Beschaffungsmanagement: Schritte und bewährte Praktiken

Schon früh im Wachstum eines Unternehmens wird deutlich, dass die Einkaufspraktiken formalisiert werden müssen. Unter Beschaffungsmanagement versteht man die strategische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den Betrieb und die Expansion eines Unternehmens erforderlich sind. Sie ist wichtig, da sie sich auf die Kostenstruktur eines Unternehmens und seine Fähigkeit auswirkt, die Bedürfnisse seiner Kunden wettbewerbsfähig zu erfüllen.

Auf dieser Seite geht es um das Beschaffungsmanagement, die 9 Schritte des Beschaffungsprozesses, wer ihn verwaltet und warum er so wichtig ist.

Sie werden lernen

• Ein strategisches Beschaffungsmanagement wirkt sich auf die Kostenstruktur und die Fähigkeit eines Unternehmens aus, den Kunden- und Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
• Die 9 Schritte des Beschaffungsmanagements und die besten Strategien, um zu sparen, die Effizienz zu verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
• Warum Unternehmen Probleme mit der Beschaffung haben, wie z. B. Überspringen, Fehlkommunikation und unorganisierte Aufzeichnungen, und wie Software für die Beschaffungsorchestrierung helfen kann.
• Erfahren Sie, wie Automatisierung und fortschrittliche Beschaffungstools wie Zip Verfahren beschleunigen, die Kommunikation fördern, Budgets verwalten und das Beschaffungsmanagement verbessern können.

Was ist Beschaffungsmanagement?

Der “Source-to-Settle-Prozess” oder das Beschaffungsmanagement umfasst die Bewertung, Auswahl und Erstellung von Kaufverträgen bei gleichzeitiger Pflege der Lieferantenbeziehungen.

Obwohl die Begriffe “Sourcing”, “Einkauf” und “Beschaffung” im Allgemeinen synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen.

Einkauf und Beschaffung befassen sich mit den operativen Aspekten des Einkaufs von Produkten und Dienstleistungen, während das Beschaffungsmanagement strategisch ausgerichtet ist und die besten Beschaffungspartner findet.

9 Schritte zur Beschaffung

Ein erfolgreiches Unternehmen rationalisiert und standardisiert seinen Beschaffungsprozess. Dies schützt den Gewinn eines Unternehmens, steigert die betriebliche Effizienz und bereitet es darauf vor, seinen Bedarf schnell zu decken.

Der Beschaffungsprozess kann je nach den Bedürfnissen und Einkäufen eines Unternehmens erheblich variieren, aber die wesentlichen Elemente sind einheitlich. Hier sind die neun Beschaffungsschritte:

1. Ermitteln der geschäftlichen Anforderungen

Der Beschaffungsprozess beginnt mit einer klaren Vorstellung davon, was das Unternehmen benötigt, um zu expandieren, vom Bürobedarf bis hin zu komplexeren Artikeln und Dienstleistungen. Bestellhistorie, Qualitätsspezifikationen, Lieferzeiten und Budgetgrenzen müssen erfasst werden.

Ein Fertigungsunternehmen kann seinen Bestand und seine Produktionspläne auswerten, um seinen vierteljährlichen Rohstoffbedarf zu ermitteln, bevor es eine Ausschreibung einreicht.

2. Stellen Sie einen Kaufantrag.

Nach der Ermittlung des Unternehmensbedarfs wird der Auftrag in einer formellen Kaufanfrage spezifiziert. Die Genehmigung der Einkaufsabteilung bestätigt, dass die Anschaffung mit dem Budget und der Betriebsstrategie des Unternehmens vereinbar ist.

3. Bewertung von Anbietern

Die Auswahl der Lieferanten beginnt, nachdem die Bestellanforderung angenommen wurde. Das Beschaffungsteam kann den Preis, die Qualität, die Zuverlässigkeit des Lieferanten und die Produktionskapazität analysieren, indem es seine Lieferantenbasis diversifiziert. Die Bildung solcher Lieferantenallianzen ist eine gute Beschaffungspraxis.

4. Abschluss des Vertrags

Nach der Suche nach Anbietern schließen wir Beschaffungsverträge ab. Wir können die Transaktionsbedingungen aushandeln, um den besten Preis und die beste Lieferung zu erhalten. In diesem Schritt müssen Einkaufsrichtlinien und Lieferfristen festgelegt werden.

5. Bestellung abgeschlossen

Nach der Vertragsgenehmigung wird eine Bestellung generiert, um mit der Auftragserfüllung zu beginnen. Dieses Dokument formalisiert die Transaktion des Anbieters und leitet die Lieferung ein.

