Erfolgreich im indirekten Einkauf: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Einführung: Effizienz im Einkauf ist entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Jedes Unternehmen,...
Organisationen, die ihre Beschaffungsprozesse verbessern möchten, könnten großen Nutzen aus Änderungsmanagement-Rahmenwerken wie dem ADKAR-Modell von Prosci oder Kotters 8-Stufen-Prozess ziehen. Diese methodischen Ansätze leiten das Beschaffungs-Änderungsmanagementverfahren, fördern Wachstum und Leistung im Unternehmen. Was war das Ergebnis? Verbesserte Compliance, stärkere Beziehungen zu Lieferanten und höhere Produktivität. Durch den Einsatz dieser bewährten Strategien können Unternehmen Veränderungen reibungsloser bewältigen und ihre Beschaffungsziele erfolgreicher erreichen.
Wichtige Erkenntnisse:
Der Änderungsmanagementprozess umfasst die Unterstützung von Unternehmen bei der Identifizierung ihrer gewünschten
Ergebnisse, die Bewertung, wie sie derzeit im Verhältnis zu diesen Zielen abschneiden, die Durchführung kluger und intelligenter Anpassungen, das Verfolgen ihres Fortschritts, das Identifizieren von Verbesserungsbereichen und das Feiern ihrer Erfolge. Wenn ein Unternehmen Änderungen an seinen internen Prozessen vornehmen möchte, die verknüpfte oder laufende Vorgänge nicht unterbrechen, muss es Änderungsmanagementstrategien umsetzen, die Planung, Koordination, Kommunikation und Nachverfolgung umfassen. Jedes Transformationsprojekt oder jede Anstrengung mit großem Umfang muss ein effektives Änderungsmanagement haben.
Die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle in den internen Abläufen und den Beziehungen zu Lieferanten, was ein effektives Änderungsmanagement unerlässlich macht. Eine umfassende Analyse der spezifischen Anforderungen und Prozesse einer Organisation ist notwendig, bevor eine erfolgreiche Änderungsmanagementstrategie entwickelt wird. Aufgrund dieser umfassenden Untersuchung sind sie in der Lage, potenzielle Hindernisse zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um ihre Auswirkungen auf Rentabilität und Geschäftsabläufe zu minimieren. Unternehmen können durch die Umsetzung dieser Maßnahmen einen reibungsloseren Übergang sicherstellen und starke Beziehungen zu ihren Lieferanten aufrechterhalten.
Organisationen sollten aktiv Feedback von internen Interessengruppen einholen, zusätzlich zur Sammlung quantitativer Daten, um ein qualitatives Verständnis der Sichtweisen der Kunden bezüglich Veränderungen und deren Auswirkungen auf die allgemeine Kundenerfahrung zu erlangen. Organisationen sollten in eine effiziente Änderungsmanagementstrategie investieren, die das Feedback der Interessengruppen innerhalb der Beschaffungsfunktion integriert, um sicherzustellen, dass sie Verfahren aufbauen, die positiv zu ihrem Wachstum beitragen.
Erhebliche Veränderungen oder Transformationen erfordern starkes Änderungsmanagement, da sie das Personal betreffen und die Art und Weise ändern, wie eine Organisation arbeitet, Abläufe durchführt oder Technologie einsetzt.
Die Hauptgründe für das Änderungsmanagement umfassen ineffiziente Beschaffungsprozesse, die höhere Kosten und Zeitverschwendung verursachen, weil bestehende Systeme nicht sichtbar sind. Darüber hinaus erhöhen Systeme, die stark auf menschliche Arbeit angewiesen sind, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in Verträgen und Bestellungen, was die Beziehungen zu Kunden schädigen und Budgetüberschreitungen verursachen kann. Durch die Nutzung von Cloud-Technologien zur Automatisierung dieser Prozesse können die Preise gesenkt und die Echtzeitüberwachung der Beschaffungsvorgänge verbessert werden.
