Introduktion
Inköp har utvecklats avsevärt från sin traditionella roll att bara förhandla priser. I dagens dynamiska affärsmiljö, särskilt efter pandemin, erkänns inköpseffektivitet som en kritisk strategisk funktion som driver kostnadsreducering, främjar innovation och ligger i linje med organisationens mål. För att förbättra inköpseffektiviteten är det viktigt att anta en strukturerad strategi som utnyttjar teknik, strömlinjeformar processer och säkerställer effektiva leverantörsrelationer. Följande åtta viktiga steg beskriver hur företag kan optimera sina inköpsstrategier för bättre effektivitet och resultat.
Steg i inköp
Köpprocessen varierar mellan företag. En solid inköpslivscykel modell börjar med kataloghantering, fortsätter med rekvisitioner, kontrakt, RFQ/RFP, direkta inköp och/eller auktioner, PO och leverans.
För att göra inköp effektiva, ändamålsenliga och omfattande krävs samordning av leverantörsskulder (AP), e-fakturering, trevägsmatchning och betalningar.
De väsentliga stegen i inköpsprocessen är:
1. Automatisera arbetsflödet för bättre inköpseffektivitet
Varje steg efter detta kan automatiseras, men inköpsprogramvara automatiserar arbetsflödet och eliminerar de flesta manuella fel. Det förenklar inköp, kontrollerar utgifter och sparar pengar, minimerar risker, förkortar köpcykeln och minskar oplanerade (off-contract) utgifter.
E-inköp gör det möjligt för köpare och säljare att transaktionera online istället för på papper. Dessa system är normalt endast tillgängliga för registrerade användare, till skillnad från e-handel. Genom att direkt koppla köpare och leverantörer och använda EDI minskas transaktionsprocedurer och intressenter kan se alla operationer i realtid.
2. Hantera kataloger
För att skicka den initiala begäran och utfärda den första PO:n måste du veta vilka leverantörer/försäljare som har godkänts för framtida affärer. Detta kommer att spara mycket tid vid källsökning av försäljare för förfrågningar.
Inköpschefer uppdaterar och hanterar den katalogen. Om du använder äldre processer kan detta vara tidskrävande. Kataloghanteringskomponenten i inköpsprogramvara bör vara lätt att använda och efterlikna den onlineköpsupplevelse som de flesta användare älskar. En bra inköpslösning låter leverantörer uppdatera sina kataloger i systemet, vilket sparar tid och säkerställer noggrannhet.
3. Bedöm behov
Du måste veta vad du ska beställa, oavsett om det är återkommande, nytt eller engångs. Den bedömningen görs ofta av inköp, funktionella och avdelningschefer.
4. Begär ett köp.
Efter att ha identifierat ett behov, lämnar begäraren (som kan vara en företagsanställd med liten auktoritet men erkännande av behovet) in en inköpsrekvisition. Dessa kan göras manuellt, skriftligt eller med företagets e-inköpsprogramvara. För att beställa rätt varor i rätt mängd bör begäran vara detaljerad.
Avdelningschefer och inköpschefer kommer att bedöma den efterfrågan och generera en inköpsorder (PO) om den godkänns, beroende på företagets protokoll.
5. Skapa en PO
Inköpsordern utfärdas efter att rekvisitionen har godkänts. Att använda papper och manuella processer för att generera ett unikt inköpsordernummer kan leda till fel, precis som med andra operationer. Inköp kan mata in felaktig information, vilket orsakar problem när en faktura inte matchar PO.
Elektroniska PO:er eliminerar denna risk. En molnbaserad e-inköpslösning kommer att automatisera arbetsflödet från rekvisition till PO till leverantör, revidera, validera och eliminera fel.
6. Skicka RFQ:er i inköpseffektivitet
En leverantörskatalog bör hjälpa dig att hitta den bästa källan för beställningen. Om din säljare har uppfyllandeproblem, överväg andra leverantörer.
