Upphandlingsstrategi: 7 fördelar och sätt att tillämpa den

En långsiktig plan för att bygga strategiska relationer med konkurrenskraftiga leverantörer för att förbättra utfallet av företagets utgifter.

Upphandlingspersonal vill alltid hitta sätt att öka värdet och minimera kostnaderna för upphandling. För många företag är den viktigaste prioriteringen att hålla kostnaderna för indirekta inköp under budget med säkra, pålitliga och högkvalitativa leverantörstjänster.

Upphandlingsteamen fokuserar därför på flera tekniker för att hjälpa företaget att uppnå målen och förbättra de ekonomiska resultaten. Alla företag behöver upphandlingsstrategier. Men bland dem som prioriterar stadig tillväxt, stabilitet och finansiell stabilitet finns de speciella som drömmer och arbetar för att uppnå de förutbestämda målen.

I den här artikeln guidar vi dig genom valet av den bästa upphandlingsprocessen. Här är några av de bästa idéerna i den här artikeln om hur man kan förbättra upphandlingsrutinerna:

• Vad innebär egentligen en upphandlingsstrategi?
• Vilka är de olika typerna av upphandlingsstrategier?
• Varför är en upphandlingsstrategi så viktig?
• Vilka är kännetecknen för implementering av upphandlingsstrategier?
• Hur utarbetar man effektiva upphandlingsstrategier?

Vad innebär en upphandlingsstrategi?

En upphandlingsstrategi kan definieras som en organisations planer och rutiner för att framgångsrikt och ekonomiskt upphandla varor och tjänster. Upphandlingsstrategin implementeras av företagen för en effektiv hantering av hela upphandlingsprocessen genom att se till att de anlitar tillförlitliga leverantörer, drar nytta av ekonomiska fördelar och minimerar riskerna.

Dessa förfaranden fokuserar särskilt på att skapa ett tillförlitligt, hållbart och långvarigt nätverk av leverantörer som överträffar förväntningarna istället för att gå utöver de transaktionella förbindelserna. Sådana partnerskap leder till sänkta kostnader och ger även andra fördelar som effektivt bidrar till upphandlingens förmåga att stödja ett företags verksamhet.

Det finns flera viktiga komponenter i en bra inköpsstrategi och de är prestanda, synlighet, leverantörshantering, kvalitetskontroll och kostnadseffektivitet. Olika företag kan sänka sina rörelsekostnader och optimera sina intäkter genom att genomföra effektiva upphandlingar. De kan också öka den totala effektiviteten genom att implementera en effektiv inköpsstrategi.

Typer av upphandlingsstrategier

Det finns flera sätt att förbättra upphandlingens resultat. Vissa av dem fokuserar på att sänka kostnaderna, andra på att öka det totala värdet och minska riskerna. Ett av dem är riskhantering.

Hantering av risker: Riskminimerande eller riskreducerande tekniker är tekniker som syftar till att öka säkerheten i finansiella transaktioner. Denna strategi består av:

• Ställa säkerhetsfrågor till de nya leverantörerna för att slutföra säkerhetsprocessen.
• Skapa två nivåer av kontroll över upphandlingsprocessen.
• Analysera och bekräfta att leverantörerna är korrekt certifierade och har försäkringar.
• Genomföra löpande revisioner av upphandlingar för att kontrollera avvikelser.
• Strunta i pappersbaserade fakturor och betalningar.

Strategisk sourcing: För att förbättra avtalets prestanda och säkerhet konsolideras strategiskt inköpta leverantörer inom din leverantör. Inköparna kommer att kunna spara pengar genom att begränsa källorna till varor, förnödenheter och tjänster. På samma sätt kan man spara pengar genom att använda en liten grupp pålitliga leverantörer och utveckla goda relationer mellan dem, vilket kan definieras som en strategisk inköpsmetod eller strategisk upphandlingsmetod. För att undvika avbrott i leveranskedjan är det bästa sättet att utveckla starkare band med leverantörerna.

Hållbar upphandling: Mot bakgrund av globala brister och miljöhänsyn måste leverantörsnätverken bli mer robusta. Mer än 60 % av deltagarna i Amazons studie State of Business Procurement 2022 svarade att förbättrad hållbarhet är ett viktigt mål för alla inköpare. Minimering av avfall, val av energieffektiva produkter och användning av köpkraft är de tre huvudmålen för hållbar upphandling för att införa miljövänliga metoder.

Det finns flera sätt att förbättra hållbarheten i upphandlingar:

• Minska mängden varor som behöver transporteras och lagras.
• Använd miljövänlig teknik där det är möjligt.
• Köp återvunna eller miljövänliga produkter när de finns tillgängliga.

