Strategin för att förnya avtal är avgörande för SaaS-upphandling eftersom ogynnsamma villkor kan sänka avkastningen. Avtalsförnyelser ger dig möjlighet att anpassa affärslicenser, förhandla bättre villkor, sänka priser och mer. För att maximera avtalsförnyelser täcker denna handbok:
- Översikt över avtalsförnyelser.
- Hur man förbättrar villkoren för avtalsförnyelse.
- Bästa praxis för avtalsförnyelse.
- Hur man söker råd om avtalsförnyelse från experter.
- Vanliga frågor om avtalsförnyelse.
Översikt över avtalsförnyelser
Företag i alla branscher förnyar avtal som en del av Contract Lifecycle Management (CLM). Varje part kan teckna ett nytt avtal för att fortsätta affärsrelationen efter att ett befintligt avtal löpt ut. Beroende på företagets avtal kan förnyelseprocessen inkludera omförhandling av avtalsvillkoren innan ett nytt avtal tecknas.
Avtal med automatiska förnyelseklausuler kan tyckas vara det enklaste sättet att förnya, då det inte kräver någon insats från din organisation eller den andra parten, men automatiska förnyelser är inte alltid fördelaktiga. När ditt företags användning av en SaaS-produkt har minskat men fortfarande är avgörande för verksamheten kan avtalsomförhandling vara ett bra alternativ innan förnyelse. Utan avtalets utvärdering före förnyelsefristen kan ditt företag betala för mycket för tjänster det inte längre behöver.
Avtalsförvaltningsprogramvara (CLM) automatiserar kritiska avtalsaktiviteter och effektiviserar hanteringen av avtalets livscykel för många företag. CLM-programvara stödjer avtalsinitiering, författande, processer och arbetsflöden, förhandling, godkännande, löpande förvaltning, spårning, efterlevnad och förnyelse.
Hur man förnyar avtal med bättre villkor
Här är några av våra bästa, beprövade tekniker för att få förbättrade avtalsvillkor vid förnyelse:
- Ge förhandsbesked för att avbryta automatisk förnyelse.
- Undersök överlappning och konsolideringsmöjligheter.
- Granska användning.
- Hitta alternativ.
- Utveckla en offboarding-strategi.
- Definiera dina “gives”.
- Få anbud från andra leverantörer.
- Begär “bästa och sista” från önskad produkt.
Förhandsavisera att avtalet inte ska auto-förnyas.
Spåra avtalsförnyelsedatum för att avbryta auto-förnyelse om du vill omförhandla villkor eller avsluta affärsförbindelsen för att undvika att bli bunden till SaaS-avtal med ogynnsamma villkor.
Genom att ge leverantören förhandsbesked om att din organisation inte kommer att auto-förnya möjliggörs en avtalsgranskning, användningsanalys, bedömning av operativa behov och förbättrade villkor.
Sök efter överlappning och konsolideringsmöjligheter.
Utvärdera konsolideringsmöjligheter genom att identifiera överlappande verktyg. Använd denna data för att förhandla bättre SaaS-leverantörsvillkor och övervaka konsumtionen för att anpassa din upphandlingsstrategi när ditt företag växer.
Användningsgranskning
Genom att spåra och övervaka SaaS-användningen får ditt företag starka data för att förhandla nya villkor och förnyelsevillkor. Vi rekommenderar att du får denna data internt eller från din leverantör.
Be din leverantör om total och aktiv användningsstatistik för det senaste året och jämför dem med vad du ser internt. När användningen är validerad, verifiera att det nya avtalsförslaget matchar det undertecknade avtalet. För långsiktig skalbarhet bör ditt avtal sänka kostnaden per enhet när konsumtionen ökar.
Hitta andra lösningar
Konkurrens med andra SaaS-lösningar som erbjuder liknande funktioner och kapaciteter sätter press på din programvaruleverantör, vilket kan leda till bättre villkor. Om du har en bra affärsrelation med den andra parten kan de gå extra milen för att behålla dig.
Utveckla en offboarding-strategi
Skapa en offboarding-plan innan avtalsförnyelsedatumet för att begränsa dess omfattning. Eliminera onödiga användare och inaktivera deras behörigheter i förväg för att minska pressen på förnyelsetidslinjen. Du bör också bedöma de funktioner din organisation använder för att undvika att betala för överflödiga tjänster och kapaciteter.
