Die Beschaffungstechnologie-Industrie (auch ProcureTech genannt) kann als eine Sammlung digitaler Tools und Technologien definiert werden, die speziell für die Optimierung der Beschaffungsvorgänge entwickelt wurden. Wir befinden uns mitten in einem Wandel des Beschaffungswesens – und dies wird die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Beschaffungs-, Einkaufs- und Lieferkettenprozesse verwalten, für immer verändern.
Durch diese technologischen Fortschritte geht es bei der Beschaffung nicht mehr nur um den Einkauf von Dingen, sondern um eine integrierte strategische Funktion, die Daten, Analysen, Automatisierung und vieles mehr nutzt.
McKinsey berichtet, dass es im Durchschnitt bis zu drei Monate dauert, eine einzige Lieferantensuche durchzuführen (wobei ein Beschaffungsexperte mehr als 40 Arbeitsstunden aufwendet). Dabei kratzt der Beschaffungsexperte nicht einmal an der Oberfläche aller verfügbaren potenziellen Lieferanten dort draußen.
In einer Geschäftswelt, die von Minute zu Minute digitaler und schnelllebiger wird, bringen digitale Beschaffungsplattformen dringend benötigte Innovationen auf den Tisch, die die Effizienz und Effektivität Ihrer Beschaffungsvorgänge verbessern.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 9 wichtigsten Beschaffungsplattformen vor, mit denen Sie Ihre Abläufe rationalisieren und im Bereich der digitalen Beschaffung voll durchstarten können.
- E-Sourcing-Tools
- Analyse der Beschaffungsleistung
- Procure-to-pay-Software
- Software für das Lieferkettenmanagement (SCM)
- Vertragsmanagement-Software (CMS)
- eAuktionen
- Lieferantenmanagement-Software
- Tools zur Ausgabenanalyse
- eProcurement-Plattformen
E-Sourcing-Tools
E-Sourcing sind digitale Lösungen, die den Prozess der Lieferantenauswahl rationalisieren und automatisieren – hier geht es also um die “e-Beschaffung”. Diese digitalen Beschaffungsplattformen bringen die dringend benötigte Geschwindigkeit und Präzision in den Beschaffungsprozess und bieten zahlreiche zusätzliche Vorteile (die Automatisierung des Request for Proposal (RFP)-Prozesses gehört zu den wichtigsten Funktionen dieser Tools).
Die Beschaffung via Software zu optimieren, bringt einen erheblichen Vorteil mit sich: Die Beschaffungsfachleute können sich wieder stärker auf ihre strategischen Aufgaben konzentrieren! Denn die Beschaffungsplattformen ermöglichen durch die Digitalisierung der traditionell zeitaufwändigen Aufgaben eine bedeutende Zeiteinsparung. E-Sourcing-Tools erleichtern zudem den Vergleich von Angeboten und verringern das Risiko von Fehlern und Subjektivität.
Die Effizienz dieser Beschaffungsplattformen zeigt sich besonders bei der Verwaltung einer größeren Anzahl an Lieferantenbeziehungen. Anstatt Berge von Lieferantendaten manuell zu durchforsten, kann ein E-Sourcing-Tool potenzielle Lieferanten auf der Grundlage der von Ihnen vorgegebenen Kriterien schnell für Sie bewerten. So stellen Sie sicher, dass Sie die besten Lieferanten finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, ohne übermäßig viel Zeit und Energie in die Datenanalyse investieren zu müssen. Der Mehrwert solcher Beschaffungsplattformen ist immens, vor allem wenn es um große Beschaffungsvorgänge geht.
Analyse der Beschaffungsleistung
Moderne Beschaffungsplattformen bieten Ihnen Tools zur Analyse der Beschaffungsleistung und machen sich dadurch die Macht der Daten zunutze. Auf diese Weise verwandeln Sie große Mengen an Beschaffungsinformationen ohne großen Zeitaufwand in verwertbare Erkenntnisse. Die Beschaffungsplattformen ermöglichen Ihnen, die einfache, laufende Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren. Gleichzeitig können Sie so neue Trends leichter identifizieren, wodurch Sie Ihre Beschaffungsstrategie in Echtzeit verfeinern können.
Darüber hinaus hilft Ihnen dieser proaktive, datengestützte Ansatz, einen effizienten und kostengünstigen Beschaffungsprozess aufrechtzuerhalten. Wenn das Tool beispielsweise einen unerwarteten Anstieg der Einkaufskosten feststellt, können Sie zeitnah mit einer gründlichen Untersuchung der Umstände reagieren. Die Ergebnisse können zu Maßnahmen wie Neuverhandlungen mit aktuellen Lieferanten oder der Beschaffung von Alternativen führen.
