Vad gör en inköpschef?

Har du någonsin undrat vad det verkligen innebär att kliva in i rollen som inköpschef?

För att fullständigt förstå komplexiteten i rollen måste vi först förstå de nyanser som skiljer till synes liknande termer. Till exempel betraktas ofta ‘inköp’ och ‘anskaffning’ som synonymer, men deras faktiska funktioner i affärsvärlden skiljer sig avsevärt.

Så, vad menar vi med ‘inköp’ och vad menar vi med ‘upphandling’? Vad gör en inköpschef och hur skiljer sig rollen från en upphandlingschef?

I den här artikeln kommer vi att belysa dessa distinkta terminologier och roller. Här är ämnena vi kommer att täcka:

1. Vad gör en inköpsverksamhet?
2. Vad gör en inköpschef?
3. Inköpschef, upphandlingschef och logistikchef: Vad är skillnaden?

Vad gör en inköpsverksamhet?

Inköpsverksamhet är ett strategiskt och systematiskt tillvägagångssätt för planering, källsökning, förhandling och anskaffning av varor och tjänster som en organisation behöver. Styrd av en inköpschefs expertis, säkerställer denna funktion att företagets specifika inköpsbehov uppfylls på det mest kostnadseffektiva och effektiva sättet. Detta innebär att bygger starka relationer med pålitliga leverantörer, säkerställa punktliga leveranser och ständigt utvärdera marknaden för att dra nytta av fördelaktiga förhållanden.

Till exempel skulle en inköpschef på en produktionsanläggning för livsmedel behöva utvärdera huruvida leverantörer för personlig skyddsutrustning (PPE) följer relevanta säkerhetsstandarder för livsmedel, överväga utrustningens hållbarhet i den specifika produktionsmiljön och försäkra sig om att den valda PPE:n effektivt skyddar de anställda samtidigt som risken för kontaminering av livsmedelsprodukterna minimeras.

Dessutom omfattar inköpsverksamheten ett brett spektrum av aktiviteter, från marknadsundersökningar och leverantörsutvärderingar till leverantörshantering och kontraktsförvaltning.
Sist men inte minst, med det ständigt föränderliga landskapet för global handel, regulatorisk efterlevnad och teknologiska framsteg, har roller inom inköpsverksamheten blivit allt mer komplexa. Det kräver nu ett skarpt öga för hållbar anskaffning, etiska inköp och strategier för att minimera risker för att bygga en motståndskraftig och etisk försörjningskedja.

Vad gör en inköpschef?

Som nämnts i föregående avsnitt spelar inköpschefer en central roll i att balansera kvalitet och kostnad inom företagets inköpsstrategier.

Dessutom är inköpschefen lika ansvarig för att hantera både direkta och indirekta inköpsprocesser.

Direkta inköp avser varor och tjänster som direkt införlivas i de produkter eller tjänster som din organisation säljer. Till exempel, inom livsmedelsproduktion skulle direkta inköp inkludera alla råvaror som ingår i produkten, samt dess slutgiltiga förpackning. Dessa komponenter blir direkt en del av den slutliga produkten, som en förpackad grönsakssoppa eller frukostflingor.

Å andra sidan omfattar indirekta inköp allt annat som stödjer affärsverksamheten, men inte är en direkt del av slutprodukten eller tjänsten. För livsmedelsproduktionen kan detta inkludera underhållsverktyg för olika maskiner, säkerhetshandskar och skyddsutrustning som arbetarna bär och desinfektionsmedel som används för att rengöra anläggningen. Även om dessa artiklar är väsentliga för den dagliga driften, hamnar de inte i den förpackade soppan eller flingorna som konsumenter köper från hyllan. Ändå är det väsentligt att dessa produkter produceras enligt högsta standard för att slutprodukten ska vara trygg att konsumeras.

En inköpschef måste besitta starka analytiska färdigheter för att undersöka och utnyttja inköpsdata, genomföra noggranna utgiftsanalyser och generera rapporter som belyser organisationens inköpsmönster. För att gynna organisationens smidiga drift så samarbetar de aktivt med olika avdelningar och garanterar att varje sektors inköpskrav adresseras effektivt. Konsekvent databaserad prognos är också en del av en inköpschefs uppgifter.

