Jedes Beschaffungsteam hat bevorzugte Lieferanten, die überdurchschnittliche Leistungen erbringen, wettbewerbsfähige Preise anbieten und den Einkaufsprozess vereinfachen. Das Finden dieser Lieferanten ist kein Zufall. Diese Partnerschaften sind das Ergebnis einer bewussten Auswahl, einer starken Kommunikation und einer Partnerschaft. Die geeignete Methode kann die Suche nach Beschaffungslieferanten erleichtern. In diesem Artikel werden die Grundlagen der strategischen Lieferantenbeschaffung behandelt. Er behandelt die häufigsten Themen des Beschaffungsprogramms:
- Vorteile der Lieferantenbeschaffung
- Arten der Lieferantenbeschaffung
- Schritte der Lieferantenbeschaffung
- Bewährte Verfahren für die Lieferantenbeschaffung
4 Vorteile der Lieferantenbeschaffung
Die erstmalige Lieferantenbeschaffung konzentriert sich möglicherweise auf die Kostensenkung, aber es gibt noch andere Vorteile. Gut definierte Beschaffungspraktiken können Risiken reduzieren, Lieferketten stärken und Lieferantenbeziehungen verbessern.
The following four benefits make strategic sourcing important for any organisation:
Niedrigere Kosten: Bessere Verhandlungen, Lieferantenvertragsverhandlungen und Lieferantenwettbewerb senken die Kosten durch eine sorgfältige Lieferantenbeschaffung. Durch die Auswahl der besten Lieferanten zu den besten Preisen maximieren Unternehmen ihre Kaufkraft und senken die Kosten. Die strategische Beschaffung stellt auch sicher, dass Unternehmen mit seriösen Lieferanten zusammenarbeiten, die pünktlich liefern und Qualitätsanforderungen erfüllen, was vertrauensvolle und kostengünstige Einkäufe ermöglicht.
Risikomanagement: Verizon schätzt, dass 74 % der Datenschutzverletzungen von Menschen verursacht werden, entweder absichtlich oder versehentlich. Betrug, Preisschwankungen, Schäden und Lieferausnahmen werden durch die Lieferantenbeschaffung reduziert. Sie macht die Lieferkette widerstandsfähiger und reduziert Schwierigkeiten. Starke Lieferantenmanagementsysteme verbessern die Nachfrage- und Preisprognosen, die Bestandskontrolle, die Lieferpläne und die Lieferantenbeziehungen, sodass sich Unternehmen schnell an Marktveränderungen anpassen können.
Nachhaltige Beschaffung: Nachhaltige Beschaffungskriterien helfen Unternehmen, Lieferanten zu finden, die ESG-Aktivitäten praktizieren, um die Kosten zu senken und zu verbessern. Da 78 % der Verbraucher Nachhaltigkeit priorisieren, steigert dies Ihr Unternehmensprofil. Die strategische Beschaffung hilft Unternehmen, die Umweltleistung der Lieferkette zu verfolgen, wie z. B. Emissionen und Abfallreduzierung. Durch die Lieferantenbeschaffung garantieren Unternehmen, dass ihre Investitionen ihrem Geschäft und der Umwelt zugute kommen.
Bessere Lieferantenbeziehungen: Der Aufbau von Partnerschaften mit Lieferanten durch proaktive Beschaffung kann zu besseren Ergebnissen führen als der bloße Erwerb von Lieferungen. Dieser Ansatz reduziert Beschaffungsverzögerungen und -ausnahmen, indem er eine starke Zusammenarbeit fördert, um Ziele und Kundenerwartungen zu erfüllen. Die enge Zusammenarbeit mit Lieferanten kann neue Märkte erschließen und kostengünstige Lieferanten finden, was den langfristigen Erfolg unterstützt.