Procure-to-pay-Software
Procure-to-pay-Software ist eine ganzheitliche Lösung, die das gesamte Spektrum des Beschaffungslebenszyklus von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Zahlung abdeckt. Eine solche Beschaffungsplattform steigert nicht nur die Effizienz Ihres Beschaffungswesens, sondern minimiert auch den Spielraum für menschliche Fehler.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Mitarbeiter eine Bestellung erstellt. Die Beschaffungsplattform ermöglicht die Erstellung dieser Bestellung im System, prüft sie automatisch anhand vorher festgelegter Parameter zur Validierung und sendet sie dann direkt an den Lieferanten. Die Procure-to-Pay-Software bietet nicht nur die Möglichkeit, Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen, sondern ermöglicht auch einen detaillierten Einblick in die gesamte Bestellhistorie.
Der Vorteil? Ein effizienter, leicht überprüfbarer und gestraffter Beschaffungsprozess, der Engpässe reduziert und reibungslose Abläufe gewährleistet.
Software für das Lieferkettenmanagement (SCM)
Software für das Lieferkettenmanagement (SCM) bietet einen umfassenden Überblick über Ihre gesamten Lieferkettenabläufe, von der Interaktion mit den Lieferanten bis hin zur Logistikkoordination. Mit der Echtzeit-Überwachungsfunktion verbessern diese Tools der praktischen Beschaffungsplattformen die betriebliche Effizienz, indem sie Ihnen sofortigen Zugriff auf wichtige Daten ermöglichen.
Dazu gehört auch die Möglichkeit, den Status einer Sendung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu verfolgen – das ist besonders nützlich, wenn es darum geht, knappe Liefertermine einzuhalten. Darüber hinaus können diese Tools wichtige Prognosedaten liefern, mit denen Sie sich auf mögliche Störungen vorbereiten können, sei es aufgrund von Umweltfaktoren oder geopolitischen Zwischenfällen.
Eines der herausragenden Merkmale von SCM-Software ist ihre Fähigkeit zur Integration mit anderen Systemen. Dies gewährleistet einen kontinuierlichen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens und vereinfacht die ansonsten komplexen Aufgaben der Lieferkette. Durch SCM-Software erhalten Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Supply-Chain-Abläufe, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und besseren Gesamtergebnissen führt.
Vertragsmanagement-Software (CMS)
Vertragsmanagement-Software (CMS) wurde entwickelt, um die Verwaltung von Lieferantenverträgen zu vereinfachen. Diese Art von Software bietet für alle Phasen des Vertragslebenszyklus, von der Vertragsanbahnung über die Vertragsausführung bis hin zur Vertragsbewertung.
Ein wesentlicher Vorteil von CMS ist die Möglichkeit, sowohl die operative als auch die finanzielle Leistung zu optimieren und gleichzeitig finanzielle Risiken zu minimieren. Wenn Ihr Unternehmen mit zahlreichen Verträgen zu tun hat, von denen jeder einzelne ein bestimmtes Ablaufdatum und bestimmte Bedingungen hat, kann ein CMS ein unschätzbares Werkzeug sein. Es bietet automatische Erinnerungen, wenn Verträge zur Erneuerung anstehen, und stellt so sicher, dass Sie keine wichtigen Fristen verpassen. Es kann auch auf potenziell nachteilige Bedingungen hinweisen und Ihnen so die Möglichkeit geben, ein besseres Angebot auszuhandeln.
Neben diesen Funktionen fördert CMS auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem es sicherstellt, dass alle Verträge den relevanten Regeln und Standards entsprechen. Dadurch wird die potenziell überwältigende Aufgabe der Vertragsverwaltung wesentlich effizienter und effektiver
eAuktionen
eAuctions (auch als elektronische Auktionen bekannt) sind eine Art von Online-Auktionen, die durch Beschaffungstechnologie erleichtert werden und die Art und Weise, wie Unternehmen mit Lieferanten interagieren und verhandeln, wirklich revolutioniert haben.
Diese auf digitalen Plattformen durchgeführten Auktionen schaffen ein Umfeld, das den Bieterwettbewerb anregt und letztlich zu günstigeren Preisen und Bedingungen für die Unternehmen führt. Das Konzept ähnelt einer umgekehrten Auktion, bei der die Lieferanten motiviert sind, die wettbewerbsfähigsten Angebote abzugeben, um sich den Auftrag zu sichern. Darüber hinaus geht es nicht nur um den finanziellen Aspekt; eAuctions können auch erheblich zur Verbesserung der Transparenz und Fairness des Beschaffungsprozesses beitragen.
