Einführung
Ein effektives Vertragsmanagement ist im heutigen dynamischen Geschäftsklima entscheidend für die betriebliche Effizienz und den Schutz des Unternehmens. Die Vertragsverwaltung ist von entscheidender Bedeutung, doch viele große Unternehmen versäumen es, Verträge, notwendige Verpflichtungen und Verlängerungen zu verfolgen. Diese Unkenntnis kann ernsthafte Gefahren und finanzielle Verluste mit sich bringen. Dieser Artikel befasst sich mit den fünf größten Risiken bei der Vertragsverwaltung und bietet praktische Lösungen, die Ihrem Unternehmen helfen, Schwierigkeiten bei der Vertragsverwaltung zu bewältigen.
Warum können große Unternehmen ihre Verträge nicht nachverfolgen, einschließlich wesentlicher Verpflichtungen und Verlängerungen, während Ihre Pizzakette Ihnen sagen kann, wo sie ist und wann sie ankommt?
Die Vertragstransparenz, d. h. die Fähigkeit, Verträge im gesamten Unternehmen sofort zu finden, abzurufen, zu analysieren und zu verfolgen, ist in vielen großen Unternehmen immer noch unzureichend.
Das typische Fortune-2000-Unternehmen hat laut PwC 20.000-40.000 laufende Verträge. Die Verträge wurden früher auf Schreibtischen, in Aktenschränken, auf gemeinsam genutzten Laufwerken oder per E-Mail aufbewahrt. Die Verträge können nicht durchsucht werden, um sie schnell abzurufen, oder sie können nicht nach Ablauf, Erneuerung und Verpflichtungen durchsucht werden.
Quellen des Vertragsrisikos
Dieses Szenario birgt ein großes Vertragsrisiko. Schlimme Dinge passieren, wenn Verträge unstrukturierte Daten in einem schwer zu durchsuchenden Repository oder auf einem Schreibtisch sind. Ein manuell überwachter SOW lief ab, aber es wurde noch daran gearbeitet, was ein Technologieberatungsunternehmen 1,5 Millionen Dollar an Einnahmen kostete. Rabatte werden ignoriert, und unerwünschte Verlängerungen erfolgen automatisch.
Schlechte Vertragstransparenz
Unzureichende Vertragstransparenz ist einer der fünf größten Fehler im Vertragsmanagement, durch den Unternehmen Umsatz und Geld verlieren können, unabhängig davon, ob es sich um Verträge auf der Kauf- oder Verkaufsseite oder um unternehmensweite Verträge handelt.
Andere Risiken sind:
Unzureichende Geschwindigkeit
Manuelle Vertragsverhandlungen, -erstellung und -genehmigung sind ineffizient und erfordern ein ständiges Hin und Her: Unternehmen verlieren Einnahmen durch einen langsamen Vertragsumsatz.
Ungewisse Einhaltung
Inconsistent compliance with internal and supplier standards and risks: Without a comprehensive contract management platform, contracts are routinely put away and forgotten about, making supplier performance tracking difficult.
Fehlende Standardisierung
Silos von Vertragssystemen, -verfahren, -formaten und -klauseln: In Organisationen ohne standardisierte Verträge können veraltete oder nicht konforme Klauseln das Unternehmen später beeinträchtigen.
Erhöhte Komplexität
Komplexität der weltweiten Geschäfte, Regeln, Lieferanten und Verpflichtungen: Mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung müssen Unternehmen besonders darauf achten, die Einhaltung der Vorschriften in die Vereinbarungen mit Lieferanten und Kunden aufzunehmen.
Schlecht umgesetzte Verträge erhöhen das Risiko. Die Identifizierung und das Management von Vertragsrisiken sind für eine gute Beurteilung von entscheidender Bedeutung. Große Unternehmen sind in der Lage, die Vertragsrisiken während der Verhandlungen zu bewerten, können sie aber nur selten im Nachhinein überwachen.
Fazit
Das Vertragsrisikomanagement ist entscheidend für die finanzielle und betriebliche Lebensfähigkeit eines Unternehmens. Durch die Bewältigung von unzureichender Vertragstransparenz, verzögerter Vertragsabwicklung, unklarer Einhaltung von Vorschriften, fehlender Standardisierung und zunehmender Komplexität können Unternehmen Verluste verringern und ihre Effizienz steigern. Mit vollständigen Vertragsmanagementsystemen und standardisierten Methoden können Unternehmen ihre vertraglichen Verpflichtungen besser verfolgen, analysieren und einhalten. Ein proaktives Vertragsrisikomanagement ist für den langfristigen Erfolg in einem sich ständig verändernden regulatorischen und unternehmerischen Umfeld unerlässlich und strategisch wichtig.
