5 viktiga steg för effektiv spendhantering

Att ha så mycket intäkter som möjligt i banken är avgörande för företagsframgång. Så spåra dina utgifter ner till varje enskild post. Det kan kännas överväldigande för mindre organisationer, men med rätt verktyg och inställning kan effektiv kostnadshantering uppnås.

Hur samlar och kontextualiserar du utgiftsdata? Vad händer om du inte praktiserar effektiv kostnadshantering?

Idag diskuterar vi de finare aspekterna av kostnadshantering och de bästa sätten att optimera den för att organisera dina data. Dessa strategier kan antas omedelbart eller gradvis. De kommer alla att hjälpa till att förena köpare, godkännare och ekonomiteam, minska överdrivet och okontrollerat spenderande samt förbättra synligheten av utgifter.

Vad du kommer att lära dig från denna artikel:

• Kostnadskontroll och varför det är viktigt för din ekonomi
• Hur bättre kostnadshantering kan hjälpa ditt inköpsteam
• Fem metoder för att förbättra kostnadshantering idag

Definiera kostnadshantering.

Kostnadshantering kategoriserar, kvantifierar, källsätter och analyserar inköpsdata inom ditt företag. Effektiv kostnadshantering är ett system av operationer som hjälper ekonomiteam och inköpsteam att analysera utgiftsdata, minimera slöseri, öka effektiviteten samt förutsäga och budgetera.

God kostnadshantering låter dig se hur mycket företaget spenderar, vart det går (efter kategori, plats, avdelning, etc.) samt hur utgifterna påverkar företagets tillväxt över tid.

Organisationer kategoriserar utgifter

Alla utgifter är inte lika i kostnadshantering. De flesta företag spenderar i fyra kategorier: Direkt, Indirekt, Små och Okontrollerade. Varje kategori är avgörande för din kostnadspraxis och kräver olika spårnings- och hanteringsmetoder. Låt oss granska varje kategori.

• Direkta utgifter: Din organisation spenderar på råvaror och artiklar för att tillverka produkter. Det utgör den största delen av företagets utgifter.
• Indirekta utgifter: Stora inköp för att driva företaget är indirekta utgifter. Även om de inte är direkt relaterade till produktkostnad är dessa kostnader ändå relevanta. Driftskostnader, tjänster, underhåll och teknologi är indirekta.
• Små utgifter: Dessa 80% av inköpen står för upp till 20% av din inköpsbudget. Dessa utgifter är inte lätt kategoriserade. De kan vara sällsynta eller engångsföreteelser med finansiella värden för låga för inköpsgodkännande. Att spara pengar genom att hantera små utgifter är svårt, men det lönar sig.
• Okontrollerade utgifter: De svåraste att kontrollera men ändå avgörande. Att köpa utanför inköpsproceduren kallas okontrollerade eller “maverick” utgifter. Detta kan inkludera företagskortteknologiinköp eller utgiftsrapportinköp för nödfall.

Varför är en strategi för kostnadshantering viktig?

“Se efter örena, så ser dollarsedlarna efter sig själva”. Ett gammalt talesätt, men en bra princip för kostnadskontroll. Kostnadshantering är avgörande för att kontrollera inköpskostnader, från stora kapitalutgifter till små incidenter.

Som nämnts ovan är “örena” – små, svårspårade transaktioner som utgör en stor del av dina utgifter – de mest skadliga. För att kontrollera utgifter, spåra dessa mindre inköp och konsolidera dem för starkare hävstång.

Slösaktiga utgifter kan minskas genom effektiv kostnadshantering. Den kan avslöja redundanser, oanvänd programvara, oavsiktliga beställningar, förlorade betalningar och administrativa fel som kostar ditt företag tid och pengar. Med fullständig synlighet kan du betala tidigt och få leverantörsrabatter.

Effekterna av en dålig strategi för utgiftshantering

Att driva ett företag utan en strategi för kostnadshantering är som att sätta hushållsutgifter på ett kreditkort utan att kontrollera uttalandet. Utan medvetna kostnadsbegränsningar kan du förbli lönsam, men du vet inte när eller hur nära du är kanten.

Efter en kris eller affärsavbrott kan företag, särskilt växande, prioritera kostnadskontroll. Budgetöverskridanden, kassaflödesfluktuationer, utmaningar i leveranskedjehantering och konsumentförtroende kan förstöra ett företag om dessa problem kvarstår.

Bara genom att kontrollera utgifter kan du leverera på dina åtaganden, utveckla din arbetsstyrka, förbättra dina produkter och klara ekonomiska stormar.

Hur effektiv kostnadshantering förbättrar inköp

Inköp prioriterar kostnadsreducering och besparingar. Intelligent kostnadshantering uppnår detta mål och förbättrar inköp på flera sätt:

• System förenklar inköp, vilket gör förfrågningar snabbare och enklare.
• Föredragna leverantörskällor snabbar upp utvärdering, förhandling och utförande.
• Bättre leverantörshantering minskar pappersarbete, vilket frigör teamen för att arbeta med större inköpsprojekt.
• Inventariehantering förbättrar leveranskedja och tillverkningsanpassning, vilket eliminerar sista minuten-materialförfrågningar och produktionsförseningar.

