Der Einkauf verwaltet die größten Kosten eines Unternehmens: den Kauf von Waren und Dienstleistungen, um zu wachsen. Obwohl der Einkauf von entscheidender Bedeutung ist, wissen viele Unternehmer nicht, wie er optimiert werden kann, wie die einzelnen Komponenten die Geschäftsergebnisse beeinflussen und warum bessere Bestellanforderungen und Bestellvorgänge die Kapitaleffizienz fördern.
Überprüfen wir die Mythen der Kaufanforderung.
Wir werden darüber sprechen:
- Bestellanforderung
- Sein Platz im Einkauf
- Vergleich von Bestellanforderung und Bestellung
- Warum die Aufwertung beider Dokumente Ihr Unternehmen finanziell stärkt
Eine Bestellanforderung ist eine interne Anforderung von Produkten oder Dienstleistungen. Die Beteiligten ermitteln den Bedarf an Produkten, Dienstleistungen oder Software und dokumentieren den Beschaffungsbedarf.
Sie informieren über den Kauf dieser Dinge. Damit beginnt der Prozess der Kreditgenehmigung, der Suche nach dem besten Lieferanten, der Bestellung und der Bezahlung.
Bestellanforderungen können für direkte (projektbezogene) oder indirekte (geschäftsbezogene) Einkäufe verwendet werden. Die meisten Transaktionen mit hohem Wert erfordern eine Bestellanforderung von der Beschaffungsabteilung, dem Leiter der Finanzabteilung oder dem Einkaufsbeauftragten.
Definieren: Bestellanforderungsformular
Bestellanforderungsformulare (manchmal auch Eingangs- oder Anforderungsformulare genannt) sind das offizielle interne Dokument, das von den Beteiligten verwendet wird, um Kaufanfragen zu skizzieren und zu initiieren.
Die Bestellanforderungsformulare der verschiedenen Organisationen sehen unterschiedlich aus, funktionieren aber gleich. Es zeichnet die Anfrage des Interessenvertreters auf, enthält alle relevanten Kaufinformationen und hilft der Finanzabteilung bei der späteren Erstellung der Bestellung.
Inhalt der Bestellanforderung
Jede Organisation hat unterschiedliche Kriterien für die Freigabe von Bestellanforderungen. Das Mindestformular für die Bestellanforderung sollte Folgendes enthalten:
- Datum der Anfrage
- Name des Antragstellers, Abteilung, Name des Lieferanten (falls zutreffend) und Kontaktinformationen.
- Ort der Lieferung von Material oder Dienstleistungen
- Nummer der Beschaffungsanfrage
- Der Geschäftsfall beim Kauf
- Angaben zu Artikel und Menge
- Fristen für Lieferung und Nutzung
- Erste Kosten-/Budgetinformationen
- Für die Kreditorenbuchhaltung benötigte Informationen
Je nach Transaktion und den internen Abläufen in Ihrem Unternehmen werden Sie möglicherweise aufgefordert, zahlreiche Lieferanten für Artikel, Dienstleistungen oder Software zu finden. Möglicherweise müssen Sie diese Anbieter auch bewerten, bevor Sie verhandeln und kaufen.
Eine Bestellung?
Bestellungen sind externe Dokumente, die den Einkauf von Material oder Dienstleistungen detailliert beschreiben.
Die Bestellung ist die formelle Aufforderung an den Lieferanten, die Artikel zu kaufen, im Gegensatz zur internen Bestellanforderung. Genehmigte Bestellanforderungen erzeugen Bestellungen. Rechtliche Bestellungen stellen Vereinbarungen zwischen Käufer und Lieferant dar. Alle Preise, Mengen und Informationen sind endgültig.
Bestellanforderung vs. Bestellung: Was ist der Unterschied?
Trotz ihrer gemeinsamen Verwendung sind Bestellanforderungen und Bestellungen unabhängige Teile des Einkaufsverfahrens eines Unternehmens.
Bestellanforderungen dienen der internen Ausgabengenehmigung. Sie:
- Führen Sie die gewünschten Eigenschaften einer Lösung oder einer Rohstoffbestellung auf.
- Fordern Sie Liefertermine oder Leistungsprognosen von Lieferanten an.
- Der Kaufprozess sollte von Anfang bis Ende dokumentiert werden.
Bestellungen sind externe Dokumente, die für Bestellungen bei Lieferanten verwendet werden. Sie:
- Kodifizierung der ausgehandelten Merkmale und Parameter.
- Festlegung von Fristen für die Lieferung und Abnahme von Waren.
- Erklären Sie die Zahlungsstruktur, -verfahren und -bedingungen.
- Bereitstellung von Prüfpfaden für die Lieferung und von Budgetdaten.
