Räcker det för mindre företag att få bästa pris på material som köps in via en inköpsgrupp? Ta reda på hur du kan maximera fördelarna med din GPO. Många småföretag köper kontorsmaterial till detaljhandelspriser eftersom de behöver större inköpsvolymer eller tillräcklig förhandlingsförmåga för att få lägre priser.
När företaget växer kommer det att bli mer börda att arbeta med kontanter. Det viktigaste som företag måste tänka på är att de måste ta reda på hur de kan minimera utgifterna och maximera kassaflödet.
I dag lockar GPO (Group buying organizations) många företag eftersom de kan erbjuda enhetlighet och besparingar. Det är inte obligatoriskt att etablera eller utöka en upphandlingsorganisation eller att göra bulkköp i GPO.
I denna artikel analyserar vi GPO-konceptet och ger viktiga detaljer om dessa institutioner.
- Vad är en kollektiv inköpsorganisation?
- Varför samarbetar företag med en gruppinköpsorganisation?
- Hur kan en gruppköpsorganisation generera intäkter?
- Vilka för- och nackdelar finns det med att bli medlem i en inköpsorganisation?
- Vad är skillnaden i kostnadsbesparingar mellan upphandlingsprogram och gruppinköpsorganisationer?
Vad är en kollektiv inköpsorganisation?
En kollektiv inköpsorganisation eller (GPO) är en grupp av inköpsgrupper som använder den kombinerade kraften hos en mängd olika företag. Detta görs speciellt inom samma bransch för att förhandla fram lägre priser på varor och tjänster.
På samma sätt spelar GPO:er en viktig roll när det gäller att minska kostnaderna genom att förhandla fram bättre avtal med leverantörer och tillverkare.
Genom att samla sin köpkraft får medlemmarna rabatter och andra förmåner som de annars inte skulle vara berättigade till. Genom GPO arbetar organisationer tillsammans för att maximera leverantörsförbindelser och minska kostnaderna.
Hur ett GPO fungerar
En traditionell vertikal GPO tillåter sina medlemmar att göra beställningar hos företagets nätverk av leverantörer av produkter och tjänster till förutbestämda priser med hjälp av ett centraliserat inköpssystem.
1. GPO hjälper till att upprätthålla avtal med leverantörer för sina medlemmars räkning, särskilt inom en viss bransch eller specialisering för att uppnå besparingar. De hjälper också till att uppnå andra fördelar för medlemmarna.
2. GPO erbjuder också mervärdestjänster som trendanalys, elektronisk fakturering och kostnadsbesparingsrapporter, inklusive hjälp med produktstandardisering och budgeteringsverktyg. Detta hjälper medlemmarna att fatta ännu mer välgrundade inköpsbeslut.
3. GPO fungerar som en enda kontaktpunkt för alla beställningar och beställningshanteringen effektiviseras endast av GPO. GPO vidtar denna åtgärd för att hantera flera leverantörsavtal och dokumentation och minska medlemmarnas kostnader. Detta centraliserade inköpssystem minskar också upprepade ansträngningar genom att använda en väletablerad inköpsstrategi som följer vissa riktlinjer som utformats för att bäst tillgodose behoven hos alla deltagande medlemmar.
Historien om organisationer för gruppinköp
Gruppinköpsorganisationer grundades för att hjälpa företag att förhandla med leverantörer om lägre priser.
Det ursprungliga syftet med GPO:er var att stödja sjukvårdspersonal. Stora leverantörsavtal skapades genom att kombinera inköp av gemensamma varor och material, vilket gav sjukhus och läkare alternativ för att spara tid och få de bästa priserna på patientvårdsmaterial och tjänster. Detta gör det möjligt för företagarna att dra nytta av stordriftsfördelar och köpa kirurgiska och medicinska förnödenheter till ett reducerat pris.
Typer av GPO
Det finns tre olika typer av GPO. De är vertikala, horisontella och Master Purchasing.
Vertikala GPO:er: Vertikala GPO:er är företag som köper varor eller tjänster från leverantörer i en utvald region eller sektor. Det finns några vanliga vertikala GPO:er, t.ex. hotell-, sjukhus- och kommunsektorn samt inköpscentraler för skolor.
På samma sätt finns det vissa små enheter, t.ex. städer och skoldistrikt, som är anslutna till globala postombud för att kunna dra nytta av kraven på bulkinköp och leveranser, vilket gör det möjligt för dem att tillhandahålla samtidiga tjänster till flera små enheter.
Horisontella GPO:er, oavsett om de är regionala eller rikstäckande, är utformade för att kombinera köpkraften hos många företag och branscher. Horisontella GPO betjänar företag som vill anställa dem, oavsett storlek eller bransch. Dessa allianser kan vara till hjälp för mindre organisationer som letar efter volymfördelar, även om alternativen kanske inte är lika snäva som de skulle vara med en vertikal GPO.
Slutligen inrättar stora företag MPO:er(Master Purchasing Organizations) för att samla dotterbolagens köpkraft med sin egen.
Hur får GPO intäkter?
För att få inkomster eller ta emot pengar tar GPO:s ut en del av en medlems inköp eller etablerar ett medlemskap. På samma sätt kan de också ta ut avtalsavgifter från leverantörer.
Båda dessa kan implementeras av GPO för att göra en vinst.
Fördelar med en gruppinköpsorganisation
Mindre och nystartade företag kan få volymrabatter eftersom GPO:s inköpsstrategi “strength-in-numbers” gör det möjligt för dem att få bättre volymbaserade priser än de skulle kunna få genom att förhandla ensamma. Detta är den främsta fördelen med GPO:er för mindre företag som vill sänka sina kostnader.
