Grunderna i Spend Aggregation inom Inköp

Att effektivisera hanteringen av utgifter är ett av de snabbaste sätten att minska så kallade tail spend och förbättra den ekonomiska översikten. Spend aggregation kan kraftigt förbättra effektiviteten.

Spend aggregation—hur kan det hjälpa ditt företag? När du hanterar flera avdelningar eller platser runt om i världen, hur kan du centralisera dina inköp?

Detta kräver rätt logistik och programvara. Företag kan centralisera sina inköp och förbättra vinstmarginalerna samt varumärkesvärdet genom ett välplanerat aggregeringsprogram.

Det kan centralisera inköpen, minska kostnaderna och förena inköpsprocessen över hela företaget.

Spend Aggregation
Spend aggregation effektiviserar företagets transaktioner med leverantörer genom att koncentrera dem till ett fåtal leverantörer. Aggregering kan innebära att inköp för flera avdelningar eller över olika platser slås samman.

Genom att minska antalet leverantörer och beställningsfrekvensen på olika företagsplatser kan du förbättra effektiviteten i inköpsprocessen och sänka kostnaderna för att hantera utgifter.

Varför är det viktigt?
Organisatoriskt uppdelade utgifter gör inköpsprocessen mycket mer komplicerad. Spend aggregation kan förbättra värdeskapandet och minska kostnaderna inom inköpsverksamheten.

Spend aggregation förenklar företagets inköps- och betalningslogistik. Genom att minska antalet leverantörer och förenkla beställningsprocessen över flera platser kan pappersarbetet minskas.

Fördelar med Spend Aggregation
Avdelningar sparar pengar och tid när de fullt ut utnyttjar spend aggregation:

Bättre optimering av utgifter: Att aggregera inköpsutgifter görs vanligtvis för att minska kostnader och förbättra förhandlingar med leverantörer. Genom att centralisera inköpen och använda färre partners ökar kontraktsvärdet. Större kunder som kombinerar leveransbehov från flera platser får bättre priser från leverantörerna.

Förbättrad logistik: Att centralisera inköp över olika platser ger många fördelar. När alla platser använder samma leverantörer minskar kostnaderna och problemen med logistiken. Genom att konsolidera beställningar över olika platser säkerställs en jämn produktkvalitet. En konsekvent upplevelse i fysiska butiker gynnar varumärket.

Stärkta leverantörsrelationer: Att arbeta med ett fåtal leverantörer med stora volymer förbättrar företagets resultat. Köpare kan förvänta sig bättre konsekvens från en enskild större kund, medan leverantörer kan förvänta sig stabila intäkter. Starkare relationer med leverantörer minskar riskerna och stärker leveranskedjan.

Ökad värdeskapande inom inköp: Genom att minska de repetitiva uppgifterna och tidskrävande arbetet med att skaffa och betala för varor från ett stort nätverk av leverantörer kan inköpsavdelningen fokusera på att förbättra andra organisatoriska processer. Detta hjälper inköp att spara pengar och öka värdet.

Implementering av Spend Aggregation

1. Hitta förespråkare
   Spend aggregation är omfattande. Inköpsavdelningar som aggregerar utgifter stöter ofta på utmaningar och intern friktion. Spend aggregation ändrar många inköpsmetoder, så en högprofilerad förespråkare kan hjälpa dig att navigera och acceptera förändringarna.
2. Centralisera data
   Centraliseringen av all inköpsdata inom organisationen är avgörande för spend aggregation. Genom att centralisera data på en plattform kan du bäst spåra utgifter för olika avdelningar eller platser. Implementeringen av spend aggregation försvåras ytterligare av datacentraliseringen. Utse en dedikerad person som ansvarar för att genomföra denna process.
3. Förenkla leverantörslistor
   Att minska antalet leverantörer hjälper dig att aggregera utgifter över avdelningar eller platser. Genom att konsolidera inköp med ett fåtal noggrant utvalda, större leverantörer minskar du fakturor, bokföring och juridiska godkännanden samtidigt som du förbättrar prissättning och villkor.
4. Förenkla godkännanden och kommunikation
   Genom att centralisera inköpsprocessen och kommunicera med avdelningar kan du optimera utgifter genom att förbättra beslutsfattande och godkännanden. Denna förenklade metod eliminerar förseningar som orsakas av bristande kommunikation mellan avdelningar.
5. Använd riskhantering
   Förtroende är avgörande när du aggregerar utgifter med ett fåtal stora leverantörer. Överväg att införa riskhantering från tredje part om ditt företag inte har ett riskhanteringsprogram. Detta kan innebära att integrera riskhantering i dina partnerskapsavtal (t.ex. genom att endast arbeta med ISO-certifierade leverantörer), använda ett leverantörsfrågeformulär för att bedöma risker eller att öka due diligence vid leverantörsval och förhandlingar.
6. Övervaka leverantörer
   Att följa upp leverantörernas prestationer är avgörande när du har ett begränsat antal kontrakt. Hantering av leverantörens livscykel säkerställer långsiktig leverantörsprestation och efterlevnad av avtal.
7. Utvärdera och förbättra processen
   Spend aggregation är komplext och under ständig utveckling. Fortsätt att förbättra din aggregeringsprocess genom att använda data från leverantörshantering och utgiftsanalys. Denna data kommer att identifiera potentiella kostnadsbesparingar, styrkor och svagheter i leveranskedjan samt inköpskonsistens på avdelnings- eller platsnivå.