Einleitung:
In der heutigen schnelllebigen Unternehmenswelt kann die Effizienz der Beschaffung die Unternehmensleistung erheblich beeinflussen. Die einst papierbasierte Beschaffung bietet mittlerweile digitale Alternativen, die Prozesse vereinfachen und verbessern. Dieser Blogbeitrag erörtert, wie Beschaffungstechnologien und -tools die Effizienz steigern, Kosten senken und Beschaffungsvorgänge verändern können.
Was Beschaffungstechnologie bietet
Viele US-Unternehmen nutzen Beschaffungstechnologie, um Prozesse zu automatisieren und Gewinne zu steigern.
Darüber hinaus steigert die Technologie die Produktivität der Lieferkette, die Transaktionssichtbarkeit, die Verantwortlichkeit und die Kosteneffizienz.
Bain & Company stellte fest, dass weniger als 10% der Organisationen Lösungen zur Beschaffung mit Internet der Dinge, Big Data und Blockchain nutzen.
Laut denselben Daten verwenden über 60% der Organisationen keine Tools oder Microsoft Office-basierte Lösungen zur Workflow- und Lieferantenbeziehungsverwaltung.
Informationsaustausch, Kategoriemanagement, Stakeholder-Management und Risikomanagement erhöhen den Prozentsatz auf über 70%.
Microsoft Office bietet viele wichtige Werkzeuge für den Geschäftsbetrieb, aber die Beschaffung gehört nicht dazu, da es keine Echtzeit-Kooperation ermöglicht.
Das ist eine riesige verpasste Chance für Unternehmen, insbesondere für kleine mit geringen Ressourcen.
Procurement Leaders fanden heraus, dass eine vollständig automatisierte Beschaffung den Global 5000 jährlich 86 Milliarden Dollar sparen könnte. Unternehmen, die 1 bis 3 Milliarden Dollar ausgeben, könnten 12 Millionen Dollar an Beschaffungspersonal einsparen. Der durchschnittliche Ausgeber von 3 Milliarden Dollar spart 27 Millionen Dollar an Personal.
Während sie neue Tools ausprobieren, erkennen Unternehmen die Vorteile der digitalen Beschaffung.
Kapitalinvestoren investieren stark in die Entwicklung dieser digitalen Beschaffungssysteme, da sie glauben, dass sie den Nutzern Mehrwert bieten. Die gesamten globalen Investitionen in diese Instrumente, einschließlich Risikokapitalgeber, beliefen sich 2017 auf 475 Millionen Dollar, gegenüber 378 Millionen Dollar im Jahr 2014.
Niedrige Eintrittsbarrieren und verstärkte Investitionen haben zu neuen Technologien auf dem Markt geführt.
Wenn Ihr Unternehmen noch nicht auf E-Beschaffungslösungen umgestiegen ist, um die Beschaffung zu optimieren, könnte die Auswahl der richtigen Lösung von Vorteil sein.
Vorteile von Beschaffungstechnologie & -Tools
Niedrigere Kosten und bessere Ausgabenübersicht
Digitale Beschaffung ermöglicht es Ihnen, Ausgaben bei Anbietern zu organisieren und zentral zu verfolgen.
Ausgabenanalysen helfen Ihnen, kontinuierlich Kostensenkungsmöglichkeiten zu entdecken und Volumen zu nutzen, um Kosten zu minimieren.
Sie werden auch besser im Risikomanagement, bei der Vertragseinhaltung, der Lieferantenverfolgung und den Lieferantenbewertungsbögen, was Effizienz und Einsparungen erhöht.
Eine einheitliche Datenbank vereinfacht die Berichterstattung über Anfragen, Käufe, Bestellungen und Rechnungszahlungen.
Die Abteilungen Ihres Unternehmens, die die meisten Artikel bestellen und empfangen, im Rahmen der Ausgabenbeschränkungen bleiben, etc., sind klar ersichtlich.
Diese Daten helfen Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens mit den Ausgaben in Einklang zu bringen.
Weltweite Beschaffung
Ihr Unternehmen kann mit Beschaffungslösungen, die mehrere Währungen, Sprachen und Logistik abwickeln, einfach Waren und Dienstleistungen aus der ganzen Welt beziehen.
Internetbasierte Beschaffungssysteme verbinden Sie mit globalen Quellen und erweitern Ihre Produkt-, Dienstleistungs- und Lieferantenoptionen.
Verbesserte Abläufe
E-Beschaffungstechnologie automatisiert mehrere interne Abläufe, einschließlich Lieferantenbewertung und Bestellverfolgung, und macht Ihr Unternehmen effizienter.
Je mehr Sie ohne menschliche Beteiligung erreichen können, desto geringer ist die Chance auf kostspielige Fehler. Je mehr Sie ohne eine Person tun können, desto mehr Zeit haben die Menschen für strategische Beschaffung und Vertragsmanagement.
Standardisierung der Workflows
Elektronische Beschaffungstechnologie standardisiert Abläufe und reduziert Abweichungen, was die Prozesseffizienz verbessert.
Wenn Sie Ihr System online verlagern, können Sie schnell auf Lieferantenkontakte, Verträge, Bestellungen und Lieferantenangebote zugreifen.
Transaktionen werden durch die richtigen Kanäle geleitet und genehmigt, um Bestellungen bei den richtigen Anbietern unter den bestehenden Vertragsbedingungen aufzugeben und Off-Contract-Käufe zu verhindern.
