Reicht es für kleinere Unternehmen aus, die besten Konditionen für Materialien zu erhalten, die über eine Einkaufsgemeinschaft gekauft werden? Entdecken Sie, wie Sie die Vorteile Ihres GPO maximieren können. Viele kleine Unternehmen kaufen Bürobedarf und -materialien zu Einzelhandelspreisen ein, weil sie eine größere Einkaufsmacht oder ausreichend Verhandlungsgeschick benötigen, um niedrigere Preise zu erzielen.
Je mehr das Unternehmen wächst, desto größer wird der Druck, mit Bargeld zu arbeiten. Das Wichtigste, was Unternehmen beachten müssen, ist, dass sie herausfinden müssen, wie sie ihre Ausgaben minimieren und den Cashflow maximieren können.
Heutzutage sind GPOs (Group Buying Organizations) für viele Unternehmen attraktiv, weil sie für Konsistenz und Einsparungen sorgen können. Es ist nicht zwingend erforderlich, eine Beschaffungsorganisation oder einen Großeinkauf in GPO einzurichten oder zu erweitern.
In diesem Beitrag analysieren wir das GPO-Konzept und bieten wichtige Details über diese Institutionen.
- Was ist eine gemeinsame Einkaufsorganisation?
- Warum schließen sich Unternehmen mit einer Einkaufsgemeinschaft zusammen?
- Wie kann eine Organisation mit Gruppenkäufen Einnahmen erzielen?
- Welche Vor- und Nachteile bringt die Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft mit sich?
- Wie groß ist der Unterschied bei den Kosteneinsparungen zwischen Beschaffungssoftware und Einkaufsgemeinschaften?
Was ist eine gemeinsame Einkaufsorganisation?
Eine Einkaufsgemeinschaft oder (GPO) ist eine Gruppe von Einkaufsgemeinschaften, die die geballte Macht einer Vielzahl von Unternehmen nutzt. Dies geschieht speziell in derselben Branche, um niedrigere Preise für Waren und Dienstleistungen auszuhandeln.
Ebenso spielen die öffentlichen Postverwaltungen eine wichtige Rolle bei der Kostensenkung, indem sie bessere Verträge mit Lieferanten und Herstellern aushandeln.
Indem sie ihre Kaufkraft bündeln, erhalten die Mitglieder Rabatte und andere Vorteile, die sie sonst nicht in Anspruch nehmen könnten. Über die GPO arbeiten die Organisationen zusammen, um die Beziehungen zu den Lieferanten zu optimieren und die Kosten zu senken.
Die Funktionsweise eines GPO
Ein traditioneller vertikaler GPO ermöglicht es seinen Mitgliedern, über ein zentralisiertes Einkaufssystem Produkte und Dienstleistungen beim Lieferantennetz des Unternehmens zu vorher festgelegten Preisen zu bestellen.
1. GPO hilft, im Namen seiner Mitglieder Verträge mit Lieferanten aufrechtzuerhalten, insbesondere in einer bestimmten Branche oder Spezialisierung, um Einsparungen zu erzielen. Sie helfen auch dabei, andere Vorteile für die Mitglieder zu erzielen.
2. Der GPO bietet auch Mehrwertdienste wie Trendanalysen, elektronische Rechnungsstellung und Berichte über Kosteneinsparungen, einschließlich Unterstützung bei der Produktstandardisierung und Budgetierungswerkzeuge. Dies hilft den Mitgliedern, noch besser informierte Kaufentscheidungen zu treffen.
3. GPO fungiert als einziger Ansprechpartner für alle Bestellungen und die Bestellabwicklung wird ausschließlich durch GPO rationalisiert. GPO ergreift diese Maßnahme, um mehrere Lieferantenvereinbarungen und Dokumentationen zu verwalten und die Ausgaben der Mitglieder zu reduzieren. Dieses zentralisierte Beschaffungssystem verringert außerdem den Aufwand für wiederholte Bestellungen, indem es einen gut etablierten Beschaffungsansatz verwendet, der bestimmte Richtlinien einhält, um die Bedürfnisse aller teilnehmenden Mitglieder bestmöglich zu erfüllen.
Die Geschichte der Einkaufsgemeinschaften
Einkaufsgemeinschaften wurden gegründet, um Unternehmen dabei zu helfen, mit Lieferanten über niedrigere Preise zu verhandeln.
Der ursprüngliche Zweck der GPOs war die Unterstützung der medizinischen Fachkräfte. Durch die Bündelung des Einkaufs gemeinsamer Waren und Materialien wurden große Lieferantenverträge geschaffen, die Krankenhäusern und Ärzten die Möglichkeit bieten, Zeit zu sparen und die besten Preise für die Versorgung von Patienten und Dienstleistungen zu erzielen. Dadurch können die Geschäftsinhaber von Skaleneffekten profitieren und chirurgischen und medizinischen Bedarf zu einem reduzierten Preis einkaufen.
