RFI, RFP und RFQ werden oft verwechselt. Sie haben jedoch unterschiedliche Funktionen.
Sollten Sie bei der Beschaffung von Lieferanten RFI, RFP oder RFQ verwenden? Die Definition, die ideale Anwendung und die Herausforderungen jeder Methode sind in diesem Leitfaden aufgeführt.
Definieren wir zunächst die einzelnen Begriffe.
Anforderung von Informationen (RFI)
Auskunftsersuchen sind gängige Geschäftspraktiken, mit denen Daten zur Kapazität von Lieferanten schriftlich erfasst werden. Dies erleichtert den Vergleich von Anbietern und die Auswahl des besten Anbieters.
Eine RFI ist ein Dokument, das Unternehmen verwenden, um Informationen über ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erhalten, die sie kaufen möchten. Sie speichern die Antworten in einer internen Datenbank für zukünftige Projekte.
Ein Unternehmen kann von RFIs profitieren, wenn es organisiert bleibt:
- Formalisierung des Angebotsverfahrens
- Bewertung ihrer Entscheidungen
- Aktuelle Marktdaten erhalten
RFPs (Request for Proposal) – was sind sie?
Im Rahmen von Ausschreibungen werden Auftragnehmer aufgefordert, Angebote abzugeben und Projekte vorzuschlagen.
Sie hilft Unternehmen, ihre Probleme und Projekte zu organisieren. Die meisten Unternehmen verwenden RFPs auch zur Verwaltung neuer Initiativen.
RFP-Definition: Unternehmen verwenden RFPs, um detaillierte Angebote von Lieferanten für ein Produkt oder eine Dienstleistung anzufordern, die sie kaufen möchten. Sie beschreibt die Arbeit, wie das Unternehmen die Angebote bewerten wird und die Vertragsbedingungen.
Ausschreibungen werden öffentlich bekannt gegeben, um mit Auftragnehmern in Kontakt zu treten und wettbewerbsfähige Angebote zu erhalten. Ein RFP geht über die Projektbeschreibung hinaus. Sie enthält auch Bieter- und Vertragsbedingungen sowie feste Projektziele.
RFP-Vorteile
Betrachten Sie eine Ausschreibung wie eine Anzeige am schwarzen Brett in der Nachbarschaft. Die Prüfung der besten Angebote von Anbietern hat viele Vorteile:
- Durch den Wettbewerb unter den Anbietern senken die Ausschreibungen die Projektkosten.
- Ausschreibungen zeigen alle Möglichkeiten für Lieferanten auf.
- Der Umgang mit Lieferanten wird durch Ausschreibungen formalisiert.
Angebotsanfrage (RFQ)
Unternehmen holen Kostenvoranschläge von Anbietern ein, um eine Aufgabe oder ein Projekt durchzuführen. In einer planmäßigen Produktionsumgebung mit einer vorhersehbaren Projektlaufzeit ist eine Anfrage hilfreich.
Definition: Unternehmen verwenden RFQs, um Preisangebote von Lieferanten für ein Produkt oder eine Dienstleistung anzufordern, die sie kaufen möchten.
Unternehmen holen Angebote von Lieferanten ein, weil sie planen, mit ihnen zusammenzuarbeiten. Der Arbeitgeber möchte Einzelheiten zur Bezahlung und Preisgestaltung erfahren.
In den Ausschreibungen wird sehr detailliert festgelegt, was der Lieferant zu produzieren hat. Die meisten Aufträge gehen an preisgünstige Lieferanten.
Denken Sie daran, dass der Preis nicht unbedingt ausschlaggebend für die Entscheidung eines Unternehmens für einen Lieferanten ist. Neben dem Preis beeinflussen auch Zuverlässigkeit, Qualität und Kapazität diese Entscheidungen.
Die Vorteile von RFQs
Angebotsanfragen haben unter anderem folgende Vorteile
- Kontaktaufnahme mit Lieferanten für gezielte Angebote
- Einblicke in die Projektkosten für die zukünftige Planung.
- Kosteneinsparungen effektiv verwaltet
Gründe für RFP, RFI und RFQ
Anträge haben verschiedene Zwecke. Mit einer RFI wird ein Unternehmen über seine Alternativen informiert. Wenn Lieferanten Angebote abgeben und kommunizieren, können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen.
Es folgt ein Vergleich mit einer Angebotsanfrage. Das Ziel eines Unternehmens ist es, den Wert zu maximieren und die Kosten zu senken. Mit einer Angebotsanfrage können Unternehmen ihre Alternativen gründlich prüfen und Lieferanten bewerten.
Was aber, wenn Unternehmen eine aufgabenspezifische Kostenaufschlüsselung benötigen? Mit einer Angebotsanfrage ist das möglich. Die Lieferanten können die Projektkosten und -vorteile abschätzen.
Wann sollten RFI, RFP oder RFQ verwendet werden?
Unabhängig von Ihrer Branche sollten Sie die einzelnen Strategien anwenden.
