Ein Geschäftsvertrag ist mehr als nur eine Liste von Rechten und Pflichten. Unternehmenswerte müssen verwaltet und bewertet werden. Das Management des Lebenszyklus von Verträgen kann auch Geld sparen und Geschäftspraktiken verbessern.
Wie sollte Ihr Unternehmen das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) einsetzen?
Was ist bei Vertragsabschluss, -verwaltung und -verlängerung zu beachten? Lassen Sie uns die wichtigsten Punkte untersuchen:
- Vorteile des Vertragslebenszyklusmanagements
- CLM-Systemschritte
- Wie die Technologie diesen Prozess rationalisieren kann
Verwaltung des Vertragslebenszyklus
Die Verwaltung des Vertragslebenszyklus beschleunigt die Formulierung und Genehmigung von Verträgen, kodifiziert die Speicherung und den Abruf von Dokumenten und bewertet und erneuert Verträge auf der Grundlage anerkannter Kriterien.
Die Implementierung von CLM verbessert die Vertragsverwaltung und garantiert, dass jeder Vertrag, den Ihr Unternehmen abschließt, hohen Kriterien entspricht und Kosten- und Risikobewilligungen erhält.
Die 6 wachstumsorientierten Vorteile des CLM
Eine Lösung zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen geht über die Speicherung von Dokumenten hinaus. Unternehmen können ihre Beschaffungsfunktion verbessern, bessere Entscheidungen treffen und die Rentabilität steigern, indem sie die richtigen Anbieter einsetzen, um ihre Anforderungen sicher und effektiv mit der richtigen Technologie zu erfüllen.
Die Einführung eines CLM-Systems hat viele Vorteile:
- Rationalisierter Einkauf: Die Verfolgung von Verträgen führt zu einem wiederholbaren, skalierbaren Beschaffungsverfahren. Wir reduzieren Engpässe bei der Beschaffung per E-Mail und andere Schwierigkeiten.
- Kosteneinsparungen: Das Vertragsmanagement bezieht die Genehmigungsbehörden der einzelnen Abteilungen in jede Einkaufstransaktion ein. Mit mehr Transparenz kann Ihr Unternehmen bessere Einkaufsentscheidungen treffen und Kosteneffizienz und Sicherheit bei jeder Transaktion gewährleisten.
- Unterstützung bei der strategischen Beschaffung: Die CLM-Kontrolle hilft den Teams bei der Überprüfung der Lieferantenbeziehungen und der Optimierung ihres Lieferantenpools zu einer bevorzugten Liste hochwertiger Anbieter.
- Geringeres Risiko für Dritte: Lieferantenbewertung und strategische Beschaffung verringern das externe Risiko. Die Kenntnis Ihrer Lieferanten und die Überwachung der Vertragsleistung verringern Schwierigkeiten und Betrug.
- Überwachung der Einhaltung von Rechtsvorschriften: Durch die Überwachung der Lieferantenleistung überwachen Sie die Einhaltung der Verträge. Durch regelmäßige Lieferantenbewertungen wird sichergestellt, dass die Lieferanten alle Vertragsklauseln einhalten. Die Überwachung der Einhaltung erfolgt automatisch, so dass Ihr Rechtsteam mehr Zeit für andere Aufgaben hat.
- Bessere Ausgabenanalyse: Die zahlreichen Vertrags- und Lieferantendaten Ihres Einkaufssystems stehen nun zur Nutzung bereit. Bessere Ausgabenentscheidungen, Budgetanpassungen und die Reduzierung von Bargeldverlusten können durch Ausgabenanalysen erreicht werden.
9 wichtige Schritte zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus
Ein System zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen sollte einfach, effektiv, für alle Beteiligten zugänglich und für alle Abteilungen lehrreich sein.
Der CLM-Prozess umfasst 9 Schritte von Anfang bis Ende:
1. Kaufantrag
Der Geschäftsbedarf wird von den Beteiligten ermittelt. Sie reichen ein Antragsformular oder eine Bestellanforderung für die benötigten Artikel ein, nachdem sie die Möglichkeiten recherchiert und bewertet haben. Die Anforderungen setzen Genehmigungsprozesse in Gang. In einer Beschaffungsmanagementlösung leitet die Software das Formular zur Genehmigung an die richtigen Abteilungsleiter und Entscheidungsträger weiter. Die Finanz- oder Beschaffungsabteilung beginnt mit der Auftragsvergabe, nachdem der Kauf genehmigt und ein Lieferant ausgewählt wurde.