Die Bedeutung des Änderungsmanagements in Beschaffungsabteilungen wird weiter unterstrichen durch die Tatsache, dass Organisationen bei neuen Vorschriften in verschiedenen Branchen jederzeit Compliance sicherstellen müssen, um Geldstrafen und Sanktionen im Zusammenhang mit Nichteinhaltung zu vermeiden.
Automatisierungsplattformen können Unternehmen helfen, flexibler und reaktionsschneller auf sich ändernde Vorschriften zu reagieren, wodurch Risiken gesenkt und das Vertrauen erhöht wird. Diese Systeme sind in der Lage, Vorfälle der Nichteinhaltung zu erkennen und Mitarbeiter schnell auf die notwendigen Korrekturen oder Anpassungen hinzuweisen, wodurch das Unternehmen die kostspielige Last der Nichteinhaltung erspart wird.
Einer der häufigsten Gründe für das Änderungsmanagement in der Beschaffung sind technologische Fortschritte. Die Beschaffung hat sich als Reaktion auf den Anstieg von Cloud-Computing, Dokumentendigitalisierung und Prozessautomatisierung weiterentwickelt. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen wir die Methoden der Kommunikation und Zusammenarbeit der Menschen ändern, vormals manuelle Verfahren automatisieren, um Kosten zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern, und die Möglichkeiten vergrößern, Waren und Dienstleistungen zu niedrigeren Preisen zu erwerben, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Beim Wechsel von manuellen Verfahren wie Tabellenkalkulationen oder E-Mails zu einem Software-Tool oder einer SaaS-Lösung ist ein effektiver Änderungsmanagementplan für die erfolgreiche Implementierung und Bereitstellung von Software erforderlich. Änderungsmanagement ist essenziell, um minimale Störungen der laufenden Geschäftsabläufe zu gewährleisten, eine breite Akzeptanz zu fördern und die Rendite der Investitionen in Technologie zu optimieren.
Organisatorische Umstrukturierungen und Fusionen und Übernahmen erhöhen erheblich den Bedarf an Änderungsmanagement in der Beschaffung, da sie die Reduzierung der Lieferbasis über mehrere regionale Netzwerke erfordern. Die Erwartungen der Kunden werden durch Veräußerungen verändert, während durch Übernahmen neue Möglichkeiten für kostengünstige Produktbeschaffung eröffnet werden. Da es möglich wird, Änderungen an Liefervereinbarungen zu überwachen und Compliance-Fragen zu adressieren, die sich aus diesen Änderungen ergeben, ist Änderungsmanagement essenziell, um mögliche Synergien während Akquisitions- oder Umstrukturierungsbemühungen zu erkennen.
Änderungen in den Praktiken des Beschaffungsmanagements werden größtenteils durch Kostendruck angetrieben. Um auf globaler Ebene wettbewerbsfähig zu bleiben, haben Unternehmen die Bedeutung der Nutzung schlankerer Betriebsmodelle erkannt. Diese Modelle ermöglichen es ihnen, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Input-Mengen zu reduzieren. Dazu müssen die Beschaffungsverfahren eines Unternehmens eine effiziente Kostenkontrolle haben. Dies kann erreicht werden, indem Unternehmen Prozessautomatisierungslösungen und -technologien implementieren. Auf diese Weise können sie manuelle Prozesse durch automatisierte ersetzen, während sie gleichzeitig regulatorische Standards und Kundenerwartungen erfüllen. Um wirtschaftliche Bedenken ohne Qualitätseinbußen zu bewältigen, ist es essenziell, diese neuen Systeme reibungslos zu integrieren, was wiederum ein effektives Änderungsmanagement erfordert.
