Viele Unternehmen können ohne Beschaffung nicht funktionieren. Arbeitsabläufe, Lieferantenbeziehungen und Bestandsverwaltung hängen davon ab.
Die Beschaffung hat sich in indirekte und direkte Disziplinen entwickelt.
Wir werden die Beschaffung erklären, direkte und indirekte Methoden vergleichen, Beispiele geben, Ihre Fragen beantworten und die Zukunft der Branche in diesem Beitrag diskutieren.
Überblick über die Beschaffung
Sie müssen zuerst verstehen, was “Beschaffung” bedeutet, um zwischen direkter und indirekter Beschaffung zu unterscheiden.
Die Beschaffung kann bis zu 70 % des Einkommens einer Organisation ausmachen und umfasst den Kauf von Produkten und Dienstleistungen sowie das Management von Verträgen und Lieferantenbeziehungen, um ethisch und profitabel zu arbeiten.
Vier zentrale Schritte zur Wertschöpfung sind für den Erfolg bei direkter und indirekter Beschaffung erforderlich:
- Analyse der Ausgabendaten, um Muster, Chancen und Strategien des Category-Managements zu erkennen.
- Auswahl der besten Lieferanten durch Werkzeuge und Beschaffungsmethoden.
- Vertragsgestaltung von Anbieter- und Käuferpflichten mit der richtigen P2P-Lösung zur Sicherstellung der Compliance.
- Wertmessung bietet eine umfassende Sicht auf Lieferantenbeziehungen und Source-to-Pay.
60–70 % der Beschaffungsteams priorisieren nun die Strategie. Das Wissen um die Hauptunterschiede zwischen indirekter und direkter Beschaffung hilft Unternehmen, Aufgaben zu priorisieren und zu optimieren.
Definition der direkten Beschaffung
Direkte Beschaffung umfasst den Kauf von Waren, Rohstoffen, Vorräten, Produkten, Teilen, Komponenten und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen. Einige Verarbeitungsschritte bringen diese wichtigen Dinge zu den Kunden. Diese Materialien werden im Endprodukt verwendet.
Direkte Beschaffungskäufe werden in der Regel in großen Mengen von einer ausgewählten Gruppe von Lieferanten zu den besten Preisen und Qualitäten getätigt. Diese Einkäufe sind häufig und für das Geschäft unerlässlich.
Probleme bei der direkten Beschaffung verhindern, dass ein Unternehmen produziert und Geld verdient. Daher wird sie allgemein mit Industrieunternehmen in Verbindung gebracht, die Rohstoffe in Waren verwandeln.
Tägliche Beispiele für direkte Beschaffung
- Baufirma bestellt Zement
- Ein Koch kauft Salz
- Ein Autoteilehersteller kauft Rohstahl
- Textilfabriken bestellen Stoffe und Tücher zur Verarbeitung.
- Klempner kaufen neue Teile
Was ist indirekte Beschaffung?
Indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Kauf von nicht wesentlichen Produkten, Dienstleistungen und Vorräten für ein Unternehmen. Dazu gehören Büroklammern, Dekorationen, Reisen, Wartung und Reparatur von Ausrüstungen.
Diese Artikel sind immer noch wichtig für Ihr Unternehmen, haben jedoch keinen direkten Einfluss auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Stattdessen unterstützt indirekte Beschaffung die direkte Beschaffung bei der Herstellung verarbeiteter Artikel.
Indirekte Beschaffung erhöht nur die oberste Zeile eines Unternehmens. Ohne sie kann ein Unternehmen jedoch nicht funktionieren.
Häufige Beispiele für indirekte Beschaffung:
- Technologie – Software-Abonnements, Computer
- Bürobedarf – Kaffee, Toilettenpapier, Bleistifte, Heftklammern
- Ausgelagerte Dienstleistungen – IT, Reinigung, Sicherheit, Marketing
- Reisen – Transport, Hotels, Geschäftsessen
- Versorgungsleistungen – Wasser, Strom, Wartung
- HR-Aufgaben – Rekrutierung und Schulung
Wichtige Unterschiede zwischen direkter und indirekter Beschaffung
Die Funktion ist der Hauptunterschied zwischen indirekter und direkter Beschaffung. Direkte Beschaffung liefert wesentliche Ressourcen, die verarbeitet und an Kunden verkauft werden, während indirekte Beschaffung unerwartete Waren liefert.