Hantering av leverantörens livscykel: Upphandlingsprocesserna blir säkrare och effektivare när leverantörsrelationen övervakas från försäljningstillfället till avyttringen. Företag utvärderar leverantörer vid varje punkt i leverantörens livscykel, från inledande inköp till avtalsförhandling och genomförande, för att säkerställa att avtalen förblir konkurrenskraftiga och efterlevs. Dessutom påskyndar det utvecklingen av starkare och mer fördelaktiga relationer mellan företag och deras partnerleverantörer.

Införandet av god praxis för upphandlingsförfaranden för att hantera dessa områden påverkar upphandlingsprocessens resultat. Istället för att fokusera på ett enda steg i processen (t.ex. kostnadsbesparingar per artikel) tar dessa metoder hänsyn till hela kostnaden och värdet av din upphandlingsstrategi och dina leverantörsrelationer för att uppnå bästa möjliga totala kostnadsfördelar.

Betydelsen av en upphandlingsstrategi:

Om du har en stark bas av upphandlingsmetoder på plats garanterar ditt företag att du kommer att få rätt varor och tjänster till rätt kostnad. Detta bidrar till att undvika kostnader, budgetkontroll, effektivitetsförbättringar och utvecklingen av en mer robust leveranskedja och ett mer robust nätverk för företagen. När upphandlingsstrategierna genomförs på rätt sätt kan företagen upptäcka eventuella faror, minska bedräglig verksamhet och garantera att leverantörerna håller en hög kvalitet.

Sju fördelar med att utveckla en strategi för upphandling

Du måste skapa effektiva upphandlingsstrategier för att gynna ditt företag och uppnå långsiktiga mål, operativ effektivitet och även för att förbättra det ekonomiska resultatet.

Här är de sju främsta fördelarna med att implementera en mer effektiv upphandlingsplan.

Standardisering av processer: Flera upphandlingsstrategier är beroende av att ett enda inköp görs. På grund av detta måste varje inköp gå igenom samma nivå av godkännande. Reglerna och förväntningarna gör det lättare för företagen att spendera pengar på flera olika kategorier. Ett annat sätt att lättare upptäcka förbättringsmöjligheter är att öka insynen i inköpen genom standardisering.

Förbättrade prissättningsresultat: Korrekta planer erbjuder ett välorganiserat tillvägagångssätt i förvärvsprocessen. Denna metod gör det möjligt att samla in, analysera och bedöma korrekta uppgifter om leverantörer och deras kostnader. Med hjälp av analys kan organisationerna hitta områden som kan förbättras, t.ex. potentiella kostnadsbesparingar eller effektivitet.

Ökad motståndskraft: Leverantörskedjor som är mer motståndskraftiga mot externa chocker som naturkatastrofer, fluktuationer i utbudet etc. kommer att drabbas av färre störningar. Denna faktor är mycket viktig med tanke på pandemins effekter. Det kommer att ta fram till 2024 eller senare för globala leveranskedjor att fullt ut övervinna covid-normerna.

Synliggörande av utgifter: Genom att utveckla robusta upphandlingspolicyer och -rutiner kan du hålla bättre koll på dina inköp och utgifter. Det tar också bort de datasilos som hindrar utgiftsanalys, centraliserar informationen och etablerar en repeterbar procedur för varje inköp. Den insamlade informationen används också för att skapa planer som sparar kostnader och ökar effektiviteten i hela leveranskedjan.

Datainformerade utgifter: Data är den avgörande delen eftersom den ger insikter i den faktiska kostnaden för varor och tjänster samt vägleder upphandlingsbeslut, vilket gör det möjligt för företaget att öka intäkterna. På samma sätt bidrar data också till att avslöja information om leverantörer, vilket automatiskt hjälper företagen att hitta de partners som levererar de bästa resultaten.

Starkare relation med leverantör: För att förbättra relationerna med leverantörer eller inköpspartner kan du använda strategisk sourcing och datadriven upphandling. Det möjliggör bättre samarbete mellan parterna, minimerar faktureringsproblem och ger också mer flexibilitet.

Sänk risken för tredje part: För att skapa en bättre riskprofil för ditt företag måste du bygga upp starka och mer selektiva leverantörsrelationer och öka spårningen. Dessa typer av metoder minskar förekomsten av mänskliga fel, saknade uppgifter och upphandlingsbedrägerier.

Checklista för den idealiska upphandlingsmetoden :

Du måste identifiera de viktigaste komponenterna för att starta grundläggande strategier:

Sammanfatta målen eller strategiförvaltningen: Vilka är dina primära mål när du skapar upphandlingsstrategier? Vilka är de önskade resultaten?

