Das Vertragsmanagement optimiert die Unternehmensleistung und reduziert Risiken, indem es Verträge erstellt, ausführt und bewertet.
Das Vertragsmanagement ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Rechtsverbindliche Verträge legen die Beziehungen eines Unternehmens zu Stakeholdern, Preisstrukturen, Aufgabenumfang, Rechte und Pflichten, Projektzeitpläne, Garantiebedingungen usw. fest. Verträge sind von zentraler Bedeutung. Ein gutes Vertragsmanagement (CM) kann daher den Erfolg einer Organisation steigern, während ein unstrukturiertes Vertragsmanagement das Unternehmen betrieblichen und finanziellen Risiken aussetzt.
Definition von Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement umfasst die Überwachung rechtsverbindlicher Vereinbarungen von Anfang bis Ende. Die Aktivitäten können je nach Person, die die jeweilige Phase verwaltet, administrativ oder strategisch sein. Ein gutes Vertragsmanagement hilft Organisationen, die Vorteile von Vereinbarungen zu maximieren und die Leistung zu verbessern.
Die Rolle des Vertragsmanagements verändert sich. Vertragsmanagement bedeutet zunehmend, Einblicke in alle Phasen des Vertragslebenszyklus zu gewinnen. Das bloße Einreichen von Unterlagen reicht nicht mehr aus. Unternehmen nutzen Contract Lifecycle Management (CLM)-Software, um die Leistung zu steigern und Ziele zu erreichen. Eine Gartner-Studie ergab, dass sich CLM von einem operativen Aufzeichnungssystem zu einem unternehmensweiten Kernsystem entwickelt, das Geschäftsrisiken, Ausgaben und die Maximierung von Einnahmen adressiert.
Effektives Vertragsmanagement im Einkauf
Das Vertragsmanagement ist von zentraler Bedeutung, da die Art und Weise, wie Sie Ihre Verträge von Anfang bis Ende handhaben, deren Ergebnis beeinflusst. Die CLM-Methode hilft Organisationen, die Vorteile von Verträgen zu maximieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die Interaktionen mit Dritten zu kontrollieren.
Ein standardisiertes und kollaboratives Vertragsmanagement in den Einkaufsprozessen Ihres Unternehmens ist unerlässlich, da es die Stakeholder zusammenbringt. Ihr Unternehmen kann erwarten, seine Ziele zu erreichen und seine Position zu stärken.
Die Vertragsmanagementstrategie stellt sicher, dass die Einkaufsziele erreicht werden. Dabei können verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, einschließlich der Wertschöpfung, Leistungsmessung, Risikoreduzierung, Klarheit der Rollen, Lieferantenbeziehungen und Qualitätssicherung.
Das Vertragsmanagement im Einkauf stellt sicher, dass ein Vertrag innerhalb der festgelegten Zeitrahmen, gemäß den Leistungsstandards, fehlerfrei und zu den vereinbarten Kosten/Preisen erfüllt wird.
Vorteile des Vertragsmanagements im Einkauf
Durch die Digitalisierung und Speicherung in einem einzigen Repository ermöglicht das Vertragsmanagement im Einkauf den Stakeholdern, einschließlich der Rechts- und Compliance-Abteilungen, Verträge zu durchsuchen und zu überprüfen, ohne manuell durch Berge von Papierdokumenten gehen zu müssen. Das Vertragsmanagement im Einkauf beschränkt den Zugriff auf Verträge auf autorisiertes Personal und erhöht so die Sicherheit.
Es erinnert außerdem wichtige Kontakte daran, wenn Vertragsablaufdaten näher rücken, sodass Unternehmen ihre Verträge neu verhandeln oder kündigen können und so vermeiden, in Verträge eingebunden zu werden, die sich automatisch zu ungünstigeren Konditionen verlängern. Durch die Integration des Vertragsmanagements mit anderen Finanz- oder Beschaffungstools können Unternehmen Lieferantenausgaben nachverfolgen.
Hilft dem Unternehmen
Ein effektives Vertragsmanagement strukturiert Unternehmensziele, Prozesse und Vorgaben, um den Betrieb zu vereinfachen und den Erfolg zu analysieren. Vertragsmanagement kann auch Möglichkeiten aufzeigen, den Umsatz zu steigern und die Ausgaben zu senken.
Verbessert den Betrieb
Die besten Vertragsmanagementlösungen nutzen Tools oder Programme zur Automatisierung des Vertragsmanagements. Durch das Eliminieren manueller Aufgaben wird die Produktivität gesteigert und Fehler reduziert. Mitarbeiter können sich auf strategische Aufgaben wie die Leistungsbewertung und -entwicklung im Vertragsmanagement konzentrieren.
Erhöht die Ausgabentransparenz und reduziert unkontrollierte Ausgaben
Das Vertragsmanagement organisiert die Beziehungen einer Organisation zu den Stakeholdern, insbesondere den Lieferanten, um Transaktionen und Leistungsnachverfolgung zu vereinfachen. Es erhöht die Transparenz der Ausgaben und der finanziellen Mittel. Erhöhte Ausgabentransparenz kann unkontrollierte Ausgaben, ein großes Problem für viele Organisationen, begrenzen. Durch ein Vertragsmanagementsystem kann Ihr Unternehmen Geld sparen.
Erhöht die Sichtbarkeit von Lieferanten
Die meisten Unternehmen sind heutzutage auf Lieferanten angewiesen, um Waren und Dienstleistungen zu erhalten, die für den Betrieb notwendig sind. CM erleichtert die Nachverfolgung von Lieferanten, die Überwachung ihrer Leistung anhand von Vertragskriterien und die Analyse von Lieferantenrisiken. Es hilft, langfristige, für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaften mit Lieferanten aufzubauen.
