Agile Beschaffung für betriebliche Effizienz nutzen

Um im Beschaffungswesen erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen die zunehmende Häufigkeit von Einkäufen effektiv verwalten. Das bedeutet, dass sie schnellere und sicherere Entscheidungen treffen müssen, um mit den Marktveränderungen Schritt zu halten. Die Einführung agiler Beschaffungspraktiken kann diesen Prozess beschleunigen.

AP reduziert langwierige, dokumentationsintensive Auswahlprozesse, die den Projektabschluss behindern. Es hilft Ihrem Beschaffungspersonal, schneller bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die Grundlagen der agilen Beschaffung werden in diesem Artikel behandelt:

• Definition
• Welche Grundsätze helfen bei der agilen Beschaffung?
• Der Unterschied zwischen agiler und traditioneller Beschaffung
• Vorteile dieser Art der Beschaffung
• Wie Technologie sie verbessert

Definition der agilen Beschaffung

Die AP-Strategie führt Ihr Beschaffungsteam und Ihre Prozesse wie agile Methoden. Die agile Methodik verbessert Geschäftsprozesse iterativ und liefert schnelle Ergebnisse für die Beteiligten. Obwohl sie für Softwareentwicklungsteams gedacht ist, hat die agile Methode zahlreiche übergreifende Aspekte, die die Beschaffungsprozesse von Unternehmen verbessern.

Procurement experts can develop an agile programme using numerous agile frameworks. Many teams combine components from multiple frameworks to create their ideal programme.

Welche Grundsätze helfen bei der agilen Beschaffung?

Agiles Arbeiten folgt einer Reihe von Prinzipien, die die Arbeit leiten und strukturieren. Die wichtigsten Lean-Agile-Beschaffungskonzepte sind frühzeitige und kontinuierliche Lieferung, Einfachheit und Wirkung:

1. Frühzeitig Werte schaffen: Frühzeitige Einbindung der Stakeholder während des gesamten Beschaffungszyklus. Die Teams bezeichnen die Stakeholder häufig als Kunden und unterstreichen damit den Gedanken, dass die Beschaffung einen Mehrwert liefern muss.
2. Erwarten und begrüßen Sie Veränderungen: Flexibilität bedeutet Anpassungsfähigkeit. Agilität kann eine flexible Vertragssprache, eine ständige Kommunikation mit dem internen Kunden über die Änderungsrichtung oder eine modulare Beschaffung beinhalten, um Anpassungsfähigkeit zu ermöglichen.
3. Arbeiten Sie in kurzen Zyklen: Schnelligkeit ist entscheidend. Kurze Lieferantenversuche und Workshops können den Beschaffungszyklus verkürzen. In einfacheren Fällen kann die Zusammenarbeit mit bevorzugten Anbietern den Prozess beschleunigen.
4. Schlanke und nachhaltige Beschaffung fördern: Der Aufbau von Widerstandsfähigkeit in der Beschaffung erfordert Vielseitigkeit. Erstellen Sie eine straffe Liste bevorzugter Lieferanten und konzentrieren Sie sich auf nachhaltige Praktiken, um schnell hochwertige Ergebnisse zu erzielen.
5. Fokus auf kontinuierliche Verbesserung: Der iterative Charakter von Agile ermöglicht eine ständige Verbesserung von Prozessen, Fähigkeiten und Ergebnissen. Nutzen Sie Sprints, um Best Practices zu implementieren, und halten Sie Retrospektiven ab, um den Ansatz zu bewerten und zu verfeinern.

Der Unterschied zwischen agiler und traditioneller Beschaffung

Traditioneller Einkauf

Bei der traditionellen Auftragsvergabe haben Ergebnisse Vorrang vor Schnelligkeit. Bei der traditionellen Beschaffung sind Bedarfsanalyse, Angebotsprüfung und Vertragsverhandlung im Voraus festgelegt. Das Verfahren wird sorgfältig dokumentiert, und jeder Punkt ist in einem Plan für die Projektleistungen vorgesehen. Für die Beschaffung werden vorab zugelassene Anbieter eingesetzt, und der Projektplan wird bis zum Abschluss befolgt.

Agilität bei der Beschaffung

Bei der agilen Beschaffung kommt es auf Schnelligkeit und Flexibilität bei der Entscheidungsfindung und Umsetzung an. Zur Rationalisierung des Prozesses wird häufig ein funktionsübergreifendes Team von Interessenvertretern benötigt. IT-, Rechts-, CSM- und Finanzakteure können in einem agilen Beschaffungsteam vertreten sein. Externe Interessengruppen wie Lieferanten können dem Team beitreten.

Jeder Sprint endet mit einer Bewertung und Überarbeitung des Einkaufsplans. Kleinere Plananpassungen und Lieferantenwechsel finden während des Prozesses statt. AP hilft, Projekte zu ändern und Waren und Dienstleistungen schneller zu liefern.

