Fördelar med effektiv leverantörsinformationshantering

Som svar på störningar i leveranskedjan och ekonomiska omvälvningar samarbetar många företag med fler leverantörer för att bygga motståndskraft i leveranskedjan och säkra de bästa priserna. Antalet leverantörer ökar komplexiteten i hanteringen och risken för problem. Ett företag kan använda kalkylblad för att hantera hundratals leverantörer. Leverantörsinformationshantering (SIM) organiserar leverantörshantering och dataorganisation, vilket ger företagen bättre dataåtkomst och styrning. Dessa hanteringslösningar hjälper inköps- och ekonomiavdelningar att organisera och skala upp.

Idag kommer vi att diskutera leverantörsinformationshantering:

Beskrivning av leverantörsinformationshantering.
Överväganden för lösningar inom leverantörsinformationshantering
Fördelar med leverantörsinformationshantering
Hur SIM-förbättrat inköp sparar tid och pengar

Beskrivning av leverantörsinformationshantering

Hantering av leverantörsdata innebär insamling, lagring, verifiering och underhåll av leverantörs- och produktdata. Företag utvecklar och hanterar en omfattande leverantörsdatabas i ett molnbaserat SIM-system. Dessa data stödjer prestationsbedömningar, budgetering, prognoser med mera.

SIM-system består ofta av lösningar för inköp-till-betalning (P2P). Dessa tekniklösningars datacentralisering, instrumentpaneler, godkännandeflöden och utgiftsanalysfunktioner hjälper organisationer att kontrollera leverantörsprestationer samtidigt som de förbättrar användarupplevelsen.

SIM-system fångar upp affärsdetaljer och historiska och benchmarkdata för leverantörer. SIM-system kan lagra följande data:

Kontaktinformation
Pris och kostnad
Förmåga att producera tidsuppskattningar
Betalningsvillkor och ekonomiska data
Planerade leveranser
Data om tidigare transaktioner
Prisbenchmarking
Prestandainformation
Kontraktsinformation

SIM förbättrar kommunikationen mellan köpare och leverantör, optimerar SRM och centraliserar data för framtida användning.

Överväganden för SIM-teknologi

Leverantörsinformationshantering (leverantörshanteringsprogramvara) fungerar bra i en inköpsplattform. De bästa plattformarna centraliserar leverantörsdata och förenklar inköpsprocesser och kurering i hela organisationen.

Se efter dessa fördelar när du utvärderar teknologilösningar:

Intuitiv, flexibel användning: SIM bör vara intuitivt och anpassningsbart. IT, ledning och inköpare bör finna din lösning lätt att använda. Hitta teknik som förenklar vardaglig forskning, inköp och rapportering:

Dynamisk sökning
Prefererad leverantörskurering
Automatisering och godkännandeflöden
Utgiftsriktlinjer efter roll

Data i realtid: Kontinuerliga, detaljerade utgiftsdata gör rapportering enklare och mer effektiv. Systemets inköpsfunktion och leverantörer visas konsekvent och fullständigt.

Robust rapportering och analys: Tillgängliga centraliserade data är mest användbara. Utgiftsinsikter styr leverantörsval och prestationer, kontextualiserar inköp och avslöjar besparings- och tillväxtmöjligheter.

Integrationspotential: SIM bör integreras i ditt informationssystem. Undvik onödig dataregistrering, säkerställ korrekta siffror och minska informationssilos med en färdig och API-baserad lösning.

Hitta en lösning som uppfyller ovanstående kriterier för att maximera ditt SIM-program, spara pengar och effektivisera din inköpsprocess.

De 7 främsta fördelarna med leverantörsinformationshantering

Leverantörsinformationshantering förbättrar bevisligen inköp och ekonomisk prestation. En inköpshanteringslösning som Order.co låter dig hantera data och inköp på en enkel plattform.

Leverantörsinformationshantering hjälper inköp på sju sätt:

1. Centraliserar information

SIM centraliserar leverantörsdata, vilket förenklar förberedelse, bearbetning, betalning och spårning av inköpsorder. Det hjälper till att hitta leverantörer med de bästa priserna och tjänsterna samt att spåra standarder för kvalitetssäkring. Alla avdelningar och intressenter kan få tillgång till en organiserad kommunikations- och transaktionshistorik för leverantörer.

2. Hanterar prestanda

SIM låter företag övervaka leverantörers prestanda. Centraliserad leverantörsinformation ger kvalitets-, kontraktsöverensstämmelse- och kostnadsbesparingskriterier för leverantörsval. Det stärker strategisk upphandling och bibehåller kostnadsprestanda. Det hjälper också företag att identifiera prestationsgap och bedöma alternativ.

