Att hantera affärsutgifter kan vara svårt, men inte alltid. Moderna organisationer använder en beprövad teknik för att överväga, källa, skaffa och betala för produkter och tjänster på ett transparent och mätbart sätt. Inköpscykeln är en avgörande del av ett företags metodiska tillvägagångssätt för att köpa produkter och tjänster.
Denna handledning visar hur standardisering kan effektivisera inköpsprocessen och göra den mindre skrämmande.
Du kommer att förstå inköpscykeln, identifiera olika former av inköp och förstå varför det är avgörande för alla företag, oavsett storlek, i slutet.
Häng med!
Vad är inköpscykeln?
Inköpscykeln—även känd som ‘inköpsprocessen’—omfattar alla steg i att köpa produkter och tjänster, från att identifiera behov till att betala och bevara dokumentation.
Denna cykel, anpassad till organisationens mål och operativa krav, möjliggör en snabb, kostnadseffektiv och efterlevnadskompatibel resursanskaffning, vilket lägger grunden för operativ effektivitet och ekonomisk hälsa.
Vägledning för sjustegs inköpscykel
Inköpsprocessen i en organisation kan variera, men det finns liknande processer som säkerställer effektiv och framgångsrik upphandling.
Låt oss diskutera dessa faser och deras betydelse i inköpscykeln.
Steg 1. Fastställa behov
Inköpscykeln börjar här.
Definiera tydligt de varor eller tjänster som din organisation behöver för att gå framåt. Innan beställning, överväg pris, kvalitet, kvantitet och frekvens.
Detta kommer att påverka de följande stegen i cykeln, så utan en tydlig lista över avdelningsbehov kan du fastna.
Vet vad du behöver och varför. Det är det viktigaste.
Steg 2. Inköpsrekvisition
Efter att ha definierat behov, klicka på ‘skapa inköpsrekvisition’. Specifikationer, mängd och budget ingår i denna officiella begäran om produkter eller tjänster.
Inköpsrekvisitioner organiserar och reglerar inköp och säkerställer att inköp är förgodkända och i linje med organisationens behov och regler.
Steg 3. Godkännande av inköpsrekvisition
Det sista steget är att granska och godkänna denna inköpsbegäran. Detta säkerställer budgetöverensstämmelse och behov, vilket förhindrar onödiga utgifter.
Godkännare kommer att utvärdera begäran för behov, kostnadseffektivitet och organisationella mål, vilket tillför övervakning.
Steg 4. Välj leverantörer
Leverantörsvalet är avgörande för inköp. Med vem ska du arbeta?
Denna process innebär att analysera och välja leverantörer baserat på kriterier du troligtvis satte under behovsidentifiering, såsom pris, kvalitet, pålitlighet och serviceparametrar.
Steg 5. Skapa och godkänn inköpsorder
Inköpsorder måste skapas och godkännas efter leverantörsval. Inköpsordern specificerar kvantiteter, beskrivningar, prissättning och avtalsvillkor.
Kom ihåg att inköpsordern är ett juridiskt bindande avtal mellan köparen och leverantören, och dess godkännande är nödvändigt för att fortsätta inköpscykeln.
Denna kompletta introduktion till kontoskuldsprocedurer och automatiseringar kan minska flaskhalsar och spara din ekonomiavdelning tid.
Steg 6. Hantera order
Orderhantering innebär att spåra leveranser och garantera avtalsöverensstämmelse.
Inköpscykeln kräver tidsplaner, kvalitetskontroll och avtalsöverensstämmelse. God orderhantering hjälper till att hitta och lösa inkonsekvenser tidigt, vilket garanterar sömlös drift och kundnöjdhet.
Steg 7. Granska och betala fakturor
Efter tjänsteleverans avslutas inköpscykeln med fakturabedömning och betalning.
