Was ist E-Vergabe und was sind die Vorteile?

Würden Sie Ihren Beschaffungsprozess als traditionell bezeichnen? Wenn ja, warum? Setzen Sie und Ihr Team immer noch auf Papier oder Tabellenkalkulationen?

Wenn das der Fall ist, ist es an der Zeit, die Vorteile einer Beschaffungsplattform in Erwägung zu ziehen.

Der Begriff E-Procurement (auch eProcurement) steht für elektronische Vergabe (E-Vergabe), eine moderne Methode zur Verwaltung und Effizienzsteigerung beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen mithilfe internetbasierter Software und Beschaffungsplattformen.

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Potenziale die elektronische Vergabe für die Arbeitsabläufe in Ihrem Team und die Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen birgt.

Die folgenden Vorteile werden genauer analysiert: 

1. Verbesserte Effizienz der Arbeitsabläufe
2. Automatisierung manueller Aufgaben 
3. Minimierung menschlicher Fehler
4. Eliminierung von Datensilos
5. Überwachung der Leistung der Lieferanten
6. Standardisierung von Beschaffungsprotokollen 
7. Umstellung auf papierlose Prozesse
8. Erhöhung der Cybersicherheit

Verbesserte Effizienz der Arbeitsabläufe

Der herausragende Vorteil von Beschaffungsplattformen liegt zweifellos in der Verbesserung der Arbeitsabläufe. 

Angenommen, die E-Vergabe ist Ihr Standard, dann können Sie und Ihr Team mühelos Bestellungen über vom Unternehmen genehmigte Kataloge aufgeben,  ohne sich durch bürokratische Hindernisse zu quälen, um Waren oder Dienstleistungen zu bestellen. Dank des elektronischen Beschaffungswesens mit seinen digitalen Plattformen und Software wird diese Vision in die Realität umgesetzt, was einen nahezu reibungslosen Prozess ermöglicht.

Wenn ein Mitarbeiter über eine digitale Beschaffungsplattform eine Bestellung tätigt, sorgt das System dafür, dass die Unternehmensrichtlinien und Budgetvorgaben eingehalten werden. In der gesamten Lieferkette führen diese Verbesserungen zu einem Dominoeffekt der Effizienz. Durch die Nutzung von E-Vergabe werden Beschaffungsprozesse effizienter gestaltet, wodurch die Zahlungen an Lieferanten beschleunigt werden und somit deren Vertrauen steigt. 

Die Elektronische Vergabe revolutioniert nicht nur den Beschaffungszyklus, sondern beschleunigt auch das Arbeitstempo von Unternehmen, was für ihren Erfolg in einer sich ständig wandelnden Umgebung unerlässlich ist.

Automatisierung manueller Aufgaben 

Das Bewältigen von sich wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben kann belastend sein. Wir verstehen, dass Sie eine Vielzahl von Aufgaben haben, angefangen von der Auftragsvergabe bis hin zum Dokumentenmanagement für Bestellungen und der Bewertung von Lieferanten – die Liste ist endlos. 

Die Integration von E-Procurement-Software in Ihren Arbeitsalltag ermöglicht es Ihnen, diese zeitaufwendigen Aufgaben effizienter zu erledigen. Statt beispielsweise Stapel von Lieferantenverträgen einzeln durchzulesen, kann ein digitales System diese mit einem Klick speichern, abrufen und verwalten. E-Procurement ermöglicht es Ihnen ebenfalls, mithilfe von E-Sourcing-Tools die Lieferantenbewertung und Preisverhandlungen zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Sie ohne übermäßigen manuellen Aufwand ein optimales Ergebnis erzielen.

Darüber hinaus steigert diese Automatisierung nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern wirkt sich auch direkt auf die Betriebsabläufe aus. Wenn Ihre typischen Beschaffungsprozesse durch elektronische Ausschreibungen und andere E-Vergabe-Plattformen beschleunigt werden, führt dies zu schnelleren Entscheidungen. Die Mitarbeiter, die bisher mit diesen Aufgaben beschäftigt waren, können nun ihre Zeit und ihr Fachwissen für strategische Initiativen nutzen und so Ihr Unternehmen in anderen wichtigen Bereichen voranbringen.

Minimierung menschlicher Fehler

Menschen machen Fehler. Doch bei der Beschaffung können Fehler finanzielle Folgen haben.

Die Folgen können von falsch eingegebenen Daten, nicht übereinstimmenden Rechnungen oder falschen Lieferantenangaben und übersehenen Zahlungsbedingungen wiegen schwer. Mit der Umstellung auf die E-Vergabe gehören jedoch viele dieser Fehler der Vergangenheit an. 

Digitale Beschaffungsplattformen verfügen über Funktionen zur Standardisierung der Dateneingabe. In der Elektronischen Vergabe wird der Mitarbeiter aufgefordert und angeleitet, wenn er eine Bestellung aufgibt oder Lieferantendaten einträgt, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten.