Verschiedene Methoden der Lieferantenbeschaffung
Die Lieferantenbeschaffung geht über die Suche nach einem Anbieter zur Erfüllung einer Bestellung hinaus. Es gibt verschiedene Methoden der Lieferantenbeschaffung für den Kauf von Waren und Dienstleistungen.
Outsourcing: Outsourcing beinhaltet die Beauftragung eines externen Unternehmens mit der Erledigung bestimmter Aufgaben. Diese Strategie senkt die Kosten, bringt spezialisierte Fähigkeiten ein, ohne dass Vollzeitkräfte benötigt werden, und steigert die Effizienz. Durch die Auslagerung von Nicht-Kerngeschäften können sich Unternehmen stärker auf ihre Hauptstärken konzentrieren.
Insourcing: Nutzung Ihrer eigenen Talente und Güter. Anstatt Lieferanten zu nutzen, setzt Ihr Unternehmen eigene Mitarbeiter, Verfahren und Fähigkeiten ein, um die Bedürfnisse zu erfüllen. Insourcing ermöglicht es einem Unternehmen, sein Budget, seine Ressourcen, seinen Zeitplan und andere Beschaffungsprobleme zu verwalten. Insourcing ermöglicht es Unternehmen, schnell Taktiken zu ändern oder neue Technologien einzuführen.
Near-Sourcing: Manchmal finden Sie das, was Sie brauchen, vor Ihrer Haustür. Near-Sourcing beinhaltet den Kauf von lokalen oder regionalen Händlern. Aufgrund geringerer Versand- und Logistikkosten können Unternehmen hochwertige Waren zu niedrigeren Preisen kaufen. Near-Sourcing verringert die Abhängigkeit von internationalen Anbietern und bietet Unternehmen mehr Kontrolle über die Lieferkette.
LCCS: Einige Unternehmen senken die Produktionskosten, indem sie Waren aus Billiglohnländern im Ausland beziehen. Dieser Ansatz beinhaltet die Suche nach Lieferanten, die die Preisbedürfnisse erfüllen, indem sie die wirtschaftliche Stabilität und die Arbeitsmärkte dieser Regionen bewerten. Durch die Auslagerung der Produktion in Länder wie China, Indien, Mexiko, Vietnam und andere in Südamerika und Südostasien können Unternehmen Geld sparen und gleichzeitig die Qualität erhalten.
Globale Beschaffung: Die globale Beschaffung, wie LCCS, beinhaltet den Kauf von Waren und Dienstleistungen aus internationalen Quellen. Die globale Beschaffung hilft Unternehmen, billige Rohstoffe und Dienstleistungen zu beziehen. Entwickelte und aufstrebende Märkte können globale Beschaffungsunternehmen beherbergen. Sie bewertet auch die wirtschaftliche Stabilität und die Arbeitsmärkte, um die Preisvorgaben zu erfüllen.
Schritte zur Suche nach Lieferanten
1. Bedarfsermittlung
Eine Bedarfsanalyse bewertet die Anforderungen eines Unternehmens an Dienstleistungen oder Lieferungen, Liefertermine und Preiserwartungen. Sie beinhaltet auch den Vergleich von Anbietern, die diese Bedürfnisse erfüllen können. Das Verständnis dieser Anforderungen hilft bei der Auswahl des richtigen Anbieters.
2. Beurteilung des Marktes
Die Marktstudie ist ein weiterer wichtiger Schritt bei der Lieferantenauswahl. Sie informiert das Beschaffungsteam über Markttrends, Preisbenchmarking, Lieferzeiten und Marktführer. Die Marktstudie leitet die Lieferantenverhandlungen.
3. Festlegung von Lieferantenanforderungen
Jede Abteilung – Beschaffung, Recht, Sicherheit und Finanzen – sollte minimale Anforderungen an Lieferanten und Transaktionen haben. Kodieren Sie diese Table-Stakes-Elemente in einer Richtlinie, um die Lieferantensuche von dieser Basislinie aus zu starten. Lieferantenvoraussetzungen vereinfachen die Lieferantensuche und beschleunigen die Lieferantenauswahl und den Aufbau von Beziehungen.