Tillgång till volymrabatter: Välrenommerade GPO:er erbjuder många lockande fördelar, inklusive lägre priser, enklare tillgång till viktiga leveranser och bättre prissättning, till små och medelstora företag utan interna eller externa upphandlingsteam.
Gruppinköp: Små företag kan ha svårt att uppfylla de minimikrav som vissa leverantörer ställer. En gruppinköpsorganisation (GPO) undanröjer detta hinder genom att konsolidera medlemmarnas inköp. Inköpare bör vara medvetna om att ett GPO-avtal kan tvinga medlemmarna att köpa en viss mängd artiklar under hela avtalet, även om det finns stordriftsfördelar med att köpa i bulk. Detta blir viktigt om intressenter fortsätter att göra inköp som inte är tillåtna enligt deras medlemskap.
Förvaltat urval: För att leverera varor och andra nödvändiga förnödenheter använder GPO kontrakt och granskade leverantörer. Genom att använda leverantörer från GPO kommer företaget att kunna få alla saker det behöver på ett ställe. På så sätt kommer urvalet automatiskt att bidra till att spara tid.
Nackdelar med en gruppinköpsorganisation
Nackdelarna med en kollektiv inköpsorganisation
Även med dessa fördelar finns det vissa nackdelar med GPO-modellen som måste beaktas innan ett erbjudande accepteras.
Artiklar som inte är tillgängliga enligt avtal: GPO är utformat för att optimera fördelarna för den kollektiva gruppen. Ibland minskar detta arrangemang effektiviteten för medlemmarna, särskilt när medlemmarna söker efter en viss typ av varor som inte omfattas av GPO-avtal. Medlemmarna måste då välja om de vill nöja sig med en jämförbar vara eller köpa produkter utan avtal.
Förlust av möjligheter på den fria marknaden: När du förbinder dig till ett GPO-avtal finns det en risk att du begränsar din tillgång till överlägsna erbjudanden om GPO undergräver dina prisförhandlingar eller inte uppfyller dina krav. Detta minskar din förmåga att utnyttja bättre möjligheter och förhandla effektivt under kontraktstiden.
Bristande insyn: Vissa GPO:s har begränsad insyn i sina intäktskällor och sin löpande verksamhet. Det är mycket viktigt att undersöka eller analysera GPO:s partnerpolicy, leverantörsrelationer och betalningsuppgifter ordentligt. På samma sätt bör andra relevanta detaljer också analyseras. Du måste genomföra ordentlig forskning innan du åtar dig ett partnerskap med GPO.
Saker som andra inte nämner om GPO:er
Även om GPO:er ger intryck av enkelhet och kostnadsbesparingar, drar deras mäklare in pengar till vinstdrivande företag. Även om det inte är något fel med GPO: er som tjänar på den här modellen, bör du ha ett öppet sinne för din affärsrelation med dem. Du måste vara medveten om att välja GPO och analysera policyerna innan du förbinder dig.
Detta kanske inte märks i GPO:s marknadsföringsmaterial.
GPO:s kan spendera mer: GPO:er betonar volym. Därför kan det hända att representanter för upphandlingsrevisionen föreslår fler artiklar och utgifter än vad du behöver. När du får en revision från en GPO, se till att de rekommenderade produkterna fortfarande passar din organisations nuvarande krav.
Medlemmar i GPO finns i alla former och storlekar, men arrangemanget gynnar de mindre medlemmarna mest eftersom de större medlemmarna är de som bär upp gruppen. Tillväxten och utvecklingen i verksamheten kommer automatiskt att öka volymkraven och förmågan att förhandla. Det tyder på att om ditt företag är redo för expansion kan GPO så småningom ge minskande avkastning.
Kan inte begränsa Shadow-utgifterna: Ibland kan samarbete med GPOS för leveranser visa sig vara ett ekonomiskt åtagande som också kan leda till att anställda förblir under kontrakt. Det är ofta en utmaning att få medarbetarna att följa en specifik GPO eller leverantör. Utan en centraliserad inköpsplattform för att övervaka och kontrollera utgifterna är det mycket arbetsintensivt att utvärdera efterlevnaden. Större företag som är vana vid att få exakt det de vill ha kan kringgå GPO:n genom att upphandla externa avtal. Sådan okunskap kan leda till problem om inköp utanför avtal sänker gruppinköpets kassaeffektivitet.
Genomsnittliga kostnadsbesparingar med GPO:er
När man överväger ett partnerskap med en GPO är det okej att överväga alternativkostnader utöver möjliga besparingar. Även om en nyligen genomförd studie om GPO:er inom hälso- och sjukvården förutspådde besparingar på 15 till 20 procent, bör man räkna på det för att säkerställa att en GPO fortfarande är värd det efter kostnader. Valet av produkter som deras GPO-partner erbjuder enligt avtalsvillkoren kan påverka den nettoavkastning som horisontella GPO-medlemmar får.
När du utvärderar ett GPO-samarbete bör du ställa dig följande frågor:
- Vad kostar det att upprätthålla ett medlemskap i GPO?
- Finns det ett lägsta köpbelopp?
- Har GPO:n några andra intäktsströmmar, t.ex. leverantörsavgifter?
- Vilken del av budgeten för vår organisation kommer att tas bort?
- Hur ska vi hitta de saker som inte täcks av ett avtal?
- Hur ser vi till att köparna följer alla villkor i avtalet och inte gör onödiga inköp?