Fördert und verbessert die Compliance
Mit einem Vertragsmanagement-Rahmenwerk, das die Bedingungen, Anforderungen und Prozesse festlegt, halten sich wichtige Stakeholder besser an die Vorgaben. Ein Anstieg der Compliance reduziert stets die Unternehmensrisiken.
Best Practices für Vertragsmanagement
Ein effektives Vertragsmanagement erfordert einen strukturierten Ansatz. Einige Tipps für Best Practices:
- Ziele und Umfang festlegen
Vor der Umsetzung müssen die Ziele und der Umfang des Vertrags definiert werden. Dazu gehören die Ziele der Vereinbarung, die erwarteten Ergebnisse und die Verantwortlichkeiten der beteiligten Parteien. Ein klar definierter Vertragsumfang reduziert Missverständnisse und Probleme in der Zukunft. - Sorgfalt walten lassen
Vereinbarungen sollten kurz und in klarer Sprache verfasst sein. Die Bedingungen sollten Beschränkungen und Ausschlüsse genau klären. Klare Vereinbarungen verbessern die Kommunikation und reduzieren Konflikte. - Vertragskonformität überwachen und durchsetzen
Effektives Vertragsmanagement erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Durchsetzung. Es ist notwendig, die wichtigsten Leistungskennzahlen zu überwachen und Probleme schnell zu beheben. Durch die Überwachung und Durchsetzung können rechtliche und finanzielle Risiken verringert und die Einhaltung der Vertragsbedingungen sichergestellt werden. - Vertragsauflösungsverfahren festlegen
Verträge können aus verschiedenen Gründen beendet werden: Abschluss des Projekts, Ablauf der Laufzeit oder Vertragsverletzung. Ein geeignetes Verfahren zur Vertragsbeendigung, einschließlich Kündigungsfristen, Streitbeilegungsoptionen und Rückgabe von Eigentum oder Informationen, ist unerlässlich. Eine ordnungsgemäße Vertragsauflösung erleichtert den Übergang und minimiert rechtliche und finanzielle Probleme.
Tools und Technologien für Vertragsmanagement
Vertragslösungen vereinfachen das Vertragslebenszyklusmanagement durch spezielle Software. Einige Systeme automatisieren die Vertragserstellung, Genehmigungen, Ausführung und Nachverfolgung. Unternehmen können kostspielige Fehler vermeiden, indem sie diese Aktivitäten automatisieren.
Vertragsmanagementsysteme eliminieren manuelle Arbeit und bieten alle notwendigen Funktionen an einem zentralen Ort.
Automatische Vertragserstellung
Die manuelle Vertragserstellung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Automatisierte Vertragserstellung spart Arbeit und gewährleistet Genauigkeit, insbesondere wenn Sie regelmäßig mehrere Verträge erstellen.
Genehmigungsprozess
Der Genehmigungsprozess kann automatisiert werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Vorgabeworkflows automatisieren den Prozess und stellen sicher, dass alle wichtigen Parteien Zugang zu den Verträgen im richtigen Moment haben. Software kann auch Versionen nachverfolgen, sodass Sie frühere Dokumente leicht abrufen und sicherstellen können, dass alle Beteiligten die gleiche Version für das Endergebnis verwenden.
Elektronische Signaturen und Vertragserfüllung
Nach der rechtlichen Genehmigung wird der Vertrag durch Unterschrift ausgeführt. Moderne Vertragsmanagementsoftware ermöglicht eine automatische Nachverfolgung von unterschriebenen Verträgen und den Einsatz von E-Signaturen, was den Prozess erheblich beschleunigt.
Vertragsverfolgung und Verpflichtungsbenachrichtigungen
Ein gutes Vertragsmanagementsystem bietet Berichte über anstehende Fristen, Zahlungsfälligkeiten und Vertragsverlängerungen. Das System erinnert an alle wichtigen Meilensteine, sodass nichts vergessen wird.
Zentrales Vertragsarchiv
Mit Vertragsmanagementsoftware sind alle Dokumente an einem zentralen Ort und jederzeit zugänglich. Ein zentrales Archiv ermöglicht es, Klauseln oder bestimmte Begriffe in allen Verträgen zu durchsuchen, was die Handhabung erleichtert.
Höchste Sicherheit
Verträge enthalten sensible Informationen, die geschützt werden müssen. Suchen Sie nach Vertragsmanagementsoftware, die hervorragende Sicherheitsfunktionen bietet, wie z. B. rollenbasierte Zugriffskontrolle, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung.
Vereinfachte Suche
Vertragsmanagementsysteme ermöglichen eine schnelle und einfache Suche nach allen Vertragsdaten. Moderne Software verwendet optische Zeichenerkennung (OCR), um Vertragsinhalte durchsuchbar zu machen, selbst wenn sie ursprünglich nicht digital erstellt wurden.
Einfache Integration
Vertragsmanagementsoftware sollte sich nahtlos in andere Technologien wie E-Signatur-Dienste oder CRM-Software integrieren lassen, um den gesamten Beschaffungslebenszyklus zu unterstützen und die Verwaltung zu vereinfachen.
Vertragsgrundlagen: Was sind sie?
Auch wenn es neue und bessere Prozesse für Vertragsmanagement gibt, ändern sich die sechs wesentlichen Vertragselemente nicht:
- Angebot
Beschreibung der Ziele und Verantwortlichkeiten. - Annahme
Zustimmung zu den Bedingungen des Angebots. - Bewusstsein
Anerkennung des Vertragsinhalts. - Gegenleistung
Der Wert der vertraglich vereinbarten Produkte und Dienstleistungen