4. Entwicklung einer Beschaffungsstruktur
Ein Rahmenwerk für die Lieferantenbeschaffung umreißt, wie Lieferanten ausgewählt und überprüft werden. Es berücksichtigt Faktoren wie geografische Lage, Volumenkapazitäten, Referenzüberprüfungen, Angebotsformate und Vertragsanforderungen. Durch die Befolgung eines strukturierten Prozesses stellen Sie sicher, dass jede Lieferantensuche eine konsistente Bewertungsmethode verwendet. Dieser Ansatz beseitigt Vermutungen und verhindert Verzögerungen bei der Lieferantenauswahl.
5. Lieferanten in die engere Wahl ziehen
Verfeinern Sie die Kandidaten, nachdem Sie Anbieter identifiziert und eine Beschaffungsmethodik erstellt haben. Untersuchen Sie bei der Auswahl von Lieferanten deren Fähigkeit, Ihre Voraussetzungen und Ihre Beschaffungsstruktur zu erfüllen. Bewerten Sie, wie gut jeder Lieferant zu den Werten Ihres Unternehmens passt. Es sollten mindestens drei tragfähige Angebote bewertet werden (die „drei Angebote und ein Kauf“-Technik).
6. Gründlich sein
Die Due Diligence hilft dem Team, einen zuverlässigen Anbieter auszuwählen, indem es alle notwendigen Informationen sammelt. Dieser Prozess deckt potenzielle Probleme des Anbieters auf, wie z. B. finanzielle Instabilität oder Rufschädigung. Um die Leistung zu beurteilen, überprüfen Sie Referenzen und lesen Sie Kundenrezensionen. Dies stellt sicher, dass der Anbieter Ihre Bedürfnisse erfüllen kann, und hilft, zukünftige Probleme zu vermeiden.
7. Wählen Sie einen Händler
Nachdem das Team Lieferantenangebote und Due-Diligence-Bewertungen gesammelt hat, wählt es den besten Anbieter aus. Erstellen Sie ein Punktesystem, um Lieferanten auf der Grundlage der Prioritäten Ihres Unternehmens zu bewerten, um Objektivität zu gewährleisten.
Die Einbeziehung verschiedener Interessengruppen in die Lieferantenauswahl kann ebenfalls hilfreich sein. Dies ermöglicht es jedem, Bedenken zu äußern und gehört zu werden, bevor er sich festlegt. Mehrere Perspektiven können auch ignorierte Nuancen oder Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken, bevor ein Anbieter ausgewählt wird.
8. Bedingungen vereinbaren
Nach der Auswahl eines Lieferanten verhandeln Sie Bedingungen und Preise mit klaren Zielen und Kommunikation. Detaillieren Sie die Dienstleistungen und Kostenvoranschläge, die das Unternehmen vom Lieferanten benötigt. Bereiten Sie alternative Optionen und Zeitrahmen vor, um die Debatte und Entscheidungsfindung zu beschleunigen. Fragen der Dienstleistungserbringung und der Qualität sollten auf dieser Ebene erörtert werden. Verhandlungen erfordern Kompromisse, also wissen Sie, was das Unternehmen aufgeben wird. Strategische Beschaffungsgespräche zielen auf eine Partnerschaft ab, nicht auf einen Sieg.
9. Vertrag unterzeichnen
Nach den Verhandlungen schreiben Sie einen Vertrag mit Bedingungen. Dieses Dokument sollte Dienstleistungen, Preise, Liefertermine und andere relevante Informationen auflisten. Das Verständnis der Verantwortlichkeiten und Erwartungen jeder Partei im Vertrag ist entscheidend. Um eine erfolgreiche und für beide Seiten profitable Beziehung zwischen Lieferant und Unternehmen aufzubauen und beide Parteien in Rechtsstreitigkeiten oder Streitigkeiten zu schützen.