Efter att ha godkänt en rekvisition kan inköp utfärda RFQ:er eller RFP:er för tjänster. Antalet kontakter med leverantörer bör vara tillräckligt för att utvärdera konkurrenskraftiga anbud utan att slösa tid.
Inköp bör överväga mer än pris när de väljer en leverantör. Riskbedömning måste beaktas för att säkerställa att leverantörer kan leverera i tid och följa.
7. Förhandla om kontrakt, skicka PO
Efter att inköp har valt en leverantör, förhandlas pris, villkor, leveransdatum och efterlevnad. Efter överenskommelse skickas ett kontrakt och PO.
Ett ramavtal kan omfatta ett brett utbud av produkter och tjänster. Med godkännande från senior personal kan inköp undvika rekvisitions- och PO-godkännande. En e-inköpslösning förenklar detta.
8. Ta emot produkter
När en sändning anländer måste den kontrolleras för PO-överensstämmelse inom angivna gränser. Avtal inkluderar ibland toleranser för beställd mängd, vilket anger en acceptabel procentsats över eller under den begärda kvantiteten.
Om sändningen stämmer överens måste AP ange all radinformation för att matcha leverantörsfakturan till PO och Godsmottagning. Om produkten är skadad eller inte matchar PO (fel varor, saknade varor) kan sändningen vägras.
Företag utan mottagningsavdelningar tilldelar ofta detta till inköp. Sändningar måste registreras i systemet omedelbart eftersom AP ofta mottar leverantörens faktura innan paketet anländer.
Metoden för att förvärva tjänster är liknande, men företagens kvalitetskontrollsteg varierar.
Känn till inköpslivscykeln
Jag nämnde tidigare i denna artikel att stegen i inköpslivscykeln kan variera mellan företag. Olika intressenter kan godkänna och skapa rekvisitioner.
Direkta inköp, indirekta inköp, oplanerade utgifter (en besvärlig del av indirekta inköp) och tjänsteinköp har alla sina specifika utmaningar.
Direkta inköp — Tillverkare av smartphones och enheter behöver chips och processorer, medan byggföretag behöver plywood, fordon och verktyg.
Företagets kontinuitet kräver dessa produkter/material, därför har inköp normalt en lista över långsiktiga leverantörer. Sourcing och kontraktsdiskussioner kommer att ta mindre tid. Direkta inköp är vanligtvis centraliserade, vilket möjliggör budgethantering.
Indirekta inköp — Kontorsmaterial och möbler, IT-utrustning och programvara, rengöringsmedel, städservice, telekomtjänster med mera behövs för att driva företaget.
Även om de är nödvändiga, återspeglas dessa kostnader inte omedelbart i en produkt eller tjänsts kostnad för sålda varor och påverkar inte företagets slutresultat. Indirekta inköp har tyvärr mindre övervakning och kassaflödeskontroll. Detta är riskabelt eftersom dessa varor och tjänster kan stå för 15–30% av ett företags årliga utgifter.
Även med mindre övervakning bör indirekta inköp använda kontrakterade leverantörer till överenskomna priser och villkor. AP, Finans och Inköp bör också ha kassaflödesinsynsrutiner. Men decentralisering och en lång leverantörslista kan underminera kontrollen.
Rogue, tail och dark purchasing är alla former av oplanerade utgifter, en typ av indirekta inköp. Detta inträffar när en anställd köper nödvändiga produkter utanför den vanliga processen. Företag med olika platser och inga processprotokoll upplever vanligtvis detta. Följande problem tillåter oplanerade utgifter:
- Decentralisering – Kontorsmaterial och underhållstjänster behövs lokalt. Flera intressenter som kanske eller kanske inte kommunicerar med Corporate Procurement hanterar inköp. Engångsköp utanför kontrakt är vanliga.
- Brist på insyn – Företaget kanske inte ser beställningar. Om sändningen aldrig registreras som mottagen, kommer AP att få en faktura de inte kan validera snabbt. Ingen insyn gör det mycket svårt att kontrollera utgifter och kassaflöde.