Die unterschiedlichen Funktionen machen beide Techniken einzigartig.
Kunden-Lieferanten-Beziehung
42 % der befragten CPOs planen, das Lieferantenbeziehungsmanagement zu priorisieren.
Direkter Einkauf
Direkter Einkauf baut langfristige Beziehungen zu Lieferanten auf, um Störungen in der Lieferkette zu reduzieren. Diese geschäftlichen Grundlagen dürfen nicht im Versand verzögert werden. Sie sollten langfristige, nachhaltige Lieferantenpartnerschaften aufbauen.
Verträge, Mindestbestellmengen und Lieferantenmanagement schaffen langfristige Geschäftsbeziehungen. Beide Parteien müssen sich sicher und zuverlässig fühlen. Beginnen Sie mit einem soliden strategischen Beschaffungsplan.
Indirekter Einkauf
Direkte Beschaffung erhält mehr Aufmerksamkeit als indirekte Beschaffung, die sich mit nicht wesentlichen Waren und Vorräten befasst. Auch Lieferantenbeziehungen. Indirekte Beschaffung erfolgt schneller und nutzt Dienstleistungen nach Bedarf.
Ausgewählte Lieferanten haben weniger Loyalität. Sie werden wahrscheinlich Bürostifte von jemandem mit einem besseren Angebot bekommen. Nichts falsch mit der Lieferkette. Die Parteien wissen, dass es wenig Versuch gibt, Dienstleistungen langfristig aufrechtzuerhalten.
Ausgabenmanagement
Direkte und indirekte Beschaffung unterscheiden sich in ihren Ausgaben.
Direkter Einkauf
Die Widerstandsfähigkeit des Geschäfts erfordert die Betonung der Kernlieferkette der direkten Beschaffung. Diese Schlüsselkomponenten müssen geplant und klug erworben werden. Bereiten Sie das Budget im Voraus vor, um Unterbrechungen zu minimieren.
Indirekter Einkauf
Der indirekte Beschaffungsprozess beinhaltet spontane Ausgaben. Käufe werden nach Bedarf getätigt, um das größere Wohl zu fördern und Dinge in Bewegung zu halten. Der Kauf erfolgt nach Bedarf ohne Vorbereitung oder Budgetierung für die indirekte Beschaffung.
Bestandsverwaltung
Die von Ihnen gewählte Beschaffungsmethode beeinflusst, wie Sie Waren erwerben, lagern und organisieren.
Direkter Einkauf
Angesichts des Risikos und des Wertes der Kontrolle der gesamten Lieferkette für direkte Eingaben ist das Bestandsmanagement in der Regel auf den direkten Einkauf beschränkt.
Indirekter Einkauf
Es gibt keinen langfristigen Plan für das Bestandsmanagement bei indirekter Beschaffung. Mehr wie “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”. Kein langfristiger Plan könnte entstehen, da diese Einkäufe in der Regel unvorhergesehen sind.
Daher ist das Bestandsmanagement bei indirekter Beschaffung schwierig. Die Aufrechterhaltung der Qualität und die Einhaltung der Unternehmensanforderungen durch Lieferanten ist schwierig. Bestandsmanagement wird bei indirektem Einkauf weniger wichtig.
Organisationsstruktur
Die Struktur der direkten und indirekten Beschaffung unterscheidet sich erheblich.
Direkter Einkauf
Direkte Beschaffung erfordert aufgrund ihrer “Make-or-Break”-Natur mehrere Entscheidungsträger. In der Regel überwacht ein Kernteam die direkten Ausgaben. So ist die Lieferkette zentralisiert, das Budget präzise und sie konzentrieren sich auf bestimmte Ausgabenbereiche.
Indirekter Einkauf
Unternehmen gehen unterschiedlich mit indirektem Einkauf um. Diese Ausgaben sind unregelmäßig und dezentralisiert zwischen Stakeholdern und Abteilungen. Das macht Sinn. Eine Abteilung weiß nicht, dass einer anderen die wesentlichen Dinge fehlen. Dieses Budget ist flexibler und erfüllt spezifische Anforderungen.
