Inköps-KPI:er övervakar och mäter försörjningskedjans prestanda, vilket hjälper företag att fatta välgrundade operativa beslut och öka effektiviteten. Att analysera data och sträva efter kontinuerlig förbättring är avgörande för att förstå hur inköp påverkar resultatet.
Framgångsrika inköpsstrategier kräver god mätning, från att följa kostnader till att bedöma leverantörskvalitet. Effektiva inköpsmetoder identifierar fel och ineffektiviteter, kontrollerar kostnader och säkerställer efterlevnad av inköpspolicies.
Detta dokument täcker viktiga inköps-KPI:er för företagsinsikt och operativ intelligens. Vi förklarar inköps-KPI:er och deras betydelse.
Viktiga insikter:
- Mått på ett företags inköpsprocedurer hjälper till att optimera prestanda och identifiera kostnadsbesparingsmöjligheter.
- Total ägandekostnad, inköpsordercykeltid, leverantörstid, leverans i tid och andra är viktiga inköps-KPI:er.
- Dessa indikatorer kan förbättras genom att välja relevanta KPI:er, sätta benchmarks, använda dataspårningsverktyg och övervaka och justera.
- Effektiv hantering av inköpsmetoder förbättrar effektivitet, kostnad och beslutsfattande.
Vad är inköpsmått?
Inköpsmått mäter och utvärderar ett företags inköps- och upphandlingsprocess. De inkluderar prisanalyser, leverantörskostnadsanalyser och leverantörsprestanda. Genom att titta på effektiviteten i inköpsprocessen och kostnaderna för dess komponenter kan inköpsproffs bättre utvärdera sina investeringar och identifiera förbättringsområden.
Topp 11 inköpsmått
Följande inköpsindikatorer och KPI:er kan hjälpa företag att bedöma och förbättra sina inköpsprocesser:
1. Total ägandekostnad
Företag måste överväga total ägandekostnad (TCO) när de optimerar inköpsprocesser. TCO inkluderar installation, underhåll, resursförbrukning, kostnadsundvikande taktik och andra kostnader under en artikels livscykel.
Genom att analysera dessa kostnader och inköpspriset i början av upphandlingen kan företag bättre välja leverantörer och göra långsiktiga investeringar.
2. Inköpsordercykeltid
När det gäller att hantera inköp bör företag också tänka på cykeltiden för inköpsorder (PO). Detta mått gör det möjligt för företag att övervaka bearbetningstiden för flera order från början till slut, oavsett källa eller leverantör.
Företag kan hitta processflaskhalsar eller områden där effektivitetsförbättringar kan spara pengar årligen genom att exakt mäta dessa data.
3. Leverantörstid
Leverantörstid hjälper organisationer att uppskatta hur lång tid det tar att få beställningar från leverantörer. Detta mått tar hänsyn till leverantörens tillverknings- och fraktbearbetningstider, vilket hjälper företag att möta deadlines utan att drabbas av straffavgifter eller skador för sen leverans.
Med exakta uppskattningar av leverantörstiden kan organisationer bättre planera lager och effektivisera verksamheten genom prognostisering.
4. Leverans i tid
Säkerställ leveranser i tid för att optimera inköp och tillfredsställa kundernas behov. Kunder drar nytta av en produkts snabba produktionshastighet.
Genom att hålla koll på procenten av leveranser som sker i tid kan företag mäta hur väl de presterar och övervaka eventuella partners som kan vara inblandade i de tidiga stadierna av produktionscykler, vilket kan hindra framsteg om förändringar inte åtgärdas snabbt.
5. SPI: Leverantörsprestanda
För att få ut det mesta av sina inköpsprocesser bör företag hänvisa till Leverantörsprestandaindex (SPI). Detta betyg beskriver leverantörens prestanda i termer av genomloppstid, kvalitet och kostnad. Detta betyg kan hjälpa företag att förbättra sin leverantörsvalsprocess och säkerställa kundnöjdhet. Företag kan göra säkrare och mer effektiva leverantörsval genom att övervaka SPI.
