Der Procure-to-Pay (P2P)-Prozess: Ein umfassender Überblick

Procure-to-pay (P2P) ist der durchgängige Einkaufsprozess eines Unternehmens. Wenn jemand im Unternehmen Waren oder Dienstleistungen benötigt, beginnt das P2P-Verfahren und endet mit der Bezahlung der Rechnung. Einfach, oder?

Es ist komplizierter als das Durchziehen einer Kreditkarte.

Requisition, approval, PO generation, collection and confirmation of products or services, invoice matching, and payment processing are all essential steps in a mature procurement process.

P2P integriert diese Vorgänge, um den Beschaffungszyklus zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, damit die Mitarbeiter besser, schneller und intelligenter arbeiten können.

In diesem Beitrag wird erklärt, warum Procure-to-Pay für Unternehmen wichtig ist, welche Probleme damit verbunden sind und wie fortschrittliche Beschaffungslösungen wie Zip eingesetzt werden können, um Abläufe zu beschleunigen und schneller zu wachsen.

Das werden Sie: nach der Lektüre dieses Artikels.

• Erfahren Sie mehr über Procure-to-Pay (P2P) und seine Phasen.
• Warum P2P für Ihr Unternehmen wichtig ist
• Erfahren Sie, wie Sie die Effizienz von P2P-Prozessen messen und welche KPIs Sie verwenden sollten.
• Identifizierung von P2P-üblichen Schwierigkeiten und Lösungen.
• Erfahren Sie, wie Automatisierungssoftware Ihren P2P-Betrieb verbessern kann und auf welche Funktionen Sie achten sollten.
• Entdecken Sie die besten P2P-Praktiken und wie Sie sie anwenden können.
• Entdecken Sie die Zukunft von P2P und wie Sie sich darauf vorbereiten können.

Was sind die Schritte von der Beschaffung bis zur Bezahlung?

Der P2P-Prozess erleichtert den effizienten Erwerb von Waren und Dienstleistungen durch miteinander verknüpfte Prozesse. Bitte lassen Sie mich jeden Schritt des Kaufprozesses erklären.

Erforderliche Identifizierung

Ganz einfach: Sie brauchen etwas, also kaufen Sie es!

Procure-to-Pay beginnt mit der Bedarfsermittlung. Jemand – ein Mitarbeiter, ein Abteilungsleiter oder ein Beschaffungsexperte – entscheidet, dass ein Projekt, eine Kampagne, ein Vertrag oder eine andere Initiative Produkte oder Dienstleistungen benötigt. Starten Sie den P2P-Zyklus!

Eine Anfrage stellen

Der Zyklus beginnt mit einer formellen Kaufanfrage oder Bestellanforderung. Die Anfrage enthält in der Regel den Namen des Artikels, die Menge, den Preis, den Lieferanten und das gewünschte Lieferdatum. Eine beschaffungsspezifische Bedarfsanforderungsumgebung kann diesen ersten Eingang verarbeiten, aber junge Unternehmen machen das manchmal manuell.

Genehmigung von Anordnungen

Nach der Einreichung durchläuft die Bestellanforderung eine Genehmigungssequenz, die festlegt, wer den Kauf genehmigen muss.

Vorgesetzte oder Manager können bei der Bewertung der Anfrage Geld, Dringlichkeit und die Einkaufsrichtlinien des Unternehmens berücksichtigen. Dieser Prozess kann in automatisierten Systemen schnell, in manuellen oder halbautomatischen Systemen jedoch langsam sein.

Einkaufsbestellung

Bestellungen werden nach der Genehmigung der Bestellanforderung erstellt. Mit diesem offiziellen Dokument wird die Lieferantenbestellung genehmigt. Die Bestellung enthält dieselben Informationen wie die Bestellanforderung sowie die Einkaufsbedingungen.

Ein PO bindet den Verkäufer und den Käufer rechtlich an seine Bestimmungen.

Erhalt von Waren oder Dienstleistungen

Der Verkäufer muss die Produkte oder Dienstleistungen nach Erhalt der Bestellung gegen Quittung liefern. Die Artikel werden bei ihrer Ankunft auf Qualität, Menge und Übereinstimmung mit der Bestellung geprüft. Unstimmigkeiten müssen vor der Weiterverarbeitung geklärt werden.

Empfang von Rechnungen

Der Verkäufer stellt dem Käufer (Ihnen!) eine Rechnung aus. Die Rechnung kann per Post, E-Mail, Portal, EDI oder XML eingehen. In der Rechnung werden die Bestellnummer, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Lieferant, der Artikel, der endgültige Kaufpreis und die Zahlungsbedingungen überprüft.