RFI – Beginnen Sie ein Projekt mit einer RFI-Vorlage. Da Sie wissen müssen, ob der Markt in der Lage ist, eine Aufgabe zu erfüllen, kommen RFIs vor RFPs. RFIs geben Ihnen genügend Informationen, um in der zweiten Stufe der Lieferantenprüfung ein Angebot einzuholen.
RFP – Eine RFP ist erforderlich, nachdem ausreichende Informationen über die Lieferanten und die Kapazitäten zur Ausführung eines Auftrags eingeholt wurden. Komplexe Projekte erfordern RFPs. Ein hochtechnisches Projekt profitiert von einer Ausschreibung, da die Organisationen die Angebote der Anbieter objektiv bewerten können.
Anfrage – Die Einholung von Kostenvoranschlägen ist am besten, wenn die Projektzahlen und Spezifikationen bekannt sind. Eine Anfrage zeigt den Unternehmen die Kosten einer Aufgabe oder eines Projekts. RFQs helfen bei der datengestützten Entscheidungsfindung.
Umgang mit RFI/RFQ/RFP-Herausforderungen
Einige Unternehmen haben Schwierigkeiten, RFP-, RFI- und RFQ-Projekte entsprechend ihren Anforderungen zu verwalten. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird das Projektmanagement immer wichtiger.
Die ideale Technik zur Organisation von Vorschlägen und Anträgen ist:
- Zentralisierung aller RFQ-, RFI- und RFP-Papiere.
- Unternehmensrichtlinien in RFIs, RFPs und RFQs spezifizieren
- Verwalten Sie die Daten der in Frage kommenden Lieferanten genau.
- Schnell über zukünftige Projekte entscheiden
- Verbesserung der Lieferantenbeziehungen
Also explore procurement software. With cloud-based technologies, many supplier screening stages are automated. Procurement software simplifies data management, analysis, and comparison, ensuring the best supplier deals.
Tricks für RFI, RFP, RFQ
Hier sind einige Praktiken für RFP-, RFQ- und RFI-Informationen. Die frühzeitige Einholung von Lieferanteninformationen ist von entscheidender Bedeutung.
- Vermeiden Sie Details und beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
- Geben Sie so viel Hintergrundwissen über das Projekt und die Herausforderung wie möglich an.
- Festlegen von RFI-, RFP- und RFQ-Erfolgskennzahlen.
- Beschreiben Sie kurz Ihre geschäftlichen Anforderungen.
- Erläutern Sie klar und deutlich, wie Sie Ihre Informationsanfrage beantwortet haben möchten.
Jede RFI fragt nach allgemeinen Informationen wie
- Ziele des Unternehmens
- Die Anbieter müssen ihre Kapazitäten, ihr Fachwissen und ihre Qualifikationen nachweisen. Es sollten Fragen zu Unternehmen, Zertifizierungen, Lösungen und Ergebnissen gestellt werden.
Detaillierte Ausschreibungen verlangen von den Anbietern die Erstellung und Einreichung von Vorschlägen zur Durchführung von Projekten. Ein Vorschlag oder Angebot kann Folgendes enthalten:
- Eine Zusammenfassung des Bedarfs
- Hintergrund und Einführung des Käufers
- Ziele und Projektumfang
- Relevante Anhänge
- Projektkosten und Zahlungsbedingungen
- Allgemeiner RFP-Zeitplan
- Abschnitte und RFP-Fragen
- Bedingungen und Konditionen
- Mindestanforderungen an den Verkäufer
Beachten Sie, dass diese Liste unvollständig ist. Da die Ausschreibungen kein Standardformat haben, reichen die Unternehmen zusätzliche Informationen ein.
Es ist besser, den Anbietern mehr relevante Informationen zu geben, damit sie ein fundiertes Angebot machen können. Wichtige Interessengruppen müssen in dieser Zeit einbezogen werden. Der RFP-Prozess wird genauer.
Die Standardisierung interner Verfahren mithilfe einer Vorlage verbessert die Prüfung von RFI-, RFP- und RFQ-Lieferanten.
In der dritten Phase, der RFQ, müssen Sie umfassende Anforderungen formulieren, um genaue Angebote von Anbietern zu erhalten. Machen Sie genauere Angaben zu Projektkomplexität, Anforderungen und Aufgaben, um eine bessere Auswahl zu treffen.
Fügen Sie Ihrer Angebotsanfrage die folgenden Angaben bei:
- Eine Einführung und eine Zusammenfassung der Projektanforderungen
- Kontaktinformationen
- Auswahl der Kriterien
- Kriterien für den Auftragnehmer und Fertigstellungstermine
- Kosten und Preise
Recherchieren Sie Lieferanten, bevor Sie eine Anfrage stellen und eine Auswahl treffen.
Die Organisation dieser Informationen in einem Lieferantenmanagementsystem hilft, die Beschaffungsentscheidungen im Laufe der Zeit nachzuvollziehen.
Vermeiden Sie Papierkram und nutzen Sie Beschaffungssoftware zur Unterstützung Ihrer Ausschreibungsbemühungen.
Die Straffung des Angebotsprozesses beschleunigt die Vertragsverhandlungen, den Projektabschluss und das Vorankommen.
