En guide till effektiv hantering av indirekta utgifter

Företag utmanar inköpsteam att anpassa utgifter. Att börja med indirekta utgifter är avgörande för inköp.

Detta kan innefatta att rättanpassa ett tjänstekontrakt eller hitta billigare leveranser för att öka vinsterna. Dessa transaktioner kan gå under radarn, men de står ofta för majoriteten av utgifterna.

Hur kan företag hantera indirekta utgifter? Kan dyra indirekta utgifter bättre stödja företagsmål?

Vi kommer idag att diskutera hantering och utvärdering av indirekta utgifter. Få kunskap om:

• De indirekta utgifterna
• Direkta kontra indirekta utgifter
• Problem med att spåra indirekta utgifter
• Hur teknik minskar indirekta kostnader

Hur definieras indirekta utgifter?

Förstå hur och var utgifter sker innan du förbättrar resultatmått för att nå affärsmål.

Små inköp som inte är relaterade till ett projekt eller en produkt kallas indirekta utgifter eller småutgifter.

Det är svårt att spåra indirekta utgifter. Några exempel på indirekta utgifter är:

• Administrativa avgifter
• Lönepaket
• Hotell- och resekostnader
• Kontorsmaterial
• Förvaltning av fastigheter
• Konsultutgifter
• Kreditkortsutgifter av företag
• Lagerhanteringsavgifter

Dessa kostnader är nödvändiga för affärsverksamheten. Att hantera dessa avgifter och kostnader kan förbättra ditt företags ekonomi.

Direkta kontra indirekta utgifter

Direkta utgifter är utgifter för produktion av produkter eller tjänster som faktureras till kunder. Exempel på direkta utgifter är:

• Produkter, tjänster
• Råmaterial
• Konsulter för projektet

Direkta inköp är enklare att hantera än indirekta inköp eftersom de kan spåras efter initiativ eller kund.

Indirekta utgifter är små, men de kan stå för en stor del av utgifterna. Hantering är svårt eftersom det ofta sker utanför den formella inköpsprocessen.

Det är svårt, men kontroll av indirekta utgifter är en av de bästa strategierna för att sänka kostnaderna.

Vanliga utmaningar vid hantering av indirekta utgifter

Att upptäcka små pengaläckage gör hantering av indirekta utgifter svår. Kontinuerlig övervakning är det bästa försvaret mot överutgifter.

Inledande problem med hantering av småutgifter för företag inkluderar:

Ingen insyn

För att spåra organisationens utgifter, följ dem i realtid. Företag har sällan resurser att upptäcka utgiftsmönster förrän det är för sent.

Att visualisera ditt företags direkta och indirekta utgifter säkerställer endast nödvändiga inköp och exakta budgetprognoser.

Oreglerade utgifter

Kostnader och risker ökar när utgifter sker utanför inköpspolicyn.

Det är utmanande att känna igen och hantera oreglerade utgifter. Centraliserad inköpsprogramvara minskar dolda utgifter.

Dålig förhandling

Dålig förhandling har olika uttryck. Du kan förhandla sent, acceptera första priset eller binda dig till ett långsiktigt avtal utan att undersöka alternativ. Utan dessa förhandlingspunkter förlorar du förhandlingskraft och köper onödiga eller dyra material.

Att använda relationer med utvalda leverantörer och volymprissättning minskar kostnaderna med aggressiv förhandling. Inköpsprogramvara effektiviserar leverantörer och förbättrar konkurrenskraftiga inköp.

Brist på forskning

Brist på benchmarking för dina vanligaste inköpskategorier minskar marknadsprisets synlighet. Brist på kostnadsoptimering och utgiftsläckage blir resultatet.

Olje- och gasindustrin och kommersiella pappermarknaden fluktuerar. För att få bästa erbjudande, följ prisutvecklingen och förhandla om kvantiteter. Utan aktuella priser är det svårt att avgöra om du får ett rimligt erbjudande.

Benchmarking av leveranspriser hjälper dig att förhandla fram de bästa avtalen för varje utgiftsområde.

Felhanterade företagskort

Interna intressenter kan använda företagskort för att köpa varor och tjänster. Oövervakade inköpsverktyg kan öka risk, kostnad och synlighet.

Att begränsa kortinnehavare, införa strikta riktlinjer och inspektera efter bedrägliga eller avvikande utgifter ger dig full insyn i indirekta kortutgifter.

Steg för att hantera indirekta utgifter

En effektiv metod för att hantera indirekta utgifter är avgörande för kostnadsbesparingar och värdeskapande.

För optimal leverantörsrelationshantering och kassaflöde, följ dessa steg.

Skapa och dokumentera utgiftsregler

Tydligt definierade riktlinjer för inköp behövs av intressenter. Börja med att dokumentera ditt kontors inköpspolicies.

En solid, detaljerad policy för företagsutgifter hjälper inköpare att fatta informerade beslut, välja lösningar baserade på kostnad och värde, och vägleda sina inköp.

Skapa en köpgodkännandeprocess.

Godkännanden säkerställer att företagets inköpspolicyer uppfylls. Utöver detta säkerställer de att varje inköp av finansavdelningen är nödvändigt, följer reglerna och dokumenteras.

Juridisk och säkerhetsbedömning av alla kontrakt

När en transaktion görs täcker tvärdepartementella godkännanden alla vinklar. Vanliga steg för juridisk eller säkerhetsbedömning:

• Behovet av köpet bekräftas av avdelningsledaren.
• Ekonomiavdelningen kontrollerar penningefterlevnad.
• Juridiska avdelningen granskar kontrakt för fördelaktiga villkor.
• IT bedömer appintegration och risk innan köp.

Dessa granskningar minskar riskerna och stärker dina inköp. De säkerställer att varje inköp är konsekvent och gynnar organisationen långsiktigt.

Samarbeta med valda leverantörer

Kostnad och motståndskraft i leveranskedjan gynnas av strategisk upphandling. Användning av godkända leverantörer stärker relationer, minskar risk och förbättrar kostnader.

Inkludera viktiga leverantörer i din inköpsprocess. Gör ett starkt affärsfall för en ny leverantör om det behövs eller föredras.

Granska leverantörers prestationer.

Relationshantering och prestationsgranskningar håller relationerna med utvalda leverantörer produktiva.

Dessa bedömningar utvärderar leverantörskontrakts efterlevnad, leverans- eller efterlevnadsundantag, priskonkurrens och kostnadseffektiviteten av att stanna hos en leverantör i flera kontraktsår. Leverantörernas prestationer garanterar att initiala besparingar och service fortsätter över tid.

Hantera indirekta utgifter med programvara

Även små och medelstora företag kan skicka tusentals fakturor varje månad. Många små, engångs- och tillfälliga utgifter står för en stor del av kostnaderna.

Använd utgiftshanteringsprogramvara för att hantera inköpspolicyer. Detta automatiserar flera manuella uppgifter som saktar ner leverantörsreskontran.

Ekonomiavdelningen kan använda det för att identifiera risk och bedrägeri, påskynda godkännande- och fakturahantering, och få insikter i utgiftsmönster och bekymmer i din organisation.