Strategisk sourcing 101: En viktig guide för inköpschefer

I dagens ständigt föränderliga affärsvärld är vikten av god upphandling mer uppenbar än någonsin. Centralt för modern upphandling är konceptet strategisk sourcing. 

Strategisk sourcing är en upphandlingsprocess som kontinuerligt omvärderar och förbättrar en organisations inköpsaktiviteter. Den överskrider transaktionella inköpsaktiviteter och fokuserar på varje produkts totala livscykel – från de första produktspecifikationerna till den slutliga avyttringen. Syftet med strategisk sourcing är inte bara att hitta de billigaste leverantörerna. Det handlar också om att ta hänsyn till utgifter, förstå leverantörsmarknaden, utvärdera totalkostnader, utveckla en sourcingstrategi, genomföra sourcingstrategin och sedan övervaka strategin för att säkerställa att den är effektiv.

I den här artikeln går vi igenom processen för strategisk sourcing och delar med oss av några strategier som du kan implementera i din egen upphandlingsprocess. 

Här är de ämnen vi kommer att ta upp: 

1. Vad innebär strategisk sourcing 
2. Processen för strategisk sourcing
3. Sourcingstrategier och exempel 
4. Sourcing management och inköpsstrategins roll i strategisk sourcing
   

Vad innebär strategisk sourcing

Strategisk sourcing kan liknas vid en kompass som vägleder upphandlingsprocessen och andra tjänster för att uppnå maximalt värde för organisationen. 

Det är ett holistiskt och systematiskt tillvägagångssätt som sätter fokus på den totala ägandekostnaden (TCO) istället för bara det initiala inköpspriset. I detta ingår att ta hänsyn till aspekter som kvalitet, tillförlitlighet, leverans och service. Dessa faktorer kan verka obetydliga till en början, men de kan ha en betydande inverkan på ett företags lönsamhet.

Så vad är skillnaden mellan inköp och upphandling, och var kommer strategisk sourcing in i bilden? I enkla ord så kan man tänka på inköp som en enda uppgift, som oftast handlar om det faktiska köpet av varor eller tjänster. Upphandling är däremot en bredare term som täcker alla aktiviteter från sourcing till betalning samt hantering av leverantörer och strategisk sourcing.

I det här sammanhanget fungerar strategisk sourcing som en länk för att kombinerar den transaktionella aspekten av inköp med det strategiska tillvägagångssättet för upphandling.

Processen för strategisk sourcing

Att påbörja en strategisk sourcingresa innebär att förstå och anamma en steg-för-steg-process, där varje steg har sin unika betydelse för att uppnå optimala sourcingresultat. 

Här är de kritiska stegen:

1. Steg ett: Identifiera din organisations behov. Som inköpschef måste du först förstå vilka produkter din verksamhet behöver för att rulla på smidigt och hålla jämna steg med produktionen.
   

2. Steg två: Genomför en marknadsanalys. Med andra ord, studera marknaden, förstå leverantörernas kapacitet och utforska möjligheter till innovation eller kostnadsminskning.
   
   
3. Steg tre: Val av leverantör. Välj din go-to leverantör med hänsyn till flera faktorer som konkurrenskraftiga priser, leveranstider och tillförlitlighet. Traditionell sourcing kan vara ganska tidskrävande då inköpschefer behöver lägga mycket tid på att förhandla erbjudanden med varje enskild leverantör.
   
   Det är här en marknadsplats som Droppe kan göra skillnad. 
   
   Droppe är en marknadsplats för grossisthandel där du enkelt kan bläddra i en omfattande katalog med 100 000+ industritillbehör för din restaurang eller livsmedelsanläggning och jämföra 100+ europeiska leverantörer baserat på deras produktutbud, pris, leveranstid och mycket mer.
   
   Så istället för att ägna otaliga timmar åt att förhandla med olika leverantörer har du nu deras urval och erbjudanden på ett enda ställe. Dessutom finns det inga geografiska begränsningar, så din personliga leverantörspool kommer att expandera inom hela Europa.
   
   När du har hittat rätt leverantörer tar det bara ett ögonblick för dig att köpa produkter från olika leverantörer i hela Europa med en enda faktura. Droppe tar hand om alla detaljer, från betalning till orderhantering, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att hålla ditt företag flytande utan några problem. 
   