3. Styr information bättre

SIM skyddar kommunikation mot obehörig åtkomst, förhindrar dataförlust eller stöld och förenklar leverantörshantering. Denna säkerhet är avgörande när man hanterar känsliga uppgifter som bankkontouppgifter.

4. Minskar leverantörrisk

SIM hjälper företag att hålla leverantörers kontakt-, ekonomiska-, prestanda- och bankinformation aktuell. Det minskar manipulation av leverantörsdata och upphandlingsbedrägerier genom att säkerställa regler och laglig efterlevnad. Datasäkerhet är kritisk eftersom över 70 % av de bedrägeridrabbade organisationerna säger att en extern attack eller samordning mellan externa och interna källor orsakade mest störningar.

5. Minskar arbetsbelastningen för AP-bearbetning

Ett leverantörsinformationssystem strömlinjeformar betalningar och eliminerar manuell datainmatning, vilket minskar fakturaduplicering och datainmatningsfel samt förbättrar betalningsnoggrannheten. Företag kan bättre följa utgiftsmönster, upptäcka kostnadsminskningsmöjligheter och förutsäga och budgetera genom att automatisera betalningsprocessen med SIM.

6. Påskyndar inköp

Köpare kan enkelt hitta leverantörsinformation såsom produktens tillgänglighet, prissättning, leveranstider och betalningsvillkor med en centraliserad inköpslösning. Köpare kan snabbt hitta leverantörer och fatta beslut med information till hands. Order.co tillåter direkt beställning och godkännande inom systemet, vilket påskyndar inköp.

7. Möjliggör KPI:er och rapportering

Ett SIM-system hjälper chefer och ekonomiavdelningsledare att spåra KPI:er som leveranstider, produktkvalitet, ordernoggrannhet, kostnad och kontraktsöverensstämmelse. Synlighet i leverantörers prestationer och realtidsdata förbättrar inköp och hantering av leverantörsrelationer. Organisationsintressenter kan omedelbart få handlingsbar information för bättre beslutsfattande genom rapportering.

De 5 bästa verktygen för leverantörsinformationshantering

En organisation kan bibehålla fullständig synlighet och påskynda order- och betalningsprocesser genom att använda en inköpshanteringsplattform med kraftfulla SIM-funktioner.

Överväg dessa fem lösningar. Var och en erbjuder tjänster och funktioner för att bibehålla ordernoggrannhet och leverantörsdatas integritet samtidigt som intressenter kan beställa självständigt.

1. Order.co

Små och medelstora företag kan hantera leverantörsprofiler, transaktioner, betalningar och annan viktig data med Order.co:s inköpsplattform. För att upprätthålla budgetkontroll och synlighet kan inköpsansvariga dirigera beställningar, spåra uppfyllande och analysera kostnader efter leverantör, kategori, avdelning eller andra egenskaper med dess centraliserade system.

Funktioner:

Direkta integrationer eller API-anslutningar förenklar leverantörsintroduktion.
Användarvänlig köparens självbetjäning och kuraterad leverantörskatalog
En inköp-till-betalning-lösning som ger snabb, centraliserad leverantörsbetalning.

2. Coupa

Coupa-plattformen erbjuder modulära inköpslösningar för företagsorganisationer för att centralisera order och betalningar. Denna plattform förbättrar relationer med tredje part och minskar leverantörrisker med onboarding, efterlevnad och AI-förbättrad inköpsövervakning.

Funktioner:

Automatiserad e-post och pappersbaserad fakturainhämtning samt SIM-integration med andra företagslednings- och BI-system.
Integration av inköp och kontraktshantering

3. Airbase

För finansiell administration och riskhantering erbjuder Airbase utgiftshantering för medelstora marknader. Det integrerar AP-automatisering, utgiftshantering och lagring av leverantörsdata och relationshantering. Plattformen strömlinjeformar SIM-aktiviteter och låter leverantörer mata in betalningsinformation.

Funktioner:

E-postinbjudan för leverantörers självbetjäning vid onboarding
Säkerhet som minskar riskerna med tredje part
Starka informationssystemintegrationer

4. SAP Fieldglass

Fieldglass, en SAP-produkt, hanterar medelstora och företagsleverantörer. Fieldglass-appen lagrar detaljer, uppgifter och arbetskraftsdata som behövs för att genomföra, administrera och betala tjänstebaserade kontakter för varje projekt.

Funktioner:

Extern arbetskraftshantering för tillfällig och flexibel bemanning
Upphandling av arbetsbeskrivningar (SOW)
En självbetjäningsportal och omfattande stöd för administration av back-end-tjänster

5. Precoro

Precoro är en komplett inköpsprogramvara för små och medelstora företag. Det förenklar inköp och kontrollerar utgifter. För att förbättra datanoggrannhet och leverantörsrelationer möjliggör plattformen kraftfull leverantörshantering och leverantörsinitierad onboarding.