6. Optionales Expediting.

Bei dringendem Bedarf müssen die Bestellungen möglicherweise beschleunigt werden. Die Überwachung von Lieferterminen und die Bewältigung von Verzögerungen sind entscheidend, um die rechtzeitige Lieferung von Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten.

7. Dreifache Übereinstimmung für alle Produkte/Dienstleistungen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Kaufrechnung, die Bestellung und die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen nach Abschluss der Transaktion zu vergleichen. Dieser Schritt garantiert, dass die Lieferung den Bedingungen und Qualitätsstandards entspricht.

8. Genehmigung und Bezahlung von Rechnungen

Die Rechnungsstellung wird akzeptiert, sofern die Bestellung allen Spezifikationen entspricht. Eine rechtzeitige und korrekte Zahlung fördert die Beziehungen zu den Lieferanten und die Einhaltung der Verträge.

9. Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten

Der letzte Schritt ist die sorgfältige Aufzeichnung des Beschaffungsvorgangs für zukünftige Referenzen. Interaktionen mit Lieferanten, Bestellungen und Zahlungen sind für Prüfungen, Verbesserungen der Beschaffungsstrategie und die Expansion des Unternehmens unerlässlich.

Automatisierte Software für das Beschaffungsmanagement kann diesen Prozess erleichtern, indem sie umfangreiche und komplizierte Metriken effektiv verfolgt.

Unternehmen können ihre betriebliche Effizienz und Kostenwirksamkeit steigern, indem sie die folgenden neun Schritte befolgen, um ihren Beschaffungsprozess effizient und transparent zu gestalten und mit ihren strategischen Zielen zu verknüpfen.

Wer verwaltet die Beschaffung?

Die Verwaltung der Beschaffung ist für die Kontinuität des Geschäftsbetriebs von entscheidender Bedeutung. Aber wer beaufsichtigt die Beschaffung? Untersuchen Sie die Rollen und Aufgaben der Beschaffungsexperten, die den Prozess bestimmen.

Procurement Manager leiten die Beschaffung. Diese Position überwacht den Beschaffungsprozess und stellt sicher, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter die Regeln des Unternehmens befolgen. Der Beschaffungsmanager entwickelt Strategien, verhandelt und verwaltet die Beziehungen zu den Lieferanten, um den Einkaufswert zu maximieren.

In Schlüsselpositionen arbeiten sie mit den Beschaffungsmanagern der Beschaffungsabteilung zusammen:

• Für den täglichen Einkauf ist der Einkaufsleiter zuständig. Er leitet das Einkaufsteam, überwacht die Entscheidungen und arbeitet mit den Lieferanten zusammen, um die rechtzeitige Lieferung von Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten.
• Sourcing managers strategically discover, evaluate, and secure the best supplier sources. They analyse market trends, create strategic sourcing plans, and build connections with important suppliers to assure quality and cost-efficiency.
• Einkäufer sind die Mitarbeiter, die den Beschaffungsprozess durchführen. Sie bestellen Waren und Dienstleistungen, verhandeln mit den Lieferanten über Preise und Bedingungen und stellen sicher, dass diese den Anforderungen entsprechen.
• Ein Beschaffungsspezialist bietet analytische Unterstützung für Beschaffungsaktivitäten. Sie helfen bei der Verwaltung von Lieferanten, bewerten die Leistung von Anbietern im Lebenszyklus, pflegen Beschaffungsdatenbanken und erstellen Beschaffungsstrategien.
• Wie die Einkäufer sind auch die Einkäufer bestrebt, Waren und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Kosten zu erwerben. Zu ihren Aufgaben gehören die Bewertung von Lieferanten, Vertragsverhandlungen und die Verwaltung von Bestellungen.
• Beschaffungsanalysten sind für die Verwaltung und Analyse von Daten unerlässlich. Sie bewerten die Beschaffungsregeln, analysieren die Kosten und liefern Informationen zur Entscheidungsfindung.

Ein wirksames Beschaffungsmanagement erfordert eine abteilungsübergreifende Koordinierung über diese spezialisierten Funktionen hinaus:

• Kommerzielles Team: Koordiniert die Beschaffung mit den kommerziellen Zielen und der Marktpositionierung.
• Das Rechtsteam prüft Verträge und Vereinbarungen, um die Interessen der Organisation zu wahren und die Gesetze und Vorschriften einzuhalten.
• Technisches Team: Bietet technisches Fachwissen für Produkt- und Servicestandards und stellt sicher, dass Beschaffungsentscheidungen den betrieblichen Anforderungen entsprechen.
• Leitende Angestellte aus mehreren Abteilungen können an Beschaffungsentscheidungen beteiligt sein, insbesondere bei großen Anschaffungen, die mehrere Bereiche des Unternehmens betreffen.