4. Steg fyra: Genomför prestationsgranskningar. Detta kontinuerliga steg är som regelbundna hälsokontroller, som säkerställer att den strategiska sourcingprocessen är på rätt spår, levererar förväntade resultat och identifierar områden för förbättring.

När den strategiska sourcingprocessen genomförs noggrant banar den väg för ett betydande värdeskapande och en robust leverantörsbas som kan bidra till företagets strategiska mål.

Sourcingstrategier och exempel

Sourcingstrategier utgör huvudplanen i spelet om strategisk sourcing och sätter kursen för framgångsrika upphandlingsresultat. 

Här är de viktigaste sourcingstrategierna som du kanske vill implementera i din upphandlingsprocess:

1. Enstaka inköp: Denna sourcingstrategi innebär att man samarbetar med en enda leverantör. Det är som att ha en pålitlig vän som alltid ställer upp för en – den här strategin förenklar processen och främjar starka leverantörsrelationer, men kräver noggrann riskhantering på grund av beroendet av en enda leverantör.
   
   
2. Flera leverantörer: Multiple sourcing innebär att man anlitar flera leverantörer för samma/liknande produkt eller tjänst, vilket främjar konkurrens, minskar riskerna och säkerställer kontinuitet i leveranserna.
   

3. Dubbel sourcing: Denna sourcingstrategi använder två leverantörer för att säkerställa en backup vid eventuella avbrott, samtidigt som processen förblir hanterbar. En elektroniktillverkare kan t.ex. använda flera leverantörer för att köpa in olika vanliga komponenter, för att säkerställa att leveransstörningar i en del av världen inte stoppar produktionen. Samtidigt kan de använda single sourcing för en specifik skräddarsydd komponent och ha ett nära samarbete med leverantören för att säkerställa kvalitet och kontinuerlig förbättring.
   

För att välja rätt sourcingstrategi krävs en god förståelse för organisationens behov, leverantörernas marknadsvillkor och potentiella risker, som alla kan förbättras genom effektiv sourcing management.

Sourcing management och inköpsstrategins roll i strategisk sourcing

Strategisk sourcing kan ses som ett komplext men välorganiserat system. De viktigaste aktörerna i detta system, sourcing management och inköpsstrategi, sammarbetar för att säkerställa en sömlös och effektiv strategisk upphandlingsprocess.

Sourcing management fungerar som den vägledande kraften bakom strategisk sourcing och styr den mot önskade mål. Detta innebär att samordna sourcingstrategier med övergripande affärsmål, hantera leverantörsrelationer och förhandla kontrakt. 

I ett tillverkningsföretag skulle sourcing management till exempel innebära kontinuerliga utvärderingar av leverantörernas prestationer, upprätthållande av kvalitetsstandarder och justering av kontrakt som svar på förändrade marknadsvillkor. 

Inköpsstrategin innebär däremot den strategiska planen för upphandling. Den ger en detaljerad översikt över inköpsverksamheten för att uppnå specifika affärsresultat. En omfattande inköpsstrategi tar hänsyn till aspekter som inköpsvolymer, kvalitetsstandarder, leveransscheman och kostnadsmål. Se den som en tydlig, genomförbar plan med definierade milstolpar och mål som styr dig mot dina inköpsmål.

Tänk dig ett företag som strävar efter att bli kostnadsledande inom sin bransch. Deras inköpsstrategi kan innefatta att köpa stora partier för att dra nytta av volymrabatter eller köpa in från lågkostnadsregioner, samtidigt som de tar hänsyn till balansen mellan kostnadsbesparingar och kvalitetsstandarder.

Slutsats

Sammantaget är strategisk sourcing inte bara ett modeord, det är en kraftfull metod som frigör upphandlingens fulla potential och tillför betydande värde till organisationer i alla branscher.

Genom att anamma strategisk sourcing kan upphandlingschefer dra nytta av en mängd fördelar och implementera betydande förbättringar i upphandlingsprocessen. Förbättrade leverantörsrelationer, minskade kostnader, förbättrad kvalitet och leveranssäkerhet samt ökad motståndskraft i leveranskedjan är bara några av de fördelar som kan uppnås genom effektiva metoder för strategisk sourcing.

I takt med att affärsvärlden fortsätter att utvecklas kommer betydelsen av strategisk sourcing inom upphandling bara att öka så det är viktigt att anamma dessa processer redan idag.