Ihr Fahrplan für ethisches Beschaffungsmanagement

Ethisches Beschaffungsmanagement kann als der Prozess der Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen auf verantwortungsvolle und nachhaltige Weise unter Berücksichtigung von Faktoren wie Menschenrechten, sozialer Gerechtigkeit, Umweltauswirkungen und wirtschaftlichen Auswirkungen definiert werden.

Dieser ganzheitliche Ansatz für Beschaffung und Einkauf ist nicht nur ein theoretisches Ideal. Das ethische Beschaffungsmanagement ist eine praktische Methode, die einem Unternehmen erhebliche Vorteile bieten kann – wie beispielsweise ein verbessertes öffentliches Image, Risikominderung und die Förderung eines nachhaltigen Wachstums. 

Trotz der Fortschritte im Bereich der ethischen Beschaffung, stehen zahlreiche Unternehmen immer noch vor der Herausforderung, solche Strategien wirksam zu integrieren. Und Fehltritte im ethischen Beschaffungsmanagement kann weitreichende Folgen haben! Im Jahr 2020 verstrickte sich die britische Regierung inmitten der steigenden Nachfrage nach PSA in einen rechtswidrigen Beschaffungsskandal aufgrund eines Verstoßes gegen das Gleichbehandlungsgesetz. Dies zog nicht nur unbrauchbare PSA im Wert von erstaunlichen 4 Milliarden Pfund nach sich, sondern untergrub auch das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Regierung und fügte der Regierung einen erheblichen Imageschaden zu.

Wie wir sehen, sollte die Beschaffungsethik nicht erst im Nachhinein zur Priorität erklärt werden. Stellt sich also die Frage, ob Ihr derzeitiger Beschaffungsprozess auf einer soliden ethischen Grundlage beruht? 

Dieser Leitfaden zum ethischen Beschaffungsmanagement unterstützt Sie bei der Integration dieses Verfahrens in Ihrem Unternehmen. 

Richtlinien, Überwachung und Systeme

Die Etablierung eines ethischen Beschaffungsmanagements in Ihrem Unternehmen beginnt mit dem Aufbau solider Richtlinien, strenger Überwachungsprozesse und robuster Systeme. Hierbei handelt es sich zwar um separate, unterschiedliche Elemente, diese Elemente arbeiten allerdings wie ein Uhrwerk zusammen.

In diesem Leitfaden geht es um das “Was”, “Warum” und “Wie” der Beschaffungsethik im Detail. Denken Sie daran, dass die besten Richtlinien zugänglich, leicht zu verstehen und prägnant sein sollten, damit Ihre Mitarbeiter Ihre Vision bestmöglich umsetzen können. Damit Ihre Beschaffungspolitik wirklich effektiv ist, muss sie alle Aspekte des ethischen Beschaffungsmanagements abdecken, einschließlich der üblichen ethischen Herausforderungen (wie Interessenkonflikte, Bestechung und Diskriminierung), und klare Leitlinien für den Umgang mit solchen Situationen enthalten. 

Doch selbst die beste Richtlinie ist nur so gut, wie ihre Umsetzung. Dies bringt uns zum zweiten Element, der Überwachung. 

Die Überwachung soll sicherstellen, dass die Strategie nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis umgesetzt wird. Das umfasst die Überwachung der Beschaffungsaktivitäten, die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter und die Durchführung regelmäßiger Audits. Ein praktisches Beispiel ist die Überwachung eines Beschaffungsvorgangs durch einen Vorgesetzten, um mögliche Vorzugsbehandlung oder unlautere Praktiken frühestmöglich erkannt werden.

Abschließend wenden wir uns den Systemen zu, einem oft unterschätzten Aspekt der ethischen Beschaffung.

Systeme bieten einen solideren Schutz. Sie automatisieren und standardisieren den Beschaffungsprozess und verringern so die Gefahr ethischer Fehler. Ein gutes ethisches Beschaffungssystem dokumentiert jeden Schritt des Prozesses und macht es einfacher, Anomalien oder potenzielle Probleme zu erkennen. Außerdem ermöglichen diese Systeme die Trennung der Rollen, was ein wichtiger Aspekt der ethischen Beschaffung ist. Dies bedeutet, dass die Person, die einen Kauf beantragt, nicht die Person ist, die den Kauf genehmigt – so minimieren Sie das Risiko für Interessenkonflikte.

10 Grundsätze für eine ethische Beschaffung 

Zu einem ethischen Beschaffungsmanagement gehören mehr als nur gute Absichten. Es erfordert konkrete Maßnahmen, die in einem Rahmen von Schlüsselprinzipien strukturiert sind. 