Arten von GPO
Es gibt drei verschiedene Arten von GPO. Sie sind vertikal, horizontal und Master-Einkauf.
Vertikale GPOs: Vertikale GPOs sind Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen von Anbietern aus einer bestimmten Region oder einem bestimmten Sektor kaufen. Es gibt einige gängige vertikale GPOs, z.B. das Hotel-, Krankenhaus- und Kommunalwesen sowie Einkaufsgemeinschaften für Schulen.
Um von den Anforderungen für Großeinkäufe und -lieferungen zu profitieren, haben sich bestimmte kleine Einrichtungen wie Städte und Schulbezirke mit öffentlichen Postbetreibern zusammengeschlossen, die es ihnen ermöglichen, gleichzeitig Dienstleistungen für mehrere kleine Einrichtungen zu erbringen.
Horizontale GPOs, ob regional oder landesweit, sind darauf ausgerichtet, die Kaufkraft zahlreicher Unternehmen und Branchen zu bündeln. Horizontale GPOs bedienen Unternehmen, die sie beauftragen möchten, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Diese Allianzen können für kleinere Unternehmen, die nach Mengenvorteilen suchen, hilfreich sein, auch wenn die Möglichkeiten nicht so eingeschränkt sind wie bei einem vertikalen GPO.
Und schließlich gründen große Unternehmen MPOs(Master Purchasing Organizations), um die Kaufkraft der Tochtergesellschaften mit der eigenen zu bündeln.
Wie erhält die GPO ihre Einnahmen?
Um Einnahmen zu erzielen oder Geld zu erhalten, erheben die GPOs einen Teil der Einkäufe eines Mitglieds oder schließen eine Mitgliedschaft ab. Ebenso können sie von Lieferanten Vertragsgebühren verlangen.
Beides könnte von GPO umgesetzt werden, um Gewinne zu erzielen.
Vorteile einer Einkaufsgemeinschaft (Group Purchasing Organization)
Kleinere und neu gegründete Unternehmen können Mengenrabatte erhalten, da die GPOs dank ihrer Strategie der zahlenmäßigen Stärke beim Einkauf bessere mengenabhängige Preise erzielen können, als dies bei Einzelverhandlungen möglich wäre. Dies ist der Hauptvorteil von GPOs für kleinere Unternehmen, die ihre Kosten senken wollen.
Zugang zu Mengenrabatten: Seriöse GPOs bieten kleinen und mittleren Unternehmen ohne interne oder externe Beschaffungsteams zahlreiche verlockende Vorteile, darunter niedrigere Preise, einen einfacheren Zugang zu lebenswichtigen Lieferungen und eine bessere Preisgestaltung.
Gruppenkaufkraft: Für kleine Unternehmen kann es schwierig sein, die von einigen Anbietern geforderten Mindestbestellmengen zu erreichen. Eine Einkaufsgemeinschaft (GPO) beseitigt dieses Hindernis, indem sie die Einkäufe ihrer Mitglieder konsolidiert. Einkäufer sollten sich darüber im Klaren sein, dass der Einkauf in großen Mengen zwar die Vorteile von Größenvorteilen bietet, ein GPO-Vertrag die Mitglieder jedoch dazu zwingen kann, während der gesamten Vertragslaufzeit eine bestimmte Menge an Artikeln zu kaufen. Dies wird wichtig, wenn die Beteiligten immer wieder Einkäufe tätigen, die nicht durch ihre Mitgliedschaft erlaubt sind.
Gezielte Auswahl: Für die Lieferung von Waren und anderen benötigten Gütern verwendet GPO Verträge und geprüfte Anbieter. Durch die Inanspruchnahme von GPO-Lieferanten kann das Unternehmen alles, was es benötigt, an einem Ort erhalten. Die Kuratierung hilft also automatisch, Zeit zu sparen.
Nachteile einer Einkaufsgemeinschaft
Die Nachteile einer gemeinsamen Einkaufsorganisation
Trotz dieser Vorteile gibt es einige Nachteile des GPO-Modells, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie ein Angebot annehmen.
Vertraglich nicht verfügbare Artikel: Der GPO ist darauf ausgelegt, die Vorteile für die kollektive Gruppe zu optimieren. Manchmal schränkt diese Regelung die Effektivität für die Mitglieder ein, insbesondere wenn die Mitglieder nach einer bestimmten Art von Produkten suchen, die nicht durch GPO-Verträge abgedeckt sind. Die Mitglieder müssen sich dann entscheiden, ob sie sich mit einem vergleichbaren Artikel zufrieden geben oder Produkte ohne Vertrag kaufen.
