Einleitung
Organisationen benötigen Kapazitätsplanung (CP), um Ressourcen effizient zu verwalten und Projektanforderungen zu erfüllen. Es umfasst die Bewertung und Vorhersage des Ressourcenbedarfs, um sicherzustellen, dass eine Organisation funktionsfähig bleibt. Unternehmen können Ressourcen optimieren, Kosten senken und die Produktion steigern, indem sie sie verstehen und nutzen.
Die Vorteile, Taktiken und Best Practices der Kapazitätsplanung werden in dieser Ressource behandelt. Wir werden die Planung von Projekten, Prozessen und Teams sowie einen einfachen Prozess zur Anwendung in Ihrer Organisation besprechen. Außerdem werden wir Kapazitätsplaner und deren Nützlichkeit in verschiedenen Managementszenarien erkunden.
Ressourcenkapazität
Die Ressourcenkapazität einer Organisation ist die Menge an Arbeit, die sie mit ihren Ressourcen bewältigen kann. Entscheidungsträger können die Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte und Operationen bewerten, indem sie dies verstehen.
Resource CP gilt für die meisten Organisationen im Bauwesen, in der Fertigung, IT und in den professionellen Dienstleistungen.
Der Unterschied zwischen Entwurfskapazität und effektiver Kapazität muss bei der Verwaltung der Ressourcenkapazität eines Projekts, Unternehmens oder gemeinnützigen Vereins berücksichtigt werden.
- Entwurfskapazität: Die maximale Menge an Arbeit oder Lieferungen, die unter Einsatz aller Arbeitskräfte, Ausrüstungen, Maschinen und Kapitalgüter produziert werden kann.
- Effektive Kapazität: Die aktuelle Ressourcenkapazität einer Organisation, wobei berücksichtigt wird, dass ein Teil ihrer Entwurfskapazität genutzt wird.
Definition: Kapazitätsplanung
Ressourcen-CP stellt sicher, dass eine Organisation über genügend Ressourcen verfügt, um zu operieren, Projekte auszuführen und der steigenden Kundennachfrage gerecht zu werden.
Je nach Organisation können Führungskräfte oder Abteilungsleiter die Ressourcenkapazität verwalten, aber ein Kapazitätsplaner sollte den Prozess überwachen.
Arten der Kapazitätsplanung
Viele CP-Methoden bereiten Organisationen auf industrielle Herausforderungen vor.
Projektkapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung im Projektmanagement stellt sicher, dass die Organisation über genügend Ressourcen verfügt, um ein Projekt abzuschließen.
Andernfalls kann die Organisation Ressourcen hinzufügen, den Projektzeitplan verlängern oder ein realisierbareres Projekt verfolgen.
Die Kapazitätsplanung beeinflusst wichtige Wissensbereiche des Projektmanagements wie:
- Ressourcenmanagement
- Zeitmanagement
- Teammanagement
- Aufgabenmanagement
Prozesskapazitätsplanung
Die Prozesskapazität ist der größte Output, den ein Prozess in einer bestimmten Zeit produzieren kann. Dies umfasst alle organisatorischen Abläufe. Ein Produzent muss beispielsweise die Verarbeitungsfähigkeit jeder industriellen Operation kennen, wie Schneiden, Streichen oder Formen.
Die Berechnung hilft Unternehmen, ihre Geschäftsprozess-Produktivitätsgrenzen zu überwachen, zu optimieren und zu verstehen, bevor sie neue Projekte starten.
Planung der Produktionskapazität
Diese Art von Prozess hilft Produzenten zu beurteilen, wie viel Ressourcenkapazität sie benötigen, um die Kundennachfrage zu decken.
Es hilft ihnen auch, die maximale Anzahl von Produkteinheiten zu identifizieren, die sie mit den aktuellen Ressourcen herstellen können, um zu entscheiden, welche Initiativen sie ergreifen sollen.
Teamkapazitätsplanung
Das Team für Humanressourcen wird oft als Personal-, Arbeitskräfte- oder Arbeitsbelastungskapazitätsplanung bezeichnet. Sie müssen die Anzahl der Stunden berechnen, die Mitarbeiter arbeiten müssen, um ein Ziel zu erreichen.
