Öppna inköpsorder: En omfattande guide

Med så många inköp är alla sätt att förenkla för den moderna inköpsavdelningen uppskattade. En vanlig öppen inköpsorder tar timmar att hitta, förhandla, skicka och fullfölja. Minska PO-volymen för att spara tid, pengar och misstag åt din ekonomiavdelning.

Att skapa beställningen en gång och sedan utföra den stegvis är mer effektivt för återkommande beställningar som t.ex. påfyllning av lager. Den här beställningen är “öppen” eller “stående”.

Återkommande pappersarbete för inköp minskas ofta av öppna beställningar. Det kan vara användbart, men det kräver särskild uppmärksamhet. Öppna inköpsorder kan vara ett problem för redovisningen om de inte spåras.

Många öppna PO-frågor besvaras i denna artikel:

• En öppen PO?
• Varför använder företag öppna beställningar?
• Steg för att använda en öppen PO?
• Finns det några risker med att använda ett öppet PO?
• Hur kan teknik förbättra inköpsprocessen?

Definiera öppen PO

Öppna inköpsorder (Standing PO) är avtal om att köpa vissa saker från en leverantör under en viss period (vanligtvis ett kvartal eller ett år).

Öppna inköpsorder hjälper till att ersätta kopieringspapper och skrivartillbehör. Dessa artiklar beställs ofta men är inte lämpliga för automatisk leverans.

Varför använder företag öppna beställningar?

Öppna PO:er minskar det manuella inköpsarbetet. Säg att du beställer kontorspapper regelbundet. Även om användningen varierar kan du uppskatta kontorets pappersförbrukning under ett räkenskapsår.

Med en öppen PO meddelar du din leverantör om din inköpsavsikt och upprättar affären i båda systemen.

Du har serviceavtalet och inköpsordern för ombeställning. Detta förenklar beställning och leverans. Leverantörerna kan planera lager och förutse intäkter för ditt konto.

Exempel på öppet PO

Skriv en öppen inköpsorder som andra. Metoden för inköpsorder liknar engångsbeställningar. Giltiga inköpsorder kräver väsentlig information:

Huvud: Innehåller företagsnamn, adress, registrerad köpare och kontaktinformation.

Information om leverantören: Leverantörens namn, adress, försäljningsrepresentant och kontaktinformation bör registreras.

PO-detaljer: Inkludera inköpsordernummer (för öppna beställningar, använd ett huvudbeställningsnummer med ett unikt nummer för varje delbetalning eller inköp). Inkludera ett leverantörs-ID om ditt företag tilldelar ett sådant. Revisionsspår för leverantörsreskontran drar nytta av dessa uppgifter.

Orderinformation: Beställda artiklar och antal. Den här första beställningen kommer att användas för att skapa flera andra, så var tydlig med pris, SKU eller artikelnummer, färg, kvalitet och pris (med avdrag). Leveransdatum anges inte eftersom det kommer att finnas olika dagar under inköpsperioden.

Betalningsinformation: Kreditkorts- eller köpkortsnummer, ACH, bankgiro och andra bankuppgifter ordnas i förväg.

Skriva ett öppet PO

Steg för att skriva en öppen inköpsorder med denna information:

• Skriv en inköpsrekvisition för ditt förväntade lager. Använd förra årets användning och modifiera för att få lämpliga uppskattningar.
• Begär godkännande från avdelningen. Din inköpsorder kan vara större än andra i systemet beroende på artikelns pris eller artiklar. Detta kräver godkännande av jurister eller ekonomiteam för att slutföra affären.
• Skicka inköpsordern med eventuell juridisk information eller leveransinformation.
• Verifiera säljarens godkännande. Din säljare diskuterar avtalskrav, lagerbrister och avvikelser från inköpsorder. Inkludera alla inköpsorderkrav i villkoren.
• Färdigställ den första beställningen. Fyll i inköpsordern och invänta den första leveransen. När du har mottagit leveransen ska du stämma av kvalitets- och kvantitetsskillnader.
• Rapportera öppna inköpsorder. Redovisningen måste spåra pågående delinköpsorder. Inkludera status för pågående avbetalningsorder, beräknat inköpsbelopp och antal kontrakt. Håll reda på stängda beställningar, ändringsorder och leverans- eller varuundantag under det primära beställningsnumret.

Vilka är riskerna med öppna inköpsorder?

Administrera öppna inköpsorder effektivt för att effektivisera din inköpsprocess. Din redovisningspersonal ställs inför rapporteringsproblem med öppna inköpsorder. De måste också granska avtalsvillkoren när beställningen skickas och godkänns.

Missad rapportering

Enstaka inköpsorder har en dokumenterad process och slutpunkt. Detta förenklar spårning och rapportering. För att effektivt bokföra inköp med öppna inköpsorder måste redovisningen arbeta hårdare.

För att hantera artiklar, datum, utgifter och framtida inköp är ett system för spårning av öppna inköpsorder viktigt. Det gör att finansiell rapportering, planering och budgetering på ett korrekt sätt återspeglar öppna beställningar. Det spårar också betalningar för uppfyllande av inköpsorder.

Förändringar i ordningen

I affärsvärlden förändras behoven över en natt. Öppna inköpsorder är avtal om att köpa specificerade saker i uppskattade eller specifika belopp under räkenskapsåret, så det är inte säkert att du kan ändra dem om dina affärsbehov förändras.

När du förbereder en öppen beställning ska du noggrant uppskatta leveransbehoven. Inkludera avbokningsbegränsningar för framtida beställningar. Förklara avboknings- och ändringsavgifter. Ställ upp förväntningar och krav på förhand så att båda parter kan dra nytta av den öppna beställningen.

Förlorad priskonkurrens

Öppna inköpsorder är juridiska avtal om att köpa varor från leverantören, och därför kan deras prissättning vara bindande.

Om inte villkoren för inköpsordern tillåter prismatchning eller ändringar, samtycker du till att betala det angivna beloppet. Även om priserna sjunker är ditt förhandlade pris låst.

I en öppen PO-förhandling ska du ange varje parts rättigheter och förväntningar i fråga om prisändringar.

Otillräckliga förnödenheter

Använd en öppen inköpsorder för att få de produkter du behöver när du behöver dem.

Brister i leveranskedjan och inköpssvårigheter kvarstår trots lageruppskattning. Eftersom dina beställningar inte är schemalagda eller automatiska kan leverantören få problem med att möta volymen. Detta gäller särskilt om du beställer mer.

När du öppnar en beställning ska du diskutera restorder med din leverantör. Förstå begränsningarna för restorder och fråga leverantören vad de kommer att göra om produkterna inte är tillgängliga.

Slutsatser om öppna PO-frågor

Problem med öppna beställningar löses vanligtvis genom bra förhandlingar och bokföring. Noggrann registrering av delvis ifyllda beställningar minskar redovisningsfel, upprätthåller synlighet, säkerställer rättvisa villkor och maximerar värdet utan att förlora kassaeffektivitet.