Sammanfattningsvis, rollen som inköpschef innebär mycket mer än bara inköp. En framgångsrik inköpschef bör vara strategisk för att kunna analysera, prognostisera, samarbeta och optimera inköpsstrategin för att garantera att varje utgift är en förnuftig investering för organisationen.

Inköpschef, upphandlingschef och logistikchef: Vad är skillnaden?

Att skilja mellan inköpschefer, upphandlingschefer och logistikchefer kan vara väldigt svårt, särskilt eftersom deras roller ofta flätas samman. Men vid närmare granskning står var och en ut på sitt sätt. På engelska kallas dessa roller för “procurement manager”, “purchasing manager” och “supply chain manager”.

En inköpschefens fokus ligger på företagets totala strategi för förvärvning av varor och tjänster. Detta innebär att identifiera de mest effektiva sätten att införskaffa maskinkomponenter, förnödenheter som MRO (Maintenance, Repair and Operations) och PPE (Personlig skyddsutrustning) med mera. En inköpschef övervakar generellt hela livscykeln för en produkt, från den initiala behovsidentifieringen, upprättandet av kontrakt till slutbetalningen och leverans, för att säkerställa en optimerad inköpsupplevelse.

Å andra sidan hanterar en upphandlingschef de mer taktiska aspekterna av att anskaffa varor och tjänster. Det är de som förhandlar åt företaget, för att säkerställa att de får bästa möjliga värde när det gäller kvalitet, kvantitet och pris. Tänk till exempel på ett tillverkningsföretag som behöver en specifik maskindel för sin monteringslinje. Medan inköpschefen definierar strategin och kraven för en sådan del, är det upphandlingsschefen som samarbetar med leverantörerna, hanterar kontraktsvillkoren och ser till att delen anländer i tid utan att kompromissa med kvalitet eller kostnad.

Sedan har vi logistikchefen. Logistikchefen fokuserar på mer än bara inköp eller upphandling, de övervakar den totala leverantörskedjan, från inkommande beställningar av råmaterial till frakt av färdiga produkter.

Nyanserna som skiljer dessa roller åt är subtila men avgörande. Även om deras ansvarsområden kan överlappa, särskilt i mindre företag, representerar varje chef en unik aspekt av organisationens operativa behov. Tillsammans ser de till att inköpsprocessen fungerar sömlöst och effektivt, från strategi till genomförande, och att den är i linje med organisationens mål.

För att sammanfatta varje roll:

1. Inköpschef: Ansvarig för det strategiska tillvägagångssättet för att skaffa varor och tjänster, hanterar hela livscykeln för en produkt från behovsidentifiering till slutbetalning och upprätthåller kommunikation mellan olika avdelningar.
   

2. Upphandlingschef: Fokuserad på den taktiska förvärvningen av varor och tjänster. De förhandlar kontrakt, samordnar med leverantörer och säkerställer punktlig leverans av kvalitetsprodukter till rätt pris.
   

3. Logistikchef: Övervakar den totala leverantörskedjan från anskaffning av råmaterial till distribution av färdiga produkter. Logistikhantering omfattar ett bredare spektrum av uppgifter, inklusive logistik, lagerhållning och distribution, tillsammans med inköp och förvärv.

Slutsats

För att förstå hela spektrumet av inköpsverksamheten bör du först förstå rollerna som inköpschef, upphandlingschef och logistikchef.

Inköpscheferna är strategerna, som pekar ut de mest effektiva sätten att anskaffa varor och tjänster samtidigt som de övervakar produktens hela resa.

Inköpscheferna, å andra sidan, ansvarar för att förhandla och se till att företaget får bästa möjliga värde när det gäller kvalitet, kvantitet och pris.

Sist men inte minst är logistikcheferna ansvariga för att övervaka helheten från råmaterial till produktleverans.

Även om deras uppgifter kan flätas samman, innehar varje roll en unik plats för att garantera smidig, kostnadseffektiv och målinriktad affärsverksamhet.