5-stufiger Arbeitsablauf für die Bestellanforderung
Der Einkauf ist der wichtigste Teil der Beschaffung. Die größte Ausgabe des Unternehmens hat das größte Potenzial, sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung auszuwirken. Langfristiger finanzieller Erfolg erfordert daher ein solides Verfahren für Bestellanforderungen und Bestellungen.
Der Arbeitsablauf einer Bestellanforderung umfasst 5 wichtige Schritte:
- Füllen Sie die Bestellanforderung aus und legen Sie sie zur Genehmigung vor.
- Die Abteilungsleiter, die Rechtsabteilung, die Sicherheitsabteilung und die Finanzabteilung müssen zustimmen.
- Die Finanzabteilung erteilt die endgültige Genehmigung. Wenn die Bestellanforderung abgelehnt wird, holen Sie weitere Informationen ein und nehmen Sie Änderungen vor.
- Die Preisangebote der Lieferanten werden benötigt, um die Bestellung zu vervollständigen.
- Nehmen Sie eine Bestellung vor (siehe unten).
Bestellungen – wie?
Jeder Bestellvorgang folgt einer festen Abfolge von Verfahren, die es dem Einkäufer ermöglichen, das zu erhalten, was er braucht, und dem Lieferanten, es schnell und präzise zu erfüllen. Die Schritte sind:
- Das Finanzteam erstellt eine Bestellung, um seine Absicht zu signalisieren, bei einem Lieferanten einzukaufen, sobald der Kaufantrag genehmigt wurde.
- Die Finanzabteilung prüft die Bestellunterlagen, bevor sie sie abschickt.
- Die Finanzabteilung sendet die Bestellung zur Erfüllung an den Lieferanten.
- Der Lieferant prüft alle Positionen und beginnt mit der Erfüllung.
- Nach der Kommissionierung liefert der Lieferant die Materialien für die Bestellung.
- Der Stakeholder oder die Abteilung prüft die Lieferung und genehmigt die Rechnungsbearbeitung.
- Die Buchhaltung bezahlt gemäß der Bestellung.
Warum Sie in der Beschaffung Bestellanforderungen benötigen sollten
Die Bestellanforderung hilft bei der Verwaltung von Kosten und der Durchsetzung von Einkaufsstandards für alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen. Sie dokumentiert und unterstützt das Genehmigungsverfahren für Einkäufe ab einem bestimmten Betrag. So erhält das Unternehmen einen klaren Überblick über seine Ausgaben.
Die Einführung eines klaren Bedarfsanforderungsverfahrens ist für das Unternehmen von Vorteil.
Reibungsloseres Genehmigungsverfahren: Bestellanforderungen sammeln Bestellinformationen und rationalisieren die Genehmigung. Ein umfassendes Anforderungsformular gibt den autorisierenden Abteilungen alle Informationen, die sie zur Genehmigung einer Transaktion benötigen. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit von Anfragen, da das Hin und Her bei der Genehmigung von Käufen ohne alle Fakten entfällt.
Bessere Verwaltung der Bestände: Ein gut dokumentiertes Einkaufsverfahren macht alle Beschaffungsdaten verfügbar. Dazu gehören Daten zum Kauf von Materialien und Komponenten, Mengen und Versandinformationen. Ein besserer Einblick in das, was Sie kaufen und wo es hingeht, beseitigt Bestandsdefizite, erspart überhöhte Preise für Waren in letzter Minute und verbessert die Budget- und Kapazitätsplanung.
Sauberere Finanzaudits: Die Drei-Wege-Prüfung und die Dokumentation der Einhaltung von Vorschriften verbessern die Effizienz der Beschaffung und verringern das Risiko. Die Datenzentralisierung macht Buchhaltungsdaten, Produktdisparitäten, Gesetzeslücken und Bestandsabweichungen zugänglich.
Weniger Ausgabenverluste: Ein leistungsfähiges Anforderungs- und Bestellsystem verhindert, dass Geld versickert. Es sorgt dafür, dass die Anfragen rechenschaftspflichtig sind, dass die Einkäufe der Wahrheit entsprechen und dass sie den Leistungs- und Risikokriterien des Unternehmens entsprechen.
Die Durchsetzung bewährter Einkaufspraktiken wird schwierig, wenn Unternehmen wachsen. Software verbessert die Bedarfsanforderung und das Bestellwesen. Die richtige Software vereinfacht den Einkauf durch:
- Automatisierung zur Reduzierung zeitraubender Aufgaben
- Einrichtung von einfachen Genehmigungsverfahren
- Automatisierung der Rechnungs- und Auftragsprüfung
- Zahlungsintegration zur Rationalisierung von Einkäufen
- Die Zentralisierung von Daten vereinfacht die Finanzberichterstattung, die Planung und die Rechnungsprüfung