Inköpsproceduren garanterar att produkter och tjänster matchar ordern och att betalningsvillkor uppfylls. Snabb och korrekt betalning bygger starka relationer med leverantörer och kan löna sig om ni samarbetar igen!
Behåll och uppdatera dokumentation.
Slutligen kräver inköpstransparens och ansvarstagande dokumentationens lagring och uppdatering. Det kräver exakta uppgifter om transaktioner, avtal, kvitton och korrespondens. Denna praxis hjälper vid framtida revisioner och efterlevnadskontroller och ger data för analys och förbättring av inköpsprocessen.
Vad skiljer direkt, indirekt och tjänsteinköp?
Företag måste förstå indirekta, direkta och tjänsteinköp för att optimera sin inköpsstrategi. Varje påverkar kostnadshantering och leverantörsrelationer olika i strategiska inköp.
Direktinköp
Detta innebär att köpa artiklar och resurser som direkt används i produktproduktion. En smartphonetillverkare som köper mikrochips eller en fordonsproducent som köper stål.
Direkta inköp påverkar tillverkning och produktkvalitet och är intimt kopplade till företagets huvudverksamhet. På grund av deras storlek och strategiska betydelse planeras och förutses dessa inköp noggrant med långsiktiga leverantörer.
Indirekt inköp
Indirekt inköp köper artiklar och tjänster som stödjer ett företags verksamhet men inte är en del av slutprodukten. Programvarulicenser, kontorsmaterial och städtjänster är exempel.
Även om dessa inköp kan verka obetydliga, är de avgörande för daglig affärsverksamhet. Flera leverantörer och utgiftskategorier gör indirekta inköp mer oförutsägbara och kräver en mer flexibel strategi.
Tjänsteinköp
På grund av dess ökande betydelse, förtjänar denna subkategori av indirekta inköp särskild betoning. Att köpa konsult-, juridik- eller marknadsföringstjänster i stället för varor.
Att bedöma tjänstekvalitet, kontrollera leverans och säkerställa valuta för pengarna är särskilda problem inom tjänsteinköp. Det kräver noggrant övervägande av leverantörers förmågor, SLA:er och relationshantering.
CPO:er och inköpsteam måste förstå dessa skillnader. Det hjälper till att rikta in sig på taktiker, kontrollera kostnader och uppfylla organisationens mål.
Varför är inköpscykeln viktig?
Inköpscykeln är avgörande för varje företags operativa och ekonomiska stabilitet, speciellt om marknadstrenderna fortsätter.
Enligt Hackett Group ökade globala inköpskrav med 10,6 % år 2023, vilket understryker behovet av en välutbildad arbetsstyrka för att hantera inköpsprocedurer för verksamheten.
Inköpscykeln kan göra mer än att hjälpa företag att få de bästa produkterna och tjänsterna till bästa priser.
Den kan stärka leverantörsrelationerna, vilket kan öka långsiktig framgång och besparingar i leveranskedjan. Genom att effektivisera processer kan anställda tillbringa mindre tid på administrativa uppgifter och mer på strategiska aktiviteter som tillför påtagligt värde till organisationen, vilket ökar produktiviteten.
I en alltmer konkurrensutsatt och komplicerad affärsvärld kan företag lyckas genom att förstå och optimera inköpscykeln.
Kan du optimera din inköpscykel? Bästa praxis och strategi
Att förbättra din inköpscykel innebär att använda data och teknik för att fatta välgrundade beslut som sparar tid och pengar. Branschstatistik och insikter kan hjälpa dig att förbättra inköpshanteringen:
1. Digitalisera manuella uppgifter i inköpscykeln
Om du inte redan har gjort det, digitalisera.
Forskning från The Hackett Group visar att digital transformation kan minska inköpskostnader med 45 % och öka effektiviteten med 30-50 %.
Optimering av elektroniska inköpsordrar och fakturor påskyndar godkännanden och betalningar, vilket förbättrar inköp för alla parter.