Die Beschaffungsplattform kann innerhalb der Software automatische Validierungsprozesse einsetzen, um die eingegebenen Details mit den vorhandenen Daten abzugleichen. Wenn es in einer Rechnung eine Diskrepanz gibt oder eine mögliche Duplikation vorliegt, markiert das System diese zur Überprüfung.

Eliminierung von Datensilos 

Ohne eine gut koordinierte Beschaffungsplattform wird der Beschaffungsprozess kompliziert. 

Das Vorhandensein von Datensilos trägt dazu bei, dass dieser Prozess unnötig komplex wird. Wenn das Finanzteam eigene Datenspeicher betreibt, Bestandsmanager ihre eigenen Aufzeichnungen führen und Beschaffungsexperten wie Sie auf eine separate Plattform angewiesen sind, kann dies zu einer unübersichtlichen Fragmentierung der Unternehmensdaten führen. 

Ohne effektive Kommunikation zwischen diesen Systemen zieht sich der Beschaffungszyklus unnötig hin, was zu Verzögerungen, steigenden Kosten und allgemeiner Ineffizienz führen kann. Des Weiteren besteht die Gefahr, dass diese Silos die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens einschränken, sei es in Bezug auf Lieferantenverhandlungen, E-Sourcing-Strategien oder das Erkennen von Markttrends in Echtzeit.

Die Nutzung von E-Vergabe-Plattformen ermöglicht Ihnen eine verbesserte Kommunikation und schafft ein Umfeld, in dem Daten aus einer Abteilung für eine andere nutzbar gemacht werden können, was zu einer Optimierung des gesamten Beschaffungszyklus führt. Dank  E-Procurement können Leistungsinformationen von Lieferanten aus vorherigen Ausschreibungen in zukünftige Verhandlungen einfließen. Des Weiteren tragen die Echtzeit-Funktionen digitaler Beschaffungsplattformen dazu bei, dass Ihr Unternehmen agil und reaktionsschnell bleiben kann, indem sie eine schnelle Entscheidungsfindung erleichtern.

Überwachung der Leistung der Lieferanten

Die Beobachtung der Leistung Ihrer Lieferanten kann zu einer herausfordernden Aufgabe werden, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt wird.

Haben Sie schon einmal die Herausforderung gemeistert, sich durch umfangreiche Tabellenkalkulationen zu arbeiten, Daten zu verknüpfen und sicherzustellen, dass kein Lieferant übersehen wird?

Nicht nur die Effizienz leidet unter dieser antiquierten Methode, sondern es gibt auch viel Spielraum für Fehler. Das Übersehen wichtiger Informationen oder unregelmäßiges Feedback kann die Entscheidungsfindung trüben und zu einer fehlerhaften Auswahl von Lieferanten führen, was langfristig negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben kann.

Eine E-Vergabe Plattform unterstützt Sie dabei, diese Herausforderung zu meistern, etwa mithilfe von automatisierten Prozessen. Diese Plattformen dienen als zentrale Sammelstelle, die die Produktpalette der Lieferanten zeigt und einen transparenten Einblick in deren Leistungsdaten ermöglicht. Auf diese Weise können Sie mögliche Einkaufsrisiken identifizieren, Chancen zur Zusammenarbeit oder zur Kostensenkung aufdecken und sich mit dem notwendigen Wissen ausstatten, um vorteilhafte Konditionen auszuhandeln. Wenn ein bestimmter Lieferant kontinuierlich vor dem Zeitplan liefert, ist dies ein Aspekt, den Sie bei Vertragsverlängerungen oder bei der Planung zeitkritischer Projekte berücksichtigen sollten.

Standardisierung von Beschaffungsprotokollen

Die Beschaffung in einem großen Unternehmen kann sich mitunter anfühlen wie das Erkunden unbekannter Terrains. Es kann vorkommen, dass eine Abteilung einen bestimmten Lieferanten für ihre Bedürfnisse bevorzugt, während eine andere Abteilung sich für ein ähnliches Produkt von einem gänzlich anderen Lieferanten entscheidet. Unkontrollierte Präferenzen können zu Unstimmigkeiten führen, sowohl bei der Produktauswahl als auch bei den Einkaufsprozessen, der Preisgestaltung und den Einkaufsbedingungen.

Eine E-Vergabe-Software hilft Ihnen, die Beschaffungsverfahren in Ihren verschiedenen Abteilungen zu bündeln und effektiver zu gestalten. Statt dass jede Abteilung unabhängig arbeitet, bietet das E-Procurement eine gemeinsame Plattform, auf der standardisierte Produkte, Lieferanten und Einkaufsprotokolle für alle leicht zugänglich sind.

