I den komplexa mekanismen bakom god affärsverksamhet har termen indirekt upphandling stor betydelse.
Indirekt upphandling innebär inköp av varor och tjänster som inte är direkt involverade i företagets produktionsprocess, men som icke desto mindre är avgörande för att upprätthålla organisationens dagliga funktionalitet. Det kan handla om allt från inköp av skyddsglasögon och handskar, som är ett måste för arbetsplatsens säkerhet, till mer vardagliga saker som rengöringsutrustning eller matlådor.
I grund och botten spelar indirekt upphandling en avgörande roll – om än bakom kulisserna – för att få hjulen i ett företag att snurra i symmetri.
Denna aspekt av upphandling är ibland undervärderad jämfört med dess direkta motsvarighet. Men på senare år har företagen börjat inse vilka potentiella besparingar och effektivitetsvinster som kan uppnås genom att behärska god indirekt upphandling.
Effektiv indirekt upphandling är mer än bara inköp av varor. Det handlar om strategisk sourcing, rigorös hantering av leverantörsrelationer och en god förståelse för den totala ägandekostnaden (TCO). Dessutom krävs en robust strategi för spend management.
I den här artikeln går vi igenom hur indirekt upphandling fungerar och ger dig en omfattande guide till hur du bemästrar det.
Här är de ämnen som vi kommer att täcka:
- Vad är indirekt upphandling?
- Indirekt upphandling av personlig skyddsutrustning (PPE)
- Strategier för att bemästra indirekt upphandling
- Framtiden för indirekt upphandling och leveranser
Vad är indirekt upphandling?
Indirekt upphandling inkluderar inköp av varor och tjänster som inte utgör en del av den slutprodukt som företaget levererar. Det rör sig vanligen om drift-förnödenheter som gör att en organisation kan rulla på utan problem, allt från personlig skyddsutrustning, som skor och skyddsglasögon, till industrirengöringsmedel och utrustning för livsmedelsservering.
Ett exempel på en indirekt upphandlingsstrategi kan vara ett byggföretag som köper in högkvalitativa skyddshandskar från betrodda leverantörer av personlig skyddsutrustning eller en restaurang som köper in matlådor från en pålitlig leverantör. Dessa artiklar kanske inte direkt bidrar till den slutliga produkten eller tjänsten, men spelar en avgörande roll för att upprätthålla affärsverksamheten.
Indirekt upphandling av personlig skyddsutrustning (PPE)
En av de viktigaste delarna av indirekt upphandling är inköp av personlig skyddsutrustning (även kallad PPE), såsom skyddshandskar, ansiktsmasker och skyddsskor.
Dessa artiklar är ett måste för att skydda de anställda, särskilt inom branscher som bygg, tillverkning och logistik.
Ett byggföretag kan till exempel behöva köpa in skyddsglasögon och skyddsskor till sina anställda för att förhindra olyckor och skador på arbetsplatsen. Därför måste det indirekta upphandlingsteamet se till att de köper in dessa artiklar från pålitliga leverantörer för att garantera säkerheten för deras personal, samtidigt som de följer arbetsplatsens säkerhetsföreskrifter.
Om ett byggföretag å andra sidan bortser från vikten av indirekt upphandling kan följderna bli allvarliga och mångfacetterade. Om man inte införskaffar rätt personlig skyddsutrustning från pålitliga leverantörer kan det leda till att man använder undermålig eller ineffektiv utrustning. Detta kan utsätta arbetstagarna för onödiga risker och leda till olyckor, skador eller till och med dödsfall på arbetsplatsen.
Om du vill läsa mer om inköp av personlig skyddsutrustning för byggarbetare kan du läsa vår artikel: Byggsäkerhet: En omfattande genomgång av personlig skyddsutrustning för byggbranschen.
Så oavsett om det gäller ett sjukhus som behöver en stabil tillgång till engångshandskar och ansiktsmasker, eller ett byggföretag som behöver skyddshjälmar och varseljackor, spelar indirekt upphandling en viktig roll för att skapa en säker arbetsmiljö, bidra till produktiviteten och i slutändan alla organisationers framgång.
Strategier för att bemästra indirekt upphandling
Att bemästra indirekt upphandling börjar med strategisk sourcing och effektiv spend management.
Strategisk sourcing innebär att man identifierar de bästa leverantörerna för sin organisations behov, vilket kan innebära att hitta en leverantör för skyddsglasögon som erbjuder den bästa kombinationen av kvalitet, hållbarhet och pris.
Det är just här som en marknadsplats som Droppe kan göra skillnad.
Droppe är en marknadsplats för grossisthandel av industritillbehör där man enkelt kan bläddra i en omfattande katalog med 100 000+ industritillbehör och jämföra 100+ europeiska leverantörer baserat på deras produktutbud, pris, leveranstid och mycket mer.
Så istället för att spendera otaliga timmar på att förhandla med olika leverantörer, finner du deras urval och erbjudanden på ett enda ställe. Dessutom finns det inga geografiska begränsningar, så din personliga leverantörspool kommer att expandera inom hela Europa.
