Das Sammeln von Informationen ist für die Beschaffung und den Einkauf von entscheidender Bedeutung. Um Beschaffungspartner auszuwählen, müssen Sie je nach Projekt und Recherche Details zu den Lieferanten einholen. Wenn Sie wissen, wie Sie eine Anfrage stellen müssen, kann das einen großen Einfluss auf die Antworten haben, die Sie erhalten, und auf die Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen, um eine Entscheidung zu treffen. Wann sollte eine RFI (Request for Information) anstelle einer RFP oder RFQ verschickt werden? Welche Informationen sollten Sie sammeln, wenn Sie eine Suche starten?
Wie unterscheidet sich die RFI von der RFP und RFQ? Kennen Sie die Unterschiede und wissen Sie, wann Sie beide verwenden sollten, um schnellere und erfolgreichere Entscheidungen bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen zu treffen.
Was bedeutet RFI?
Eine Informationsanfrage ist eine allgemeine Anfrage an einen Anbieter bezüglich seiner Dienstleistungen, Merkmale und Fähigkeiten. Die RFI ist eine Vorprüfung, bei der Informationen zu Produkten und Merkmalen angefordert werden.
Die RFI ist dazu gedacht, Lieferanten kennenzulernen, die Ihre ersten Einkaufsanforderungen erfüllen, und nicht, um Informationen über Preise oder Leistungsstufen zu erhalten. Sie recherchiert und plant ein Unternehmensziel oder eine Herausforderung.
Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFP und RFQ?
RFI, RFP und RFQ werden zwar oft synonym verwendet, aber es handelt sich um unterschiedliche Prozesse mit unterschiedlichen Zielen. Wenn wir die Begriffe austauschbar verwenden, geht die Bedeutung der einzelnen Anfragen verloren. RFP und RFQ sollten zunächst definiert werden, um Klarheit zu schaffen.
Anfrage für ein Angebot
Eine Angebotsanfrage fordert Lieferanten dazu auf, Lösungen für ein Geschäftsproblem vorzuschlagen. Der Einkäufer antwortet auf die RFI häufig mit einer RFP. Die RFP bietet mehr Tiefe und Kontext über die geschäftlichen Herausforderungen oder Ziele, so dass die Lieferanten kreative Lösungen vorschlagen können.
Angebot anfordern
Die Angebotsanfrage bietet umfangreichere Parameter als eine RFP, um die Kosten der Lösung zu schätzen. Eine faire Due-Diligence-Prüfung mit früheren Beschaffungsaktivitäten führt zu dieser Spezifität.
Die RFQ verlangt von den Beteiligten, dass sie ihre Bedürfnisse und die Umsetzung im Detail identifizieren. Die RFP lässt Flexibilität und kreative Problemlösungen zu, aber die RFQ listet alle Erfolgsparameter auf. Wenn sie die Spezifikationen erfüllen können, antwortet der Anbieter auf die Anfrage, um für ein späteres Angebot berücksichtigt zu werden.
Wie Sie sehen, dienen RFI, RFP und RFQ unterschiedlichen Zwecken und erfordern ein unterschiedliches Maß an Problem- und Lösungsverständnis. Während die RFI dem Unternehmen die Möglichkeit gibt, seine Wahlmöglichkeiten zu erkunden, ist die RFQ präskriptiv und konzentriert sich auf eine bestimmte Lösung und Kosten.
Ausschreibungsanfrage
Ausschreibungen sind ein weiterer Schlüsselbegriff. Dies ist ein anderer, aber damit verbundener Prozess für Akteure, die Warenlieferanten suchen. Die offene Ausschreibung fordert versiegelte Angebote von Lieferanten für Waren und Dienstleistungen an.
Wann sollten Sie RFI, RFP oder RFQ verwenden?
Wie bereits erwähnt, hängen RFI, RFP oder RFQ von der Projektphase und dem Verständnis des Käufers für die verfügbaren Optionen ab.
Der RFI-Prozess hilft Ihnen, Ihre Anbieter, ihre Fähigkeiten und ihr Angebot zu verstehen. Dies ist am besten, wenn es mehrere Optionen gibt oder Sie sich noch mit dem Problem vertraut machen müssen. Der RFI-Prozess kann Lösungen aufzeigen und zu einem RFP führen.
Die RFP geht noch weiter. Einkäufer können mehr Informationen von Anbietern erhalten, die die RFI ausgefüllt haben. Während die RFI die Anbieter präqualifiziert, können die Einkäufer in der RFP ihre Partner auswählen. Anbieter können auch zusammenarbeiten, indem sie in der Ausschreibung Servicelösungen für Geschäftsprobleme vorschlagen. Sie können dann Bewertungskriterien für zwei oder drei potenzielle Anbieter erstellen.