Einfache Verfahren
Elektronische Dokumentenspeicherung in der Beschaffungstechnologie vereinfacht mehrere Abläufe.
Aufgrund ihrer Zugänglichkeit reduzieren wiederverwendbare Vorlagen die Bearbeitungszeit. Das System speichert Verträge und Bestellungen, was das Abrufen älterer Aufzeichnungen erleichtert.
Dies beschleunigt Vertragskonformitätsprüfungen und reduziert Fehler.
Die Automatisierung des Beschaffungsprozesses bis zur Zahlung (P2P) mit Beschaffungssoftware vereinfacht den Prozess.
Die pünktliche Bezahlung von Lieferanten ermöglicht starke Arbeitsbeziehungen und potenzielle Einsparungen.
Ein Repository speichert Rechnungen und Bestellungen für einfachen Zugriff und Aufzeichnung.
Genauere Daten durch Beschaffungstechnologie
Elektronische Datenverarbeitung vereinfacht und reduziert Fehler.
Um Datenungenauigkeiten zu beseitigen und die Vertragseinhaltung sicherzustellen, ist Ihr Dokumenten-Repository bequem zugänglich.
Da alles im Beschaffungssystem transparent ist, können Sie nachverfolgen, wer was tut.
Jeder ist verantwortlich, und die Datenintegrität wird gewahrt.
Sie können sehen, wer eine Anforderung gestellt hat, wer sie akzeptiert und in eine Bestellung umgewandelt hat, wer die Bestellung genehmigt hat, wann der Anbieter sie erhalten hat, usw.
Nachdem eine Bestellung vom Anbieter erhalten wurde, kann sie als empfangen deklariert, an den ursprünglichen Anforderer gesendet und die Rechnung bezahlt werden, da alles verbunden ist.
Wenn der Artikel beschädigt, ungenau oder nicht mehr benötigt ist, vereinfacht das System Rücksendungen.
Die meisten Beschaffungsprogramme speichern alle Aufzeichnungen, sodass frühere Transaktionen durchsucht, aber archiviert werden können, um aktuellere Transaktionen nicht zu blockieren.
Interne Integration der Beschaffungstechnologie
Die Integration eines elektronischen Einkaufssystems in Ihrem gesamten Unternehmen ermöglicht es internen Abteilungen, effizienter zu interagieren und asymmetrische Informationen zu reduzieren.
Durch die Erstellung eines standardisierten Genehmigungsverfahrens und eines formalen Workflows kann jede Transaktion ordnungsgemäß genehmigt werden.
Zum Beispiel kann Sally eine neue Tastatur kaufen, aber keine Server oder E-Mail-Marketing-Lieferanten für das Unternehmen kontaktieren, da sie nicht die Befugnis dazu hat.
Die Integration in alle internen Abteilungen stellt sicher, dass jeder bekommt, was er braucht, wann er es braucht, ohne die Beschaffung kontaktieren zu müssen.
Digitalisierte Kataloge
Käufer können mit elektronischen Katalogen mehr Waren und Preise einsehen.
Da diese Kataloge immer beliebter werden, bieten mehr Anbieter standardisierte Produkte an, wodurch es einfach wird, Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen und den besten Wert zu erhalten.
Eine bestimmte Anzahl autorisierter Waren aus diesen Katalogen kann von Beschaffungsteams dem System hinzugefügt werden.
Danach kann jeder mit der Befugnis, Produkte für sich selbst oder ihre Abteilung zu bestellen, ein Anforderungs- und Online-Bestellsystem nutzen, um sie anzufordern, Mitarbeitergenehmigung zu erhalten und sie zu erhalten.
Dies ermöglicht es Beschaffungsorganisationen, sich auf strategische Beschaffung und Lieferantenbeziehungsmanagement zu konzentrieren, anstatt auf geringwertige Transaktionen wie Papier und Druckertinte.
Unternehmen benötigen einen vollständig integrierten E-Beschaffungsansatz, der Anforderungs- und Genehmigungshierarchien, Auftragsabwicklung, Rechnungszahlung und Lieferanteninformationen einschließlich RFIs, Verträgen und Leistungsberichten abdeckt, um maximalen Erfolg zu erzielen.
Es kann viele ERP-Module erfordern, um ein End-to-End-System zu schaffen, aber nur einen Teil davon auf elektronische Technologie umzustellen, wird nicht so vorteilhaft sein.
Der Umstieg auf ein E-Beschaffungssystem erfordert Zeit, Geld und Aufwand, aber die Kosteneinsparungen sind in der Regel lohnenswert.
Ausgaben für Beschaffungstools und -technologie werden die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.
Workflow-Änderungen treten fast sofort mit verbesserter Effizienz ein. Langfristige Kosteneinsparungen ermöglichen es Ihnen, sich mehr auf strategische Strategien zur Unternehmensentwicklung zu konzentrieren.
Fazit:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Beschaffungstechnologie und -lösungen Kosten sparen, die Ausgabensichtbarkeit verbessern und die globale Beschaffung und Betriebseffizienz steigern. Unternehmen können durch den Einsatz digitaler Lösungen Lieferantenbeziehungen verbessern, Abläufe straffen und Fehler reduzieren. E-Beschaffungslösungen erfordern Investitionen und Aufwand, aber die langfristige Produktivität und Kosteneinsparungen sind es wert. Die Investition in die richtige Technologie kann die Beschaffung verbessern und die Unternehmensleistung steigern.
