Välj vad du vill ha och dra ditt kreditkort—alla vet hur man gör det. Så enkelt, eller hur? Affärsvärlden är mer komplicerad. Du måste förstå affärsbehovet av en vara eller tjänst, fylla i formulär för att skicka internt och till leverantörer, få godkännanden från olika intressenter i ditt företag och beakta kontraktsdetaljer innan du betalar. Dessa handlingar påverkar företagets slutresultat avsevärt. Att förstå och optimera inköpsprocessen är avgörande för organisationer som vill öka effektiviteten, sänka kostnaderna och effektivisera inköpsverksamheten.
Vad du lär dig
- Faser i inköpsprocessen.
- Inköp vs. upphandling.
- Hur man tacklar vanliga problem.
- Bästa praxis för att optimera inköp.
Vad är inköpsprocessen?
Upphandlingsprocessen omfattar en organisations identifiering, val och förvärv av varor och tjänster. Den börjar med ett behov och avslutas med betalning och avstämning av fakturan. Denna metod säkerställer att företag kan tillgodose operativa behov effektivt och kostnadseffektivt.
Inköpsprocess: 9 steg
Företag måste navigera inköpsprocessen korrekt för att snabbt och kostnadseffektivt köpa varor och tjänster. Denna procedur inkluderar att fastställa behovet av en produkt eller tjänst, betala leverantören och uppdatera redovisningsposterna. Att förstå varje fas kan effektivisera inköp, minska kostnader och förbättra operativ effektivitet. Låt oss granska de nio avgörande inköpsstegen.
- Definiera behov
Inköpsprocessen börjar när en organisation behöver varor, verktyg eller tjänster. Detta första steg innebär att bedöma vad som behövs, hur mycket och när. Företag måste noggrant beskriva sina behov för att undvika över- eller underköp och optimera resursallokeringen. - Skicka en inköpsförfrågan
Efter att behovet har definierats, skickas en inköpsförfrågan till upphandlingsavdelningen eller inköpsansvarig. Detta dokument bör lista varor eller tjänster, kvantitet, specifikationer och leveranstid. En formell inköpsförfrågan startar inköpsprocessen. - Granskning/godkännande av inköpsorder
En inköpsorder (PO) skapas efter att inköpsförfrågan har godkänts. Detta dokument formaliserar köpet av produkter eller tjänster från en säljare och inkluderar typer, kvantiteter och priser. Innan processen fortsätter måste upphandlingsteamet verifiera att PO:n stämmer överens med den godkända inköpsförfrågan. - Begäran om offert/förslag
Upphandlingsavdelningen kan skicka en förfrågan om offert (RFQ) eller förfrågan om förslag (RFP) till leverantörer efter en godkänd inköpsorder. Dessa dokument hjälper företaget att bedöma priser, villkor och kvalitet innan man väljer en leverantör. - Slutför kontrakt
Efter att ha valt en leverantör från en RFQ/RFP börjar förhandlingsprocessen för att skriva under ett kontrakt. Detta bindande avtal omfattar kostnad, leverans och mer. Båda parter måste underteckna kontraktet innan varor eller tjänster levereras. - Utvärdering av leverantören
Efter leverans jämförs leverantörens prestation med kontraktet. Identifiera eventuella problem och notera dem för framtida inköp. - Trepartsavstämning
Trepartsavstämning kontrollerar att inköpsordern, leveranskvittot och leverantörsfakturan alla stämmer överens. Detta förhindrar betalningsfel och bedrägerier genom att säkerställa att endast varor och tjänster som mottagits och överenskommits betalas. - Godkänn och betala fakturan
Fakturan kan betalas efter att trepartsavstämningen har gjorts. Snabb betalning bibehåller goda relationer med leverantören och kan ge företaget rabatt eller bättre villkor. - Rapportera redovisningsförändringar
Uppdatering av redovisningsposter avslutar inköpsprocessen. Detta inkluderar att registrera köpdetaljer, betalningsinformation och eventuella nödvändiga justeringar för att återspegla transaktionen. Budgetering och finansiell planering kräver korrekta och aktuella finansiella poster.
Inköp vs. upphandling
Affärsmänniskor använder ofta “inköp” och “upphandling” omväxlande. De relaterar dock till separata processer med olika mål och aktiviteter.
Inköpsprocessen är en delmängd av upphandlingsprocessen som fokuserar på den transaktionella fasen—de operativa aspekterna av att skaffa det organisationen behöver.
Vanliga inköpsproblem
Företag av alla storlekar kan säkerställa en smidig inköpsprocess, men det finns flera hinder som, om de inte hanteras, kan växa med företaget.
Överdriven beroende av manuella system orsakar flera inköpsproblem. Manuella processer—pappersbeställningar, övervakning i kalkylark, handskrivna godkännanden, etc.—kan snabbt bli en flaskhals för växande organisationer. Manuella system hindrar inköpscykeln, ökar fel och ineffektivitet och försvårar skalbarheten.
