Beschaffung vs. Einkauf: Wie sie sich unterscheiden

Einleitung:

In der Wirtschaft werden die Begriffe “Beschaffung” und “Einkauf” häufig synonym verwendet, aber es handelt sich um unterschiedliche Funktionen mit unterschiedlichen Zielen und Verfahren. Die Unterschiede zwischen Beschaffung und Einkauf zu kennen, ist für die organisatorische Effizienz und die strategischen Ziele unerlässlich. Bei der Beschaffung geht es um die strategische Beschaffung und das Management von Lieferanten, während es beim Einkauf um transaktionale Einkäufe geht. In diesem Artikel werden Beschaffung und Einkauf und ihre Auswirkungen auf die Unternehmensabläufe gegenübergestellt.

Was ist Beschaffung?

Procurement includes the complete process of buying commodities, services, or works from outside sources. It involves assessing needs, sourcing, negotiating, purchasing, receiving and inspecting goods, invoicing, payment, and supplier management while saving money, time, and developing win-win supplier relationships.

Die folgenden Schritte umfassen einen durchgängigen Beschaffungsprozess:

1. Marktübersicht
2. Suche nach Lieferanten
3. Eine Liste zugelassener Lieferanten
4. Erkennen der intrinsischen Bedürfnisse
5. Erstellen Sie eine Online-Bestellung
6. Einholung und Bewertung von Angeboten
7. Die richtige Quelle finden und gut verhandeln
8. Entgegennahme und Kontrolle der Produkte
9. Erstellung und Verwaltung von Verträgen
10. Genehmigung von Rechnungen und Zahlungsbedingungen
11. Aufbau positiver Lieferantenbeziehungen und Beschaffungsabläufe

Einkaufen

Der Einkauf umfasst die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen für eine Organisation. Der Einkauf ist ein kleiner Teil der Beschaffung. Bestellung, Versand, Empfang und Bezahlung sind Teil dieses Verfahrens.

Hier sind die Kaufschritte:

1. Anfrage zum Kauf.
2. Einholung und Bewertung von Angeboten
3. Versenden von offiziellen Bestellungen
4. Erhalt von Waren und Dienstleistungen
5. Prüfung der Lieferqualität
6. Zahlung an Lieferanten

Hauptunterschiede zu Beschaffung und Einkauf

Beschaffung Der Einkauf ist der zweite Schritt bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für eine Organisation. Ihre Methoden und Ansätze sind jedoch sehr unterschiedlich. In dieser Tabelle werden die wichtigsten Unterschiede zwischen Beschaffung und Einkauf gegenübergestellt:

Die Auswirkungen der elektronischen Beschaffung

Interne Beteiligte wie Abteilungsmitarbeiter und externe Beteiligte wie Lieferanten und Vertragsvermittler sind am Einkauf oder der Beschaffung beteiligt. Sowohl für die Beschaffung als auch für den Einkauf ist gründliche Schreibarbeit erforderlich, unabhängig vom Tisch. Beide haben komplizierte Prozesse.

Ein Einkaufszyklus kann Wochen dauern, während ein ganzer Beschaffungszyklus Monate dauern oder wiederholt werden kann, wenn kein Angebot eingeholt wird. Beides manuell zu erledigen, verringert die Effizienz. Jedes Dokument neu zu schreiben, jedes Angebot zu bewerten und jede Rechnung zu prüfen, dauert zu lange. Mit einem vollständig digitalen Procure-to-Pay-System können Unternehmen jedoch alle Einkaufs- und Beschaffungsdokumente zentralisieren.

Ein gemeinsam genutztes Netzlaufwerk kann dies leisten, aber eine cloudbasierte Beschaffungssoftware wie Kissflow Procurement Cloud kann die Aktivitäten automatisieren und bietet mehr Komfort und Effizienz als eine manuelle Lösung.

Wer gewinnt den Einkauf oder die Beschaffung?

Einkauf vs. Beschaffung ist ein Unentschieden.

Unternehmen sollten eine Strategie wählen, die ihren Bedürfnissen entspricht. Kleine Firmen können einkaufen, um den Prozess zu vereinfachen, während Konzerne ein vollwertiges Beschaffungsverfahren bevorzugen, um es in ihren Unternehmensplan einzubinden.

Papierformulare, Tabellenkalkulationen und Word-Dokumente schaden Ihrer Strategie trotzdem. Die cloudbasierte Beschaffungssoftware von Kissflow standardisiert geregelte Beschaffungs- und Einkaufsprozesse und verbessert die Produktivität.

Denken Sie daran, Ihren Beschaffungs- und Einkaufsprozess zu überarbeiten? Informieren Sie sich über die Vorteile einer idealen Beschaffungssoftware, die Ihr Team bei der Rationalisierung der Beschaffungsverfahren von der Öffentlichkeitsarbeit bis zur Rechnungsstellung und Zahlung unterstützt.

Schlussfolgerung:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Beschaffung und Einkauf zwar miteinander verbunden sind, aber unterschiedlichen Zielen in einer Organisation dienen. Die Beschaffung umfasst strategisches Lieferantenmanagement, Vertragsverhandlungen und Prozessoptimierung, während sich der Einkauf auf transaktionale Einkäufe konzentriert. Wenn Unternehmen diese Unterschiede erkennen, können sie ihre Taktik an ihre Bedürfnisse anpassen, unabhängig davon, ob sie eine schlanke oder eine umfassende Beschaffung bevorzugen. Moderne E-Procurement-Technologien können die Produktivität steigern, die Abläufe verbessern und den Einkauf bei der Erreichung der Unternehmensziele unterstützen.