Purchasing chaos and budget overruns is a continuous process in an organisation, but creating a structured procurement process takes time. If your accounting team is always rushed and stakeholders have to chase after supply orders, it’s time to improve your procurement methods. To improve the procurement process you can start by strengthening the company’s purchase order processing procedures. Procurement can reap numerous advantages by implementing a purchase order (PO) process that is more organised and efficient. To enhance budgeting and purchasing standards, it enables the business to use procurement data, formalises spending guidelines, and aids in justification for purchases.
Wir behandeln alle Informationen, die Sie benötigen, um die Effizienz Ihrer Bestellabwicklungstechniken heute zu maximieren:
- Was ist Bestellabwicklung?
- Warum ist die Bestellabwicklung wichtig?
- Was sind die 7 Schritte der Bestellabwicklung?
- Best Practices in der Bestellabwicklung
- Vorteile der Automatisierung der Bestellabwicklung
Was ist Bestellabwicklung?
Die Bestellabwicklung ist der Prozess der Auswahl, Genehmigung, Bestellung, Ausführung und Verfolgung von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen von Lieferanten. Sie wird vom Team der Einkaufs- oder Buchhaltungsabteilung bearbeitet. Der Bestellabwicklungsprozess umfasst die Bestätigung der Verfügbarkeit von Waren oder Dienstleistungen, die Bereitstellung von Geldern für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die Information der Lieferanten über die Spezifikationen und die Sicherstellung, dass die bestellten Artikel präzise geliefert werden.
Wenn das Unternehmen Waren organisiert und methodisch beschafft, funktioniert dieser Bestellprozess optimal. Stakeholder verfügen über die notwendigen Ressourcen, um die richtigen Artikel gemäß den Einkaufsrichtlinien zu bestellen, wenn ein Prozess gut strukturiert ist. Er bietet die notwendige Struktur zur Genehmigung von Käufen und zur Fertigstellung der für die Erfüllung erforderlichen Dokumentation. Alle Käufe werden während des Prozesses ebenfalls erfasst. Sie dienen der Ausgabenplanung, -analyse und zukünftigen Aufzeichnungen.
Der Unterschied zwischen Bestellanforderung und Bestellung
Im Beschaffungsprozess haben sowohl Bestellungen als auch Bestellanforderungen unterschiedliche Zwecke, auch wenn sie häufig synonym verwendet werden.
- Eine Bestellanforderung, die auch als Antragsformular bezeichnet wird, ist ein internes Dokument, das zur Beantragung der Genehmigung für den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen verwendet wird. Typischerweise wird sie vom Abteilungsleiter unterzeichnet und dann zur Überprüfung und Bearbeitung an das Beschaffungsteam gesendet.
- Eine Bestellung hingegen ist ein externes Dokument. Sie fungiert als verbindliche rechtliche Vereinbarung zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Sie enthält alle Details der Bestellung. Zu den wichtigsten Details gehören die Kosten, die Menge, das Lieferdatum und die Zahlungsbedingungen.
Beide optimieren die Beschaffungsprozesse innerhalb von Unternehmen. Sie erleichtern die effiziente Bestellung, Abwicklung und Verfolgung von Lieferungen.
Die Bedeutung der Bestellabwicklung
Der Einkauf ist der größte Kostenfaktor im Unternehmen. Über 20 bis 30 Prozent des Gesamtumsatzes werden als indirekte Kosten für den Einkauf ausgegeben. Das Beschaffungsteam bearbeitet Hunderte oder Tausende von monatlichen Einkäufen. Ein effektiver Bestellprozess ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg und die Kosteneffizienz Ihres Unternehmens, da so viele bewegliche Teile erforderlich sind, um die Beschaffung reibungslos zu gestalten.
Was sind die 7 Schritte der Bestellabwicklung?