Multiplizieren Sie die Anzahl der Projektmitarbeiter mit ihren Wochenstunden, um diese Zahl zu erreichen.
Werkzeugkapazitätsplanung
Die Werkzeug-CP prognostiziert den Ressourcenbedarf und sorgt für eine rechtzeitige Zuweisung. Kurz gesagt, es stellt sicher, dass Sie die richtigen Werkzeuge und Mengen für Ihre Arbeit haben. Werkzeuge sind Maschinen, Fahrzeuge, Montageteile usw.
Vertriebskapazitätsplanung
Wie der Name schon sagt, schätzt die Vertriebsteam-CP die Anzahl der Mitarbeiter, die benötigt werden, um ein Verkaufsziel zu erreichen.
Die Analyse von Unternehmensdaten zur Untersuchung historischer Daten ist die beste Methode, um die ideale Vertriebskapazität abzuschätzen, die von zahlreichen Faktoren abhängt.
Agile Kapazitätsplanung
Im Gegensatz zu herkömmlichen Projektmanagementmethoden ermöglicht Agile es Teams, Projekte in ein- oder zweiwöchigen Sprints zu planen.
Jedes Teammitglied konzentriert sich während dieser Sprints auf die Ressourcen-CP. Ressourcen sind Projektteammitglieder und alle Materialien, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Dies stellt sicher, dass Projektmanager niemanden überlasten.
Glücklicherweise folgen die meisten Organisationen und Projekte demselben Prozess. Lassen Sie uns einige einfache Schritte überprüfen.
Was ist der Prozess der Kapazitätsplanung?
Wir haben CP und seine Bedeutung definiert. Der nächste Schritt besteht darin, den Prozess zu verstehen. Verschiedene Unternehmen und Branchen gehen CP unterschiedlich an, aber diese vier Phasen werden immer befolgt.
Kapazitätsbewertung
Der erste Schritt in der CP ist die Bewertung der Ressourcen einer Organisation. Zuerst bestimmen Sie ihre Entwurfs- und Effektivkapazitäten, um festzustellen, welche Ressourcen verfügbar sind und was getan werden kann.
Kapazitätsvorhersage
Nachdem die Kapazität einer Organisation bestimmt wurde, vergleichen Sie sie mit den Projektressourcenanforderungen oder Kundennachfrageprognosen, um sicherzustellen, dass genügend Ressourcen für Projekte und Operationen vorhanden sind. Expertenrat, historische Daten und andere Quellen können Ihnen helfen, die zukünftige Projektkapazität zu bestimmen.
Kapazitätsmodellierung
Wie oben erwähnt, ist ein Kapazitätsmodell – ein Aktionsplan, der die Verfahren, Prinzipien und Strategien des Ressourcenmanagements einer Organisation festlegt – entscheidend.
Kapazität planen
Nach der Kapazitätsvorhersage erstellen Sie eine Produktionsstrategie. Die für die Erfüllung der Kundennachfrage erforderlichen Operationen sollten eingeschlossen werden. Planen Sie Rohstoffe, Arbeitskräfte, Maschinen usw., um den Projektabschluss zu gewährleisten.
Kapazitätsüberwachung
Das Tracking von Ressourcen während der Produktion wird Ihnen helfen, Ihren Kapazitätsplan einzuhalten. Dies erfordert die Überwachung nicht-menschlicher Ressourcen und die Sicherstellung, dass Sie das Inventar für bevorstehende Arbeiten haben, sowie das Erkennen der Verfügbarkeit von Humanressourcen, damit sie zur Erfüllung dieser Aufträge zugewiesen werden können.
Kapazitätsbericht
Um Fortschritte zu verfolgen und Stakeholder zu informieren, sind Kapazitätsberichte erforderlich. Kapazitätsberichte zeigen die Fähigkeit zur Lieferung und Übernahme von Arbeit. Diese Maßnahmen sind Stunden oder Prozentsätze. Berichte vergleichen die prognostizierte und tatsächliche Kapazität, um Ihnen zu helfen, auf Kurs zu bleiben.
