI im Einkauf 
3. Beispiele für den Einsatz von KI im Einkauf
4. Strategien für Beschaffungsexperten im Zeitalter von KI in der Logistik

Arten von KI im Einkauf 

In einer Zeit, in der KI im Einkauf eine bedeutende Rolle spielt, ist es wichtig für Sie, den Mechanismus zu verstehen, der diesen Wandel vorantreibt. 

Künstliche Intelligenz (KI) umfasst grundsätzlich jede Software oder jeden Algorithmus, der die Fähigkeit besitzt, selbstständig zu lernen und intelligent zu handeln. Mit “intelligent” ist gemeint, dass die Software oder der Algorithmus in der Lage ist, aus Erfahrungen und Daten zu lernen und aufgrund dieses Lernprozesses bessere Entscheidungen zu treffen oder Aufgaben zu erfüllen. KI im Einkauf umfasst Dinge wie maschinelles Lernen (ML), bei dem sich Systeme auf der Grundlage von Daten im Laufe der Zeit verbessern können, oder natürliche Sprachverarbeitung (NLP), die es Maschinen ermöglicht, menschliche Sprache zu verstehen oder zu erzeugen.

Im Folgenden sprechen wir über die bedeutendsten KI-Arten, die Sie in Ihre Beschaffungsstrategie integrieren können.

Maschinelles Lernen (ML): ML bedeutet im Wesentlichen eine Fundgrube von Algorithmen, die vergangene Verhaltensweisen durchforsten, um Muster zu erkennen. Diese Muster dienen dann als Grundlage für KI-basierte Entscheidungen oder Prognosen. Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen, das Elektronikprodukte verkauft, nutzt eine hochentwickelte KI-basierte Technologie. In diesem Szenario setzt das Unternehmen fortschrittliche KI-Technologie ein, um die Einkaufshistorie seiner Kunden systematisch zu analysieren und damit den künftigen Bedarf präzise vorauszusagen. Anstatt auf manuelle Überprüfungen von Trends angewiesen zu sein, ermöglichen maschinelle Lernsysteme (ML) eine automatisierte Prognose, wann die Lagerbestände zur Neige gehen könnten. Darüber hinaus ist KI in der Logistik in der Lage, auf Grundlage vergangener Transaktionen die besten Lieferanten zu identifizieren, die optimale Kosten bieten. Dies trägt dazu bei, die Effizienz und Intelligenz der gesamten Lieferkette erheblich zu steigern.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA): Denken Sie an RPA als Ihre virtuelle Arbeitskraft. RPA ist eine Software, die Anweisungen befolgt und sich auf wiederholende Aufgaben spezialisiert. Selbst wenn viele Experten argumentieren, dass es keine “echte KI” ist, sind ihre positiven Effekte unbestreitbar. Denken wir an die banale Aufgabe der Rechnungsverarbeitung. Durch die Konfiguration einer RPA können Rechnungen von verschiedenen Lieferanten gescannt, validiert und verarbeitet werden, was die manuelle Arbeit erheblich reduziert und die Möglichkeit von Fehlern minimiert. Darüber hinaus kann RPA auch die Auftragsvergabe, die Sendungsverfolgung und viele weitere Aufgaben übernehmen, was dazu beiträgt, die Effizienz in der Logistik bahnbrechend zu verbessern.

Kurz gesagt: Das richtige KI-Tool kann Ihre Beschaffung optimieren, die Effizienz steigern und einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. Bevor Sie KI für Ihre Beschaffung nutzen, ist es entscheidend, die Unterschiede zwischen diesen Technologien zu verstehen, um sie effektiv in Ihre Beschaffungsprozesse zu integrieren.

Vorteile von KI im Einkauf 

Das Hauptziel bei der Implementierung von KI in Ihren Beschaffungsprozessen ist letztendlich die Verbesserung und Vereinfachung arbeitsintensiver Aufgaben.

