Hur man genomför en upphandlingsrevision: Den ultimata guiden

Du har skapat exakta upphandlingar, automatiska godkännanden och riskprofiler för leverantörer.

Det är under kontroll, säger du. Måste vi utvärdera vårt förfarande för granskning av upphandlingshistorik varje kvartal?

Saken är den..:

De största och bästa företagen kan bli lurade: Facebook och Google förlorade 100 miljoner dollar till en enda skurk under två år.

Använd vår sjustegsmetod för upphandlingsrevision för att upprätthålla inköpsefterlevnad, förbättra inköpsprocesser och identifiera avvikelser och upphandlingsbedrägerier för att undvika en liknande situation.

Upphandlingsrevision

Företag genomför regelbundet upphandlingsrevisioner för att säkerställa efterlevnad, identifiera ineffektivitet och, framför allt, upptäcka bedrägerier.

Företag köper allt från enorma tekniska stackar som täcker flera programvarukategorier till en mängd olika materiella varor, vilket innebär att policy och verklighet kan skilja sig åt. Du genomför en upphandlingsrevision för att säkerställa att allt gick som planerat. Revisionen ger svar på frågor som

• Hur väl har vårt inköp följt våra processer?
• Kan alla våra inköp och betalningar verifieras som utgifter?
• Vilka processer bör ändras eller förbättras?

De flesta företag bör genomföra upphandlingsrevisioner varje kvartal och följa samma process för att garantera enhetlighet.

Sju steg till en upphandlingsrevision

1. Bestäm vem som granskar upphandlingshistoriken.

Upphandlingsrevisionen måste inledas med tydliga ansvarsområden och rapporteringsvägar.

Ofta är det upphandlingsteamet, under ledning av upphandlingschefen eller upphandlingschefen, som genomför revisionen.

Detta kan dock leda till problem med revisionsrelevans och användbarhet.

Om upphandlingsansvariga granskar upphandlingar kan de missa mindre fel eller avvikelser.

Därför kan det vara ett bra alternativ att överlåta revisionsuppgifter till andra.

Upphandlingsledaren kan undersöka nuvarande processer tillsammans med en medlem i ledningsgruppen. Andra, t.ex. upphandlingsspecialister eller tjänstemän, analyserar sina kollegors inköpsavtal för att undvika intressekonflikter.

2. Briefa viktiga personer

I detta skede av revisionen bör de viktigaste intressenterna i ledningen informeras om revisionen.

Informera dem om vilka uppgifter du kommer att granska, vem som kommer att granska vilka upphandlingsåtgärder och hur du kommer att leverera dina resultat. De kan diskutera specifika problem eller frågor med dig, t.ex. om en process fortfarande är relevant eller fördelaktig.

Innan du börjar, informera ditt revisionsteam om metoden och be om synpunkter.

Skriv till teamet och ställ frågor som

• Vilka processer verkar onödigt komplicerade eller onödiga?
• Vilka upphandlingsmetoder utsätter organisationen för risker?
• På vilket sätt skulle du vilja ändra våra inköpsrutiner?

Träffa sedan varje gruppmedlem individuellt för att diskutera deras åsikter och ta med relevanta förslag i din utredning.

3. Använd inköpsorder och rekvisitionsblanketter.

Du granskar revisionsförfarandena och börjar med de blanketter som du behandlar:

• Inköpsorder
• Förfrågningar om inköp
• Förfrågningar om förslag
• Förfrågningar om information
• Offertförfrågningar

Beroende på ditt företags inköpsvolym kan det vara omöjligt att granska alla upphandlingspapper.

Du bör granska ett rimligt urval av formulärtyper, leverantörer och medlemmar i upphandlingsteamet.

Kontrollera dina formulär för att säkerställa:

• Följ dina köprekommendationer
• Inkludera nödvändiga signaturer och tillstånd.
• Inkludera realistiska siffror som matchar dina köpbehov
• Prissättningen ska stämma överens med ditt leverantörsavtal.

4. Utvärdera leverantörsförbindelser

Granska sedan dina relationer och avtal för att se om de interna kontrollerna efterlevs.

Jämför varje leverantör med dina kriterier för riskhantering, finansiell stabilitet, prissättning och resultat.

Om motsägelser uppstår, kontakta den som byggt upp relationen. Avgör om de gjorde ett rättvist undantag med samtycke.

Även medelstora organisationer har hundratals avtal och kontrakt, vilket gör det omöjligt att granska dem alla.

Fokusera i stället på bindningar som utvecklats efter den senaste upphandlingsrevisionen, såvida inte dina kontrollkrav har ändrats, i vilket fall du bör bedöma dem alla.

5. Granska upphandlingsmetoder

Detta steg betonar upphandlingsprocesser och rutiner snarare än att granska specifika inköp för att se om de uppfyller kraven.

För att utveckla effektiva upphandlingsprocesser krävs en balans mellan risk och effektivitet.

Risken minskar med fler steg i inköpsprocessen, inklusive riskbedömningar, arbetsflöden för godkännande och granskning.

Fler faser i upphandlingsprocessen tar längre tid att slutföra och dra nytta av den nya relationen med leverantören.

Använd dina riktlinjer för riskreducering och upphandlingsavdelningens input för att optimera varje process och skapa rätt balans mellan de två målen i detta revisionssteg. Att identifiera brister eller avvikelser i de senaste faserna bör vara till hjälp.

Tänk dig att du har hittat flera problem med upphandling av mjukvaruplattformar men inte kan fastställa var de inträffade. Du kanske utvecklar olika godkännandeprocesser för varje SaaS-inköpssteg.

6. Hitta obehandlade utgifter

Vissa utgifter kommer inte att gå igenom inköp eller följa dina processer.

Teamledare använder företagets kontokort, akuta inköp görs och programvaruöverskott uppstår utan upphandlingsteamets vetskap.

För att säkerställa att sådana utgifter är lagliga och inom förväntningarna, granska varje enskilt fall.

Se särskilt:

• Oväntat höga inköp
• Främmande leverantörer
• Ombeställning från samma leverantör

Upptäck bedrägliga köp med den här metoden. Du kan också använda den för att hitta möjligheter till formella avtal.

Om en av dina medarbetare ofta köper från en leverantör kan det vara dags att skapa ett formellt arrangemang.

7. Upprätta en inköpsrevisionsrapport

Det sista steget är att skapa en rapport utifrån dina resultat.

Dela den med ledningen och inköpsavdelningen när den är klar.

Använd ett enkelt språk och grafer, bilder och fotografier för att beskriva dina resultat.

I detta exempel används ett enkelt språk och en tabell för skumläsning:

Genomför processjusteringar efter att ha arkiverat revisionsrapporten i en delad mapp för enkel åtkomst.

En checklista för upphandlingsrevision

Använd denna checklista vid varje upphandlingsrevision för att säkerställa att rapporten är konsekvent:

• Tilldela revisionsuppgifter.
• Informera ledarskapet.
• Be inköpsavdelningen om synpunkter.
• Granska beställningar, RFQ:er och rekvisitioner
• Kontrollera leverantörsrelationer
• Revision av processupphandling
• Granskning av utgifter som inte har behandlats
• Skapa revisionsrapporten