Die elektronische Protokollierung jeder Transaktion und Interaktion ermöglicht es, dass jede Abteilung die Einkaufsrichtlinien des Unternehmens überprüfen und anpassen kann. Betrachten Sie eine digitale Beschaffungsplattform wie ein digitales Handbuch, das stets aktuell ist und klare Anleitungen zu den Vorschriften und Beschränkungen im Einkauf bereitstellt.

Umstellung auf papierlose Prozesse

Das E-Vergabe-System, das zahlreiche Plattformen umfasst, hat die herkömmlichen Prozesse revolutioniert, indem es den Papierkram überflüssig gemacht hat.

In der heutigen digitalen Ära, in der E-Vergabe und Beschaffungsplattformen eine wichtige Rolle spielen, sind solche mühsamen Aufgaben, wie das Durchsuchen von Stapeln von Rechnungen, Bestellformularen und Lieferantenverträgen, längst passé. Mit digitalen E-Procurement-Systemen haben sich sämtliche Transaktionen, sei es mit Kunden oder Lieferanten, in den virtuellen Raum verlagert. 

Dies führt nicht nur zur Einsparung von Ressourcen wie Druck- und Lagerkosten, sondern eschleunigt auch die Abläufe erheblich. Sie suchen ein bestimmtes Dokument oder Ihre Auftragshistorie? Mit nur wenigen Klicks werden Sie fündig.
Zusätzlich zur Bequemlichkeit bietet die papierlose Arbeitsweise einen wichtigen Vorteil: Nachhaltigkeit. Mit Blick auf die zunehmende Nachfrage nach nachhaltiger Beschaffung ist die Einführung einer papierlosen Strategie ein erstklassiger Startpunkt. Für detaillierte Informationen zur Umstellung auf umweltfreundlichere Beschaffungspraktiken lesen Sie unseren Blogbeitrag: Was ist nachhaltige Beschaffung?

Erhöhung der Cybersicherheit  

Aufgrund der steigenden Gefahr im Bereich Cybersecurity ist es in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation und Daten Ihres Unternehmens zu schützen. 

Im Vergleich zu herkömmlichen, manuellen Beschaffungsmethoden bieten E-Procurement-Plattformen Schutz und Sicherheit vor Risiken wie verlegten Dokumenten oder unbefugtem Zugriff. 

Hier sind ein paar Beispiele:

• Zugangskontrolle: Elektronische Vergabe Plattformen und -Software verfügen in der Regel über Benutzerauthentifizierungsmethoden. Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich autorisierte Mitarbeiter auf das System zugreifen können, was dazu führt, dass sensible Daten in den richtigen Händen verbleiben.
  

• Verschlüsselte Kommunikation: Dank der digitalen Natur der Plattform ist sichergestellt, dass sämtliche Kommunikation zwischen Einkäufern und Lieferanten, sei es bezüglich Preisen, Verträgen oder anderer geschützter Informationen, verschlüsselt durchgeführt wird. Diese Funktionalität fungiert quasi als ein virtuelles Siegel, das es Dritten erschwert, die übermittelten Informationen abzufangen oder zu entschlüsseln.
  

• Prüfpfade: Die Verwendung von E-Vergabe garantiert, dass jede Aktion im System einen digitalen Fußabdruck hinterlässt. Diese Funktion stellt sicher, dass alle Transaktionen, Änderungen oder Mitteilungen im System nachverfolgt werden können, was für Transparenz und Verantwortlichkeit sorgt.
  

• Datensicherungen: Bei der E-Vergabe werden regelmäßige automatische Backups durchgeführt, um sicherzustellen, dass Informationen auch bei technischen Störungen oder externen Bedrohungen intakt und abrufbar bleiben.
  
  
• Regelmäßige Updates: Die führenden Anbieter von E-Procurement-Plattformen oder -Software bieten kontinuierliche Updates an, um potenzielle Schwachstellen zu beseitigen und neuen Bedrohungen immer einen Schritt voraus zu sein. Durch diese kontinuierlichen Verbesserungen wird sichergestellt, dass das System auch bei wechselnden Cyber-Herausforderungen stabil bleibt.

Fazit  

In einer Zeit, in der Anpassungsfähigkeit und Innovation dominieren, fungiert die Elektronische Vergabe wie ein Rettungsring für Unternehmen, die erfolgreich sein wollen. 

Die E-Procurement-Plattformen bringen zahlreiche Vorteile mit sich, indem sie traditionelle, fehleranfällige und ineffiziente Beschaffungsmethoden digital transformieren. Neben Automatisierung zählen die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Fehlerreduktion und die Zentralisierung von Daten zu den wichtigsten Aspekten. 

Wenn Sie sich auf diesen Wandel einlassen, wird Ihr Unternehmen nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch für kommende Herausforderungen in einer sich ständig verändernden Umgebung besser gerüstet sein.