Definiera dina “gives”
Dina “gives”, eller vad du är villig att erbjuda leverantören, kan hjälpa dig att förhandla fram det bästa avtalet. Dina “gives” är värdefulla hemliga vapen, men du kanske inte behöver dem för att nå ditt mål. Håll dem på en “need-to-know”-basis.
Exempel på “gives”:
- Fallstudie eller logotypanvändning: Publicera en fallstudie eller ditt företags logotyp på den andra partens webbplats visar ditt engagemang för en ömsesidigt framgångsrik affärsrelation. Dessutom får leverantören viktiga marknadsföringsmaterial.
- Flerårigt avtal: Fleråriga avtal kan hjälpa organisationer att förhandla fram bättre villkor för mjukvaruinköp. Fleråriga avtal garanterar förutsägbara intäktsströmmar från ditt företag till leverantörens intressenter.
- Engagemang för affärstillväxt: Ett annat effektivt sätt att förhandla fram bättre avtalsvillkor är att förbinda sig till att förbättra tjänsten när ditt företag expanderar.
- Årlig förskottsbetalning: Att erbjuda att betala för ditt avtal i sin helhet i förskott ger leverantören ett snabbt kassaflöde, vilket ger dig hävstång för att förhandla fram bättre villkor.
- Påskyndad signatur: En snabbare signatur gör det möjligt för din leverantör att avsluta avtalet med ditt företag på ett kortare schema. Detta minskar leverantörens overhead och ger dem sinnesro att avtalet är slutgiltigt.
Få anbud från andra leverantörer
När förhandlingar om avtalsförnyelse börjar med anbud från andra leverantörer känner sig säljaren ofta mer pressad och erbjuder bättre villkor. Använd Vendr Bids för att anonymt begära och bedöma leverantörens svar för det bästa priset. Om du har en bra relation med en SaaS-leverantör kan de göra eftergifter för att behålla ditt företag.
Begär “bästa och sista” från önskad produkt.
Begär ett “bästa och sista” erbjudande från den föredragna produktleverantören för att avsluta förhandlingarna och få de bästa villkoren. Be mjukvaruleverantören att göra sitt bästa erbjudande baserat på dina villkor.
Bästa praxis för specifika förnyelsescenarier
Det finns flera vanliga scenarier för avtalsförnyelse och utmärkta metoder för att hjälpa företag att hantera var och en. Ställ dig själv dessa frågor innan du förnyar ett avtal:
Vill du ha mer flexibilitet?
Ditt SaaS-produkt kan hjälpa ditt företag nu, men du är inte säker på hur det passar in i tillväxtplanerna. Du kan behöva avtalsflexibilitet i detta fall. Denna situation motiverar övergången från årliga till månatliga avtal. Istället för att teckna ett långt, dyrt avtal kan du omförhandla när ditt företag förändras.
Du bör inse ditt behov av flexibilitet långt innan avtalet löper ut så att du kan ge leverantören gott om tid att justera dina avtalsvillkor. Förbered dig att diskutera alternativa alternativ och en plan för att avveckla oönskade användare och platser med din leverantör för att minska pressen på förnyelsetidslinjen och ge din organisation flexibiliteten att fatta rätt beslut.
Har din användning ökat?
Att bekräfta din misstanke om att användningen ökar är det mest avgörande steget för att undvika att köpa för mycket under nästa avtalscykel. Din leverantörs representant kan ge total och aktiv användningsdata för det senaste året, som du kan jämföra med din interna rapportering. När användningen är etablerad, förhandla om fler platser eller enheter.
Vid förhandlingar, överväg långsiktig skalbarhet. Pristabeller och avtalstext kan förhindra linjär prisökning om användningen växer bortom förnyelsetidslinjen. När din användning ökar bör din kostnad per enhet falla för att återspegla stordriftsfördelar. Förhandla med din leverantör att lägre enhetspriser är ett affärskrav för expansion. Om en leverantör inte vill sänka avgifterna när användare och användning ökar, berätta för dem att du vill överväga tillväxtvänliga alternativ.