Topp 5 framgångsrika kostnadshanteringsstrategier

Processförbättring tar tid. Du kan gradvis integrera olika små, effektiva taktiker i dina hanteringspraxis och få teamen uppdaterade.

Här är fem enkla sätt att förbättra din procedur och bättre hantera företagets utgifter:

1. Strategisk inköp

Ett av de enklaste och mest effektiva sätten att spara pengar och minska risk är att stärka leverantörsrelationerna.

Börja med att samla in data om ditt företags kontrakt och leverantörer. Be avdelningschefer om deras 10 eller 15 bästa leverantörer. Efter att ha samlat och centraliserat denna data (i ett kalkylblad), kan du hitta överlappningar som:

• Kontraktörer med en leverantör
• Separata avdelningar använder liknande verktyg
• Köpa vanliga förnödenheter två gånger
• Programvarulicenser eller verktyg som automatisk förnyas

Dessa enkla upptäckter kan hjälpa ditt företag att begränsa sin leverantörslista till en föredragen lista. Efter detta kan du använda:

• Bättre pris- och volymrabatter
• Bättre föredragna leverantörskontrakt
• Lägre fakturahanterings- och betalningskostnader

2. Ange din utgiftsprocess

Tydliga riktlinjer behövs för att få inköpare och intressenter att följa. Att sätta utgiftsstandarder och skyddsräcken i din organisation är det första steget mot att bygga en strategi för kostnadskontroll.

Enkla, väl definierade utgiftsriktlinjer är bra. Utgiftsparametrar inkluderar:

• Var och hur kunder kan göra mindre inköp (kurerad katalog, godkänd leverantörslista).
• Vem kan lämna in inköpsordrar.
• Vilka inköpströsklar och godkännandeprocesser som finns baserat på värde, avdelning, etc.

3. Standardisera godkännanden

Efter att ha fastställt utgiftsriktlinjer behöver du repetitiva arbetsflöden för inköpsgodkännande. IT, säkerhet, juridik och ekonomi kan behöva godkänna inköp beroende på typ.

Goda steg i godkännandeprocessen inkluderar:

1. Standardisera nya rekvisitionsformulär. Inkludera alla relevanta detaljer på rekvisitionsformuläret för att granska och stänga avtalet.
2. Bestäm när och hur godkännare ska hantera inköpsrekvisitioner och vem som kan starta processen.
3. Specificera godkännandekriterier för avdelningar. Specifika krav kan inkludera:

• Juridiska formuleringar eller utvärdering för nya leverantörskontrakt eller särskilt godkännande för fleråriga kontrakt.
• IT behöver hårdvaruspecifikationer för inköp.
• InfoSec kräver leverantörsfrågeformulär innan installation av ny programvara eller kringutrustning.
• Ekonomi förhandlar kontrakt över en viss summa.

4. Utveckla en kommunikationsplan för rekvisitionsbekymmer eller ytterligare information.
5. Lägg till inköp i ditt kostnadshanteringssystem efter stängning för att spåra förnyelser, pris och kontraktsvillkor.

Skapa en enkel, upprepningsbar procedur så att intressenter alltid vet var de står, vilket minskar okontrollerade och oregistrerade utgifter.

4. Spåra och bedöm kostnader

Först, samla alla kontrakt och utgifter på ett ställe och utveckla en mekanism för att lägga till nya transaktioner till spårningssystemet. Datan kan sedan användas för att förutsäga, budgetera och analysera kostnader. Med fullständig, realtidsdata kan du:

• Lokalisera utgifter över budgetar efter plats, kategori, avdelning eller andra faktorer.
• Effektivisera inköp och inköp för att spara pengar.
• Skapa effektiva KPI:er för att spåra företagets utgifter och intäktsmål.
• För att få de bästa affärerna på varor och tjänster, jämför priser och analysera leverantörer.
• Förbered finansiella rapporter och revisioner snabbare och med färre steg.

5. Automatisering av processer i effektiv kostnadshantering

Kostnadshanterings- och inköpsprogramvara kan avlasta inköp, leverantörsreskontra och ekonomi när ditt företag växer. Genom att automatisera inköp-till-betal-processen kan du spara pengar på arbetskraft, fel och tidiga betalningsrabatter.

Kostnadshanteringslösningar hjälper till att systematisera din inköpsprocess och erbjuder fördelar som:

• Automatiserade godkännanden av inköpsorder på timmar istället för veckor. Godkännande, inköp, mottagande och avstämning blir enklare med denna förenkling, vilket kan påskynda tillverkning och distribution.
• Helt automatiserad fakturahantering och kopplade betalningar som sparar tid och eliminerar fel.
• Automatiserad kategorihantering och kostnadsrapportering för realtids, detaljerad insikt i inköp och kontrakt.