6. Inköps-ROI
Företag måste utvärdera sin inköpsprestanda med hjälp av inköps-ROI. Organisationer kan upptäcka alternativkostnader från felaktiga mjukvaruinköp genom att bedöma den finansiella nyttan kontra kostnaden.
Exakta ROI-data hjälper företag att avgöra om de ska köpa inköpsteknik, tjänster och andra artiklar.
7. Avtalets efterlevnad
Avtalets efterlevnad visar hur väl företag följer inköpsavtal. Försörjningskedjehantering kräver kontroll av efterlevnad av vissa kriterier.
Det hjälper organisationer att snabbt hitta inkonsekvenser och följa avtalskrav samtidigt som risker minimeras. Specialiserade verktyg kan automatisera avtalskontroller, vilket sparar tid och pengar.
8. Under Management Spend
Företag som vill spara pengar på inköp måste hålla koll på sina utgifter. Andelen av den totala utgiften som aktivt styrs är ett användbart mått för chefer att använda vid bedömning av avdelningsproduktivitet och fatta informerade beslut.
Att fastställa benchmarks hjälper dem att jämföra nuvarande prestandanivåer med tidigare och upptäcka metoder för att optimera utgifterna över tid, vilket ökar långsiktig vinstpotential och inköps-ROI.
9. Utgiftsanalys
Alla företag behöver en utgiftsanalys. Den visar hur mycket pengar som spenderas på varor och tjänster, vilket hjälper företag att minska kostnader eller förbättra processer. Utgiftsanalys hjälper också till med budgetering och prissättning. Företag kan förstå sina inköp och fatta bättre budgetbeslut genom att samla in, kategorisera och analysera data om inköpsutgifter.
10. Leverantörskoncentration
Att kvantifiera leverantörskoncentration är ett annat mått på inköpsprocessen. Det mäter hur mycket en organisation förlitar sig på vissa leverantörer för varor och tjänster. För mycket fokus på en leverantör kan skada verksamheten och kundnöjdheten.
Om för få resurser tilldelas någon leverantör, kommer förhandlingskraften att vara lägre vid förhandlingar om nya eller förnyade kontrakt. Balans är nyckeln till att få ut det mesta av leverantörsrelationer samtidigt som effektivitet och produktion maximeras.
11. Första matchningsfrekvens
Ett viktigt nyckeltal för att spåra effektiviteten och precisionen i inköpsprocessen är första matchningsfrekvens. Detta mått utvärderar inköpsprocedurernas effektivitet genom att kontrollera om fakturor matchar inköpsorder och kvitton vid första försöket.
Genom att automatisera faktureringsprocessen hjälper modern teknik företag att spara pengar och tid genom att minska mänskligt misstagskorrigering, onödigt arbete och oregelbundna utgifter.
Att förstå förebyggande åtgärder nära transaktionsinmatning minskade fel, vilket i sin tur minskade köparens stress när de hanterade stora fakturor. Ett företags engagemang för att minimera inköpsrisk visas i dess förbättrade frekvenser, vilket indikerar högre noggrannhet genom hela inköpsprocessen.
Företag kan förbättra sin inköpsprestanda och fatta datadrivna beslut med hjälp av dessa inköpsmått och nyckeltal.
Bästa praxis för inköpsmått och KPI:er
KPI:er och mått vägleder inköpsteam mot strategiska mål och bättre resultat. Bästa tekniker för att mäta dessa KPI:er förbättrar effektiviteten i denna vägledning.
Standardisering av mätning av inköpsframgång erbjuder konsekvens, tillförlitlighet och handlingsbara insikter. Låt oss undersöka flera rekommenderade metoder för att optimera inköps-KPI:er.
Specifika KPI-mål
Måltydlighet är kärnan i varje effektiv mätmetod. KPI-mål bör vara tydliga, mätbara, realistiska, relevanta och tidsbundna för att koppla inköp till organisationens mål. Detta tillvägagångssätt hjälper till att fokusera ansträngningar och utvärdera prestanda mot satta benchmarks, vilket möjliggör snabba justeringar och fokuserade förbättringar.