Die Beschaffungsbranche litt in der Vergangenheit unter komplexen manuellen Prozessen, darunter die manuelle Prüfung von Rechnungen, Ausschreibungen auf Papierbasis und zeitaufwändige Lieferantenbewertungen. Heutzutage entschlüsselt KI dieses komplexe System und bietet Lösungen, die die Leistung von Algorithmen nutzen, um Verträge zu verwalten, strategische Beschaffungsinformationen bereitzustellen und Aufgaben wie den automatischen Abgleich von Rechnungen und die vorausschauende Bedarfsprognose zu rationalisieren.

Der zusätzliche Vorteil besteht darin, dass KI die Fähigkeit besitzt, enorme Datenmengen mit einer Geschwindigkeit und Präzision zu verarbeiten, die die menschlichen Fähigkeiten bei Weitem übertrifft.

Im Folgenden finden Sie einige konkrete Vorteile, die KI im Einkauf für Ihr Beschaffungswesen bringen kann:

• Gesteigerte Effizienz: KI im Einkauf kann den zeitaufwändigen Prozess der Prüfung von Lieferantenangeboten vereinfachen, um die praktikabelsten Optionen zu ermitteln. Dank dem Einsatz von KI werden Sie feststellen, dass diese Angebote nicht nur in einem Bruchteil der Zeit analysiert werden, sondern das System merkt sich auch Ihre Präferenzen, was zu schnelleren Durchlaufzeiten bei zukünftigen Transaktionen führt und es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, sich auf strategischere Aufgaben zu fokussieren.
  

• Verbesserte Entscheidungsfindung: AI bedeutet in diesem Kontext, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, datengestützte Entscheidungen bei der Auswahl von Lieferanten zu treffen. Bei der Verwendung von KI in der Logistik erhalten Sie rasche und verlässliche Erkenntnisse zur historischen Leistung, Zuverlässigkeit und zum Feedback der verschiedenen Lieferanten, was Ihnen bei der fundierten Entscheidungsfindung hilft.
  

• Kosteneinsparungen: KI im Einkauf ist ein echter Gamechanger. Zum Beispiel kann ein Beschaffungsmanager den Produktbedarf identifizieren, die für Massenrabatte qualifizieren, was die Verhandlung von günstigeren Preisen ermöglicht und die Ausgabenanalyse erheblich effizienter macht.
  

• Risikoreduktion: Lieferengpässe, Lieferverzögerungen und Insolvenzen von Lieferanten sind potenzielle Risiken für die gesamte Lieferkette. Die Integration von KI in der Logistik ermöglicht es, solche finanziellen Instabilitäten durch die Analyse von Marktdaten, Nachrichten und Jahresabschlüssen vorherzusagen, um potenzielle Krisen zu verhindern.
  

• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Für Unternehmen, die expandieren, kann die schiere Menge an Beschaffungsinformationen überwältigend sein. Wenn Unternehmen wachsen und der Markt sich verändert, sind KI-Systeme mit ihrer Fähigkeit, riesige Datensätze zu verarbeiten und zu analysieren, von großer Bedeutung, insbesondere im Kontext von KI im Einkauf und KI in der Logistik, da sie Echtzeit-Einsichten liefern können.
  

• Kontinuierliche Verbesserung: Ist Ihnen schon einmal eine Steigerung im Verbrauch in einer spezifischen Produktkategorie aufgefallen? Mit KI können Sie diesen Trend überwachen, seine Dauer prognostizieren und Empfehlungen für die Lagerhaltung in der nächsten Saison erhalten, sodass Sie stets vorausschauend handeln und ausreichend Bestand haben.

Beispiele für den Einsatz von KI im Einkauf

Dank KI können Sie klügere, schnellere und kosteneffizientere Entscheidungen treffen, wodurch Ihre Beschaffungsprozesse optimiert und wettbewerbsfähig bleiben.

Es stellt sich nun die Frage, welche Beschaffungsprozesse am meisten von KI profitieren können.

• Beschaffung: Möchten Sie effizienter arbeiten und nicht mehr manuell Datenbanken durchgehen müssen? KI im Einkauf erlaubt es, externe Daten zu sammeln und zu analysieren, um in kürzester Zeit potenzielle Lieferanten ausfindig zu machen. Die Stärke eines KI-gesteuerten Tools zeigt sich in seiner Fähigkeit, Lieferanten zu erkennen, die den Nachhaltigkeitszielen oder Preisvorgaben Ihres Unternehmens entsprechen.
  