Im Folgenden finden Sie 10 wesentliche Grundsätze, die Ihr Unternehmen auf dem Weg zu einem ethischeren Beschaffungswesen leiten können:

1. Offenheit, Vertraulichkeit und Gleichberechtigung: Ethisches Beschaffungsmanagement bedeutet, alle Verkäufer fair zu behandeln. Wenn Sie Ihre Beschaffungskriterien im Voraus mitteilen, können Sie Missverständnisse und spätere Streitigkeiten vermeiden. Eine klare Kommunikation im Vorhinein bezüglich Ihrer Vision, Bedürfnisse und Auswahlkriterien, kann nicht nur Probleme vermeiden, sondern auch Vertrauen zu Ihren Lieferanten aufbauen. 
   
   
2. Steuerung der Machtdynamik: Der Missbrauch von Kaufkraft oder Einfluss kann die Geschäftsbeziehungen stören und gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen. Lassen Sie niemals zu, dass Ihre Macht als Einkäufer Ihre Beziehungen zu Verkäufern in unfairer Weise beeinflusst, indem Sie beispielsweise Ihre Position als Großkunde ausnutzen und einen Lieferanten unter Druck setzen, damit er seine Preise so weit senkt, dass es für den Lieferanten untragbar wird.
   
   
3. Nulltoleranz für Korruption: Korruption, in welcher Form auch immer, geht grundsätzlich gegen den Verhaltenskodex. Jeder Fall von Korruption sollte sofort gemeldet werden, um die Integrität Ihrer Beschaffungspraktiken zu wahren.
   

4. Erklärung von persönlichen Interessen: Bei der Auftragsvergabe kann es zu Interessenkonflikten kommen. Um dies zu vermeiden, sollten alle persönlichen Interessen, die die Entscheidungsfindung beeinflussen könnten, angegeben werden. Wenn Sie eine persönliche Beziehung zu einem Verkäufer haben, müssen Sie die Beteiligten darüber informieren.
   

5. Vorrang für soziale Verantwortung: Ethisches Beschaffungsmanagement geht über geschäftliche Transaktionen hinaus und umfasst auch die soziale Verantwortung. Dazu gehört die Berücksichtigung von Themen wie Zwangsarbeit, Vereinigungsfreiheit, Gesundheit und Sicherheit, Kinderarbeit, überlange Arbeitszeiten und Diskriminierung. Mehr darüber können Sie hier lesen: Nachhaltige Beschaffung meistern: Ein Leitfaden für Anfänger
   

6. Ablehnung von Zwangsarbeit: Ihre Lieferanten sollten nicht in Zwangs-, Schuldknechtschafts- oder unfreiwillige Gefängnisarbeit involviert sein. Dies erfordert ein klares Verständnis und eine klare Kommunikation darüber, was Zwangsarbeit ist und wie sie verhindert werden kann.
   

7. Förderung formaler Beschäftigungsverhältnisse: Die Zulieferer sollten ermutigt werden, legale Arbeitsverhältnisse gemäß ihren nationalen Gesetzen und bewährten Praktiken zu schaffen. Dazu gehört beispielsweise, dass Ihre Lieferanten Verträge mit festgelegten Lohn- und Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter haben. 
   

8. Durchsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards: Ihre Zulieferer sollten sich dazu verpflichtet haben, sichere und hygienische Arbeitsbedingungen zu schaffen. An Orten, an denen die Durchsetzung auf lokaler Ebene schwach ist, können Sie mit Ihren Zulieferern zusammenarbeiten, um Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien einzuführen, die am Arbeitsplatz sichtbar sind.
   

9. Einhaltung von Gesetzen: Ihre Lieferanten sollten sich stets an die Gesetze ihres Landes halten. Jeder Verstoß kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben, sowohl in rechtlicher Hinsicht als auch in Bezug auf Ihren guten Ruf.
   
   
10. Aufrechterhaltung fairer Löhne und Arbeitszeiten: Ethische Beschaffungspraktiken erfordern die Förderung fairer Löhne und Arbeitszeiten, die den Benchmarks der Branche oder den nationalen gesetzlichen Standards entsprechen oder diese übertreffen. Wenn Sie billige Produkte kaufen, sollte dies nicht basierend auf der Ausbeutung von Arbeitern pasieren.
    

Schlussfolgerung  

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Weg im Beschaffungswesen, aber die Grundsätze der ethischen Beschaffung bleiben die gleichen: Förderung der Transparenz, Gewährleistung fairer Praktiken und Eintreten für soziale Verantwortung. 

Wenn Sie sich an strenge ethische Praktiken halten, Ihre Lieferanten gerecht behandeln, verantwortungsvoll mit Macht umgehen und legale und sozial verantwortliche Beschäftigungspraktiken fördern, werden Sie den Ruf Ihres Unternehmens verbessern, Geschäftsrisiken verringern und wertvolle, dauerhafte Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufbauen können.