Inledning
Att optimera upphandlingsprocessen är avgörande i en era där effektivitet och kostnadseffektivitet driver företagsframgång. Pappersbaserade verksamheter och mänskliga ineffektiviteter i traditionell upphandling kan orsaka förseningar, högre priser och missade möjligheter.
Modern upphandlingsteknik och tekniker är avgörande för att förbättra upphandlingsprocesser, minska kostnader och stärka leverantörsrelationer.
Den här artikeln täcker de grundläggande processerna och bästa praxis för att optimera upphandling 2024, och visar hur teknik och strategi kan göra upphandling till en konkurrensfördel.
Definition: upphandling
Upphandling strömlinjeformar en organisations upphandlingsprocess för att spara pengar, tid och skapa win-win-leverantörspartnerskap. Inköp kan vara direkta, indirekta, reaktiva eller proaktiva.
Vad är en upphandlingsprocess?
Organisationer köper produkter och tjänster genom en systematisk upphandlingsprocedur. Den här strategin minskar kostnader, påskyndar verksamheten och skapar leverantörspartnerskap.
Att få varor eller tjänster från efterfrågan till inköpsorder och fakturaapproval är upphandlingsprocessen. Vi använder upphandling och inköp omväxlande, även om de skiljer sig åt.
Medan inköp är den övergripande processen att anskaffa produkter och tjänster för en organisation, definierar upphandling de åtgärder som ingår i att granska, beställa, erhålla och betala för dem. Organisatorisk upphandling är unik för dess sammanhang och aktiviteter.
Oavsett komplexitet involverar upphandlingshantering procedur, människor och pappersarbete.
1. Process i upphandlingsprocess
Process inkluderar att bedöma, beställa, ta emot och betala för varor/tjänster.
2. Människor
Intressenter initierar eller auktoriserar varje upphandlingscykelsteg. Inköpsrisken och värdet avgör antalet intressenter.
3. Papper
Pappersarbetet och dokumentationen i varje steg av upphandlingsprocessen samlas in och bevaras för referens och revision.
Steg i upphandlingsprocess
Upphandlingsprocessen inkluderar kravbestämning, leverantörsforskning, värdeanalys, inköpsförfrågan, granskningsfas, konvertering till inköpsorder, kontraktsadministration, övervakning/utvärdering av mottagen order, trevägsmatching, betalningsuppfyllelse och journalföring.
Upphandlingsprocessen har sju huvudsteg:
- Steg 0: behovsigenkänning
- Steg 1: rekvisition
- Steg 2: rekvisitionsgranskning
- Steg 3: förfrågan
- Steg 4: bedöm och kontraktera
- Steg 5: orderhantering
- Steg 6: godkännanden och tvister
- Steg 7: registrering
Steg 0: behovsigenkänning
Behovsmedvetenhet hjälper organisationer att förbereda sig för snabb och kostnadseffektiv inköp av produkter och tjänster.
Steg 1: rekvisition i upphandlingsprocess
Inköpsrekvisitioner är skriftliga eller elektroniska förfrågningar från interna användare/kunder till upphandlingspersonalen. Den innehåller avgörande information för att köpa rätt varor, tjänster eller arbeten.
Steg 2: rekvisitionsgranskning i upphandlingsprocess
Inköpsrekvisitionen måste vara auktoriserad och budgeterad innan upphandling kan börja. Funktionschefer eller avdelningschefer analyserar rekvisitionspaketet och verifierar om de begärda produkterna eller tjänsterna behövs och om finansiering finns tillgänglig.
Avvisade inköpsförfrågningar ges tillbaka till rekvisitören med anledningen till avslag. Enkel inköpsorderprogramvara kan hantera allt detta.
Steg 3: förfrågan
Upphandlingsteamet kommer att skapa en upphandlingsstrategi och förfrågningsprocedur efter att ha godkänt en efterfrågan. Denna förfrågningsplans omfattning beror på kravet komplexitet.
Efter budgetgodkännande skickar upphandlingsteamet många anbudsförfrågningar till leverantörer för att utvärdera offerter och hitta den bästa leverantören.
Steg 4: bedöm och kontraktera i upphandlingsprocess
Upphandlingsteamet och utvärderingskommittén kommer att bedöma leverantörsbud och leveransscheman när förfrågningsprocessen är avslutad för att avgöra vilken leverantör som bäst uppfyller den aktuella efterfrågan. För att snabbt analysera avgörande ord och villkor i framtida kontrakt, använd juridisk AI-programvara för kontraktsbedömning.
Efter att ha valt en leverantör skickas inköpsordern till dem efter kontraktsförhandling och signering. Leverantörer som bekräftar inköpsorder bildar juridiskt bindande kontrakt.
Steg 5: Hantera order i upphandlingsprocess
Leverantörer får inköpsorder baserat på nyligen förhandlade kontrakt, stående avtal och listpriser. Leverantören uppfyller deadlines. När den mottagits kontrollerar köparen ordern och informerar leverantören om eventuella svårigheter.
Steg 6: godkännanden och tvister
En konkurrensfördel uppnås genom att använda upphandlingsprogramvara som Kissflow Procurement Cloud för denna viktiga fas. Kissflow låter dig trevägsmatcha GRN, leverantörsfaktura och inköpsorder för att verifiera ordermottagning och inkonsekvenser. Efter trevägsmatching accepteras fakturan och skickas för betalning.