• RFQ-Erstellung: Statt in mühsamen Besprechungen und manuellen Entwürfen Zeit zu investieren, können KI-Systeme jetzt Ausschreibungsdokumente generieren, indem einfache Fragebögen von Ihnen und den Stakeholdern Ihres Unternehmens ausgefüllt werden. 
  

• Angebotsauswertungen: KI kann umfassend die Angebote von vielen Lieferanten evaluieren und die Vor- und Nachteile anhand vorher festgelegter Szenarien abwägen. Dies ermöglicht es Ihnen beispielsweise, Angebote für ein Großprojekt mithilfe von KI zu analysieren und sicherzustellen, dass der gewählte Lieferant Ihre Anforderungen bezüglich Nachhaltigkeit, Budget und Zeitplan erfüllt.
  
  
• Lieferantenverhandlungen: Stellen Sie sich vor, Sie könnten bei Verhandlungen nicht nur auf Ihr Fachwissen, sondern auch auf Echtzeit-Datenanalysen zurückgreifen. Das ist der Vorteil, den KI mit sich bringt. KI im Einkauf analysiert nicht nur aktuelle Markttrends, sondern überprüft auch vergangene Verhandlungsergebnisse und bewertet die finanzielle Stabilität des betreffenden Lieferanten. Das Ergebnis? Eine unschlagbare Kombination aus menschlichem Fachwissen und KI. Wenn Sie beispielsweise über eine Großbestellung von Rohstoffen verhandeln, können Sie mithilfe von KI schnell Informationen über globale Preisschwankungen erhalten. Dadurch können Sie Geschäfte abschließen, die sowohl wettbewerbsfähig als auch den aktuellen Marktbedingungen entsprechen.
  

• Vertragsabschluss und Verhandlungen: KI ermöglicht Ihnen, Verträge auf effiziente Weise zu erstellen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Risiken aufzudecken. Durch den Einsatz von KI zur Überwachung Ihrer Vertragsverlängerungen können Sie beispielsweise für weniger verpasste Fristen und Vertragsverletzungen sorgen.
  

• Lieferantenmanagement: In der Logistik ermöglicht KI die Feinabstimmung des Onboardings von Lieferanten, das Versenden zielgerichteter Nachrichten, die Überwachung von Nachhaltigkeitsmetriken für Lieferanten und die Bereitstellung von Leistungseinblicken.
  

• Anforderungs- und Bestellwesen: Das Erstellen von Anforderungen kann oft viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber wenn Sie KI-Tools nutzen, wird es deutlich einfacher. KI kann potenzielle Regelverstöße frühzeitig kennzeichnen, bevor Sie die Anforderungen zur Genehmigung vorlegen. Dadurch beschleunigt sich der Genehmigungsprozess erheblich.
  

• Rechnungsstellung: KI im Einkauf gewährleistet die Einhaltung länderspezifischer Regeln und ermöglicht die präzise Berechnung komplexer Steuern. Dies kann Ihnen dabei helfen, Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung zu vermeiden und den Einkaufsprozess effizienter zu gestalten. Darüber hinaus unterstützt Künstliche Intelligenz auch bei der Überprüfung von Einkaufskanälen und der ordnungsgemäßen Abwicklung der Rechnungsstellung gemäß den aktuellen Regelungen und Steuervorschriften.
  

• Zahlungen: Angenommen, Sie könnten Ihre Zahlungswege basierend auf Echtzeitdaten zu Konversionsraten, Gebühren und verschiedenen Zahlungsmethoden in Echtzeit optimieren. Durch den Einsatz von KI im Einkauf lassen sich Ihre Zahlungsfristen präziser gestalten und somit Transaktionskosten senken.