Die RFQ ist das gründlichste, aber dennoch begrenzte Anfrageformat. Die Anfrage funktioniert am besten, wenn der Käufer weiß, welche Lösung zu seinen Rahmenbedingungen oder seiner Infrastruktur passt. Der Befragte verwendet eine Reihe von Spezifikationen, um Anbieter zu finden, die seinen Anforderungen entsprechen, und ist daher nicht sehr innovativ.
Welche Informationen sollte eine RFI enthalten?
Gute RFIs enthalten Fragen und Parameter, die den Anbietern helfen, den Einkäufern relevante Dienstleistungen zu nennen. Die RFI-Antwort sollte Einkäufern genügend grundlegende Informationen liefern, um Anbieter in die engere Wahl zu nehmen und mit der Beschaffung fortzufahren.
Eine allgemeine Anfrage sollte für die Anbieter einfach auszufüllen und für die Nutzer einfach zu bewerten sein. Damit die Anbieter wissen, wie sie antworten sollen, verwenden Sie ein einheitliches RFI-Format oder eine Vorlage.
Eine RFI sollte nicht so detailliert sein wie eine RFQ oder RFP und sollte für den Lieferanten nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen. Komplexe RFIs erhalten weniger Antworten als gut geschriebene mit einfachen Vorlagen.
Schreiben einer Anfrage nach Informationen
RFIs sind einfach zu verwenden, um Lieferanteninformationen zu sammeln. Ausreichende Details und Flexibilität sind der Schlüssel.
Ihr RFI sollte in der Regel Folgendes enthalten:
- Skizze des Projekts oder der Herausforderung. Beschreiben Sie das Projekt und seine Ziele. Stellen Sie Ihr Unternehmen vor.
- Zeitvorgaben für die Reaktionsfähigkeit oder Leistung. Teilen Sie den Lieferanten den Zeitplan für das Projekt oder den Kauf mit und wie lange sie Zeit haben, auf eine Anfrage zu reagieren.
- Spezifische Projektinformationen. Geben Sie Produkt- oder Dienstleistungsspezifikationen an. Dies hilft Anbietern, korrekte Daten anzubieten.
- Leitfaden für potenzielle Anbieter. In der RFI sollte angegeben werden, wie Anbieter mit Informationen antworten können.
- Raum für Details. Regelmäßige Anbieter von Problemlösungsdiensten haben vielleicht mehr Einblick. Erlauben Sie den Anbietern, wichtige Informationen zu Ihren Unterlagen beizufügen.
Beispiel RFI
Es gibt Dutzende von Möglichkeiten, eine RFI zu erstellen. Mehrere Kriterien bestimmen Ihre RFI-Gliederung und Ihre Fragen:
- Ihre Branche/Ihr Unternehmen. RFIs für den Bau unterscheiden sich von RFIs für den Kauf von Software.
- Die Ware oder Dienstleistung, die Sie benötigen. Die Ergebnisse werden den Anfrageprozess bestimmen.
- Details der geschäftlichen Herausforderung. Ihr Wissen über den geschäftlichen Bedarf wird die Anfrage leiten und den Bietern helfen, zu reagieren.
Beispiel RFI: Ein Spa benötigt einen Lieferanten für Spa-Zubehör und -Produkte.
Gliederung
Diese Ausschreibung sammelt Marktdaten für 10 Wellness-Unternehmensstandorte. Das Unternehmen wird Spa- und Verbraucherprodukte aus einer Hand bestellen.
Zeitrahmen
Die monatlichen Bestellungen für diese Produkte beginnen für alle Standorte 60 Tage nach Unterzeichnung des Vertrags. Füllen Sie die RFI-Antworten aus und senden Sie sie innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt dieser Mitteilung zurück.
Besonderheiten
- Bettwäsche, Behandlungsutensilien, Tische, Geräte und Spa-Instrumente wie Salzsteine und Nackenrollen sollten beim Anbieter erhältlich sein.
- Bio-, Fair-Trade- und ethische Anbieter werden bevorzugt.
Ratschläge für Antworten
Antwortende Anbieter sollten die Adresse per E-Mail übermitteln oder ein Online-Portal nutzen, sofern dieses zugänglich ist. Einreichungen nach dem Leistungszeitraum werden nicht berücksichtigt. Senden Sie Anfragen an die angegebene E-Mail-Adresse mit dem Betreff “Spa Supplies RFI”.
Andere Infos
Die Lieferanten sollten mehr Informationen über ihre Produkte oder Produktlinien, ihre Logistik und andere relevante Informationen für die Lieferantenauswahl einreichen.