Projektets tidslinje: När krävs ändringar? Hur lång tid kommer det att ta att implementera, testa och analysera den första uppsättningen mätvärden?

Mästare: Vem är ansvarig för att genomföra och hantera förändringar? Vem ska representera projektet för berörda parter och informera om förändringar?

Handlingsplan: Vilka specifika handlingar är ansvariga för målen och resultaten?

Framgångsmätningar: Vilka KPI:er (Key Performance Indicators) kommer att användas för att mäta.

Verktyg: Vilka programvaror, verktyg och implementeringsstrategier kommer att användas?

Hur utvecklar man en upphandlingsstrategi?

När du har utforskat parametrarna för dina affärsstrategier med hjälp av checklistan ovan kan du använda följande steg för att planera, mäta och förfina dina strategier:

1. Analysera dina utgifter: Analysera dina utgifter genom att sammanställa utgifter och utföra utgiftsstudier för ditt företag.

2. Fastställ intressenternas behov: Du kan få feedback från dina användare och inköpare för att förstå deras synpunkter på rutinerna.

3. Genomför en undersökning av leverantörsmarknaden: Kontrollera företagets nuvarande leverantörsavtal och upphandlingsrutiner. Hitta områden som kan förbättras och kontrollera hur konkurrenskraftiga dina avtal är och planera även ditt kommande program med hjälp av benchmarking.

4. Välj Metrics och välj dina Goals:

För att kunna utvärdera varje initiativ måste det kvantifieras. Du måste bestämma vilka mått du ska använda för att utvärdera resultaten av dina ansträngningar och ditt hårda arbete. Här är några viktiga mätvärden som hjälper dig att utvärdera dina prestationer:

• Understyrning av utgifterna
• Totala kostnader för ägande
• ROI
• Efterlevnad av avtal med leverantörer
• Cykelns varaktighet
• Kostnadsbesparingar eller undvikande av kostnader

5. Skapa ett ramverk för upphandling

Nu är det dags att beskriva strukturen för vem och hur inköpen görs. Svara på frågorna och analysera processen från intag till avslut:

• Vem har befogenhet att köpa in produkterna och tjänsterna?
• Vilken avdelning har befogenhet att köpa in produkter och tjänster?
• Vilka avdelningar måste godkänna det begärda inköpet?
• Vilka är de riktlinjer som måste följas när du gör ett köp?
• Vilka regler gäller för inköp som ligger under eller över en viss prispunkt?
• Hur hanteras inköp?
• Vem ansvarar för leverantörernas resultat och hantering?
• Vilka KPI:er är kopplade till det här programmets framgång?

6. Överväg upphandlingsprogramvara: Du måste tänka på upphandlingsprogramvara. Många program hjälper företag att göra sina inköpsval. De ser till att utgiftstak och inköpsriktlinjer följs, synliggör leverantörsnätverk och övervakar hur avtalen fullgörs.

7. Verkställ, mät och förbättra: Taktiken för nya upphandlingar måste vara väl genomtänkt och planeras på ett korrekt sätt. Förändringshantering är en avgörande del för att ett projekt ska bli framgångsrikt eftersom det gör det möjligt för personalen att förstå, välkomna och acceptera förändringarna. Du måste också ta emot feedback från intressenterna eftersom det hjälper dig att förbättra processen och få bättre resultat.

Exempel på upphandlingstaktik:

Här är några inköps- och förhandlingsstrategier för att maximera besparingar och skapa värde i leverantörskedjan, säger inköpsspecialister:

Konsolidering av leverantörer: Förenkla processen för val av leverantör genom att utse en enda leverantör för varje kategori eller produkttyp för att öka volymrabatterna och minska handläggningstiden,

Strategisk sourcing: Utvärdera och förhandla fram långsiktiga avtal med leverantörer för att dra nytta av stordriftsfördelar och inköp av stora volymer.

Benchmarking av produkter: Fastställ de totala kostnaderna och rådande marknadskostnader för produkter och förnödenheter som företaget ofta använder för att garantera konkurrenskraftig prissättning med nuvarande leverantörer.

Utnyttja tekniska lösningar: Hitta de mest prisvärda alternativen och få förslag på bästa pris från flera leverantörer för att starta en konkurrensutsatt anbudsprocess med leverantörer.

Prognostisering av inköp: Utifrån nuvarande och förväntade behov, uppskatta och planera framtida inköp för att säkerställa effekten av kassaeffektivitet. För ytterligare kostnadsfrågor kan långsiktiga kontrakt användas.

Volymrabatter: Du kan förhandla om större inköp för att få bättre villkor. På samma sätt kan du också få bättre prissättning per artikel.