Strategien für Beschaffungsexperten im Zeitalter von KI in der Logistik 

Kurzum erfordert die Integration von KI in Ihre Beschaffungsvorgänge eine umfassende Planung. Behandeln Sie die KI-Implementierung wie die Entwicklung einer neuen Geschäftsstrategie: Jeder einzelne Schritt sollte wohlüberlegt sein, und alle getroffenen Entscheidungen sollten auf einer datengestützten Grundlage beruhen.

Im folgenden finden Sie sieben bewährte Strategien, die von Beschaffungsexperten genutzt werden, um KI erfolgreich im Beschaffungsprozess zu integrieren: 

1. Definieren Sie klare Ziele und Anwendungsfälle: Bevor Sie KI in Ihre Geschäftsprozesse integrieren, ist es von entscheidender Bedeutung, die potenziellen Herausforderungen und Risiken sorgfältig zu erkennen und zu verstehen. Wenn Ihr Unternehmen Probleme mit der manuellen Rechnungsverwaltung hat, können KI-Lösungen Abhilfe schaffen, indem sie diese Aufgabe automatisieren und optimieren.
   

2. Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Die Implementierung von KI in Ihr Beschaffungswesen kann diverse Abteilungen positiv beeinflussen. Durch die enge Zusammenarbeit wird gewährleistet, dass die IT-Abteilung die speziellen Anforderungen Ihres Beschaffungsteams versteht, während das Finanzteam bereit ist, die erforderlichen Ressourcen für KI-Tools bereitzustellen.
   

3. Gewährleisten Sie hochwertige Daten: Exzellente Datenqualität bildet das Fundament für effektive KI-Anwendungen. Damit KI beispielsweise bei präzisen Bedarfsprognosen unterstützen kann, bedarf es akkurater und einheitlich strukturierter historischer Verkaufsdaten.
   

4. Beginnen Sie mit kleinen Pilotprojekten: Vor einer umfangreichen Implementierung empfehlen wir die Durchführung eines kleinen Pilotprojekts. KI im Einkauf kann initial dazu genutzt werden, den Prozess der Lieferantenauswahl für eine bestimmte Produktkategorie zu optimieren. Dieser Testlauf dient dazu, potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und Ihre Strategien weiter zu verfeinern.
   

5. Fokus auf Veränderungsmanagement: Die Umstellung auf KI-gestützte Beschaffungsprozesse kann erfordern, dass Ihr Team sich mit neuen Werkzeugen vertraut macht. Durch regelmäßige Schulungen wird sichergestellt, dass Ihr Beschaffungsteam beispielsweise weiß, wie man effektiv von KI im Einkauf Gebrauch macht.
   

6. Überwachung, Evaluierung und Optimierung: Die kontinuierliche Bewertung ist entscheidend. Nach der Integration von KI für die Ausgabenanalyse kann beispielsweise eine regelmäßige Überprüfung dazu beitragen, zu verstehen, ob die gewonnenen Erkenntnisse im Einklang mit den finanziellen Zielen Ihres Unternehmens stehen.
   
   
7. Bleiben Sie ethisch und gesetzeskonform: Wenn KI beginnt, Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen, sollte die Fairness bei Ihren Entscheidungen im Vordergrund stehen. Wenn Sie beispielsweise KI für die Vorauswahl von Lieferanten einsetzen, sollten Ihre Entscheidungen nicht von früheren Präferenzen beeinflusst werden, sondern auf objektiven Leistungsdaten basieren.

Fazit  

KI im Einkauf revolutioniert das Beschaffungswesen durch die Integration von fortschrittlichen Technologien und Algorithmen, die Maschinen befähigen, Aufgaben zu übernehmen, die zuvor von Menschen erledigt wurden, und dadurch Genauigkeit, Geschwindigkeit und Effizienz steigern.

Auch wenn es zunächst herausfordernd erscheinen mag, wird die Einführung von KI im Einkauf für wesentliche Vorteile sorgen. Eine erfolgreiche KI-Implementierung führt zu gesteigerter Präzision, Gründlichkeit und Effizienz in Ihren Arbeitsprozessen. 

Letztlich bietet KI im Einkauf eine tiefere analytische Perspektive und ebnet den Weg für innovative und effektive Beschaffungsmethoden.