Ytterligare användaråtaganden är också effektiva förhandlingstaktiker. Var konservativ med tillväxtprognoser för att undvika att betala för oanvända platser, och fråga om du kan lägga till platser månadsvis eller kvartalsvis baserat på tillväxtprognoser.
Minskar din användning?
Åt andra hållet kan du använda mindre. Att validera användningen genom att jämföra leverantörsrapportering med interna rapporter är det mest avgörande steget här. Överväg att förnya ett avtal med mindre omfattning eller konsolidera verktyg för att möta dina behov, vilket ger dig hävstång i avtalsdiskussioner.
Få förslag från andra leverantörer för en förnyelse med reducerad omfattning. Berätta för leverantörer att priset kommer att vara en avgörande faktor för att få ett aggressivt anbud. Dela det aggressiva priset med din föredragna leverantör för att utnyttja din minskade omfattning. Vid förhandlingar med en leverantör, undvik att säga “valda leverantören” eller uttrycka personliga preferenser. Att ge leverantören någon indikation på din position kan minska prisförhandlingskraften.
Tillsammans med konkurrenspriser bör du erbjuda en avvecklingsplan för att eliminera oönskade användare/platser före din förnyelsefrist. Denna uppstädning bör göras 30–60 dagar före förnyelse för att minska tidsplanstrycket.
Ändrar leverantören prismodell?
Om en leverantörs prismodell ändras på ett sätt som är ogynnsamt för ditt företag och avtal, försök att bevara din taxa. Se till att ditt avtal inte auto-förnyas och ge leverantören minst 90 dagars varsel för att undvika att bli bunden till den högre taxan. Detta förbättrar förhandlingspositionen.
Berätta för leverantören att ditt företag behöver den gamla prismodellen eller att du kommer att betala samma som förra årets avtal med den nya modellen. Inför en tidsfrist, prisskydd och borttagning av auto-förnyelse för att skydda ditt avtal framöver. Ankare på ett platt avtal pris år efter år.
Fråga leverantören om och till vem prisändringen meddelades i förväg. Vissa leverantörer informerar helt enkelt kunder om förändringar vid förnyelse. Brist på meddelande kan hjälpa dig att förhandla om din ursprungliga taxa.
Kommer den årliga ökningen?
Om ditt avtal har en årlig höjning, förhandla om ett bättre pris. En annan viktig sak att undvika i detta fall är att ditt avtal automatiskt förnyas till ett högre pris.
Förklara att budgeten styr denna förnyelse och att en platt årskostnad krävs för att fortsätta när du begär att sänka priset. Sätt upp budgetplaneringsperioder för finanspersonalen långt innan tjänstedatum löper ut. Detta ger leverantören intrycket att föreslagna ökningar var utanför den planerade perioden och att finansgruppen driver avtalet.
Var beredd att erbjuda ytterligare “gives” och framtidssäkra ditt avtal med prissänkningar när användare/platser skalar och prisskyddsspråk. Påminn leverantören om att större användning kräver prisökningar snarare än en årlig höjning och sök borttagning av höjningsspråk från framtida avtal.
Vanliga frågor om avtalsförnyelse
Här är några av de vanligaste frågorna om avtalsförnyelse.
Vad skiljer avtalsförnyelse från förlängning?
Efter att ett avtal upphör tecknas ett nytt. Förlängningar av avtal ändrar avtalet för att förlänga de tidigare förhandlade villkoren.
Bör min SaaS automatisera avtalsförnyelse?
Automatiska förnyelser är enkla, men de kanske inte gynnar båda sidor om din organisation förnyar varje avtal. Före förnyelsedatumet, analysera avtal och förhandla bättre villkor för att garantera att ditt företag får det bästa priset och den andra sidan är nöjd.
Missar en tidsfrist för avtalsförnyelse—vad händer?
Att missa förnyelsedatumet för avtalet leder vanligtvis till automatisk förnyelse av tidigare villkor eller för en månad, ett kvartal eller ett år. Andra parter kan ha rätt och önskan att säga upp avtalet och affärsförbindelsen. Efter den branschstandardiserade årliga prisökningen på mjukvara kan ditt företag behöva omförhandla villkor om det hade lägre priser. Detta erbjudande är osannolikt att vara lika bra som ditt tidigare.
