Einführung
Die Komplexität des Procure-to-Pay (P2P)-Prozesses kann eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere für Unternehmen, die noch auf veraltete Systeme zurückgreifen. Der traditionelle Ansatz, der oft durch Ineffizienz und manuelle Handhabung beeinträchtigt wird, kann die Produktivität behindern und die Kosten in die Höhe treiben.
Mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftswelt ist die Integration einer modernen, cloudbasierten Procure-to-Pay-Lösung unerlässlich.
Dieser Leitfaden zeigt auf, wie moderne P2P-Software Ihre Beschaffungsvorgänge revolutionieren kann, und bietet Strategien zur Steigerung der Effizienz und zur Förderung des Geschäftserfolgs.
Ein Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung
Purchase-to-pay (P2P) ist ein Verfahren, mit dem Unternehmen Waren und Dienstleistungen von externen Anbietern kaufen. Von der Ermittlung des Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen bis zur Bezahlung der Lieferanten umfasst P2P mehrere Schritte. Dieser wichtige Unternehmensprozess rationalisiert die Beschaffung, kontrolliert die Kosten und verwaltet die Lieferanten.
Abhängig von den organisatorischen Abläufen und der Nachfrage führen die Beschaffungsverantwortlichen die wichtigsten Procure-to-Pay-Schritte durch. Kissflow Procurement Cloud hilft dabei. Ihr Ablauf kann auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden.
Vom Kauf bis zur Zahlung Schritte:
1) Den Bedarf ermitteln
In der ersten Phase des Procure-to-Pay-Verfahrens werden die geschäftlichen Anforderungen mit funktionsübergreifenden Interessengruppen definiert. Die Beschaffungsteams erstellen nach der Bedarfsermittlung hochrangige Spezifikationen, Aufgabenbeschreibungen und Arbeitsbeschreibungen.
2) Anforderungsschreiben erstellen
Die Erstellung einer Bestellanforderung erfolgt nach der Fertigstellung der Spezifikation/TOR/SOW. Ein Anforderer reicht ein ausgefülltes Bestellanforderungsformular ein, nachdem er die administrativen Anforderungen erfüllt hat. Bestellanforderungen können für normale Einkäufe, Unteraufträge und Konsignationen erstellt werden.
3) OK Kauf erforderlich
Die Abteilungsleiter oder Beschaffungsbeauftragten analysieren die Bestellanforderungen. Nach Prüfung des Bedarfs, des Budgets und der Form können die Genehmiger eine Bestellanforderung genehmigen oder ablehnen. Unvollständige Bestellanforderungen werden abgelehnt und an den Initiator zurückgeschickt.
4) PO/Stichprobenkauf
Spontankäufe können für nicht verwaltete Kategoriekäufe, einmalige Käufe oder Waren mit geringem Wert durchgeführt werden. Ansonsten basieren die Bestellungen auf genehmigten Bestellanforderungen.
5) Genehmigung der Bestellung
Bestellungen durchlaufen jetzt eine Genehmigungsschleife, um die Spezifikationen zu überprüfen. Nach der Genehmigung werden die Bestellungen an die Lieferanten gesendet. Die Lieferanten können die Bestellung nach Prüfung genehmigen, ablehnen oder verhandeln. Die Genehmigung einer Bestellung durch einen Beamten schafft einen verbindlichen Vertrag.
6) Waren entgegennehmen
Der Käufer prüft die gelieferten Waren/Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den Vertragsanforderungen entsprechen. Die Anforderungen des Kaufvertrags oder der Bestellung bestimmen, ob der Wareneingang genehmigt oder verweigert wird.
7) Ergebnisse der Lieferanten
Die Daten aus der vorangegangenen Phase werden zur Bewertung der Lieferantenleistung herangezogen. Qualität, Termintreue, Service, Vertragstreue, Reaktionsfähigkeit und Gesamtbetriebskosten. Vorhandene Dienstpläne und Informationssysteme erfassen Nichterfüllung.