1. Ermittlung der benötigten Artikel
Sie fragen sich, was der erste Schritt bei der Bestellabwicklung ist? Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was Sie kaufen müssen. Stakeholder sollten verschiedene Anbieter prüfen, um zu sehen, wer die besten Lieferungen hat, die Ähnlichkeiten der Produkte überprüfen und die Preise der Produkte vergleichen. Vergessen Sie beim Erstellen einer Liste nicht, die Einkaufsrichtlinien Ihrer Organisation zu dokumentieren. Jeder profitiert davon, zu wissen, wie Geld für Waren und Dienstleistungen gemäß den Richtlinien innerhalb und außerhalb des Unternehmens ausgegeben werden darf.
2. Erstellen Sie eine Bestellanforderung für die Artikel.
Nachdem Sie eine vollständige Liste der benötigten Artikel erstellt haben, ist es an der Zeit, das Formular namens Bestellanforderung auszufüllen. Dieses Formular sollte alle Details zu den von Ihnen ausgewählten Lieferanten und alle Unterlagen enthalten, die belegen, warum Sie diese Artikel kaufen müssen.
Wenn Sie möchten, dass der Einkauf reibungslos verläuft, sollten Sie einen klaren Prozess für die Genehmigung von Bestellungen und bestimmte Personen in jeder Abteilung haben, die diese genehmigen. Die Dinge gehen schneller voran, wenn jeder seine Verantwortlichkeiten bezüglich der Einkaufsfreigabe kennt. Sie können auch die Hilfe von Experten in Anspruch nehmen, die sich gut auskennen. Dies hilft, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass Entscheidungen gut durchdacht sind.
3. Reichen Sie die Bestellanforderung zur Genehmigung ein.
Wenn Sie das Antragsformular ausgefüllt haben, ist es an der Zeit, es an den ersten Genehmigungsprozess zu senden. Die Dokumente werden vom Manager oder Abteilungsleiter ausgefüllt. Dieser Genehmiger prüft den Antrag, um festzustellen, ob er dem Budget der Abteilung oder des Projekts entspricht, und erteilt die erste Genehmigung zur Geldausgabe. Danach geht der Antrag an weitere Personen, die ihn ebenfalls genehmigen müssen. Je nachdem, was gekauft wird, müssen möglicherweise Teams aus den Bereichen IT, Recht, Sicherheit oder Finanzen den Antrag prüfen. Jedes Unternehmen legt fest, wann zusätzliche Prüfungen für größere Anschaffungen erforderlich sind. Zum Beispiel muss das Führungsteam möglicherweise Verträge genehmigen, die einen bestimmten Betrag überschreiten.
4. Erstellen Sie eine genehmigte Bestellung.
Das Buchhaltungs- oder Finanzteam wird das Anforderungsformular verwenden, um eine Bestellung zu erstellen, sobald der Antrag alle erforderlichen Genehmigungen erhalten hat. Eine gründliche Bestellanforderung gewährleistet eine vollständige Bestellung.
- Bestellnummer
- Datum und Uhrzeit der Bestellung
- Name des Anforderers und Abteilungsdaten
- Lieferanteninformationen, einschließlich Name, Adresse und Kontaktdaten
- Beschreibung der gekauften Waren oder Dienstleistungen
- Menge der gekauften Waren oder Dienstleistungen
- Einzelpreis pro Artikel
- Gesamtpreis
- Steuern und Gebühren
- Versand- und Lieferinformationen (einschließlich Kosten, falls zutreffend)
- Rechnungsanweisungen an den Lieferanten
- Zahlungsinformationen und Zahlungsbedingungen
- Zusätzliche Anmerkungen von Stakeholdern oder dem Finanzteam
5. Genehmigen und übermitteln Sie die Bestellung.
Manchmal überprüft die Buchhaltung abgeschlossene Bestellungen erneut, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. Sobald die Bestellung genehmigt ist, sendet die Finanzabteilung sie an den Lieferanten.
Als Nächstes prüft der Lieferant die Bestelldetails. Sollten Unklarheiten auftreten, wird er entweder die Person kontaktieren, die die Artikel angefordert hat, oder die Finanzabteilung. Sie haben sich mit Informationen zu den verfügbaren Artikeln zurückgemeldet. Sollten die genannten Artikel nicht auf Lager sein, kann der Verkäufer alternative Optionen vorschlagen oder Ihnen eine voraussichtliche Lieferzeit für das Produkt nennen.