Die Transparenz von eAuctions stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten, indem sie für alle Beteiligten klare und gleiche Wettbewerbsbedingungen schafft. Darüber hinaus fördert diese Offenheit auch ethische Praktiken im Beschaffungswesen, was langfristig den Ruf und die Integrität der Unternehmen insgesamt verbessert.
Lieferantenmanagement-Software
Software für das Lieferantenmanagement, auch bekannt als Supplier Relationship Management (SRM)-Software, ist eine Art von Geschäftsanwendung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Interaktionen mit Lieferanten und Verkäufern effektiv zu verwalten und zu optimieren.
Anstatt endlose Tabellen zu durchsuchen oder zu versuchen, den Überblick über die über verschiedene Kanäle verstreute Kommunikation zu behalten, zentralisiert diese Software Informationen, Leistungsbewertungen und Risikoanalysen. Es ist also fast so, als hätten Sie einen eigenen Assistenten, der die Leistungen Ihrer Lieferanten stets im Auge behält und Sie auf potenzielle Risiken in der Lieferkette aufmerksam macht. Aber dieses Tool macht Ihnen nicht nur das Leben leichter, sondern kann auch eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Qualität Ihrer Lieferantenbeziehungen und bei strategischen Entscheidungen spielen, was beides erheblich zum Gesamterfolg Ihres Unternehmens beitragen kann.
Tools zur Ausgabenanalyse
Tools zur Ausgabenanalyse sind spezialisierte Softwareanwendungen, mit denen Ausgabendaten eines Unternehmens gesammelt, kategorisiert und ausgewertet werden können. Ihr Zweck ist es, die Kosteneffizienz zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen und Einblick in Ausgabenmuster zu geben.
Stellen Sie sich ein modernes Unternehmen vor, das jeden Tag zahlreiche Transaktionen abwickelt. Ein Ausgabenanalyse-Tool übernimmt die wichtige Aufgabe, diese umfangreichen Daten zu prüfen. Es sortiert die Informationen und identifiziert Bereiche mit potenziell unnötigen Ausgaben. So können beispielsweise ungewöhnlich hohe Ausgaben für Büromaterialien festgestellt werden, die auf die Notwendigkeit hinweisen, einen kostengünstigeren Lieferanten zu wählen. Alles in allem können diese Tools dank ihrer Fähigkeit, Daten zu konsolidieren und Einblicke in die Beschaffungsausgaben zu geben, Ihr Unternehmen zu einer kosteneffizienteren und strategischen Beschaffungsstrategie führen.
eProcurement-Plattformen
Bei eProcurement-Plattformen handelt es sich um digitale Lösungen, die Ihnen helfen können, Ihre Beschaffungsaktivitäten auf eine rationalisierte, automatisierte und integrierte Weise zu verwalten. Sie fungieren als digitales Äquivalent der traditionellen Beschaffung und übernehmen Aufgaben von der Produktauswahl bis zur Auftragsverfolgung.
Die Verwendung einer eProcurement-Plattform verändert den traditionellen Beschaffungsprozess, indem sie die Einfachheit des Online-Shoppings in einem geschäftlichen Kontext widerspiegelt. Mit Funktionen wie Online-Katalogen, automatisierten Genehmigungs-Workflows und Auftragsverfolgung reduzieren diese Plattformen die Belastung durch Papierkram und minimieren das Risiko von Fehlbestellungen. Außerdem können sie mit anderen Beschaffungstechnologien kombiniert werden, um einen einheitlichen, effizienten und nahtlosen Beschaffungsprozess zu ermöglichen.
Schlussfolgerung
Bei der Umstellung auf ProcureTech geht es nicht nur darum, im heutigen digitalen Zeitalter relevant zu bleiben, sondern es ist ein Schritt, der das Engagement eines Unternehmens für Effizienz, strategisches Denken und nachhaltige Praktiken widerspiegelt.
Bei den verschiedenen Beschaffungsinstrumenten, die heute zur Verfügung stehen – vom E-Sourcing bis zur Ausgabenanalyse – geht es nicht nur um die Rationalisierung von Prozessen. Sie stehen für eine veränderte Sichtweise auf die Beschaffung, die sich von einer routinemäßigen Verwaltungsfunktion zu einer strategischen Säule des Geschäfts entwickelt hat. Diese Tools ermöglichen fundierte Entscheidungen, fördern die betriebliche Effizienz und ebnen den Weg für innovative Beschaffungspraktiken.
