Mit der Weiterentwicklung der Beschaffungsfunktion tauchen neue Begriffe und Konzepte in den Köpfen derjenigen auf, die ihre Teams verbessern und mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen wollen. Zu den aktuellen Themen gehören “Intake” und “Procurement Orchestration”. Die Kenntnis des Unterschieds zwischen diesen Begriffen ist entscheidend für die Nutzung ihrer strategischen Vorteile – und idealerweise für beide -, da sie häufig verwechselt werden.
Beide Modelle haben unterschiedliche, aber verwandte Ziele für das Beschaffungsökosystem. Sie können Beschaffungseffizienz, Risikominderung, Benutzerfreundlichkeit und strategische Geschäftsausrichtung umfassen. Helfen Sie uns, diese beiden Ideen zu trennen.
Wie wird die Aufnahme definiert?
Die zentrale Erfassung von Kaufanträgen und die dynamische Weiterleitung sammeln und organisieren alle Informationen, die die Beschaffung für die Durchführung eines Verfahrens benötigt.
It is a’single front door’ to all procurement activities, including sourcing, contracts, vendor onboarding, and buy requests. Intake quickly takes requesters through the right phases, enabling engagement with all procurement stakeholders.
Durch die Bereitstellung eines benutzerfreundlichen und effizienten Eingangsportals wird der Prozess attraktiver und von den Mitarbeitern besser angenommen, und es wird automatisch die Einhaltung der umfassenden Beschaffungsgesetze sichergestellt.
Intake rationalisiert das Genehmigungsverfahren und den Beschaffungsprozess durch die Automatisierung und Weiterleitung von Anfragen an die IT, die Rechtsabteilung, den Datenschutz und andere Beteiligte.
Orchestrierung der Beschaffung
Unter Procurement Orchestration versteht man jedoch die gesamte Beschaffungsstrategie, die über die Annahme von Anfragen hinausgeht.
Die Koordinierung aller beschaffungsrelevanten Vorgänge vom Eingang bis zur Bezahlung gewährleistet Transparenz und Koordination. Procurement Orchestration gibt den Führungskräften im Beschaffungswesen vollen Einblick und Kontrolle über den Prozess, auch wenn die Beteiligten ihre Aufgaben verteilen.
Procurement Orchestration verbessert die Effizienz und positioniert das Beschaffungswesen als wichtigen Akteur bei der Erreichung strategischer Unternehmensziele, indem es die Zusammenarbeit und Integration unterschiedlicher Prozesse im gesamten Unternehmen erleichtert und KI zur Prozesssteuerung und -verbesserung einsetzt.
| Einlass | Orchestrierung der Beschaffung | |
| Definieren Sie | Die erste Phase der Bearbeitung von Kaufanträgen, ein kompletter Beschaffungsplan vom Eingang bis zur Bezahlung. | Steigerung der Effizienz, Transparenz, Kontrolle und Anpassung des Beschaffungslebenszyklus. |
| Schwerpunkt | Erleichterung von Beschaffungsanträgen | Steigerung der Effizienz, Transparenz, Kontrolle und Anpassung des Beschaffungslebenszyklus. |
| Funktion der Taste | FunktionBietet eine zentrale Anlaufstelle für Beschaffungsanfragen, die die Einhaltung der Vorschriften und die Weiterleitung sicherstellt | Verwaltet alle Beschaffungsmaßnahmen, um die Integration von Interessengruppen und Tools sicherzustellen. |
| Strategische Bedeutung | Verwaltet Anfragen effizient und einfach. | Fördert die Effizienz und kontinuierliche Verbesserung, indem es die Beschaffung zu einem strategischen Partner macht. |
Strategischer Vorteil: Orchestrierung der Beschaffung
Beschaffungsteams werden traditionell durch manuelle, mühsame Aufgaben während des gesamten Zyklus gebremst.
Von der ersten Anfrage über die Auswahl der Lieferanten bis hin zur Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen sind diese Verfahren repetitiv, administrativ und selten strategisch.
Dies beeinträchtigt die Effizienz und die Fähigkeit der Beschaffungsabteilung, die Unternehmensziele zu erreichen.
Durch die Integration von Self-Service Intake in ein größeres Procurement Orchestration Network wird die Beschaffung nicht nur schneller, sondern auch klüger, strategischer und stärker auf das Unternehmensergebnis ausgerichtet.
Durch die Automatisierung von Routinearbeiten können sich Teams auf wichtige Aufgaben konzentrieren, um Geld zu sparen, innovativ zu sein und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Procurement Orchestration garantiert, dass diese strategische Aktivität Teil einer unternehmensweiten Beschaffungsstrategie ist, die die Ergebnisse beschleunigt und die Wirkung verstärkt:
- Die Automatisierung verbessert die Produktivität, indem sie die Durchlaufzeiten verkürzt und es den Beschaffungsteams ermöglicht, schneller zu reagieren und sich an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
- Priorisierung strategischer Aktivitäten: Beschaffungsexperten können sich auf Aufgaben mit hohem ROI konzentrieren, z. B. auf die strategische Beschaffung von Verträgen im Wert von mehreren Millionen Dollar, die ohne Verwaltungsaufwand einen Unterschied machen.
- Verbesserte Einbindung der Stakeholder: Mit Intake können Mitarbeiter einfach Beschaffungsanfragen stellen und diese live verfolgen. Dies verbessert die Benutzererfahrung und schafft ein kollaborativ organisiertes Umfeld, in dem die Beschaffung ein wichtiger Partner für die Unternehmensziele ist.
- Entscheidungsfindung anhand von Daten: Plattformen mit KI-gestützter Analytik geben Beschaffungsleitern unmittelbare Einblicke in Ausgabentrends, Lieferantenleistung und Prozessengpässe.
Blick in die Zukunft der Beschaffung
Die Beschaffungsfunktion verändert sich im Zeitalter der Zukunft, und die Marktkategorie passt sich an.
KI-gestützte Einblicke und Prozessautomatisierungen bieten unvergleichliche Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz, der Compliance und der unternehmensweiten strategischen Hebelwirkung. Mit diesen Tools können sich Beschaffungsteams auf hochwertige strategische Initiativen konzentrieren, die ihnen einen Platz am Verhandlungstisch sichern.
Die Beschaffung kann jeden Dollar und jede Minute vom Eingang bis zur Bezahlung optimieren, indem sie versteht, wie sich Eingangsmanagement und Beschaffungssteuerung unterscheiden und strategisch aufeinander abgestimmt sind.
Daher sollten Führungskräfte im Beschaffungswesen diese Techniken anwenden und nach neuen Technologien und Methoden suchen, um den strategischen Wert der Beschaffung zu steigern.
Sie werden ihre Beschaffungsverfahren optimieren und die Beschaffung als Motor für den Unternehmenswert und das strategische Wachstum besser verstehen.
