Din guide till etisk upphandling

Etisk upphandling innefattar processen att köpa varor, tjänster eller arbeten på ett ansvarsfullt och hållbart sätt, med hänsyn till faktorer som mänskliga rättigheter, social rättvisa, miljöpåverkan och ekonomiska konsekvenser.

Detta holistiska synsätt på sourcing och inköp är inte bara ett teoretiskt ideal. Det är en praktisk metod som kan ge betydande fördelar för ett företag, inklusive förbättrad image, riskreducering och främjande av hållbar tillväxt. 

Trots framstegen mot etisk upphandling har många företag fortfarande svårt att integrera sådana policyer på ett effektivt sätt och ibland kan konsekvenserna bli närmast katastrofala. Under 2020, när efterfrågan på personlig skyddsutrustning ökade kraftigt, blev den brittiska regeringen indragen i en olaglig upphandlingsskandal som berörde inskränkning på principen om likabehandling. Denna olyckliga händelse slutade med oanvändbar personlig skyddsutrustning till ett värde av 4 miljarder pund, allmänhetens förtroende sjönk och orsakade regeringen avsevärda skador rent anseendemässigt.

Upphandlingsetik bör aldrig vara en eftertanke. Så, med denna kunskap i bakfickan, är din nuvarande upphandlingsprocess grundad på en stabil etisk grund? 

Den här guiden ger dig en mindmap som kan hjälpa dig att styra ditt företag i rätt riktning.

Policy, övervakning och system

För att etablera etisk upphandling inom ditt företag bör ni börja med att bygga upp solida policyer, rigorösa tillsynsprocesser och robusta system. Dessa är separata och distinkta element, men de fungerar bäst när de används tillsammans. 

Tänk på er policy som en målinriktning som beskriver ert åtagande och förhållningssätt till etisk upphandling. En policy fungerar som en guide för dina anställda och beskriver vad, varför och hur upphandlingsetiken ska tillämpas. 

Kom ihåg att de bästa policyerna är applicerbara, lätta att förstå och kortfattade. För att din upphandlingspolicy ska bli verkligt effektiv måste den dessutom täcka alla aspekter av etisk upphandling, inklusive etiska inköp och vanliga etiska utmaningar (t.ex. intressekonflikter, mutor och diskriminering) och ge tydlig vägledning om hur man hanterar sådana situationer. 

Men även den mest välskrivna policyen är bara så bra som dess genomförande. Detta för oss vidare in på det andra elementet, tillsyn. 

Tillsyn syftar till att säkerställa att policyn följs i praktiken, inte bara i teorin. Det innebär att man övervakar upphandlingsverksamheten, tillhandahåller fortlöpande utbildning för personalen och genomför regelbundna revisioner. Ett praktiskt exempel kan vara att en arbetsledare övervakar en upphandlingstransaktion för att se till att ingen förmånsbehandling eller orättvisa metoder tillämpas.

Slutligen kommer vi in på system, en ofta underskattad aspekt av etisk upphandling. 

System erbjuder ett mer robust skydd. De automatiserar och standardiserar upphandlingsprocessen, vilket minskar risken för etiska övertramp. Ett bra upphandlingssystem dokumenterar varje steg i processen, vilket gör det lättare att upptäcka eventuella avvikelser eller potentiella problem. Dessa system möjliggör även rollfördelning, vilket är en viktig aspekt av etisk upphandling. Det innebär att den person som begär ett inköp inte är samma person som den som godkänner det, vilket minskar risken för intressekonflikter.

10 principer att följa vid etisk upphandling 

Att påbörja förändringar mot etisk upphandling innebär mer än bara goda avsikter. Det krävs konkreta åtgärder, strukturerade i ett ramverk med viktiga principer. 

Här är 10 viktiga principer som kan vägleda din organisation mot ett mer etiskt förhållningssätt till upphandling:

1. Omfamna öppenhet, konfidentialitet och jämlikhet: Etisk upphandling innebär att alla säljare behandlas rättvist. Genom att dela med dig av dina upphandlingskriterier i förväg kan du dessutom minska framtida missförstånd och tvister. Var tydlig med vad du vill ha, när du vill ha det och hur du väljer vem du ska köpa av för att bygga förtroende.
   
   
2. Hantera maktdynamik: Missbruk av köpkraft eller inflytande kan störa affärsrelationer och bryta mot rättsliga bestämmelser. Låt aldrig din makt som köpare påverka dina relationer med säljare på ett orättvist sätt, till exempel genom att utnyttja din ställning som storkund och pressa en leverantör för att sänka priserna till en punkt där det blir ohållbart för leverantören.
   
   
3. Nolltolerans mot korruption: Korruption, oavsett form, ska inte tolereras i något skede av upphandlingen. Alla fall av korruption ska omedelbart rapporteras för att upprätthålla integriteten i era upphandlingsrutiner.
   
   

4. Redovisning av personliga intressen: Intressekonflikter kan uppstå i samband med upphandling. För att undvika detta bör alla personliga intressen som potentiellt kan påverka beslutsfattandet deklareras. Om du bestämmer vem du ska köpa från och du har en personlig koppling till en säljare måste du informera intressenterna om detta.
   
   

5. Prioritera socialt ansvarstagande: Etisk upphandling går längre än affärstransaktioner och omfattar även socialt ansvar. Det innebär att man tar hänsyn till frågor som tvångsarbete, föreningsfrihet, hälsa och säkerhet, barnarbete, orimliga arbetstider och diskriminering. Du kan läsa mer om detta här: Att bemästra konceptet ‘hållbara inköp’: En guide för nybörjare
   
   

6. Förkasta tvångsarbete: Dina leverantörer ska inte använda sig av tvångsarbete, skuldslaveri eller ofrivilligt fängelsearbete. Detta kräver tydlig förståelse och kommunikation om vad som utgör tvångsarbete och hur det kan förhindras.
   
   

7. Främja formella anställningsförhållanden: Leverantörerna ska uppmuntras att upprätta lagliga anställningsförhållanden i enlighet med nationell lagstiftning och god praxis. Det kan vara så enkelt som att se till att leverantörerna har avtal med sina anställda som beskriver deras löner och arbetsvillkor.
   
   

8. Tillämpa hälso- och säkerhetsstandarder: Dina leverantörer ska vara skyldiga att tillhandahålla säkra och hygieniska arbetsförhållanden. På platser där den lokala kontrollen kan vara svag kan du arbeta med leverantörerna för att införa hälso- och säkerhetspolicyer som är synliga på arbetsplatsen.
   
   

9. Efterlevnad av lagar: Dina leverantörer ska alltid följa de lagar som gäller i deras land. Eventuella överträdelser kan få allvarliga konsekvenser för ditt företag, både juridiskt och ryktesmässigt.
   
   
10. Upprätthålla rättvisa löner och arbetstider: Etiska upphandlingsmetoder kräver att man främjar rättvisa löner och arbetstider som uppfyller eller överträffar branschriktmärken eller nationella rättsliga standarder. Om du köper billiga produkter ska du se till att arbetarna inte utnyttjas.

Slutsats  

Varje organisation har en unik väg att gå för att nå etisk upphandling, men principerna förblir desamma: att främja öppenhet, säkerställa rättvisa metoder och förespråka socialt ansvarstagande. 

När du följer rigorösa etiska rutiner, behandlar dina leverantörer rättvist, hanterar maktdynamik på ett ansvarsfullt sätt och främjar lagliga och socialt ansvarsfulla anställningsrutiner, kommer du att kunna förbättra ditt företags rykte, minska affärsriskerna och skapa värdefulla, långvariga relationer med dina leverantörer.