Beschaffungsautomatisierung: 7 effektive Wege zur Strategieverbesserung

Wenn Ihr Unternehmen manuelle Beschaffungsprozesse nutzt, wissen Sie, dass diese zeitaufwändig sind. Viele Beschaffungsexperten unterschätzen, wie teuer und riskant sie sind und wie sehr die Automatisierung das Spiel verändert.

Heute werden die Vorteile und Prozesse der Beschaffungsautomatisierung besprochen. Wenn Sie über automatisierten Einkauf nachdenken, beantwortet diese Seite typische Fragen wie:

• Was ist Beschaffungsautomatisierung?
• Warum Beschaffungsautomatisierung in Ihrem Unternehmen einsetzen?
• Die Vorteile der Beschaffungsautomatisierung?
• Wie verbessert Technologie die Beschaffungsautomatisierung?

Was ist Beschaffungsautomatisierung?

Beschaffungsautomatisierung ist die Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffung, Einkauf und Bezahlung von Produkten und Dienstleistungen. Viele Beschaffungssoftware-Tools automatisieren Prozesse, um jeden Einkauf einer Organisation zu verfolgen.

Warum die Beschaffung automatisieren?

Unternehmen organisieren ihre Einkäufe mithilfe von Beschaffungstaktiken, um Risiken zu minimieren und Kosten zu sparen. Tabellenkalkulationen und manuelle Prozesse können diese Ziele nicht erreichen, insbesondere wenn Unternehmen wachsen. Bestellungen erfolgen planlos, Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung führen repetitive Tätigkeiten aus, und fehlerhafte Dateneingaben oder versäumte Zahlungen erhöhen die Lieferantenkosten.

Korrekte Prozesse mithilfe von Beschaffungsautomatisierungssoftware helfen Unternehmen, viele dieser Kosten zu vermeiden.

Automatisierung optimiert den Purchase-to-Pay-Prozess und leitet Anfragen weiter, um den Beschaffungszyklus zu optimieren und Kosten zu senken. Dies ermöglicht der Buchhaltung:

• Bestellungen schnell weiterleiten
• Automatisch prüfen und genehmigen
• Einkäufe schnell und präzise erfassen
• Einkaufsdaten für einfachen Zugriff zentralisieren.

Die Beschaffung birgt Risiken. Wichtige Bestellungen gehen verloren, Lieferungen verspäten sich und Lieferanten halten sich nicht an Vereinbarungen. Ein kompliziertes Netz von Lieferanten und Raum für Fehler erhöhen die Kostenineffizienzen und das Betrugsrisiko enorm.

Durch die Entwicklung eines sicheren, wiederholbaren Prozesses mit hohem Lieferantenvertrauen eliminiert die Beschaffungsautomatisierung diese Risiken.

• Einkäufe erfolgen von vorab genehmigten, geprüften und integrierten Lieferanten.
• Der Einkaufsprozess nutzt ein automatisiertes System, um die Richtigkeit von Bestellungen und Rechnungen dreifach zu überprüfen.
• Automatische Hauptbuch-(GL)-Kodierung verfolgt Einkäufe.
• Automatisierte Zahlungen stellen sicher, dass der richtige Lieferant pünktlich bezahlt wird und vermeiden doppelte Zahlungen.

7 Vorteile der Beschaffungsautomatisierung

Viele Komponenten der Beschaffungsstrategie werden durch Technologie automatisiert, was ihren Erfolg steigert. Hier sind sieben Wege, wie die Beschaffungsautomatisierung Kosten und Risiken senkt.

Lieferantenkostenvergleich

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Kosteneffizienz der Beschaffungsstrategie zu verbessern, ist die Auswahl der günstigsten Lieferanten. Die manuelle Methode dauert Tage oder Wochen.

Zum Glück automatisieren Lieferantenmanagementsysteme den Großteil der Recherche. Dies hilft Ihrem Unternehmen, die besten Angebote zu finden, ohne die Teamressourcen zu überlasten.

Die Sourcing-Engines von Order.co finden automatisch günstigere Lieferanten- und Produktalternativen. Dieser Service fand über 10 % Kosteneinsparungsmöglichkeiten für die globale Anwaltskanzlei Cozen O’Connor. Ohne Änderungen an bevorzugten Marken oder Waren sparte das Unternehmen 5.000–6.000 $ pro Monat.

Diese Sourcing-Technologie reduziert auch Risiken. Flughafensicherheitsvorschriften stellten für das Gesundheits- und Schönheitsunternehmen XpresSpa ein einzigartiges Beschaffungshindernis dar. Order.co half XpresSpa, konforme Anbieter zu finden. Die Katalogkonformität stieg von 70 % auf 100 % und die Kosteneinsparungen betrugen etwa 9,6 % oder 68.000 $ pro Jahr.

Bestellungen in der Beschaffungsautomatisierung bündeln

Lieferantenkonsolidierung kann auch Kosten sparen. Automatisierung gruppiert Bestellungen über die Standorte eines Unternehmens hinweg für Mengenrabatte. Dies eliminiert Compliance-Papierkram und erhöht die Einsparungen bei Großbestellungen.

Unternehmen mit strengen Lieferantenzertifizierungen profitieren am meisten von dieser Strategie. Mehrere Lieferanten-Compliance-Prüfungen und Papierkram werden eliminiert, wenn von einer Quelle bestellt wird. Die Automatisierung der Auftragsbündelung spart Betriebs- und Materialkosten sowie die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften.

