Einführung
Unternehmen riskieren mit einer manuellen Vertragsverwaltung nicht eingehaltene Zusagen, Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften und Rabattmöglichkeiten. Diese Probleme können die Gesundheit und Effizienz eines Unternehmens beeinträchtigen. Um diese Probleme zu lösen, ist ein leistungsfähiges CLM-System (Contract Lifecycle Management) erforderlich, das Verträge auf der Einkaufs- und Verkaufsseite sowie im Unternehmen aufeinander abstimmt. In diesem Blog-Artikel wird erörtert, wie Vertragsmanagement-Software für Unternehmen wie Icertis Contract Intelligence (ICI) die Vertragsintegrität während des gesamten Lebenszyklus verbessern kann.
Schreibvorlagen im Vertragsmanagement
Die Verteilung von Vertragsvorlagen in einem Unternehmen führt zu Inkonsistenz und Risiken. Standardvorlagen ändern sich schnell und verlangsamen die Unternehmensabläufe, da die Teams nach der neuesten Version suchen oder versuchen, sie zu reproduzieren.
Das unternehmensweite Vertragsmanagement zentralisiert alle Vertragsvorlagen. Alle Vorlagen sind mit bekannten Daten vorausgefüllt und leicht zu bearbeiten. Ergebnis: bessere Konsistenz, geringeres Risiko, schnellere Ausführung.
Vertragsabschluss
Verträge von Grund auf neu zu schreiben ist zeitaufwändig und riskant. Große Unterschiede bei den Formen, Formulierungen und Sprachen erschweren den Vertragsprozess.
ICI verfügt über eine Klauselbibliothek mit vorab genehmigten Formulierungen und Vokabeln und arbeitet perfekt mit Microsoft Word zusammen. Die schnellere, einfachere und einheitlichere Vertragserstellung verbessert die Einhaltung der Vorschriften.
Vertragsprüfung/Genehmigung
Das Versenden von Verträgen zur Überprüfung per E-Mail führt zu Problemen bei der Versionskontrolle. Dies ist besonders bei Vertragsstreitigkeiten und Audits problematisch.
Icertis versieht alle Genehmigungen, Überarbeitungen und Ablehnungen entlang der Prüfungskette mit einem Zeitstempel. Wenn ein Vertrag strittig ist, sind die Fragen “was, wann und von wem” einfach zu überwachen.
Lebenszyklus des Vertragsmanagements
Wenn Verträge zur Prüfung und Genehmigung durch mehrere Instanzen gehen, ist es oft schwer zu erkennen, wo sie sich befinden, wann sie ausgeführt werden könnten und wo die endgültige Fassung liegt. Dies führt in der Regel zu Verwirrung, Unklarheit und Umsatzeinbußen.
Die unternehmensweite Plattform von ICI zeigt den Vertragsstatus an – Entwurf, zur Genehmigung anstehend, genehmigt und unterzeichnet. Versionskontrolle und Vertragsabweichungen entfallen, da alle Beteiligten das gleiche Dokument verwenden.
Lebenszyklus des Vertragsmanagements
Manuell abgewickelte Verträge werden in der Regel unmittelbar nach der Ausführung vergessen, wodurch Zusagen, Rabatte und andere Meilensteine riskiert werden. Dies kann zu verpassten Einnahme- und Einsparmöglichkeiten, Strafen und Klagen wegen Nichteinhaltung oder Verletzung von Verträgen führen.
Contract lifecycle management is automated by ICI and integrated with CRM and ERP to trigger further tasks. Tracking line items, alerting for commitments and milestones, and accelerating business processes are possible.
Vertragsende und -verlängerung
Da ein Unternehmen Verträge nicht während ihrer gesamten Laufzeit verfolgen kann, kann die manuelle Vertragsverwaltung zu unnötigen Ausläufen und Verlängerungen führen. Viele Unternehmen verlieren Geld durch automatische Verlängerungen und plötzliches Auslaufen.
Die Benutzer können in ICI individuelle Benachrichtigungen für Ablauf und Erneuerung erstellen. So laufen Verträge nie versehentlich aus oder werden verlängert.
Fazit
Unternehmen können Risiken verringern und die Produktivität steigern, indem sie das Vertragsmanagement mit Icertis Contract Intelligence automatisieren. Diese Technologien vereinfachen die Entwicklung, Überprüfung, Ausführung und Erneuerung von Verträgen und verbessern die Einhaltung von Vorschriften und die Leistung. Enterprise Contract Management Software schützt vor Verlusten und optimiert den Lebenszyklus von Verträgen.
