Wenn Sie das Lieferantenmanagement verstehen, erkennen Sie seine Bedeutung für das Unternehmenswachstum.
Das Lieferantenmanagement umfasst die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, die Aushandlung von Verträgen und die Kommunikation mit den Lieferanten. Wenn es richtig gemacht wird, kann es das Unternehmenswachstum fördern und den Betrieb rationalisieren.
In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir Anbietermanagementsysteme und ihre Vorteile erläutert. In diesem Lernprogramm werden wir alle bewährten Verfahren behandeln.
Beschreiben Sie das Lieferantenmanagement.
Das Lieferantenmanagement umfasst alle Aktivitäten zur Verbesserung von Lieferantenbeziehungen, Liefernetzen und Produktionszyklen.
- Methoden der Kostenkontrolle
- Gliederung der Verträge
- Aushandeln von Verkäuferbedingungen
- Überprüfung der Lieferantenketten
- Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen
Wenn Sie Best Practices für Lieferanten anwenden, um Ihren Lieferantenverwaltungsprozess zu optimieren, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie er funktioniert – von der Beschaffung des Unternehmensbedarfs bis zur Erstellung von Bestellungen.
Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile einer optimierten Verwaltung untersuchen.
Vorteile des Lieferantenmanagements
Jedes Unternehmen verwaltet seine Lieferanten anders. Ziel ist es jedoch, den gegenseitigen Nutzen des Prozesses zu maximieren.
Besseres Risikomanagement: Ein effektives Lieferantenmanagement verringert die Risiken in der Lieferkette. Sie erhalten Dinge mit weniger Fehlern, sparen Geld und halten die Fertigungsfristen ein.
Geringere Verwaltungskosten: Ohne Lieferantenmanagement können unnötige Kosten entstehen. Schlecht geführte Verhandlungen und steigende Verwaltungskosten tragen dazu bei, dass Anbieter schlecht geprüft werden und Entscheidungen in letzter Minute getroffen werden.
Schnellere Prozesslebenszyklen: Arbeiten Sie direkt mit den Lieferanten und nicht mit einer Drittagentur zusammen, um Lieferungen schneller zu erhalten. Die Logistik ist einfacher, da die Lieferanten direkt und ohne Verzögerungen liefern.
Measure results: Budgets and purchase quantities should be projected using past data. It allows procurement teams to use reliable data from long-term vendor relationships. Make data measurable and actionable with vendor software, one of the finest ways to handle vendor records, contracts, usage terms, and reports.
Nutzen Sie messbare Ergebnisse: Die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen ist der Schlüssel zum Projektabschluss. Ihr Lieferantenmanagementsystem liefert alle Informationen, die Sie für die Entscheidungsfindung benötigen.
Bleiben Sie konform: Die Effizienz von VM hängt von internen und externen Vorschriften ab. Ein optimiertes Vendor Relationship Management garantiert, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen durchgehend einhält.
Verbesserte Leistung des Anbieters: Systeme verbessern VM. Zentralisierung, Automatisierung und Zugänglichkeit ermöglichen den Teams einen effizienten Umgang mit Lieferanten ohne Engpässe oder manuelle Tätigkeiten. VMS hilft Beschaffungsteams bei der Anwendung von Best Practices zur Leistungssteigerung.
Fragen des Lieferantenmanagements
Eine wirksame VM hat viele Vorteile, birgt aber auch Hindernisse. Jedes Unternehmen passt seine Lieferantenmanagementstrategie an seine Bedürfnisse und seine Branche an. Aus diesem Grund gibt es auch unterschiedliche Herausforderungen für die Anbieter. Dies sind einige der bekanntesten.
Unzureichende Software für Lieferanten: Manuelle Prozesse können das Lieferantenmanagement behindern. Fehlende Automatisierung verzögert die Abläufe in schnelllebigen Umgebungen. Ohne zeitsparende und automatisierte Tools kommt es in Unternehmen zu unnötigen Engpässen. Die Nachverfolgung von Anbietern, Transaktionen, Verträgen und vergangenen Lieferungen wird schwieriger.
Sicherheitsprobleme: Die Informationssicherheit wird in der Regel vernachlässigt, und ohne zentralisierte Software für das Anbieter-Ökosystem sind Sie möglicherweise noch anfälliger. Erstaunliche 60 % der Unternehmen verfügen nicht über eine interne Ressource für Risikobewertung und -management.
Tauschen Sie Vertragsbedingungen und private Daten sicher online aus? Unternehmen versäumen es oft, Sicherheitsbedenken abzubauen. Noch schlimmer wird es, wenn Sie Punktlösungen für mehrere VM-Prozesse einsetzen.