Säkerställ datanoggrannhet
Datanoggrannhet avgör KPI-integritet. Noggrann datainsamling, bearbetning och analys är avgörande. Regelbundna granskningar av datakällor, verifiering och robusta datastyrningssystem behövs.
Gör KPI:er synliga.
Tillgänglighet till KPI-data främjar transparens och kontinuerlig förbättring. Genom att dela data med intressenter kan organisationer demokratisera beslutsfattandet och främja samarbete och ansvar. Tillgänglig data möjliggör realtidsövervakning och åtgärder, och håller inköpsmål i fokus över hela organisationen.
Anpassa KPI:er till nya trender
Kriterier för inköpsframgång förändras med affärslandskapet. KPI:er bör uppdateras för att återspegla marknadsutveckling, marknadsförhållanden och teknik för att hålla inköpsstrategier aktuella. Denna flexibla KPI-hanteringsstrategi hjälper företag att innovera och blomstra.
Varför är inköpsmått avgörande?
Många stora företag använder inköpsmått för att spåra och mäta sina inköp, vilket visar deras betydelse.
Det hjälper företag att identifiera områden för hårda besparingar, kontrollera utgifter, optimera inköpskontrakt, förbättra leverantörs- och tjänstenivåer och fatta strategiska beslut när de utvärderar den totala ägandekostnaden för varor eller tjänster.
Att förstå hur inköpsarbetsflödesaktiviteter påverkar affärsutgifter kan hjälpa ett företag att maximera sina inköpsinsatser och bli en attraktiv leverantörspartner genom att implementera en ömsesidig värdebaserad strategi genom hela sin försörjningskedja.
Företag kan uppfylla kundernas förväntningar och hålla sig inom budget genom att noggrant analysera och hantera KPI:er som riskgränser, betalningsvillkor, leveranskriterier, kontraktens livscykler osv.
Övervakning och förbättring av inköpsmått och KPI:er
Övervakning, analys och kontinuerlig förbättring krävs för att förbättra inköpsmått och KPI:er. Företag kan spåra och förbättra inköpsprestanda med dessa steg:
Hitta relevanta mått
Vid förbättring av inköpsprestanda bör företag först identifiera indikatorer att spåra och förbättra. Denna process samlar data från interna system, externa leverantörer och branschens bästa praxis för att bedöma prestanda. Tvärfunktionella grupper kan välja vilka dataelement som är viktiga och passar med operativa mål för att anpassa organisationens procedurer.
Etablera en baslinje
Sätt en baslinje av inköpsindikatorer för att förstå historiska prestandatrender och bättre förutsäga framtida prestanda. Benchmarking hjälper till att kontextualisera individuell prestanda i det konkurrensutsatta landskapet och jämföra affärsmål med externa normer.
Business intelligence-system kan spåra och visualisera KPI:er över tid för att identifiera mönster och avvikelser.
Använd dataspårningsverktyg
Spåra etablerade parametrar med hjälp av tillförlitliga datainsamlingslösningar över flera plattformar. Automatiserade lösningar eliminerar mänskligt arbete och förbättrar noggrannheten, vilket ger företag bättre insyn i sina processer. Genom att investera i skalbara metoder kan företag noggrant övervaka relevant information på vilken granularitetsnivå som helst, från aggregerade data till specifika komponenter, vilket möjliggör snabba beslut.
Sätt mål och benchmarks
Efter att ha etablerat baslinjer bör organisationer sätta realistiska mål baserade på processens mognad och kapacitet för att undvika långsiktiga mål som är ouppnåeliga. Genom att jämföra historisk prestanda med liknande företag kan företag sätta mål och hitta förbättringsområden bortom transaktionell effektivitet. Sätta milstolpar uppmuntrar prestanda inom rullande scheman och motiverar team att utvecklas.
Spåra och utvärdera
Med KPI:er och rätt verktyg behövs konstant övervakning för att hålla data aktuella och identifiera problem innan de skapar missade mål eller stress.
Analys gör det lättare att korrelera aktiviteter med resultat i större organisationer och isolera avvikande beteende. Sök efter dolda möjligheter under hög aktivitet eller större projekt som kan leda till ouppnådda vinster om de hanteras korrekt.