2. Automatisera
Automatisering är nyckeln till att förbättra inköp. McKinsey säger att automatisera inköp kan spara 3 % av den totala kostnaden årligen.
3. Standardisera vägledning för inköpscykeln
Standardiserade inköp ger effektivitet och enhetlighet. Att tillhandahålla en tydlig väg från inköp till betalning skapar förväntningar och minskar missförstånd.
4. Förbättra synligheten för inköpsdata
Att fatta smartare beslut och informera intressenter om orderstatus och åtgärder blir enklare med synlighet för inköpsdata.
En centraliserad AI-driven inköpsplattform som Zip kan upptäcka utgiftsmönster, leverantörsprestanda och kostnadsbesparingsmöjligheter med realtidsanalys och aviseringar.
5. Spåra handlingsbara mätvärden och insikter.
Att identifiera och utvärdera nyckeltal kan indikera effektiviteten och verkningsgraden av inköpsprocessen.
Kostnadsbesparingar, utgiftshantering och leverantörsprestanda kan alla hjälpa till att analysera inköpscykeln och hitta förbättringsområden. Granska dessa KPI:er regelbundet för att säkerställa att din inköpsplan är på rätt spår för att uppfylla företagsmålen.
6. Centralisera inköpsdata och dokumentation
Dina kontrakt, inköpsordrar, leverantörsinformation och prestationsmått finns alla på ett ställe, vilket gör tillgång och förvaltning enklare.
De största utmaningarna i inköpscykeln?
Trots att de är tänkta att maximera operationell effektivitet, har inköpscykeln sina utmaningar. Organisationer som vill förenkla inköp och förbättra effektiviteten måste förstå smärtpunkter.
Låt oss undersöka de vanligaste inköpsproblemen.
Föråldrade eller manuella metoder i inköpscykeln
Manuella eller föråldrade inköpsmetoder är ett stort problem. De ökar felen, förlänger inköpsdeadlines, minskar produktiviteten och förvirrar processen.
Mänskliga fel i manuell datainmatning kan orsaka felaktiga beställningar eller ekonomiska avvikelser. Föråldrade system som inte kan hålla jämna steg med smidiga inköpsbehov förvärrar denna ineffektivitet. Digitalisera, som nämnts.
Dålig inköpssynlighet
Brist på inköpssynlighet är ett annat problem. Detta kan förbise kostnadsbesparingsmöjligheter och skada inköpsstrategin.
Utan en fullständig bild av inköpsprocessen är det svårt att upptäcka överbetalning, förhandla bättre leverantörsvillkor eller optimera lagernivåer. Nyckelintressenter kanske inte underrättas om att de behöver godkänna eller underteckna köp, vilket kan försena dem.
Dålig leverantörshantering
Leverantörshantering är avgörande för inköp. Inget centraliserat och standardiserat system gör det svårt att interagera med många leverantörer över kategorier.
Denna oenighet kan hindra kommunikation, servicenivåer och leverantörsprestanda.
Starka leverantörsrelationer och snabb leverans av varor och tjänster kräver effektiv leverantörshantering.
Överdrivna utgifter
Maverickutgifter är oauktoriserade eller misskötta inköp utanför inköpsreglerna.
Denna typ av utgifter kan bryta mot protokoll, vilket resulterar i högre kostnader, okontrollerade utgifter och lågkvalitativa varor. Maverickutgifter stör standardiserade inköpsmetoder och kan påverka ett företags budget och inköpsstrategi.
Minimera risk i inköpscykeln
Riskminimering, som anpassar inköp till organisationens regler och regulatoriska krav, är komplicerat.
En icke-optimerad inköpscykel kan göra det svårare för inköpsteamet att övervaka efterlevnad och minimera avbrott i leveranskedjan, regulatorisk bristande efterlevnad och avtalskonflikter. En sömlös och efterlevnadskompatibel inköpsprocess kräver en stark riskreduceringsplan.
