Einleitung:
Managing procurement risk is an important part of keeping the supply chain running smoothly. Procurement managers have to come up with plans that lower the risks that come with a lot of problems, such as wrong internal assessments, noncompliance, and problems with suppliers. A good purchase risk management plan not only protects the company from possible failures, but it also makes operations run more smoothly and saves money. The top five tactics below are necessary to control procurement risk and make sure the procurement process is reliable.
1. Analyse der Ausgaben
Die Ausgabenanalyse zeigt einfach auf, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt. Die Analyse Ihrer Beschaffungsausgaben kann nicht identifizierte Zahlungen, Entlassungen, Mehrfachabrechnungen, unseriöse Ausgaben und Lieferanten, mit denen neu verhandelt werden könnte, aufdecken.
Eine Überprüfung der Ausgaben in der Vergangenheit kann Ihnen auch dabei helfen, falsche interne Bedarfsermittlungen zu vermeiden. Sie können feststellen, ob Ihre Bedürfnisse über- oder unterrepräsentiert sind, ob Sie einen engen Zeitplan haben oder ob Ihr Geld nicht ausreicht.
Es ist riskant, sich bei wichtigen Waren und Dienstleistungen auf einen einzigen Anbieter zu verlassen. Deren verspätete Lieferung könnte Ihre Lieferkette beeinträchtigen. Eine Ausgabenanalyse kann zeigen, ob Sie für bestimmte Anbieter zu viel oder zu wenig Geld ausgeben.
2. Beschaffung transparent machen
Die Einführung eines transparenten Beschaffungskonzepts kann die Produktduplizierung verringern. Eine bessere Sichtbarkeit wird auch dazu beitragen, wiederholte Anfragen zu vermeiden, indem diese überwacht werden.
Wenn alle Vorgänge transparent sind, können Sie die digitale Spur jeder Transaktion verfolgen und so Schwarzkäufe und unseriöse Ausgaben verhindern. Mehr Transparenz darüber, wer kauft oder autorisiert, bedeutet mehr Einsparungen und Effizienz.
Es wird auch einfacher sein, festzustellen, wer gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt, warum, und wie die Probleme zu beheben sind.
3. Konsolidierung der Lieferanten
Es ist schwierig, den Überblick über verschiedene Lieferanten für einzelne oder verwandte Artikel zu behalten. Mit weniger Lieferanten kann Ihr Unternehmen seine finanzielle Gesundheit besser vor Preisschwankungen schützen.
Eine wirksame Lieferantenkonsolidierung hilft den Beschaffungsteams, ihre Ausgaben zu minimieren. Die Zuweisung von mehr Artikeln an weniger Lieferanten trägt zur Verbesserung der Produktpreise bei. Insgesamt sinken die Fracht-, Bearbeitungs- und sonstigen Transportkosten.
Für wichtige Produkte und Dienstleistungen benötigt Ihr Unternehmen jedoch mehrere Lieferanten. Mehrere Lieferanten sind vorzuziehen, da Sie nicht von einer einzigen Quelle abhängig sind, die Ihr Unternehmen ausmachen oder zerstören kann.
Mehrere Lieferanten für wichtige Artikel verhindern Nachfragespitzen und Engpässe. Außerdem erhalten Sie dadurch zusätzliche Flexibilität, um auf unvorhergesehene Umstände reagieren zu können.
4. Management der Lieferantenbeziehungen
Starke Lieferantenbeziehungen sind hilfreich. Ein effektives Lieferantenmanagement verhindert Unterbrechungen der Lieferkette, einschließlich verspäteter Lieferungen und minderwertiger Artikel. Transparenz hilft auch, Gefahren zu erkennen und zu entschärfen.
Online-Software für die Bestandsverwaltung und das Lieferantenmanagement kann Ihnen helfen, Lieferanten zu verfolgen, Informationen zu überprüfen, Lieferprobleme zu erkennen und die Leistung zu bewerten. Die Nachverfolgung der Leistung hilft auch dabei, eine schlechte Lieferantenauswahl, unethische Beschaffung und andere Probleme zu minimieren.
5. Einhaltung der Vorschriften
Die Einhaltung von Verträgen ist entscheidend und sollte überwacht werden. Dies hilft Ihnen, die Einhaltung der Bedingungen durch die Lieferanten zu beurteilen, z. B. die rechtzeitige Lieferung von Qualitätsprodukten.
Dieser Indikator gibt an, wie hoch der Anteil der abgeschlossenen Verträge ist und ob alle Standards erfüllt werden. Die Erfüllung der Standards verbessert die Kommunikation mit den Lieferanten, setzt die Nichteinhaltung der Standards durch und sorgt für eine schnelle Bearbeitung von Beschwerden.
Durch die Einhaltung der Vorschriften werden auch die internen Verfahren und Ausgaben kontrolliert, wodurch verhindert wird, dass interne Beteiligte zu viel Geld ausgeben. Ihr Einkaufsprozess verschwendet weniger Geld durch verbesserte Compliance.
Schlussfolgerung:
Die Umsetzung solider Strategien für das Management von Beschaffungsrisiken ist für die Aufrechterhaltung einer erfolgreichen Lieferkette unerlässlich. Durch gründliche Ausgabenanalysen, Transparenz im Einkauf, Konsolidierung von Lieferanten, Pflege enger Lieferantenbeziehungen und Einhaltung von Vorschriften können Unternehmen Risiken minimieren und ihre Beschaffungsprozesse optimieren. Durch die Anwendung dieser Strategien können Sie Ihr Unternehmen vor potenziellen Störungen schützen, die Effizienz steigern und den langfristigen Erfolg fördern.