6. Der Lieferant genehmigt und erfüllt die Bestellung.
Der nächste Schritt beinhaltet die Antwort des Lieferanten. Nach Überprüfung aller Artikel und Ressourcen bestätigt der Lieferant schließlich die Bestellung. Er teilt Ihnen ein voraussichtliches Lieferdatum und eine Sendungsverfolgungsnummer mit. Danach wird die Bestellung verpackt und schließlich an das Versandunternehmen geschickt. Nachdem die Produkte schließlich versandt wurden, können Sie sie empfangen. Für weitere Details zu den Waren können Sie deren Status mithilfe der Sendungsverfolgungsnummer überprüfen.
7. Waren empfangen und abgleichen
Der letzte Schritt des Einkaufsprozesses ist der Wareneingang. Der Käufer wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, bis Sie bestätigen, dass die Produkte in gutem Zustand sind. Sollten Artikel fehlen oder beschädigt sein, erhalten Sie einen Ersatz oder eine Rückerstattung.
Nach Bestätigung des Wareneingangs kommt nun das Buchhaltungsteam ins Spiel. Sie werden die Lieferung protokollieren. Anschließend vergleichen sie die Waren mit der ursprünglichen Einkaufsliste sowie mit anderen Dokumenten wie dem Frachtbrief. Dieser Abgleichprozess stellt sicher, dass alles korrekt übereinstimmt und genau ist.
Best Practices in der Bestellabwicklung
Die Anwendung von Best Practices kann das Bestellsystem jedes Unternehmens verbessern, unabhängig von seiner Größe und seinem Entwicklungsstadium. Durch Befolgung der unten genannten Schritte können Unternehmen erheblich profitieren und den gesamten Prozess reibungsloser und stärker gestalten. Zusätzlich kann dieser Prozess auch zu besseren Kosteneinsparungen führen.
Einen dokumentierten Beschaffungsprozess aufbauen
Wenn ein Unternehmen beginnt, seine Einkaufsrichtlinien zu dokumentieren, wird es seine Budgets besser kontrollieren können. Dieser Dokumentationsprozess ermöglicht es den Unternehmen zudem, klare Richtlinien für bessere Einkaufsgewohnheiten festzulegen und zu kommunizieren. Sie helfen dem Unternehmen auch bei der Auswahl der am besten geeigneten Lieferanten unter denen, die die erheblichen Anforderungen erfüllen, und ermöglichen gleichzeitig eine gute Beobachtung ihrer Ausgabenschwelle. Gleichzeitig hilft dieser Dokumentationsprozess den Beschaffungsteams, besser mit dem Arbeitsdruck umzugehen.
Darüber hinaus ermöglicht der dokumentierte Beschaffungsprozess eine effektivere Budgetierung mit einem klaren Überblick über die Ausgaben des Unternehmens für Lieferungen im Laufe der Zeit.
Es schützt das Unternehmen auch vor unerwünschtem Betrug und hält es von minderwertigen Lieferanten fern. All diese Richtlinien zusammen mit einer transparenten Ausgabenübersicht helfen dem Unternehmen letztendlich, einen guten Ruf auf dem Markt zu bewahren.
Erstellen Sie eine Genehmigungsliste für Abteilungen
Eine starke, von der Abteilung genehmigte Liste spielt eine wichtige Rolle für eine gesunde Beschaffung. Alle diese Mitglieder der genehmigten Liste etablieren eine Befehlskette in jeder Abteilung. Sie stellen sicher, dass die Einkäufe der Strategie und dem Einkaufsbudget des Unternehmens entsprechen. Dies trägt zusätzlich dazu bei, unerwünschte Ausgaben zu minimieren, da sie für jeden getätigten Kauf Rechenschaft ablegen. Während dieser Prozess kostengünstige Lösungen bietet, unterstützt er das Unternehmen zusätzlich beim Einkauf wichtiger Waren und Dienstleistungen.