Leistungsbewertung
Diese beiden Ausgabenarten erfordern auch unterschiedliche Bewertungsmethoden.
Direkter Einkauf
Pünktliche Auftragserfüllung ist das Hauptziel der direkten Ausgaben. Hier sind Kostensenkungen ebenso wichtig wie Bestandsmanagement und Liefer-KPIs.
Nicht genutzte Waren kosten Geld und benötigen Lagerplatz. Verspätete Lieferungen und schlechtes Lieferantenmanagement verhindern die Zufriedenheit der Verbraucher. All dies könnte die Gewinne eines Unternehmens beeinträchtigen.
Indirekter Einkauf
Indirekte Beschaffung bewertet die Leistung anhand der Kosten. Die Kontrolle der Ausgaben und die Vermeidung von Redundanzen sind ihre Ziele. Kosteneinsparungen, Vermeidung und Reduktions-KPIs sind üblich.
Auswirkungen auf Branchen
Die branchenspezifischen Auswirkungen von direkter und indirekter Beschaffung variieren.
Direkter Einkauf
Direkte Beschaffung dominiert die indirekte Beschaffung in Branchen, in denen Eingaben direkten Einfluss auf das Endergebnis haben. Dazu gehören der Einzelhandel, das Bauwesen und die Fertigung.
Indirekter Einkauf
Beratungsfirmen, IT-Unternehmen und Personalagenturen sind Beispiele für Unternehmen, die indirekte Ausgaben priorisieren.
Tipps zur Verwaltung von direkter und indirekter Beschaffung
Es ist offensichtlich, dass indirekte und direkte Beschaffung unterschiedliche Ziele, Rollen, Taktiken und Stakeholder haben. Daher benötigt jeder eine einzigartige Strategie.
Hier sind einige Ideen zur Verbesserung der Beschaffung in Ihrem Unternehmen:
- Überprüfen Sie Ihre Verträge auf Einsparungen oder Einschränkungen, die Kosten erhöhen oder Dienstleistungen einschränken. Beispiele sind Vertragsverlängerungen, Kündigungsgebühren und automatische Preiserhöhungen.
- Verstehen Sie Trends und entwickeln Sie mithilfe von Analysen und Ausgabendaten Category-Management-Pläne.
- Arbeiten Sie mit der Finanzabteilung zusammen, um die Finanzberichterstattung, die Bedarfsplanung und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
- Messen Sie vollständig vorgegebene KPIs, um Einkäufe mit Zielen, Unternehmenszielen und Plänen zu verknüpfen.
Seien Sie nicht zögerlich, Technologie und digitalen Wandel zu akzeptieren. Dies fördert ethisches Sourcing und nachhaltige Beschaffung.
Automatisierung der Beschaffung
Die Automatisierung der Beschaffung kann das gesamte Geschäft abwickeln. Die Digitalisierung der Beschaffung wird voraussichtlich bis 2025 72 % erreichen. Ihre Konkurrenten könnten also schon einkaufen.
Beschaffungslösungen bieten Teams für direkte und indirekte Beschaffung einen 360-Grad-Blick, um Lieferantenbeziehungen, Bestände und Kostensenkungs- und Beschaffungsoptionen zu verwalten.
Viele E-Beschaffungsplattformen bieten Marktforschung, Beschaffung und andere datenbezogene Aktivitäten, die den Erfolg der Beschaffung unterstützen.
Abschließend
Indirekte und direkte Beschaffung unterscheiden sich vor allem darin, wen und wie sie bedienen. Funktionen und Zwecke unterscheiden sich vollständig.
Direkte Beschaffung kauft Unternehmensnotwendigkeiten, während indirekte Beschaffung Luxusartikel kauft. Eine gut geölte Maschine benötigt beides.
Ein Fahrzeughersteller benötigt Teile, um ein Auto zu bauen, und Wasser, um das Personal zu versorgen. Beide Lösungen erfüllen jede Nachfrage, aber wie hängt vom Bedarf ab.