Hält Daten organisiert

Eines der größten Beschaffungsrisiken ist die Desorganisation. Mitarbeiter verbringen Zeit mit der Suche nach verstreuten Informationen, was die Fehleranfälligkeit erhöht.

Das richtige Beschaffungssystem zentralisiert den Prozess und automatisiert die Lieferanten- und Vertragsverwaltung.

Die Zentralisierung des Einkaufsprozesses mithilfe eines Beschaffungssystems erspart Ihnen den Besuch Hunderter Websites und die Verwaltung von Logins. Das Bestellen und Genehmigen von Bestellungen ist einfach und spart allen Zeit. Die Reduzierung dieser Aufgaben auf eine Plattform verringert das Datenrisiko.

Spart Zeit beim Einkauf

Automatisierung zentralisiert Produktbestellungen und Bestellprozesse, wodurch Finanz- und Betriebszeit gespart wird. Dies reduziert Engpässe und ermöglicht gleichzeitige Lieferantenbestellungen.

Bestellungen mit konstanter Nachfrage können automatisiert werden. Wiederholte Kaufanfragen werden als Abonnements eingerichtet, wodurch die Arbeitslast der Stakeholder und der Beschaffungsabteilung reduziert wird.

Diese Funktion beschleunigt die Bestellung. Schnellere Zykluszeiten beschleunigen die Lieferung, wodurch Lieferverzögerungen für Unternehmen reduziert werden.

Eliminiert unkontrollierte Ausgaben

Obwohl meist ohne böse Absicht, schaden nicht genehmigte oder unkontrollierte Ausgaben Unternehmen. Sie sprengen Budgets und erhöhen das Risiko.

Stakeholder, die glauben, Zeit oder Geld sparen zu können, indem sie Beschaffungsprozesse umgehen, wirken diesen oft entgegen. Manuelle oder umständliche Systeme können die Ziele der Stakeholder behindern.

Mitarbeiter kaufen mit einfachen, regulierten Methoden und Ausgabenautomatisierungstechnologie ein. Diese Techniken reduzieren den Tail Spend und setzen Budgetbeschränkungen durch, um Mehrausgaben zu verhindern.

Vereinfacht die Abrechnung

Finanzabteilungen erfassen und bezahlen Belege und Rechnungen, um Lieferantenausgaben manuell zu verfolgen. Die Automatisierung der Rechnungsdatenreduzierung, -verfolgung und -zentralisierung optimiert dieses Verfahren.

Diese Vereinfachung spart Finanzteams Zeit und vermeidet Fehler bei der Berichterstattung und Steuererklärung.

ZeroCater hatte monatliche Rechnungsstellung und Ineffizienzen. Die Automatisierung vereinfachte die Rechnungszahlung. „Allein für Amazon sind wir von 200 Rechnungen pro Monat auf vielleicht 3 oder 4 gekommen“, sagte Keith Bowles von ZeroCater, einem Kunden von Order.co.

Daten zur Erfolgsmessung

Erfolgreiche Geschäftsstrategien sollten einen Plan zur Erfolgsmessung enthalten. Ausgabendaten sind für Beschaffungsteams entscheidend.

Das Wiederherstellen und Organisieren von Ausgabendaten ist zeitaufwändig. Automatisierung erleichtert dies. Zentralisierte Lieferantenmanagementsysteme verfolgen Ausgabendaten automatisch. Dies ermöglicht Finanz- und Betriebsteams, Ausgabenberichte zu erstellen und Daten schneller als manuell zu prüfen.

Diese Berichte helfen Finanzteams, den Fortschritt ihrer Beschaffungsstrategie zu verfolgen und Herausforderungen zu identifizieren, die ihre Unternehmen daran hindern könnten, ihre Beschaffungsziele zu erreichen.

Prozess für die Beschaffungsautomatisierung

Um Ihr Automatisierungsprojekt erfolgreich zu starten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:

1. Einkaufsregeln festlegen

Ein solider Prozess untermauert die Automatisierung. Erstellen und dokumentieren Sie eine Beschaffungsrichtlinie mit Ausgabenlimits, Lieferanten-Due-Diligence, rechtlichen und Sicherheitsbewertungen sowie Genehmigungsprotokollen. Gut konzipierte Geschäftsabläufe stellen sicher, dass Ihr Automatisierungsprojekt wie geplant funktioniert.

2. Lieferantendaten an einem Ort sammeln

Sammeln Sie alle Lieferantendaten aus Ihrer Lieferkette. Buchhaltungsdaten, Vertragsmanagement und Leiter der Bestellabteilung können diese Informationen bereitstellen. Sammeln Sie die Daten vorerst in einer Tabelle.

3. Alles digitalisieren

Beschaffungsautomatisierung steht im Konflikt mit Papiersystemen. Digitalisieren Sie Verträge und Rechnungen für einen schnelleren Zugriff. Scannen Sie Papierdokumente per OCR und erkunden Sie Partner für Beschaffungsautomatisierungssoftware.

4. Konsolidierungsbereiche in der Beschaffungsautomatisierung identifizieren

Eine zentrale Sichtbarkeit der Beschaffungsdaten hilft, Überschneidungen und Redundanzen aufzudecken. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Lieferanten, fassen Sie Bestellungen über Standorte hinweg zusammen und nutzen Sie Skaleneffekte.