Das Änderungsmanagement in der Beschaffung steht häufig vor der Herausforderung des Widerstands gegen Veränderungen. Dies ist die Situation, in der Mitarbeiter zögerlich oder vehement gegen die Änderung ihrer aktuellen Verfahren sind. Das Ziel ist es, den Beschaffungsteams die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um schnell und intelligent zu handeln, ohne eine schwere Verwaltungsbelastung für den Implementierungsprozess hinzuzufügen. Es gibt mehrere Ansätze, um die Unterstützung der Mitarbeiter für den digitalen Wandel zu gewinnen, wie die kontinuierliche Einbindung der Interessengruppen, die Schulung der Mitarbeiter über die Vorteile des Wandels und andere Taktiken.
Es kann eine Herausforderung sein, klar und effektiv zu kommunizieren, während Veränderungen im Beschaffungswesen verwaltet werden. Ein Mangel an aktuellen Informationen, teure Fehler und Missverständnisse können auftreten, wenn Personen innerhalb einer Organisation nicht effizient miteinander interagieren können. Ein gut strukturierter Kommunikationsplan ist essenziell für die rechtzeitige Verbreitung von Entscheidungen über Beschaffungsänderungen im gesamten Unternehmen. Regelmäßige Überprüfungen sind eine gute Idee, um Änderungen zu überwachen und Probleme zu identifizieren, sobald sie auftreten.
Ein weiteres häufiges Problem im Änderungsmanagement der Beschaffung besteht darin, die Beziehungen zu Verkäufern im Auge zu behalten. Alle modernen Unternehmen sind auf ihre Partnerschaften mit Lieferanten angewiesen, daher ist es wichtig, darüber nachzudenken, wie sich Veränderungen in der Außenwelt auf sie auswirken könnten. Wenn Unternehmen nicht richtig berücksichtigen, wie sich Änderungen auf externe Parteien auswirken, könnten sie unerwartete Kosten und Probleme während des Kaufprozesses erleben. Wenn Organisationen darüber nachdenken, wie sich Änderungen auswirken könnten, müssen sie das Beziehungsmanagement mit Lieferanten zu einer obersten Priorität im Änderungsmanagement der Beschaffung machen.
Wenn Erwartungen nicht richtig gesteuert werden, werden Unternehmen es viel schwerer haben, eine erfolgreiche Beschaffungsreform mit minimalen Störungen und ohne Kostenüberschreitungen umzusetzen. Es ist wichtig, dass Interessengruppen über potenzielle Schwierigkeiten, die während der Anpassungen auftreten können, informiert bleiben, damit sie angemessen auf unerwartete Änderungen oder Verzögerungen vorbereitet sind. Um während des Änderungsmanagementprozesses alle zufrieden zu stellen, ist es entscheidend, vernünftige Erwartungen und Ziele festzulegen, bevor begonnen wird.
Ein weiterer Bereich, der mit Risiken behaftet ist, wenn es um Tätigkeiten des Änderungsmanagements in der Beschaffung geht, ist die Implementierung von Kontrollen zur Compliance. Eine gute Faustregel ist es, nach einer großen Prozessänderung vorübergehende Qualitätskontrollen zu implementieren, um sicherzustellen, dass keine Compliance-Lücken bestehen. Sobald das Vertrauen in das neue Verfahren wächst, können sie auf eine langfristige Compliance-Überprüfung reduziert werden. Diese müssen für alle Abteilungen umgesetzt werden, einschließlich derjenigen, die mit Lieferanten und Auftragnehmern zu tun haben, abhängig davon, wie entscheidend das Verfahren für die Fähigkeit des Unternehmens ist, Kosten und Qualitätsstandards über die Zeit unter Kontrolle zu halten. Zu wenige Qualitätskontrollen könnten zu Prüfungsfehlern und Prozessstörungen führen.
Ein effizienter Ansatz für das Änderungsmanagement in der Beschaffung, das ADKAR-Modell, kann zu vorteilhaften Ergebnissen für Organisationen führen. Die Entwicklung des Bewusstseins, der Wünsche, des Wissens und der Fähigkeiten der Mitarbeiter sowie die Verstärkung gewünschter Verhaltensweisen stehen im Mittelpunkt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Um Initiativen effektiv umzusetzen, betont dieser Ansatz die Bedeutung der aktiven Einbindung der Mitarbeiter und ihrer Unterstützung für alle Änderungen. Es hilft auch sicherzustellen, dass verschiedene Einzelpersonen und Gruppen motiviert sind, zum Erfolg der Änderungen beizutragen und deren Bedeutung zu erkennen.