Was machen Kapazitätsplaner?
Ein Kapazitätsplaner führt normalerweise CP durch. Sie planen, analysieren, balancieren und weisen Ressourcen zu, um den organisatorischen Bedürfnissen und Prioritäten gerecht zu werden. Sie bestimmen Arbeits- und Produktionspläne basierend auf der Kundennachfrage.
Abhängig von der Größe des Unternehmens kann ein Projektmanager auch diese Position übernehmen. Ein eigenständiger Kapazitätsplaner arbeitet jedoch mit dem Führungsteam und den Stakeholdern zusammen. Sie benötigen gute Kommunikationsfähigkeiten, um mit diesen Abteilungen zu arbeiten.
Ergebnisorientiert ist der Kapazitätsplaner versiert in Statistik und Berichterstattung. Sie müssen Projektdaten und Branchentrends verstehen, um ihre Arbeit ordnungsgemäß auszuführen.
Neben der Leitung des CP-Prozesses entwickelt der Kapazitätsplaner eine Kapazitätsstrategie, einen Plan und ein Modell für eine Organisation oder ein Projekt. Entdecken Sie jede dieser entscheidenden Kapazitätsmanagement-Ideen.
Strategische Kapazitätsplanung
Drei Methoden helfen Ihnen, die Nachfrage zu erfüllen, den Ressourcenbedarf zu decken und die Produktivität des Teams zu steigern.
Verzögerungsstrategie
Die Verzögerungsstrategie bedeutet, über genügend Ressourcen zu verfügen, um die tatsächliche, nicht die geplante Nachfrage zu befriedigen. Kleinere Organisationen mit geringem Kapazitätsbedarf profitieren von CP.
Führungsstrategie
Die Hauptstrategie besteht darin, die Nachfrageplanungsprognosen mit genügend Ressourcen zu erfüllen. Da zusätzliche Kapazität der steigenden Nachfrage gerecht werden kann, ist diese Technik hilfreich.
Anpassungsstrategie
Diese Technik kombiniert Führung und Verzögerung. Um die Kapazität zu ändern, müssen Projektmanager die tatsächliche Nachfrage, die Schätzungen der Nachfrageplanung und die Markttrends überwachen.
Was ist ein Kapazitätsplan?
Ein Kapazitätsplan hilft einer Organisation, ihre CP-Ziele zu erreichen. Kapazitätspläne können Projektausweitungen verhindern. Projektanforderungen steigen im Laufe der Zeit, was zur Projektausweitung führt.
Das Erstellen eines Kapazitätsplans für ein Projekt kann oft zur Planung anderer Projekte verwendet werden. Anstatt die Kapazitätsanforderungen ständig neu zu schätzen, hilft es Ihnen, schnell festzustellen, was Sie benötigen.
Da es bei der Kapazitätsplanung um die Verfügbarkeit und Nachfrage von Ressourcen geht, kann sie Ihnen helfen, Änderungen der Nachfrage vorherzusagen, damit Sie den Plan anpassen können. Kapazitäts- und Ressourcenpläne stehen in Beziehung.
Ein Kapazitätsmodell
Ein Ressourcenmodell ist die einzigartige Strategie einer Organisation, um ihre sich entwickelnden Ressourcenkapazitätsbedürfnisse und -schwierigkeiten zu verwalten. Das Kapazitätsmodell eines Unternehmens enthält seinen Kapazitätsplan, seine Strategie und seine Management-Tools, Verfahren und Richtlinien.
Kapazitätsberechnung
Jedes Unternehmen bewertet die Kapazität unterschiedlich basierend auf der Verbrauchernachfrage, dem Produktionsbudget, dem Ressourcenverbrauch und anderen Faktoren.
Da jedes Unternehmen ein einzigartiges Kapazitätsmodell hat, gibt es keine Standardformel für die Produktionskapazität, aber hier sind einige grundlegende Prozesse, die jedes Fertigungsunternehmen befolgen kann.