Das Beschaffungsmanagement erfordert strategische Übersicht, spezielle Fähigkeiten und abteilungsübergreifende Koordination. Wenn Organisationen die Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen, können sie einen einheitlichen Beschaffungsansatz sicherstellen, der ihre Ziele und ihre betriebliche Effizienz unterstützt.

Warum ist das Beschaffungsmanagement so wichtig?

‍Profitable und produktive Geschäftsabläufe hängen vom Beschaffungsmanagement ab. Prozessvereinfachung, Skalierung und funktionsübergreifende Zusammenarbeit verschaffen einen Wettbewerbsvorteil und verbessern die Leistung und das Wachstumspotenzial.

Das Beschaffungsmanagement koordiniert den Einkauf von Waren, Dienstleistungen und Verträgen, die für den Geschäftsbetrieb benötigt werden. Es beschafft die Ressourcen effizient, kostengünstig und in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien. Das Beschaffungsmanagement ist die Grundlage für einen rentablen Betrieb, da es jeden ausgegebenen Dollar optimiert, um den Gewinn zu steigern.

Ein gut geführtes Beschaffungswesen kann ein Wettbewerbsvorteil sein, nicht eine Back-Office-Aufgabe. Ein Unternehmen kann sich von der Konkurrenz abheben, indem es schnell und effizient auf Ineffizienzen und Bedürfnisse in der Lieferkette reagiert.

Mit gestrafften Beschaffungsprozessen können Unternehmen schneller und genauer auf Marktveränderungen reagieren. Agilität kann Ihnen helfen, besser mit Lieferanten zu verhandeln, bessere Produkte und Dienstleistungen zu erhalten und Kosteneinsparungen an Kunden weiterzugeben oder zu reinvestieren.

Im digitalen Zeitalter kann eine Beschaffungsmanagement-Software wie Zip diesen Prozess vereinfachen und rationalisieren. Zip bietet eine durchgängige Transparenz der Beschaffung und verbessert die Entscheidungsfindung, das Risikomanagement und die strategische Planung.

Wenn es richtig gemacht wird, kann das Beschaffungsmanagement, insbesondere wenn es von Zip unterstützt wird, Ihnen einen Wettbewerbsvorteil und Wachstumspotenzial verschaffen.

Anstatt Waren und Dienstleistungen zu kaufen, investieren Sie in die Zukunft des Unternehmens.

Bewährte Verfahren für das Beschaffungsmanagement

Die Optimierung des Beschaffungsmanagements kann Geld sparen, die Effizienz steigern und Ihnen einen Vorteil verschaffen. Um diese Vorteile nutzen zu können, sind jedoch geeignete Verfahren erforderlich. Zip empfiehlt diese.

1. Nutzen Sie die Automatisierung

Die Zukunft der Beschaffung ist digital. Die Automatisierungstechnologie hat komplexe Beschaffungsvorgänge leichter verständlich und kontrollierbar gemacht. Mit einer All-in-One-Beschaffungsplattform wie Zip können Unternehmen den gesamten Beschaffungszyklus, von der Nachfrage bis zur Zahlung, online verwalten. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und die Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften durchgängig sichergestellt.

2. Standardisierung der Beschaffung.

Effizienz setzt Konsistenz voraus. Eine unternehmensweite Standardisierung der Beschaffung stellt sicher, dass alle dieselben Prozesse und Standards verwenden. Durch die Einheitlichkeit werden menschliche Fehler und Fehler bei der Beschaffung auf ein Minimum reduziert, was sowohl Zeit als auch Geld spart. Standardisierte Prozesse erleichtern die Leistungsüberwachung und -verbesserung, indem sie eine klare Ausgangsbasis schaffen.

3. Verfolgen und analysieren Sie die Einkäufe.

Bei richtiger Handhabung können Daten eine Fülle von Erkenntnissen liefern. Genaue Aufzeichnungen über die Beschaffung und die Auswertung der Daten können helfen, Muster, Trends und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Das Verfolgen und Vergleichen von KPIs mit Branchen-Benchmarks kann Ihnen helfen, Stärken und Probleme im Beschaffungsprozess zu erkennen. Diese datengestützte Methode stärkt die Beziehungen zu den Anbietern, indem sie den Rahmen für Verhandlungen und Kooperationen auf der Grundlage der bisherigen und erwarteten Leistung schafft.

‍Optimierung der Vorteile des Beschaffungsmanagements

Die Optimierung des Beschaffungsmanagements ist wie das Ausrichten von Zahnrädern in einer komplexen Maschine. Das Beschaffungsmanagementsystem funktioniert reibungslos, effizient und mit voller Kapazität, wenn alle Teile zusammenarbeiten.