Verlust von Chancen auf dem freien Markt: Wenn Sie sich an einen GPO-Vertrag binden, besteht das Risiko, dass Ihr Zugang zu besseren Angeboten eingeschränkt wird, wenn der GPO Ihre Preisverhandlungen unterläuft oder Ihre Anforderungen nicht erfüllt. Dies beeinträchtigt Ihre Möglichkeiten, bessere Angebote zu nutzen und effektiv zu verhandeln, während Sie unter Vertrag sind.
Mangel an Transparenz: Bei einigen GPOs ist die Transparenz in Bezug auf ihre Einnahmequellen und Routineabläufe begrenzt. Es ist sehr wichtig, die Partnerpolitik, die Lieferantenbeziehungen und die Zahlungsmodalitäten von GPOs genau zu untersuchen oder zu analysieren. Auch andere relevante Details sollten analysiert werden. Bevor Sie sich auf eine Partnerschaft mit einem GPO einlassen, müssen Sie gründliche Nachforschungen anstellen.
Dinge, die andere nicht über GPOs erwähnen
Auch wenn GPOs den Eindruck von Einfachheit und Kosteneinsparungen erwecken, bringen ihre Makler Geld für gewinnorientierte Unternehmen ein. Es ist zwar nichts dagegen einzuwenden, dass GPOs von diesem Modell profitieren, aber Sie sollten Ihre Geschäftsbeziehung mit ihnen unvoreingenommen angehen. Sie müssen sich bei der Wahl des GPOs bewusst sein und die Policen analysieren, bevor Sie sich binden.
In den Werbematerialien von GPO fällt dies vielleicht nicht auf.
GPOs können mehr ausgeben: GPOs legen Wert auf Volumen. Daher schlagen die Vertreter der Beschaffungsprüfung möglicherweise mehr Artikel und Ausgaben vor, als Sie benötigen. Wenn Sie ein Audit von einem GPO erhalten, vergewissern Sie sich, dass die empfohlenen Produkte noch den aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Mitglieder der GPO gibt es in allen Formen und Größen, aber die Vereinbarung kommt den kleineren Mitgliedern am meisten zugute, da die größeren Mitglieder die Gruppe tragen. Mit dem Wachstum und der Entwicklung des Geschäfts steigen automatisch auch die Anforderungen an das Volumen und die Verhandlungsfähigkeit. Wenn Ihr Unternehmen auf Expansionskurs ist, kann es sein, dass die GPO mit der Zeit immer weniger einbringt.
Sie können die Ausgaben im Schatten nicht einschränken: Manchmal kann sich die Zusammenarbeit mit GPOS für Lieferungen als ein wirtschaftliches Unterfangen erweisen, das auch dazu führen kann, dass Mitarbeiter unter Vertrag bleiben. Es ist oft ein schwieriges Unterfangen, Mitarbeiter dazu zu bringen, sich an einen bestimmten GPO oder Lieferanten zu halten. Ohne eine zentrale Einkaufsplattform zur Überwachung und Kontrolle der Ausgaben ist die Bewertung der Einhaltung der Vorschriften sehr arbeitsintensiv. Größere Unternehmen, die daran gewöhnt sind, genau die Dinge zu bekommen, die sie wollen, können den GPO umgehen, indem sie externe Verträge abschließen. Eine solche Unkenntnis kann zu Problemen führen, wenn Käufe außerhalb von Verträgen die Bargeld-Effizienz des Gruppeneinkaufs verringern.
Durchschnittliche Kosteneinsparungen der GPOs
Wenn Sie eine Partnerschaft mit einem GPO in Betracht ziehen, sollten Sie neben den möglichen Einsparungen auch die Opportunitätskosten berücksichtigen. Auch wenn eine aktuelle Studie über GPOs im Gesundheitswesen Einsparungen von 15 bis 20 Prozent vorhersagt, sollten Sie nachrechnen, ob sich ein GPO nach Abzug der Kosten noch lohnt. Die Auswahl der Produkte, die ihr GPO-Partner im Rahmen der Vertragsbedingungen anbietet, kann sich auf die Nettorendite auswirken, die horizontale GPO-Mitglieder erhalten.
Bei der Bewertung einer GPO-Zusammenarbeit sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
- Wie hoch sind die Kosten für eine Mitgliedschaft bei der GPO?
- Gibt es einen Mindestkaufbetrag?
- Verfügt der GPO über andere Einnahmequellen, wie z.B. Händlergebühren?
- Welcher Teil des Budgets für unsere Organisation wird gestrichen?
- Wie werden wir die Dinge finden, die nicht in einem Vertrag geregelt sind?
- Wie stellen wir sicher, dass die Käufer alle Vertragsbedingungen einhalten und keine unnötigen Käufe tätigen?