- Schätzen Sie die Entwurfskapazität Ihres Unternehmens ab, indem Sie bestimmen, wie viel Personal oder Maschinen in einer Stunde oder einem Tag produzieren können.
- Analysieren Sie Probleme, die die Entwurfskapazität Ihrer Organisation verringern könnten, um ihre effektive Kapazität zu bestimmen.
- Vergleichen Sie die bestehende Ressourcenkapazität mit den zukünftigen Bedürfnissen der Organisation.
Beispiel für Kapazitätsplanung
Betrachten Sie, dass Sie ein Einzelhändler sind, der sich den Feiertagen nähert, um die CP besser zu verstehen. Berücksichtigen Sie den erwarteten Anstieg der Nachfrage bei der Planung. Das hat mehrere Bedeutungen.
Sie werden den Verkauf der vergangenen Saisons mit der aktuellen Marktnachfrage vergleichen, um die Nachfrage zu schätzen. Sobald Sie das wissen, kontaktieren Sie Lieferanten, um die zusätzlichen Dinge zu erhalten, die Sie benötigen, um die Nachfrage zu decken.
Überprüfen Sie jetzt Ihre Belegschaft. Bestimmen Sie die maximalen Stunden, die Kassierer, Schichtleiter und Verkäufer arbeiten können, um die Entwurfskapazität Ihres Unternehmens zu bestimmen.
Berechnen Sie als Nächstes die effektive Kapazität Ihres Teams, indem Sie Urlaubszeiten, Krankheitsausfälle, Mitarbeiterfluktuation und andere Faktoren berücksichtigen, die die Arbeitsstunden der Mitarbeiter einschränken könnten. Möglicherweise benötigen Sie mehr Arbeitskräfte. Einzelhändler stellen oft saisonale Arbeitskräfte ein, um den Weihnachtstrubel zu bewältigen.
Schließlich verfolgen Sie den Verkauf und die gelagerten Artikel. Dies wird die Nachfrageprognosen verbessern und Ihnen helfen, nachzufüllen, bevor Sie ohne Bestand dastehen und Einnahmen verlieren.
Kapazitätsplanungssoftware
Organisationen können mit CP-Software Ressourcen für die Arbeit zuweisen, die Ressourcennutzung und -verfügbarkeit überwachen und Kosten verfolgen.
Beim Kauf von Ressourcen-CP-Software sollten Sie nach diesen Tools suchen.
- Aufgabenmanagement: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Projektkalender und andere Tools helfen Unternehmen, Mitarbeiteraufgaben zuzuweisen und zu verfolgen.
- Ressourcenplanung: CP-Software-Anwendungen für das Aufgabenmanagement sollten Benutzern ermöglichen, einen Ressourcenplan zu erstellen, um Ressourcen für die Aufgabenerfüllung über die Zeit zuzuweisen.
- Kostenmanagement: CP-Software muss die Ressourcenkosten verwalten, um zu vermeiden, dass Projektbudgets überschritten werden.
- Zeitmanagement: Stundenzettel und Dashboards verwalten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter für Kosten, Leistung und Zahlungsabwicklung.
- Arbeitslastmanagement: Arbeitslastdiagramme helfen Managern und Teamleitern, Aufgaben gerecht zu verteilen, um die Ressourcennutzung zu maximieren und Kapazitäts-Arbeitslast-Lücken zu entdecken.
- Berichte ermöglichen Projektteams und Betriebsmanagern das Verständnis der Ressourcenzuweisung während Projekten.
Warum ist Kapazitätsplanung wichtig?
Die Kapazitätsplanung stellt sicher, dass ein Unternehmen das hat, was es braucht, um die Nachfrage zu decken. Sie ermöglicht Flexibilität bei der Herstellung einer Vielzahl von Artikeln und verschwendet wenig Geld, wenn sie effektiv durchgeführt wird.