Genehmigung der Rechnung (der “Drei-Wege-Abgleich”)

Durch einen Abgleich- und Genehmigungsprozess wird überprüft, ob die Rechnung mit der Bestellung und der GRN oder SES übereinstimmt.

Beim “Dreifachabgleich” werden Fakten aus der Bestellung, dem Lieferschein und der Lieferantenrechnung abgeglichen. Wenn alle drei Dokumente eintreffen

Der Abgleich kann manuell oder automatisch erfolgen, je nach Genauigkeit und Automatisierung. Je nach Verfahren können derselbe oder verschiedene Genehmigende die Bestellanforderung genehmigen.

Zahlung an Lieferanten

Die Kreditorenbuchhaltung bezahlt den Lieferanten nach einem dreifachen Abgleich. Die Zahlung per elektronischer Überweisung, Kredit oder Scheck erfolgt gemäß den Bedingungen der Bestellung und der Rechnung.

Aufzeichnen und Analysieren

Die letzte Phase besteht darin, alle P2P-Transaktionen und Dokumente zu erfassen und zu analysieren, um Erkenntnisse und Verbesserungen zu gewinnen.

Wenn Sie die einzelnen Schritte des P2P-Zyklus verstehen, können Sie die Effizienz der Beschaffung steigern und die Reibungsverluste in Ihrem Unternehmen verringern.

Die Bedeutung von Procure-to-Pay

Denken Sie daran, dass diese P2P-Methode strategisch ist und die Unternehmensleistung beeinflussen kann.

Eine prozessorientierte P2P-Strategie hat zwei wesentliche Vorteile:

Besseres Verständnis des Beschaffungsprozesses

Mit einem umfassenden Überblick über Ihre Ausgaben können Sie Einsparungs-, Optimierungs- und Innovationsmöglichkeiten finden. Überwachen und vergleichen Sie Anbieter, Verträge und Compliance.

Einhaltung der Vorschriften und Ausgabenkontrolle

Eine standardisierte und automatisierte P2P reduziert Fehler, Betrug und Gefahren. Da alle Daten erfasst werden und für strategische Maßnahmen bereitstehen, können Sie Ihre Richtlinien und Vorschriften durchsetzen.

Wie kann man die Effizienz von P2P-Prozessen bewerten?

‍Wenn Sie die Ergebnisse nicht messen und für den P2P-Erfolg optimieren, warum machen Sie sich dann die Mühe?

Sie müssen die wichtigsten und zuverlässigsten KPIs verwenden, um Ihren P2P-Betrieb zu analysieren und zu verbessern. Die Leistung von P2P-Workflows wird in der Regel anhand dieser Kennzahlen gemessen:

1. Durchschnittliche Bestellungsbearbeitung

Dies ist die durchschnittliche Zeit für die Bearbeitung einer Bestellung von der Anforderung bis zur Ausgabe. Gemessen werden Geschwindigkeit und Flexibilität Ihres P2P-Prozesses. Weniger Zeit ist gut!

2. Bearbeitungszeit der Rechnungen

Verfolgen Sie, wie lange es dauert, eine Rechnung vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung durch den Lieferanten zu bearbeiten. Es bewertet die P2P-Genauigkeit und die Automatisierung. Eine niedrige Bearbeitungszeit kommt allen zugute.

3. Verwaltete Ausgaben

SUM ist der Prozentsatz der von der Beschaffung verwalteten Ausgaben. Er bewertet die P2P-Sichtbarkeit und -Kontrolle. Erhöhen Sie diesen Prozentsatz.

4. Umgewandelte Ersparnisse

Sie haben Geld gespart, indem Sie bessere Lieferantenpreise, Konditionen und Rabatte ausgehandelt haben. Der Wert und die Auswirkungen Ihres P2P-Prozesses werden gemessen. Je mehr Einsparungen, desto besser.

5. Ausfallquote der Lieferanten

Die Fehlerquote Ihrer Lieferanten ist der Prozentsatz der Bestellungen, die mit Fehlern, beschädigten Waren oder verspäteten Lieferungen eingehen. Wenn dieser Prozentsatz nicht sehr niedrig ist, ist Ihre P2P- oder Lieferkette mangelhaft.

Was sind die P2P-Herausforderungen?

P2P hat in der heutigen schnelllebigen und sich ständig verändernden Unternehmenswelt einige Hürden zu überwinden. Hier sind einige häufige P2P-Probleme:

Daten- und Toolsilos

Viele Unternehmen verwenden Tabellenkalkulationen, E-Mails, Papierformulare und ältere Software für P2P. Manuelle Prozesse führen zu isolierten und inkonsistenten Daten, was die Transparenz, Zusammenarbeit und Effizienz beeinträchtigt.

Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften

Sich ändernde interne und externe Normen und Vorschriften beeinflussen die P2P-Prozesse wachsender Organisationen. Die Einhaltung dieser sich ständig ändernden Vorschriften ist schwierig und teuer.

Einbindung und Verwaltung von Lieferanten

In dem Maße, in dem Unternehmen mit immer mehr verschiedenen Lieferanten zusammenarbeiten, ist eine effektive Einbindung und Verwaltung der Lieferanten erforderlich.

Ohne eine KI-gestützte Lösung für das Lieferantenmanagement kann das Onboarding und die Verwaltung von Lieferanten zeitaufwändig und kompliziert sein.

Verfolgung und Analyse der Ausgaben

Einige Unternehmen, die gerade erst mit ihrem P2P-Prozess beginnen, können Ausgabendaten nicht erfassen, aggregieren oder analysieren. Dies behindert den Einblick, die Möglichkeiten und die Entscheidungsfindung.

Wie die P2P-Automatisierung helfen kann:

Standardisierung der Arbeitsabläufe

Sie können P2P-Verfahren wie Genehmigungsregeln, Routing-Logik und Fehlerbehandlung standardisieren. Das steigert die Effizienz, die Compliance und die Einheitlichkeit.

Verbesserte Workflow-Transparenz und -Analyse

Automatisierungssoftware hilft bei der Zentralisierung Ihrer P2P-Genehmigungsverfahren, einschließlich Bestellanforderungen, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und Lieferanteninformationen.

Reduzieren Sie die Durchlaufzeiten, leiten Sie Anfragen an die richtigen Unterteams weiter, und wählen Sie die Genehmiger dynamisch aus, indem Sie Warteschlangen und Benutzerhierarchien verwenden – Ihre Arbeitsabläufe können so automatisiert werden, wie Sie möchten.

Verwalten von Dokumenten

Mit der Prozessautomatisierung fließen Daten und Dokumente mühelos durch die verschiedenen Phasen des P2P-Zyklus. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Papierkram fehlt, und die Beschaffung wird effektiver und schneller.

Verbessertes Lieferanten-Onboarding

In einer einzigen automatisierten Arbeitsumgebung werden die Daten der Lieferanten zentralisiert, einschließlich Dokumentation, Bewertungen, Risikobewertungen, Zahlungen und Kosten.

Daten und Unterlagen sind mit automatischer Aufgabenplanung in einem zentralen System verfügbar, so dass alle Beteiligten den Überblick behalten.

Integrationen

Schließlich kann die Automatisierung Ihren P2P-Prozess mit ERP-, CRM- und Buchhaltungsanwendungen kombinieren. Verknüpfen Sie Ihren IT-Stack schnell und ermöglichen Sie den Beteiligten, Anfragen zu bewerten und die von ihnen gewählten Tools zu nutzen.

Bewährte Praktiken bei der Beschaffung bis zur Bezahlung

Nachdem Sie den Procure-to-Pay-Zyklus und die Vorteile der Automatisierung verstanden haben, sollten Sie ihn effizient durchführen. Im Folgenden finden Sie Best Practices für die Optimierung Ihres P2P-Workflows.

Klar definierte Vergabeverfahren

Ohne klare und definierte Beschaffungsrichtlinien und -verfahren, die Ihren P2P-Prozess regeln, könnte Ihr Team Regeln und Verpflichtungen falsch interpretieren.

Kommunikation und Schulung der Beteiligten in Bezug auf diese Regeln und Verfahren und Gewährleistung der Einhaltung aller Probleme, die den Prozess verzögern könnten.

Zentrale Verwaltung der Beschaffung

Die Zentralisierung von Beschaffungsverfahren und Daten auf einer einzigen Plattform zur Erleichterung von P2P ist optimal. Effizienz, Teamarbeit und Transparenz sind enorme Vorteile.

Nachdem Lattice, der führende Anbieter von HR-Software, seinen Beschaffungsprozess auf eine einzige Wahrheitsquelle umgestellt hatte, konnten die Arbeitsabläufe erheblich verbessert werden.

Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest und handeln Sie günstige Konditionen aus.

Legen Sie mit Ihren Lieferanten eindeutige Zahlungsbedingungen fest und handeln Sie gegebenenfalls günstige Zahlungsbedingungen aus.

Verhandeln Sie Frühzahlungsrabatte, verlängerte Zahlungsfristen und flexible Zahlungsoptionen, um den Cashflow, das Betriebskapital und die Lieferantenbeziehungen zu optimieren.

Verfolgen und Analysieren von Beschaffungsdaten

Schließlich müssen Sie die Beschaffungsdaten während des gesamten P2P-Prozesses verfolgen und analysieren – wozu sonst die Mühe?

Sie können jetzt Herausforderungen bei der Beschaffung vorhersehen und lösen.