Zeitmanagement: Unabhängig davon, wie Sie Ihre Lieferanten verwalten, wird es zu Schwierigkeiten beim Zeitmanagement kommen. Einige administrative Tätigkeiten im Zusammenhang mit Lieferanten sind zu zeitaufwändig, um sie ohne eine etablierte, wiederholbare Lösung für das Lieferantenmanagement mit vielen Automatisierungsoptionen zu bewältigen. Viele Unternehmen haben noch keine Lösungen zur Automatisierung monotoner Aufgaben und Aufzeichnungen eingesetzt.
Ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung: Eine der besten Methoden zur Verbesserung der Verfahren ist die ordnungsgemäße Verwaltung von Lieferantenunterlagen, insbesondere von Verträgen. Zu viele Unternehmen legen Dokumente manuell ab oder verwenden separate Apps zur Verwaltung isolierter Daten. Dies erfordert einen hohen Zeitaufwand für die Suche nach Materialien zur Verwaltung der Lieferantenbeziehungen.
Schlechte Kommunikation: Schlechte Kommunikation mit den Lieferanten ist die Folge von mangelhafter Automatisierung, Dokumentenverwaltung und Zeitmanagement. Dokumente sind schwer auffindbar, Bestellungen werden verlegt und es gibt keinen durchgängigen Prüfpfad für Lieferantengespräche.
Bewährte Praktiken des strategischen Lieferantenmanagements
Der erste Schritt zur Optimierung ist das Aufspüren Ihrer VM-Engpässe. Aktualisieren Sie Ihre Prozessschwächen, um menschliche Fehler, mangelnde Transparenz und zeitraubende Aufgaben zu beseitigen.
Onboarding-Software kann heute Ihre größten Managementprobleme lösen, wie z. B. die Verwaltung von Verträgen oder die Protokollierung von Lieferantenkäufen.
Eine durchgängige Softwarelösung kann Sie bei der Verwaltung aller Lieferantenverbindungen unterstützen. Mit einem System, das die Arbeit mit Lieferanten zentralisiert, und einer Automatisierung, die Ihnen die Kontrolle gibt, können Sie diese Best Practices besser übernehmen. Ihre Lieferantenaktivitäten werden einen höheren ROI erzielen.
Schauen wir uns die besten Praktiken an.
Erstellen Sie klare Verkäuferrichtlinien.
Eine einfache Strategie zur Verbesserung des Lieferantenmanagements besteht darin, am Anfang zu beginnen. Nehmen Sie sich Zeit, um klare Regeln und Verfahren für jede Phase festzulegen.
Dies dient als Leitfaden für Ihren Lieferantenprozess und informiert die Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung über die Lieferantenbeziehungen.
Die Lieferantenpolitik beantwortet wichtige Fragen wie-
- Wie arbeitet die Verkäuferabteilung?
- Was sind die Kriterien für die Auswahl der Lieferanten?
- Wie werden Risikobewertungen von Anbietern durchgeführt?
- Wie sieht Ihr Budget für Anschaffungen aus?
- Ihre wichtigsten zu überwachenden und zu optimierenden KPIs?
Klare Richtlinien und VM-Standards sind für Beschaffungsmanager und andere Beteiligte im Unternehmen unerlässlich, um den VM-Prozess zu verstehen.
Zentralisierung der Verwaltungsverfahren
Die Zentralisierung von Lieferanteninitiativen verbessert den Prozess. Zentralisierung von Lieferantenverträgen, Historie, wichtigen Dokumenten und Richtlinien –
- Zeitersparnis
- Erleichtert die Kommunikation
- Verbessert die Genauigkeit der Aufzeichnungen
- Hilft Teams bei Verhandlungen anhand von Echtzeitdaten
- Sichtbarkeit für alle internen Teams
- Beseitigung von Datensilos und Engpässen
Bereitstellung klarer Verfahren für die Vertragsverwaltung
In Lieferantenverträgen werden Ihre Erwartungen und der Umfang der Arbeit rechtlich beschrieben. Im Vertrag werden das Produkt oder die Dienstleistung, die Menge und die Bedingungen des Lieferanten beschrieben.
Auch das Vertragsmanagement muss berücksichtigt werden. Wie werden Ihre Verträge ausgehandelt? Wie werden die Verträge genehmigt? Prüfen Sie die Verträge, um sicherzustellen, dass die Vertragsklauseln und -bedingungen aktuell sind?
Nutzen Sie das interne Vertragsmanagement, um den Vertragswert zu maximieren. Automatisierung ist entscheidend. Anstatt sich manuell an Verlängerungsdaten zu erinnern, kann VMS Sie daran erinnern, wenn die Vertragslaufzeiten näher rücken.