Steg 7: registrering
Köpare registrerar betalningar för bokföring och revision. Inköpsförfrågningar, fakturor och annan relevant dokumentation centraliseras.
Upphandlingsutmaningar
Utan ett komplett upphandlingsprogram för att påskynda ovanstående steg skulle du stöta på flera hinder. Du kan ha dessa upphandlingsproblem:
Leverantörsfragmentering i upphandlingsprocess:
Upphandling inkluderar generellt flera leverantörer från olika kategorier.
Att hantera en mångsidig leverantörsbas kan orsaka ojämn service, komplex kontraktsadministration och problem med att förhandla volymrabatter.
Avsaknad av synlighet:
Begränsad synlighet av upphandlingskostnader gör det svårt att spåra och analysera utgifter. Synlighetsproblem kan påverka kostnadskontroll, budgetering och strategiskt beslutsfattande.
Extrema utgifter:
Flera organisatoriska intressenter kan göra inköp separat. Efter decentralisering kan anställda spendera utan godkännande, vilket leder till större utgifter, varierande kvalitet och förlorade sparmöjligheter.
Manuella metoder:
Inköp som görs manuellt och på papper kan vara långsamma, felbenägna och ineffektiva. Arbetskrävande uppgifter som inköpsrekvisitioner, godkännanden och fakturabehandling kan minska produktiviteten och öka fel.
Hantera efterlevnad och risk i upphandlingsprocess:
Intern policy, regulatoriska krav och leverantörsavtal styr upphandling. Risker som leverantörs bristande efterlevnad och dataintrång är svåra och tidskänsliga att hantera.
Få strategiska mål:
Transaktionell upphandling kan prioritera operativa krav över strategiskt värde. Det kan vara svårt att hitta kostnadsbesparingar, leverantörskonsolidering och strategiska allianser.
Organisations must use effective procurement procedures to increase data visibility, stakeholder cooperation, and strategic sourcing to optimise procurement operations.
Öka upphandlingseffektivitet
Efter att ha täckt upphandlingssvårigheter, här är några sätt att övervinna dem och skapa en robust och optimerad upphandlingsprocess i din organisation.
Teknik och automation hjälper till att förenkla och digitalisera upphandling. Att använda ett source-to-pay upphandlingssystem kan hjälpa dig att hantera kontrakt, fakturor, inköp och leverantörer, därigenom automatisera processer och minimera administrativa fel och öka produktionen.
Etablera ett centralt upphandlingssystem för din personal så de kan planera alla verksamheter. Genom att garantera öppenhet och ansvar kommer förenkling och automatisering av upphandlingsprocessen att öka effektivitet och kostnadsbesparingar.
Utför en grundlig analys av upphandlingsutgifter för att identifiera områden med kostnadsminskningsmöjligheter, förstå utgiftsmönster och rangordna kritiska sourcingkategorier. Denna studie garanterar bulkbesparingar, hjälper till att kombinera leverantörer och förbättrar kontrakt.
Strategisk sourcing förbättrar upphandling, konkurrensutsatt budgivning och förhandling genom användning av leverantörer. Genom strategiska partnerskap och identifiering av viktiga leverantörer hjälper detta dig att förbättra leverantörsrelationer och spara kostnader.
Ange tydligt upphandlingspolicyer.
Etablera branschstandarder, interna policyer och lagar. Detta underlättar kontroll av leverantörsrisk, utgifter och godkännanden. Dokumentation och revisionsspår gör det möjligt att bevisa efterlevnad.
Uppmuntra gemensamma ansträngningar mellan avdelningar och intressenter för att bättre matcha inköp till deras behov. Involvera slutanvändare i leverantörsutvärdering och val om du vill tillfredsställa användarbehov och öka adoption.
Gränssnitt med annat system:
Använd ERP-system och anslut redovisningsverktyg för att garantera dataflöde. Detta ökar processeffektivitet och sparar dubbelarbete.
Frekvent granskning av leverantörsprestanda hjälper dig att utveckla KPI:er för service, leverans, kvalitet och pris. Med denna kunskap, bedöm leverantörer och fatta kloka beslut om kontraktsförnyelser, retention och alternativ.
Fortsätt alltid att förbättra.
Främja konstant indirekt upphandlingstillväxt. Spåra branschtrends, få input från intressenter och bygg återkopplingsslingor för att identifiera områden som behöver förbättring och möjliggöra kontinuerlig optimering.
Dessa tillvägagångssätt gör det möjligt för företag att höja strategiskt värde, kostnadseffektivitet och indirekt upphandlingseffektivitet.
Slutsats
Att optimera upphandling strömlinjeformar processer och positionerar ditt företag för framgång. Automation, centralisering och strategisk sourcing kan hjälpa företag att lösa upphandlingsproblem och spara pengar.
Att anta ny teknik och förfina upphandlingsmetoder kommer att öka operativ prestanda, leverantörsrelationer och organisatorisk tillväxt. Företag kan förvandla upphandling till en strategisk tillgång som levererar värde och långsiktig framgång med rätt tillvägagångssätt.