10. Ergebnisse bewerten
Gemessene Dinge werden behandelt. Vergleichen Sie den Lieferantenpreis und die Leistung mit den Vertragsanforderungen. Regelmäßige Check-ins oder Meetings halten hohe Standards aufrecht und informieren beide Parteien über Entwicklungen. Beheben Sie Probleme sofort, um Dienstunterbrechungen zu minimieren. Um sich zu verbessern, berücksichtigen Sie das Feedback beider Parteien während des gesamten Prozesses.
Bewährte Verfahren für die Lieferantenbeschaffung
Die Befolgung bewährter Beschaffungsverfahren verbessert die Ergebnisse in verschiedener Hinsicht. Sie hilft bei der Auswahl und Bewertung von Lieferanten, der Gestaltung von Vereinbarungen und der Definition des langfristigen Erfolgs.
Verbessern Sie Ihre Beschaffung mit diesen fünf Methoden:
1. Definieren Sie die Bedürfnisse vor den Lieferanten
Es ist sinnvoll, den Beschaffungsprozess mit der Bewertung Ihrer Lieferantenbedürfnisse zu beginnen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Mindestanforderungen an Lieferanten, Projektbudgets, Leistungszeitpläne usw. zu dokumentieren.
Die Beschaffung kann Lieferanten anhand von Branchen- und Projektanforderungen in die engere Wahl ziehen. Jeder sollte den oben genannten Kriterien entsprechen. Das Due-Diligence-Team kann dann jede Alternative prüfen und einzigartige Qualitäten oder Boni berücksichtigen.
2. Berücksichtigen Sie den Gesamtwert.
Der Wert umfasst die Funktionen und Dienstleistungen eines Lieferanten, nicht nur den Preis. Ihr Unternehmen profitiert von Kundenservice, Bearbeitungszeiten, Materialien, Garantien, Innovation und Anpassung. Versuchen Sie, über die Basiskosten hinauszuschauen und Faktoren einzubeziehen, die sich auf das Endergebnis auswirken. Verwenden Sie diese Linse, um mit Lieferanten zu verhandeln oder bessere Optionen zu finden.
3. Kürzen und optimieren Sie Ihre Liste.
Die strategische Beschaffung spart Geld und baut Beziehungen auf. Das Führen einer kürzeren, bevorzugten Lieferantenliste ist ein Ansatz, um diese Vorteile zu erzielen. Eine Shortlist vereinfacht Verhandlungen, baut Vertrauen auf und ermöglicht schnelles Handeln. Optimieren Sie sie, indem Sie Händler mit wettbewerbsfähigen Preisen, hochwertigen Artikeln und großartigem Service und Reaktion einbeziehen.
4. Nachhaltigkeit berücksichtigen
Viele Unternehmen wünschen sich Nachhaltigkeit in der Lieferkette. Lieferanten, die recycelte Materialien, Fair-Trade-Arbeit oder Umweltkriterien verwenden, sind Beispiele. Nachhaltige Optionen sparen im Laufe der Zeit Geld und Ressourcen. Nachhaltige Praktiken stärken auch die weltweite wirtschaftliche Verantwortung des Unternehmens. Unternehmen können Geld sparen, Ressourcen schonen und ihren Ruf verbessern, indem sie nachhaltige Lieferanten auswählen.
5. Leistung regelmäßig messen.
Programme zur Lieferantenbeschaffung benötigen eine regelmäßige Messung der Lieferantenleistung. Die Bewertung der Produktqualität, der Reaktionsfähigkeit, der Nachhaltigkeit und des Kundenservice der Lieferanten stellt sicher, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen und einen Mehrwert schaffen. Die Beobachtung von Veränderungen hilft, die Leistung zu antizipieren und Lieferanten auszuwählen. Identifizieren Sie die Schwächen der Lieferanten und entwerfen Sie einen Kommunikationsplan, um die Beziehungen zu verbessern.