När du har hittat rätt leverantörer tar det bara ett ögonblick för dig att köpa produkter från olika leverantörer i hela Europa med en enda faktura. Droppe tar hand om alla detaljer, från betalning till orderhantering, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att hålla ditt företag rullande utan några problem.
Oavsett om du letar efter skyddsmasker, handskar, arbetskläder, utrustning för livsmedelsproduktion, förpackningar eller någon annan typ av industriprodukt kan du prova Droppe idag och se hur enkelt det kan vara att hitta Europas mest pålitliga leverantörer.
Spend management, å andra sidan, innebär att man håller koll på alla inköpskostnader för att identifiera besparingsmöjligheter. Om du till exempel noga övervakar dina utgifter för rengöringsmedel kanske du märker att du köper mer än nödvändigt och kan göra lämpliga justeringar.
Det är också här som det kan vara avgörande att ha koll på den totala ägandekostnaden (TCO). TCO omfattar inte bara inköpspriset för en vara, t.ex. skyddshandskar, utan även alla tillhörande kostnader under produktens totala livscykel. Billigare skyddshandskar kan till exempel slitas ut snabbare och behöva bytas ut oftare, vilket leder till högre kostnader i det långa loppet.
Om du vill lära dig mer om TCO kan du läsa vår artikel: Att bemästra TCO: Den grundläggande guiden för upphandlare
Slutligen är det viktigt att regelbundet analysera indirektautgifter och följa upp införskaffande av KPIs för att bemästra indirekt upphandlingstrategier. Detta innebär att man utvärderar utgiftsmönster, leverantörsprestanda, avtalsefterlevnad och andra viktiga faktorer för att identifiera styrkor, svagheter och möjligheter till förbättringar.
Framtiden för indirekt upphandling och leveranser
- Kostnadseffektiv personlig skyddsutrustning och hållbarhetsfrågor
Upphandling av personlig skyddsutrustning (PPE), som skyddsglasögon, handskar och skyddsskor, kommer att fortsätta att vara en prioritet i framtiden. Fokus på kostnadseffektiv PPE måste dock balanseras med hållbarhetsfrågor. Upphandlare måste ta hänsyn till dessa produkters totala livscykel, från tillverkning till avfallshantering. Det är viktigt att köpa in personlig skyddsutrustning från leverantörer som är engagerade i hållbara metoder, som erbjuder hållbara produkter som minskar avfall och miljöpåverkan och som kan följa överenskommet upphandlingsförfarande.
- Engångsprodukter för livsmedel: En ständig utmaning
Framtiden för indirekt upphandling inom livsmedelsindustrin ligger i att hantera den ständiga utmaningen med engångsprodukter för livsmedel. Då företagen strävar efter att minska sitt koldioxidavtryck finns det ett växande behov av hållbara matlådor och andra förpackningslösningar som är både kostnadseffektiva och miljövänliga. Detta kräver ett strategiskt tillvägagångssätt för att hitta leverantörer som tillhandahåller innovativa, hållbara förpackningar, utan att kompromissa med kvalitet eller kostnadseffektivitet.
- Upphandling av rengöringsmedel: Anpassning till nya normer
När det gäller rengöringsmedel handlar framtiden om att anpassa sig till nya normer. Den senaste tidens globala omständigheter har understrukit vikten av att upprätthålla en hög hygienstandard på arbetsplatserna, vilket gör rengöringsmedel till ett mer kritiskt område för indirekt upphandling. Upphandlingsteamen måste sträva efter att hitta pålitliga leverantörer som tillhandahåller effektiva, säkra och miljövänliga rengöringsprodukter.
Sammantaget är framtiden för indirekt upphandling full av möjligheter till innovation och strategiskt tänkande. Genom att ha dessa faktorer i åtanke kan upphandlare ligga steget före och se till att deras organisationer förblir effektiva, kostnadseffektiva och hållbara i sina indirekta upphandlingar.
Slutsats
Att bemästra indirekt upphandling är inte ett mål i sig, utan en ständig resa. Det innebär en djup förståelse för indirekta utgifter, strategiska inköp av produkter, ett vaket öga på dentotala ägandekostnaden (TCO) och effektiv utgiftshantering.
Indirekt upphandling innebär också att hålla koll på nyckeltal och kontinuerligt genomföra analyser av indirekta utgifter, så att ni kan upptäcka trender, möjligheter till besparingar och områden där strategin kan förbättras.
Om vi blickar framåt måste inköpare också hantera de nya utmaningarna med att hitta kostnadseffektiva men miljövänliga förnödenheter. Hållbarhet och anpassningsförmåga till nya normer kommer också att ligga i framkant av dessa utmaningar.
Att behärska indirekt upphandling handlar inte bara om att minska kostnaderna eller öka effektiviteten – det handlar också om att bidra till det övergripande målet om en hållbar och framtidssäkrad verksamhet.