2. Vertragsabschluss
Auf der Grundlage der Nachforschungen und der Bedarfsanforderung erstellt das Beschaffungsteam einen Kaufvertrag. In dem Vertrag sollten Qualität, Menge und Termin festgelegt werden. Nicht verhandelbare Vorgaben der Sicherheits-, Finanz- und Rechtsabteilung sollten darin enthalten sein. CLM-Systeme können KI-generierte Vertrags-Workflows erstellen, um die Vertragserstellung zu vereinfachen.
3. Verhandeln Sie
Das Einkaufsteam und der Verkäufer verhandeln die Vertragsbedingungen zur Zufriedenheit beider Parteien. Nachdem die Parameter des Lieferanten festgelegt wurden, kann der Vertrag genehmigt werden.
4. Auftragsfreigabe, -erfüllung
Die Finanzabteilung und der Einkauf genehmigen den Kauf und senden ihn an den Lieferanten. Der Lieferant führt die Bestellungen aus. Nachdem der Käufer die Bestellung erhalten und abgestimmt hat, führt die Kreditorenbuchhaltung einen Dreifachabgleich durch, genehmigt die Rechnung und zahlt.
5. Verwaltung von Verträgen im Rahmen des Vertragslebenszyklusmanagements
Der Vertrag wird nach der Kaufgenehmigung in einem zentralen Repository kodiert und nachverfolgt. Indem jeder Vertrag in ein Benachrichtigungssystem aufgenommen wird, kann sich das Team auf Meilensteine vorbereiten, den Fortschritt verfolgen und vor der Erneuerung eine Due-Diligence-Prüfung durchführen.
6. Rufen Sie ab.
Interne Beteiligte können den Vertrag recherchieren, wenn Fragen auftauchen. Ein System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus erstellt eine durchsuchbare Datenbank mit Anbietern und Verträgen, die Prüfpfade und Vertragsüberprüfungen erleichtert.
7. Analyse, Berichterstattung
Die Finanz- und Beschaffungsabteilung bewertet die Ausgaben, das Budget und die Nutzung aller Verträge. Berichte und Analysen unterstützen die Budgetierung, den Einkauf und die Auswahl von Lieferanten und Produkten.
8. Risiko und Einhaltung der Vorschriften
Im Falle von Bedenken oder häufigen internen Prüfungen werden die Systemverträge bewertet, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Risiken bei der Beschaffung durch Dritte, z. B. Betrug, zu verringern. Jeder Vertrag auf der Website ist überprüfbar.
9. Ausgliederung/Verlängerung
Die Mitarbeiter des Beschaffungswesens recherchieren die anstehenden Kontaktverlängerungen. Dies kann Bewertungen der Einhaltung von Vorschriften, Preisaktualisierungen oder Anpassungen der Käufernutzung beinhalten. Das Team kann während dieser Prüfung fundierte Entscheidungen zur Vertragsverlängerung, -anpassung oder -beendigung treffen. Für künftige Analysen kann das System die Gründe und Details einer Lieferantenkündigung durch den Kunden aufzeichnen.
Contract Lifecycle Management-Software vereinfacht die Verwaltung
Unternehmen können jährlich mit Hunderten von Anbietern und Tausenden von Verträgen umgehen. Bei regelmäßigen Verlängerungen, Neuanschaffungen und Änderungen der Leistungsstufen kann die Organisation und Nachverfolgung all dieser Daten eine Rechts- oder Buchhaltungsabteilung überfordern.
Durch die Zentralisierung digitaler Daten, die Rationalisierung von Benachrichtigungen und die Bereitstellung gründlicher Analysen und Berichte kann eine Software für das Vertragslebenszyklusmanagement das CLM vereinfachen.
Mit der richtigen CLM-Software kann Ihr Team den Arbeitsablauf optimieren:
- Automatische Erstellung und Übermittlung von Verträgen und Bestellungen
- Vorlagen für Wiederholungsverträge
- Überwachung der internen Genehmigungen für neue Verträge
- Abrufen von Lieferanten- und Vertragsinformationen im System
- Schaffung von Systemen für Verlängerungsmitteilungen und Due-Diligence-Prüfungen
- Überwachung der Einhaltung von Vorschriften oder Risiken mit Hilfe von Technologie
- Verwaltung der Einbindung, Verwaltung und Ausgliederung von Lieferanten
Für Unternehmen, die mit Verträgen arbeiten, ist eine ordnungsgemäße notarielle Beurkundung von entscheidender Bedeutung. Erfahren Sie mehr über die notarielle Beglaubigung von Geschäftsverträgen.
Wenn in Ihrem Unternehmen weitere Lieferanten, Beschaffungsfunktionen und Ausgaben hinzukommen, lässt sich die Vertragsverwaltung mit einer Vendor-Management-Lösung oder CLM-Software leicht skalieren.