Kommunicera, utbilda
Kontinuerliga förbättringsprojekt involverar utmärkt kommunikation mellan chefer och teammedlemmar om bästa praxis och företagsmål, samt regelbunden intressentanalys. Personalen utbildas i insamling av mätningar och kontinuerlig feedback säkerställer att alla känner till sina uppgifter och slutför uppgifter utan att bryta mot inköpseffektivitetens krav för att spara resurser eller uppnå godtyckliga deadlines.
Granska och justera
Företag bör också analysera och ändra KPI:er för att spåra och förbättra inköpsprestanda. Företag kan säkerställa att de riktar in sig på rätt mått och identifiera utvecklingsmöjligheter genom att analysera nuvarande KPI:er.
Väl definierade och konsekvent övervakade KPI:er kan indikera framsteg mot genomförbara mål och bekräfta att företagsmål har uppnåtts eller förbättrats. Zip kan hjälpa dig att ligga steget före i konkurrenssituationer.
Genom att följa dessa procedurer hjälper företag att mäta och förbättra inköpsmått och KPI:er, vilket förbättrar effektivitet, kostnadsbesparingar och inköpsstrategi.
Vem bör övervaka inköpsmått?
Korrekt implementerad spårning och förbättring av inköpsmått gynnar många organisatoriska roller och operationer. Så här ser varje viktig roll eller funktion ut:
CFO
CFO:er har stor nytta av spårning och förbättring av inköpsmått. Moderna företag delegerar vanligtvis stora inköp och utgiftsbeslut till CFO.
Därför kan korrekt och aktuell inköpsanalys hjälpa dem att granska utgiftsvanor och göra informerade policy- eller budgetjusteringar som kan ha stor inverkan på bottenlinjebesparingar. Spårning av inköpsmått hjälper CFO att fatta datadrivna beslut vid rätt tidpunkt, såsom nödköp eller bristhantering, samtidigt som det ger insyn för att hjälpa till att hantera kostnader.
CEO
VD:n för någon organisation kan bättre förstå dagliga driftskostnader genom att effektivt köpa varor och tjänster. VD:ar kan fatta smartare beslut—från strategi till prisförhandling—för att maximera avkastningen på investeringen med effektiv spårning och förbättring av inköpsmått inbyggda i sina system. Realtidsdata möjliggör för ledningen att omedelbart utvärdera strategiska ansträngningar och förbättra metoder för att förhandla bättre avtal eller säkerställa företags hållbarhet med nya leverantörer eller leverantörer.
Ekonomiteam
Ett effektivt system för spårning av inköpsmått för ekonomiteam gör det möjligt för dem att spåra fakturor från olika leverantörer i realtid och se vad som spenderas och vad som sparas.
Automatisering av fakturahantering säkerställer att betalningstider uppfylls tidigare och gör det möjligt för ekonomiteam att mäta sina framgångar samtidigt som pappersarbete minskas med hjälp av smarta djupinlärningsalgoritmer. Med detta automatiserade tillvägagångssätt kan ekonomiprofessionella snabbt upptäcka köpavvikelser över avdelningar eller regioner.
Inköpsteam
Ett utmärkt system för inköpsmått hjälper inköpsteam att fatta effektiva och kostnadseffektiva beslutsbeslut. Dessa beslut involverar att bygga leverantörsavtal, identifiera produktsrisker och övervaka leverantörsprestanda.
De maximerar resurser och identifierar förbättringsmöjligheter med robusta verktyg för spårning av mått. Medan de upprätthåller dessa standarder kan teamet effektivt implementera planer, minska avfall och förfina processförbättringar.
Företagsomfattande
Ett bra system för mått, å andra sidan, hjälper mer än bara inköpsteam. Bättre resursförvaltning och mer besparingar över hela företaget är bra för ledarnas resultat i varje avdelning. Budgetbeslut som effektiviserar verksamheten och ökar effektiviteten baseras på korrekt spårning av mått. Denna information kan hjälpa till att förutsäga problem som inte inträffade som planerat och som kan leda till stillestånd eller fara, vilket skulle ge ägarna sinnesro.
“`