Wenn es darum geht, organisatorische Änderungen umzusetzen, ist Kotters 8-Stufen-Prozess ein weiteres hervorragendes Modell für das Änderungsmanagement in der Beschaffung. Mehrere Prozesse sind beteiligt, darunter das Schaffen eines Dringlichkeitsgefühls, das Entwickeln einer Vision, das Befähigen zur Organisation von Aktionsgruppen, das Teilen der Vision und das Einholen von Feedback. Dieser Ansatz ist nützlich, um die Menschen an Bord der notwendigen Veränderungen zu bekommen, die im Unternehmen passieren, und um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle bei der Erreichung der für das Unternehmen gesetzten Ziele kennt.
Der Änderungsmanagementprozess von Prosci besteht aus vier Teilen, einem effizienten System zur Bewältigung von Veränderungen in jeder Organisation: Vorbereitung auf Veränderungen, Veränderungsmanagement, Einbettung neuer Prozesse in aktuelle Praktiken oder Rahmenwerke und Verstärkung erfolgreicher Umsetzungen von Veränderungen. Diese nützliche Strategie, Bedürfnisse zu ermitteln, bevor verschiedene Veränderungstaktiken umgesetzt werden, hilft sowohl, Stabilität während Team- oder Abteilungsreorganisationen zu bewahren, als auch sich schnell an sich ändernde Bedingungen anzupassen.
Obwohl es auf den ersten Blick wie eine unüberwindbare Aufgabe erscheinen mag, ist die Wahl der geeigneten Änderungsmanagementmethode für Ihr Unternehmen eigentlich recht einfach – alles, was es braucht, ist eine sorgfältige Berücksichtigung Ihrer einzigartigen Umstände, um Ihre Möglichkeiten einzugrenzen. Wählen Sie eine Lösung, die den Nutzen maximiert und minimale Unterbrechung während der Implementierungsphasen des gewählten Ansatzes bietet, indem Sie alle Variablen berücksichtigen, wie organisatorische Ziele, verfügbare Ressourcen und die Dynamik der Mitarbeiter.
Der erste Schritt im effektiven Änderungsmanagement der Beschaffung besteht darin, die gewünschten Ergebnisse zu definieren. Gut definierte Ziele ermöglichen es, die Leistung und den Erfolg des Projekts während der Umsetzung zu überwachen. Ohne eine Strategie ist es schwierig zu wissen, wohin man geht und gezielte Schritte zu unternehmen, die einen näher an die Ziele bringen.
Die Beteiligung der Interessengruppen und die Zustimmung aller Beteiligten sind ebenfalls notwendig für ein effektives Änderungsmanagement. Wählen Sie einen Anführer aus jeder interdisziplinären Gruppe, der als Rückgrat des Teams fungiert. Motivieren Sie die Menschen dazu, für ihr Unternehmen einzustehen und den Prozess der Verbreitung von Nachrichten und Entscheidungen des oberen Managements zu übernehmen. Die Beteiligung von wichtigen Entscheidungsträgern, Verkäufern, Lieferanten, Kunden und allen anderen betroffenen Interessengruppen ist notwendig, um Erwartungen festzulegen und Verantwortlichkeiten während des Übergangs zu klären.
Um sicherzustellen, dass die von diesen Änderungen betroffenen Personen angemessen darüber informiert sind, was geschieht und warum, ist es wichtig, einen umfassenden Kommunikationsplan zu entwickeln und umzusetzen. Wenn die Interessengruppen im Voraus informiert werden, können sie dazu beitragen, Risiken zu reduzieren, indem sie alle notwendigen Korrekturmaßnahmen vor der Umsetzung erhalten.
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