Vorteile der agilen Beschaffung

Durch die Einführung der AP-Planung kann Ihr Unternehmen Zeit sparen, Abläufe rationalisieren und bessere Ergebnisse erzielen. Unternehmen entscheiden sich aus den folgenden Gründen für eine agile Beschaffung:

• Kürzere Markteinführungszeit: AP fördert die Reaktionsfähigkeit und die schnelle Entscheidungsfindung und beschleunigt so den Markteintritt. Die Produktlieferung wird durch verbesserte Unternehmensprozesse und Lieferantenauswahl beschleunigt.
• Bessere Lieferantenbeziehungen: Agile gibt Partnerschaften den Vorzug vor transaktionalen Lieferantenbeziehungen, was zu einer besseren und längerfristigen Zusammenarbeit führt.
• Verbesserte Beschaffungsabläufe: Effizienz ist ein wichtiger Faktor für die Abschlusszeit. Wiederholbare, unkomplizierte Prozesse eliminieren Latenzzeiten und Blockaden und steigern so die Effizienz.
• Bessere Ergebnisse in der Beschaffung: AP und prozessbasiertes Vertragsmanagement mit Lieferantenpartnern führen oft zu besseren Ergebnissen. Agiles Vorgehen erfordert von den Kunden die Festlegung von Geschäftsabläufen und Prioritäten, was die Abstimmung zwischen Beschaffung und Auswirkungen verbessert. Agile Verträge ermöglichen es den Teams, flexibel zu sein und schnell hochwertige Ergebnisse zu liefern.
• Weniger Reibungspunkte: Sprints und Iterationen durch den Scrum-Master oder Projektmanager identifizieren verbesserungswürdige Bereiche, was die Beschaffung mit der Zeit erleichtert. Praktiken werden durch kontinuierliche Verbesserung überprüft und verfeinert.

Wie organisiert man die agile Beschaffungsabteilung?

Die Umstrukturierung Ihrer Beschaffungsorganisation in agile Teams erfordert Zeit und Überlegung, aber die Vorteile sind es wert. Um Schnelligkeit und Flexibilität zu gewährleisten, haben agile Teams eine einzigartige Struktur und analysieren jedes Projekt sorgfältig.

Wer bildet die agilen Teams?

Der agile Rahmen bestimmt die Zusammensetzung des Teams. Die Scrum-Methodik erfordert vier Rollen für Sprints und iterative Arbeit.

Der Kunde: Die Kunden sind an der Beschaffung interessiert und können von den Projektergebnissen profitieren. Kundenbeziehungen sind in der Regel intern, im Gegensatz zu den Beziehungen der Interessenvertreter zu den Lieferanten.

Eigentümer des Produkts: Diese Führungskräfte setzen sich für die Kunden ein. Sie sind das Bindeglied zwischen Kunden und Projektteams. Sie kommunizieren und treffen Projektentscheidungen, treiben den iterativen Prozess voran und bieten einen Weg zu Ergebnissen.

Scrum-Master: Scrum-Master leiten und erleichtern Projekte. Sie beseitigen Hindernisse und verhelfen dem Team zum Erfolg. Scrum-Master sind nicht mit Bauleitern oder Managern zu vergleichen, da sich agile Methoden auf selbst definierte Aufgaben konzentrieren. Sie führen das Projekt zum Abschluss und zu den Zielen.

Scrum-Teams: Scrum-Teams führen den Plan aus und weisen sich selbst Aufgaben zu. Sie treiben die Beschaffungsbemühungen voran und melden Probleme. Sie bieten Kontext und Zusammenarbeit, um Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Agile Beschaffung steigert die Effizienz

Die oben erwähnten agilen Teammitglieder setzen bei jedem Beschaffungsprojekt agile Methoden und Technologien ein. Es funktioniert aufgrund der sorgfältigen Vorbereitung und der schnellen Problemlösung. Eine Zusammenfassung des Prozesses:

1. Der Kunde definiert den Projektumfang, einschließlich der Auswirkungen, Prioritäten und des gewünschten Ergebnisses. Die Kunden setzen nur die Prioritäten, die die Scrum-Teams ausführen sollen.
2. Der Projektleiter legt eine Frist innerhalb der Kundenparameter fest. Dieser Zeitplan umfasst “Sprints” oder kurze Arbeitsperioden als Projektmeilensteine. Scrum-Teams definieren und erledigen die Projektaufgaben in Sprints von einer Woche bis zu einem Monat.
3. In diesem etablierten Segment hält das Scrum-Team tägliche Standups ab, um den Fortschritt zu besprechen, blockierende Probleme zu identifizieren und Ratschläge für den kommenden Sprint einzuholen.
4. Nach jedem Sprint überprüfen die Teams, was funktioniert hat und was verbessert werden kann, und planen den nächsten Sprint. Die Teammitglieder können Fragen stellen, Bedenken diskutieren und zukünftige Sprints persönlich vorbereiten.
5. Die Teams überwachen den Projektfortschritt, um die verbleibenden Aufgaben zu bestimmen. Ein Burndown-Diagramm zeigt die unvollendete Arbeit im Vergleich zum Zeitrahmen.