8) Rechnung in der Beschaffung zur Zahlung freigeben
Nach der Genehmigung erfolgt ein dreifacher Abgleich zwischen der Bestellung, der Lieferantenrechnung und dem Wareneingang. Wenn es keine Probleme gibt, wird die Rechnung akzeptiert und zur Zahlung an die Finanzabteilung weitergeleitet. Wenn die Rechnung nicht korrekt ist, wird sie mit einer Begründung an den Verkäufer zurückgewiesen.
9) Zahlung an Lieferanten
Nach Erhalt einer genehmigten Rechnung bearbeitet das Finanzteam die Zahlungen gemäß dem Vertrag. Dabei werden Vertragsrevisionen und Bewertungen der finanziellen Sicherheiten berücksichtigt. Zahlungen an Lieferanten können als Vorauszahlung, Teilzahlung, Abschlags- oder Ratenzahlung, Abschlusszahlung oder Einbehalt erfolgen.
Bewährte Praktiken im Beschaffungs- und Zahlungsprozess
Im Folgenden werden fünf bewährte P2P-Verfahren vorgestellt, die Unternehmen dabei helfen können, die Effizienz und Effektivität ihrer Beschaffungsprozesse zu verbessern:
- Purchase-to-pay-Software
- Gewährleistung von Transparenz
- Stärkere Einbeziehung der Lieferanten.
- Bestand optimieren
- Rationalisierung der Vertragsverwaltung.
Wie kann Procure-to-Pay-Software den Einkauf rationalisieren?
Laut Gartner werden bis 2025 über 50 % der Unternehmen weltweit eine Cloud-basierte Procure-to-Pay-Suite nutzen.
Im Folgenden werden Techniken zur Verbesserung der Effizienz des Einkaufs beschrieben.
1. Antrag auf Beschaffung und Genehmigung
Digitale Procure-to-Pay-Software ordnet Kaufanträge für Beteiligte und Genehmigende, wodurch E-Mail-Threads vermieden werden.
2. PO-Management in der Beschaffung bis zur Bezahlung
Die meisten Procure-to-Pay-Lösungen erzeugen aus genehmigten Bestellanforderungen Bestellungen und starten den Versand der Bestellungen. Sie können mehrere Batch-Bestellungen an einen Lieferanten übermitteln oder mehrere Bestellungen aus einem PR erstellen.
3. Digitale Verwaltung von Anbietern
Die Digitalisierung des Lieferantenmanagements verändert die Art und Weise, wie Ihr Beschaffungsteam die Lieferanten bewertet. Eine gute Procure-to-Pay-Technologie macht die Auswahl eines Lieferanten auf der Grundlage von Leistung, Preisgestaltung, Rabatten, Einhaltung von Lieferterminen und Richtlinien unkompliziert!
4. Rechnungsabgleich in Procure to Pay
Die Kissflow Procure-to-Pay-Software Procurement Cloud ermöglicht den dreifachen Abgleich, die Rechnungsfreigabe, das Ausnahmemanagement und die Integration mit elektronischen Zahlungen und Kreditorenbuchhaltungssystemen, um einen reibungslosen Einkauf zu gewährleisten.
5. Einblicke des Käufers
Mit Hilfe von Berichten und Analysen zur Automatisierung können Sie Erfolge und Misserfolge erkennen, was sehr gut ist. Es bietet vollständige Prozesstransparenz. So können Sie mit benutzerdefinierten Berichten und Analysen schnell den Auftragsstatus, Leistungsindikatoren der Lieferanten und vieles mehr überprüfen.
Fazit
Die Einführung eines hochmodernen Procure-to-Pay-Systems ist mehr als nur ein technologisches Upgrade; es ist ein strategischer Schritt in Richtung optimierter Abläufe und Kosteneffizienz. Durch den Einsatz fortschrittlicher Softwarelösungen können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse vereinfachen, von der Bestellanfrage bis zur Rechnungsverwaltung.
Der Einsatz dieser modernen Tools gewährleistet nicht nur eine verbesserte betriebliche Effizienz, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil auf dem dynamischen Markt von heute. In dem Maße, wie sich Unternehmen auf digitale Lösungen verlagern, werden die Vorteile eines gut implementierten P2P-Systems immer deutlicher und ebnen den Weg für eine verbesserte Beschaffungsleistung und einen größeren Unternehmenserfolg.