Die Kapazitätsplanung hilft bei der Bestimmung geeigneter Betriebsniveaus für die Budgetierung und Skalierung. Zum Beispiel können Sie entscheiden, welche Dienstleistungen angeboten werden, den Zeitplan und die Personalbedarf, um die Betriebskosten zu decken.
Über diese Überlegungen hinaus informiert es die Entscheidungen der Manager. Vermeidung von Job-Burnout und Langeweile hilft den Mitarbeitern. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, einem Unternehmen beim Wachstum zu helfen und bessere Personalentscheidungen zu treffen.
Bedeutung der Kapazitätsplanung im Operationsmanagement
Wie definiert, bestimmt CP die Arbeitskapazität einer Organisation über einen bestimmten Zeitraum. Das Operationsmanagement plant, organisiert und steuert Ressourcen, um Waren und Dienstleistungen bereitzustellen.
Deshalb ist CP für das Operationsmanagement unerlässlich, da es bestimmt, wie die Nachfrage nach Produkten oder Dienstleistungen gedeckt werden kann. Es hilft auch einem Unternehmen, ohne Verschwendung von Ressourcen oder Kapazitäten zu wachsen.
Bedeutung der Kapazitätsplanung im Projektmanagement
Projektmanagement plant, verwaltet und steuert Arbeit, um ein Produkt zu erstellen. Durch die Durchführung von Aktivitäten, die sowohl menschliche als auch nicht-menschliche Ressourcen umfassen.
Es ist unerlässlich für die Projektplanung und Budgetierung. Es hilft Projektmanagern, die Ressourcen, insbesondere Teammitglieder, zu bestimmen, die benötigt werden, um Fristen einzuhalten und das Budget nicht zu überschreiten.
Wert der Kapazitätsplanung im Produktionsmanagement
Produktionsmanagement wandelt Rohstoffe, Arbeitskräfte und Kapital in Output um. Die Planung und Steuerung industrieller Prozesse stellt sicher, dass der Output reibungslos funktioniert.
In drei Wegen passt es zu dieser Methodik. Für Lieferungen stellt die Produktionskapazitätsplanung sicher, dass genügend Produkte oder Materialien vorhanden sind. Die Werkzeug-CP stellt sicher, dass Ihr Personal das hat, was es zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt, während die Arbeitskräftekapazitätsplanung menschliche Ressourcen und Arbeitszeiten verwaltet.
Kapazitäts- vs. Ressourcenplanung
Kapazitätsplanung
- Dieser strategische Planungsprozess bestimmt, ob das Unternehmen über genügend Produktionskapazität verfügt, um die Nachfrage zu decken.
- Es untersucht die Verfügbarkeit von Fähigkeiten und Teamressourcen.
- Dann hilft es zu entscheiden, Ressourcen zu rekrutieren oder Initiativen zu verschieben/genehmigen/abbrechen.
- Die Kapazitätsplanung umfasst Nachfrage und Angebot.
Ressourcenplanung
- Dieser strategische Planungsprozess koordiniert und weist Projektressourcen basierend auf den Ressourcenerfordernissen zu.
- Es hilft Projektmanagern, zu planen, welche Ressourcen sie einsetzen und wann.
- Die Ressourcenplanung weist Ressourcen zu.
Vorteile der Kapazitätsplanung
Die Produktionskapazitätsplanung ist aus mehreren Gründen entscheidend für die strategische Planung. Effektive Kapazitätsplanung hat diese wesentlichen Vorteile.
- Kostensenkung
- Vermeidung von Lagerengpässen
- Reduzierung der Produktionsvorlaufzeit
- Beseitigung überschüssiger Kapazität
- Unterstützung des Lieferkettenmanagements: Die Kenntnis Ihrer Projektkapazitätsanforderungen hilft Ihnen, genügend Ressourcen zu sichern.
- Optimierung der Ressourcenplanung und -zuweisung: Eine ausreichende Produktionskapazität zur Erfüllung Ihrer Kapazitätsanforderungen ist entscheidend.
Beste Praktiken der Kapazitätsplanung
Hier sind einige Richtlinien für das Ressourcen- und Teammanagement sowie Best Practices für die Kapazitätsplanung.