Ein bevorzugtes Lieferantennetzwerk aufbauen
Ein bevorzugtes Lieferantennetzwerk besteht aus einer ausgewählten Gruppe vertrauenswürdiger Lieferanten, die eine Organisation für die Beschaffung vorab genehmigt hat. Wenn Sie mit diesen Lieferanten zusammenarbeiten, werden Abläufe optimiert und Risiken im Zusammenhang mit Dritten minimiert. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von einer verbesserten Verhandlungsposition, um bessere Preise, Mengenrabatte und günstigere Einkaufsbedingungen auszuhandeln.
Strategisches Sourcing wo immer möglich einsetzen
Strategic sourcing means carefully planning how to buy things. This practice involves studying the market trends and comparing suppliers to get the best deals. This process not only helps to save money but also helps in building strong relationships with suppliers. This ensures better quality goods and continuous help in supply chain problems. Strategic sourcing enables organizations to enhance their procurement procedures and forge enduring partnerships with dependable suppliers.
Beschaffungssoftware zur Automatisierung einsetzen
Der Einsatz automatisierter Bestellabwicklung macht den Einkauf einfacher und genauer. Mit dieser Software können Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren, da sie verhindert, dass Bestelldetails manuell eingegeben und Tabellenkalkulationen zur Auftragsverfolgung verwendet werden.
Die Automatisierung zeigt auch Bestellungen und Ausgaben klar auf. Die verwendete Software ermöglicht es Workflows, die repetitivsten Aufgaben zu erledigen, einschließlich Genehmigung, Einreichung, Dreifachabgleich, Abstimmung und Berichterstattung. Die Verwendung eines zentralen Systems hilft Unternehmen, ihren Einkaufsprozess reibungslos zu gestalten.
Vorteile der Automatisierung des Einkaufsprozesses
There are several benefits of using the automated purchasing order process. The major benefits can be exercised by the finance teams.
Bessere Kosteneinsparungen: Der Einsatz der Automatisierung des Einkaufsprozesses hilft, Wege zur Kosteneinsparung zu finden und Cashflow-Probleme zu vermeiden. Es verhindert Fehler wie überhöhte Zahlungen oder den Bezug minderwertiger Lieferungen. Finanzteams können mit Automatisierung jeden ausgegebenen Dollar verfolgen.
Höhere Genauigkeit: Die Automatisierung von Bestellungen stellt sicher, dass die Daten jederzeit genau sind. Dies hilft Finanzteams, Einkäufe klar zu überblicken und ihren Finanzinformationen mehr zu vertrauen.
Gesteigerte Effizienz: Die Automatisierung beschleunigt auch die Abläufe. Da die Aufzeichnungen alle automatisiert sind, hilft dies, Zeit bei der Dateneingabe, der Auftragsverfolgung, der Rechnungsprüfung und der Bezahlung von Rechnungen zu sparen. So können sich Teammitglieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Reduzierte manuelle Eingabe: Es kann auch dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen, indem manuelle Schritte in einem Prozess eliminiert werden. Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen, können zu Problemen bei der Zahlung führen und zusätzliche Recherche zur Behebung erfordern.
Verbesserte Berichterstattung: Der Einsatz eines automatisierten Bestellsystems vereinfacht die Berichterstellung über Bestell- und Ausgabengewohnheiten. Es hilft, das Kaufverhalten und die Leistung der Lieferanten zu verstehen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen somit, Entscheidungen über zukünftige Ausgaben, Preisvergleiche und Budgetplanung zu treffen und gleichzeitig bessere Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen.
Reduziertes Risiko: Es senkt das Betrugsrisiko durch die Nutzung sicherer Plattformen und Tracking-Funktionen. Es überwacht Aktivitäten, erkennt Risiken und begrenzt den Benutzerzugriff, um eine sichere Umgebung zu gewährleisten. Dies verhindert unautorisierte Zahlungen und Bestellungen, indem Genehmigungen für Änderungen erforderlich sind.
Stärkere Verhandlungsposition: Das automatisierte System bietet Käufern einen vollständigen Leitfaden zu Prozess und Kosten. Dies bietet Ihnen somit die Möglichkeit für bessere Verhandlungen und hilft auch beim Aufbau starker Beziehungen zu den Lieferanten. Es hilft zudem, die Lieferantenleistung zu bewerten und unterstützt fundierte Entscheidungen beim Abschluss von Verträgen.