- Leverantörsrelationer På grund av mängden saker och tjänster som används i den dagliga verksamheten är leverantörer av indirekta varor motsatsen till 80/20-regeln, där 80 procent av varorna kommer från 20 procent av leverantörerna. Med oplanerade utgifter levererar 80% av leverantörerna 20% av varorna. Detta stora antal leverantörer gör det svårt att bibehålla relationer.
Den största skillnaden mellan produkt- och tjänsteinköp är att tjänsteinköp är svåra att avgränsa. Detta involverar nya projektparametrar, kvalitetsmätning, kvalifikationer, kontrakt, leverans och andra krav. Metoden är annorlunda och tjänsteleverantörer har ett större utbud av kapaciteter och resultat, vilket gör tjänsteinköp mer komplicerade.
Topp förbättringar av inköpsprocessen
När du inser hur komplicerat inköp är, måste du optimera din strategi och processer. Några tips:
1. Automatisering, automatisering, automatisering — Ett e-inköpssystem kan påskynda dina procedurer och ge dig mer kontroll över varje transaktionsfas. Ditt inköpsteam kan spåra varje beställning, vilket sparar tid på leverantörssamtal och e-postmeddelanden.
2. Centralisera data – Inköps-, kontrakts- och AP-team måste se all relevant data, från leverantörsinformation till fakturastatus, för att bibehålla noggrannhet och kontroll över B2B-transaktioner. Att använda pappersdokument på flera platser gör det praktiskt taget omöjligt. Genom att digitalisera all data och ge intressenter tillgång minskar fel och sena betalningar.
3. Standardisera processer—Inköpsprocesserna är inte monolitiska. Men processer och regler måste standardiseras över hela organisationen, särskilt om den har flera platser. Kommunicera dessa praxis till chefer och personal med inköpsauktoritet. Ledningen bör också sätta benchmarks för att utvärdera och justera processer.
4. Låt dig inte överrumplas av lagerbrist – Under de senaste åren har just-in-time-lager använts för att undvika kostnader för varor som står på hyllor. COVID-19 har förändrat den synvinkeln; många industrier stöter på material- och produktbrister. Och vad de kan hitta kostar mer.
5. Förbättra leverantörsrelationer—Oavsett om du utvärderar produkter eller tjänster, närma dig leverantörer som strategiska partners. Du bör ha tillräckligt många leverantörer för att täcka alla omständigheter (tänk COVID), men håll listan hanterbar. Att hitta, verifiera och ta ombord nya leverantörer är tidskrävande och kostsamt. Även om det är viktigt, bör pris inte vara den enda indikatorn på en bra källa. Du vill ha de mest pålitliga leverantörerna när du behöver en produkt eller tjänst.
Risker med dåliga procedurer
Företag utan en effektiv inköpsprocess kan minska lönsamheten och begränsa inköpsvärdet.
Genom att automatisera inköpsprocesser och använda e-inköpsprogramvara kan många pappers- och manuella problem minskas, men inköpschefer kan vidta ytterligare steg som kostar organisationen. Felaktiga PO:s som inte kan kopplas till fakturor; betala för mycket för varor på grund av brist på standardprocedurer; sena betalningar som irriterar leverantörer som kanske inte längre betraktar dig som en “föredragen” kund; förlust av potentiella rabatter för inköp; etc.
Slutsats
Sammanfattningsvis handlar det inte bara om att anta den senaste tekniken eller automatisera processer för att förbättra inköpseffektiviteten—det handlar om att skapa en sammanhållen strategi som integrerar automatisering, datacentralisering, standardisering av processer och starka leverantörsrelationer. Genom att följa dessa viktiga steg kan företag inte bara minska kostnader utan också driva innovation och upprätthålla en motståndskraftig leveranskedja som är förberedd för framtida utmaningar. Effektiv inköpshantering är ett kraftfullt verktyg som, när det optimeras, kan avsevärt bidra till organisationens övergripande framgång och hållbarhet.
