E-Procurement: Nutzen und Nachteile

Einleitung:

Elektronische Beschaffung ist für Unternehmen unerlässlich geworden, die im digitalen Zeitalter nach Vereinfachung und Kostensenkung streben. Mit dem technologischen Fortschritt fragen sich viele Organisationen nun, wie sie E-Procurement nutzen können, um ihre strategischen Ziele zu erreichen. In diesem Artikel werden E-Procurement, seine Vorteile und Fallstricke untersucht, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Abläufe mit dieser Technologie zu verbessern.

Grundlagen des E-Procurements

E-Procurement-Software ermöglicht es Organisationen, Einblick in und Kontrolle über alle Beschaffungsvorgänge zu erhalten, von Procure-to-Pay (P2P) über das Lieferkettenmanagement bis hin zur strategischen und finanziellen Planung.

Viele beliebte E-Procurement-Plattformen sind SaaS.

Ein zentralisiertes, cloudbasiertes Software-Ökosystem integriert Stakeholder, Anwendungen und physische Standorte für bessere Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz.

E-Procurement-Software wird sowohl von kleinen Unternehmen als auch von großen Konzernen genutzt.

Alle Firmen sind unterschiedlich, aber E-Procurement ist in der Regel Teil einer größeren Strategie des Geschäftsprozessmanagements.

E-Procurement hilft, Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen sowie strategische und wettbewerbsfähige Entscheidungsfindung zu erreichen.

• Automatisieren und vereinfachen Sie das Geschäft.
• Machen Sie alle Ausgabendaten transparent und zugänglich.
• Zentralisierte Datenverwaltung verbessert Analyse, Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung.
• Reduzieren Sie Verschwendung, Ineffizienz, unordentliche Ausgaben und Fehler.
• Verbinden Sie alle Programme, einschließlich ERP, Buchhaltung und CRM, um ein kohärentes, effizientes Software-Ökosystem zu schaffen.
• Beschaffen und verwalten Sie strategisch eine globale Lieferkette mit optimaler Leistung und starken Lieferantenbeziehungen.
• Rahmen Sie die Beschaffung als Quelle für Wert und Kosteneinsparungen durch umsetzbare Einblicke und Prozessoptimierung um.
• Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ziele, aber der Übergang zu E-Procurement ist im Allgemeinen ein Plus, auch wenn er bestimmte Herausforderungen mit sich bringen kann, auf die sie nicht vorbereitet sind.

Alle Firmen sind unterschiedlich, aber es ist in der Regel Teil einer größeren Strategie des Geschäftsprozessmanagements. Die allgemeinen Ziele umfassen Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen sowie strategische und wettbewerbsfähige Entscheidungsfindung.

Vorteile und Nachteile des E-Procurements

Jedes Unternehmen, das die digitale Transformation ernst nimmt, sollte cloudbasierte E-Procurement-Systeme in Betracht ziehen, die spezielle Einkaufssysteme (ePurchasing), Lieferkettenmanagement und andere E-Commerce-Tools umfassen. Experten prognostizieren, dass der Markt bis 2023 weltweit auf fast 10 Milliarden Dollar wachsen wird.

Alle Unternehmen – sowohl im B2B-Bereich als auch im Endkundengeschäft – sind auf Beschaffung angewiesen.

Die Beschaffung so kosteneffizient und effektiv wie möglich zu gestalten, ist ein gutes Ziel.

Dieses Ziel zu erreichen, ist jedoch nicht universell.

Obwohl E-Procurement viele Vorteile bietet, ist es notwendig, seine Nachteile zu verstehen und einen Plan zu entwickeln, um sie zu überwinden.

Vorteile des E-Procurements

Unternehmen jeder Größe, Branche oder Altersgruppe können von den leistungsstarken Funktionen der E-Procurement-Software profitieren, um die Beschaffung zu automatisieren und zu optimieren.

Vorteile für das Unternehmen:

• Mehr Kontrolle und Effizienz der Prozesse. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen können Prozesse automatisieren:
• Steuern Sie den Zugriff auf gemeinsame Daten nach Rolle.
• Berührungslose Verfahren für alle wichtigen Workflows mit genehmigten Routen-Eventualitäten
• Erstellen Sie Lieferantenkataloge, die mit der Vertragsverwaltung verknüpft sind, um sicherzustellen, dass jede Bestellung für Produkte und Dienstleistungen beim richtigen Lieferanten, zum besten Preis, mit den besten Konditionen und Anreizen ohne unkontrollierte Ausgaben oder Rechnungsbetrug erfolgt.
• Integrieren Sie die Beschaffung mit Ihrer Software, um die Effizienz zu steigern.
• Verbesserte Kommunikation und Organisation. Zentralisierte, cloudbasierte Datenverwaltung hält alle synchron, ob sie im Büro oder remote auf einem Tablet, Laptop oder Smartphone arbeiten.
• Automatisierung und Integration beseitigen Engpässe, Fehler und Verschwendung, verbessern die Effizienz und senken die Kosten.
• Zentralisierte und umfassende Datenspeicherung erleichtert die Nutzung von Datenanalysetechnologien, um umsetzbare Einblicke und hilfreiche Prognosen aus vollständigen, zuverlässigen Daten zu gewinnen.
• Große Kosteneinsparungen. Prozessoptimierung spart sofort und langfristig Geld, indem sie die Effizienz steigert. Ihre Mitarbeiter können sich auf wertvolle Aufgaben konzentrieren, anstatt auf weniger wertvolle. Reduzierte Kosten, Personal und Investitionen in Hardware, Software und Büromaterial (automatisierte, digitale Verfahren verbrauchen weit weniger Papier und Ressourcen als manuelle Workflows) können noch mehr sparen.
• E-Procurement-Software verbessert Prozesse und spart Geld mit einem kleinen IT-Fußabdruck. Investitionen in maßgeschneiderte Beschaffungssoftware können eine kostengünstige Lösung schaffen.
• Planergy bietet Beschaffungssoftware mit allen Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, ohne Überfrachtung, was eine einfache, nicht störende Skalierung und Expansion ermöglicht.

Nachteile des E-Procurements

Wahre „Nachteile“ des E-Procurements sind schwer zu definieren.

Genauer gesagt, stellt die Implementierung von E-Procurement-Software zwei Hauptherausforderungen dar:

• Kulturschock – Schwierigkeiten, reale und symbolische Investitionen in die digitale Transformation zu erwerben, aufgrund von Informationsmangel, wahrgenommenen technologischen Einschränkungen oder einer Geschäftskultur, die nicht bereit ist, Beschaffungsprozessmuster zu ändern.
• Situationsspezifische Integration – In der Regel aufgrund mangelnder Vorbereitung, unzureichender oder unzulänglicher Kenntnis der durch den Einsatz adressierten Ziele oder Verwirrung und Fehlinformationen über die Fähigkeiten und Funktionen der gewählten E-Procurement-Software.

Beide Herausforderungen können durch folgende Maßnahmen gemindert werden:

• Planung und Recherche. Jede wesentliche Änderung des Workflows beginnt mit einer Bedarfsanalyse. Der zweite Schritt besteht darin, die Funktionen, Skalierbarkeit und Erschwinglichkeit von Lösungen für solche Anforderungen zu recherchieren.
• Recherche und Planung sind entscheidend für die Kostensenkung. Kleine Firmen benötigen möglicherweise nicht sofort eine vollständige E-Procurement-Lösung; ein Bestellwerkzeug oder eine ePurchasing-Software kann ausreichen.
• Das Verständnis Ihrer Anforderungen hilft Ihnen, jetzt weniger auszugeben und später zu gedeihen. Zu wissen, was Sie brauchen und wie viel Sie sich leisten können, reduziert Ausgaben, Chaos und Verärgerung.
• Bildung und Schulung. Bevor eine Lösung übernommen wird, müssen alle Beteiligten – C-Suite, Management, Büroangestellte und Lieferanten – zustimmen. Planergys E-Procurement-Software bietet umfassende Schulungen, Informationssitzungen und Auffrischungskurse vor, während und nach der Installation, um Ihnen zu helfen, typische Probleme wie:
  • Nutzerfrustration, die Leistung und Compliance mindert.
  • Probleme mit der Integration und Aktualisierung von Lieferantenkatalogen.
  • Die Koordination von direkten und indirekten Ausgaben ist schwierig.
  • Aufgrund von Managementproblemen bei der Nutzung von Datenanalysen, Prozessoptimierung und Daten-Dashboards ist der strategische Wert gering.

Verbessern Sie Ihr Unternehmen mit E-Procurement

Übergänge zu E-Procurement müssen nicht schwierig sein. Das Verständnis von E-Procurement-Software und die Wahl einer Lösung, die den Anforderungen Ihrer Beschaffungsfunktion entspricht, kann Ihnen helfen, die Vorteile zu realisieren und gleichzeitig die Nachteile zu vermeiden.

Fazit:

E-Procurement verbessert die Effizienz, Kosteneinsparungen und Datenverwaltung in den Beschaffungsvorgängen eines Unternehmens. Eine effektive Implementierung erfordert Strategie, Bildung und die Bereitschaft, neue Technologien zu übernehmen. Das Verständnis der Vor- und Nachteile von E-Procurement hilft Unternehmen, strategische Entscheidungen zu treffen, die Gewinne und Innovationen steigern.