Definition der Prozessverantwortung
Die Arbeitsabläufe Ihres Anbieters sollten festlegen, wer in den einzelnen Phasen der Verwaltung welche Aufgaben übernimmt. Wenn Sie verstehen, wie das VM-Team arbeitet, verbessern Sie die interne Kommunikation und die Transparenz.
Die Prozessverantwortung definiert die Ergebnisverantwortung. Jeder weiß, wer für welche Ergebnisse und Anpassungen verantwortlich ist, für die er bei Lieferantenbesprechungen und Aktualisierungen Optimierungen vornehmen muss.
Nutzung der Automatisierung
Die Automatisierung ist aus gutem Grund ein wiederkehrendes Element in diesem Leitfaden. Sie ist eine der besten Möglichkeiten, das Lieferantenmanagement zu beschleunigen, ohne dabei an Qualität zu verlieren oder Abkürzungen zu nehmen.
Automatisieren Sie dies mit Software des Anbieters:
- Onboarding von Anbietern
- Vertragsverlängerung
- Protokollierung und Erhalt von Quittungen
- Genehmigte Rechnungen
- Verfolgung von Anbieterkennzahlen
- Datenerfassung beim Lieferanten
- Analytik, Berichterstattung
- Protokollierung von Kaufanträgen
- Verwaltung des Budgets der Lieferanten
- Entgegennahme und Protokollierung von RFPs
- Scorecard-Verfolgung
- Pflege des Verzeichnisses von Drittanbietern
- Aufkommende Geschäftsanforderungen verfolgen
Bildung und Unterhaltung eines Einkaufsausschusses
Seien Sie proaktiv, indem Sie einen Einkaufsausschuss einrichten, der die Initiativen der Lieferanten verfolgt. Lieferantenmanager, Kundenbetreuer, Abteilungsleiter und andere wichtige Interessengruppen können diesem Ausschuss beitreten.
Ihr Beschaffungsausschuss sollte sich regelmäßig treffen, um über Entwicklungen, VM-Anträge, Richtlinienänderungen und Leistungsberichte auf dem Laufenden zu sein.
KPIs messen die Leistung des Anbieters.
Nicht messbare Dinge können nicht verbessert werden. Wie es um Ihre Lieferantenbeziehungen bestellt ist. Die KPIs der Lieferanten sollten kontinuierlich verfolgt und zur Verbesserung genutzt werden.
Nutzen Sie wichtige Leistungsdaten, um den Kurs zu ändern. Legen Sie KPI-Ziele und Mindestangaben fest. Sprechen Sie mit Anbietern über die Entwicklung realistischer Geschäftsziele.
Verfolgen und optimieren Sie diese Anbieter-KPIs:
- Händlerfehlerquote
- Quote der Befolgungsprobleme
- Genauigkeit von Bestellungen und Rechnungen
- Erfolgsquote bei der Auftragsabwicklung
- Lebenszyklus von Lieferantenlieferungen
Wie man das Lieferantenmanagement verbessert
Viele Erfolge im Lieferantenmanagement beginnen mit einfachen, aber effektiven Maßnahmen, die die Kontinuität und Rentabilität des Unternehmens sicherstellen. Die Organisation, Zentralisierung, Verbesserung der Sichtbarkeit und Automatisierung von sich wiederholenden Vorgängen bieten eine gründliche, realistische und leistungsfähige VM-Strategie.
Nach der Anwendung bewährter technischer Verfahren kommt es beim Aufbau von Geschäftsbeziehungen auch auf immaterielle Faktoren an. Beachten Sie die folgenden allgemeinen Richtlinien für Lieferantenverbindungen, um bessere Ergebnisse zu erzielen:
- Ermutigen Sie die Anbieter zu Feedback, um wichtige Fakten zu erfahren und Prioritäten zu setzen, um eine für beide Seiten produktive Anbieterbeziehung aufzubauen. Vielleicht stellen Sie fest, dass die Methode des Anbieters besser funktioniert, als Sie es sich vorgestellt haben, was die Vertragsgespräche beeinflussen kann.
- Langfristige Strategie. Investieren Sie in neue Lieferantenbeziehungen, die über Bestellungen hinausgehen. Langfristige Partnerschaften mit Lieferanten sorgen für Kosteneinsparungen, da Ihr Unternehmen über eine kontinuierliche Versorgung mit Artikeln verfügt, bei der es kaum Schwierigkeiten gibt.
- Studieren Sie nicht nur Ihre Bedürfnisse, Engpässe und Arbeitsabläufe, sondern auch die Ihrer Lieferanten. Auf diese Weise lassen sich Win-Win-Situationen finden, von denen beide Parteien profitieren. Außerdem lassen sich so Probleme in der Lieferkette vorhersehen. Reziprozität ist entscheidend.