Ein optimierter und orchestrierter Beschaffungsprozess ist ein strategischer Ansatz, der sich positiv auf das Tagesgeschäft und den Gewinn eines Unternehmens auswirkt.

Hier sind die wichtigsten Vorteile eines optimierten Beschaffungsmanagements:

• Die Straffung der Prozesse ist einer der größten Vorteile der Optimierung des Beschaffungsmanagements. Diese Vereinfachung spart Zeit und reduziert Fehler. ‍
• Die Beschaffung bezieht interne und externe Interessengruppen ein und fördert die Zusammenarbeit. Ein optimierter Beschaffungsprozess fördert eine offene Kommunikation und Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Beschaffungssoftware ermöglicht es Lieferanten, Einkäufern und Abteilungsleitern, zusammenzuarbeiten, Dokumente auszutauschen und Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Durch die Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten, was zu besseren Ergebnissen führt.

Verbessern Sie die Budgetausgaben: Jeder eingesparte Beschaffungsdollar kann an anderer Stelle im Unternehmen investiert werden. Ein effektives Beschaffungsmanagement senkt die Kosten durch Prozessautomatisierung, Datenanalyse und sorgfältige Aufzeichnungen.

Durch die Automatisierung alltäglicher Vorgänge können sich die Beschaffungsteams auf strategischere Aufgaben konzentrieren, z. B. das Aushandeln besserer Angebote oder die Ermittlung von Möglichkeiten zur Kostensenkung. Mit detaillierten Ausgabenstatistiken können Unternehmen ihre Ressourcen effektiver verwalten.

Einfachere Prozesse, Zusammenarbeit und Kostensenkungen sind nur der Anfang. Ein effektives Beschaffungsmanagement kann die Beschaffung von einer Kostenstelle in einen strategischen Aktivposten verwandeln und damit den Unternehmenserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Typische Fragen des Beschaffungsmanagements.

Das Beschaffungsmanagement kann die Gewinne eines Unternehmens steigern, ist aber ein komplexer Prozess. Diese Herausforderungen können die Effizienz beeinträchtigen, die Ausgaben erhöhen und die Beziehungen zu den Lieferanten belasten, so dass ein effektives Management erforderlich ist.

Umgehung der Beschaffung.

Der Missbrauch von Beschaffungsverfahren durch Mitarbeiter ist ein ernstes Problem. Aufgrund ungenauer Richtlinien oder der vermeintlichen Komplexität der Beschaffungsvorgänge tätigen die Mitarbeiter häufig unzulässige Einkäufe.

Umgehungen setzen das Unternehmen dem Risiko von Betrug, Nichteinhaltung von Vorschriften und unkontrollierten Ausgaben aus.

Missverständnisse

Jede erfolgreiche Beschaffungsmaßnahme hängt von einer guten Kommunikation ab. Ohne eine zentrale Plattform für die Kommunikation zwischen den Abteilungen kann es jedoch zu Missverständnissen kommen.

Mangelnde Koordinierung führt häufig zu Engpässen, die die Beschaffung und den Geschäftsbetrieb verzögern.

Unordentliche Aufzeichnungen

Für die Nachverfolgung von Einkäufen, die Verwaltung von Lieferantenverträgen und die Einhaltung von Vorschriften sind akribische Aufzeichnungen unerlässlich. Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit manuellen oder veralteten Beschaffungssystemen. Manuelle Prozesse und veraltete Systeme sind zeitaufwändig und können zu unübersichtlichen Aufzeichnungen führen, so dass es schwierig ist, wichtige Informationen schnell zu finden. Diese Unordnung führt zu Problemen bei der Rechnungsprüfung und zu verpassten Kosteneinsparungen.

Diese Herausforderungen erfordern ein proaktives Beschaffungsmanagement, das die Technologie einbezieht, klare Kommunikation fördert und Verfahren durchsetzt.

Eine fortschrittliche Beschaffungsmanagement-Software wie Zip kann diese Probleme lösen und Beschaffungsprozesse rationalisieren, Kosten senken und die betriebliche Effizienz verbessern.

Entwicklung eines Beschaffungsmanagementplans

Die Optimierung der Beschaffungsprozesse und das Erreichen operativer Spitzenleistungen erfordern einen soliden Plan für das Beschaffungsmanagement.

Die Struktur und die Methode des Beschaffungsmanagements sind ideal für die Automatisierung. Die Automatisierung vereinfacht komplexe Beschaffungsaufgaben, verbessert die Genauigkeit, deckt Unstimmigkeiten auf und gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.

Moderne Technologie kann die Beschaffungsabläufe von der Auswahl der Lieferanten bis zur Rechnungsbearbeitung rationalisieren, so dass sie leichter zu handhaben und fehlerfrei sind.