Andra bekymmer:
Mänskliga fel
Mänskliga fel är oundvikliga i manuell inköp. När företag expanderar ökar transaktionskomplexiteten och volymen, vilket höjer risken för fel.
Automatiserade digitala system kan förhindra fel vid datainmatning och andra förbisedda detaljer genom att upptäcka oegentligheter innan de blir ett problem.
Förseningar i godkännanden och arbetsflöden
Förseningar i godkännanden och arbetsflöden är vanliga vid manuella inköpsprocesser. Utan effektiva kommunikations- och samarbetsverktyg kan team missa tidsfrister och fördröja projekt.
Automatiserade arbetsflöden säkerställer att alla känner till sina uppgifter och tidplaner, vilket snabbar upp godkännanden och håller verksamheten på rätt spår.
Isolerade team
När team eller avdelningar inom en organisation arbetar separat kan det leda till misskommunikation och missade möjligheter, särskilt vid inköp.
Ett digitalt system med en enhetlig plattform låter intressenter kommunicera, dela information och samarbeta mer effektivt.
Allmän ineffektivitet
Icke-standardiserade inköpsprocesser är ineffektiva, minst sagt. Utan automatisering är det svårt att ha full översikt över inköpen från behov till betalning. Detta kan leda till förlorade kostnadsbesparingsmöjligheter och ekonomiska skalfördelar.
Bästa praxis för inköpsprocesser
Inköpsmetoder påverkar företagens ekonomi och effektivitet. Bästa praxis för inköp sparar pengar och stärker leverantörsrelationer.
Acceptera automatisering
Att automatisera inköp är revolutionerande.
Genom att digitalisera tråkiga uppgifter frigörs personal för att arbeta mer strategiskt och med värdeskapande uppgifter. Inköpscykeln går snabbare och datainmatnings- och bearbetningsfel minskar.
Fragmenterade team
Ett annat problem är när avdelningar eller team arbetar isolerade från varandra. Denna fragmentering kan leda till missförstånd och förlorade samarbetsmöjligheter, särskilt inom inköpsavdelningen.
En enhetlig plattform inom ett digitalt system förenklar intressenters samarbete, informationsdelning och lagarbete.
Standardisera upphandling
Att standardisera upphandling är en annan rekommenderad bästa praxis.
Genom att anta tydliga, konsekventa inköpsprocedurer och kriterier kan företag påskynda processerna, eliminera missförstånd hos medarbetarna och följa interna och externa regler.
Standardisering gör processerna enkla att förstå och följa, och ledningen kan övervaka efterlevnad och prestationer, vilket förbättrar inköpseffektiviteten.
När upphandling och inköp är “svåra” är medarbetarna mindre benägna att följa reglerna!
Spåra och analysera inköp
På 2000-talet är data avgörande för att optimera inköpen.
Genom att spåra och analysera inköpsdata kan företag förstå sina utgiftsmönster, hitta kostnadsbesparingar och fatta bättre beslut om leverantörer och kontrakt.
Varför investering i inköpsprocessen är viktig
Effektiviteten och effekten av din inköpsprocess kan starkt påverka ditt resultat.
Att modernisera din inköpsprocess genom standardisering, automatisering och strategisk planering kan revolutionera verksamheten:
- Minska kostnader
- Effektivisera inköpsprocessen
- Förbättra leverantörsrelationer
- Minska riskerna inom inköpshantering
- Underlätta tillväxt över tid
Samordna inköpsprocessen
Effektivitet, samarbete och strategisk inköpshantering förbättras med inköpssamordning, vilket är särskilt användbart för växande företag.
Inköpssamordning innebär att en inköpsbegäran skapas genom att konsolidera inköpsförfrågningar och inkludera tvärfunktionella godkännanden. När alla är involverade från början går inköpsprocessen smidigt.
Fördelar med inköpssamordning inkluderar samarbetslagret.
Att öka intressenternas delaktighet är enkelt när de hålls informerade och involverade genom hela inköpsprocessen.
Inköpssamordningens många viktiga metoder kan påskynda affärsintag och godkännanden.
Automatiserade arbetsflöden och processer:
För att undvika manuella uppgifter och fel använder inköpssamordning automatiserade arbetsflöden och processer. Automatisering av arbetsflödet förenklar begäran till godkännande-processen och sparar tid.
Rapportering och analys av processer:
Inköpssamordning tillhandahåller detaljerad rapportering och analys av inköpsprocessen.
Nu för tiden samordnar företag inköp snarare än att bara köpa.
Centraliserade intagsförfrågningar, samordning av tvärfunktionella godkännanden och automatisering av inköpssamordning ökar samarbetet, effektiviteten och strategin.
