Varje yrke kräver specialiserade varor eller tjänster, och ett företag har många funktioner. Dessa produkter, prenumerationer och tjänster bidrar till att förbättra produktionen och uppfylla organisationens mål, men de kräver en organiserad inköpsstrategi. Att förstå skillnaderna mellan centraliserad och decentraliserad upphandling kan hjälpa till att utveckla denna strategi.
Det finns flera olika inköpsmetoder beroende på din affärsstrategi. De vanligaste är centraliserad och decentraliserad upphandling.
Den här artikeln definierar varje metod, förklarar dess fördelar och nackdelar, viktiga överväganden och upphandlingsautomationens framtid.
Centraliserad upphandling
Centraliserad upphandling innebär att alla företagets varor och tjänster köps in från högsta ort. En regional eller divisionell representant fattar beslut för en specifik organisation. Tanken är att centralisera inköpsbehörigheten.
Centraliserade inköp ger personalen mer resurser tack vare att de är universella. Programvara för dokumentgodkännande, hantering av upphandlingar, efterlevnad av skatteregler, automatiserad onboarding av leverantörer och intelligenta intagningsformulär är några exempel.
Exempel på centraliserad upphandling
Centraliserad upphandling gör det möjligt för ett företag att standardisera vaktmästeritjänster på tio platser. Projektets omfattning och marknadsstrategi fastställs av upphandlingsenheten. De analyserar leverantörer, förhandlar om mängdrabatter och väljer ut en leverantör som får kontraktet.
Denna strategi kan förbise små och medelstora företag på olika platser. Även om kontoren har olika behov av städning används en lösning som passar alla.
Fördelar med centraliserad upphandling
Centraliserad upphandling förbättrar utgiftshanteringen och skalan. Inköpsavdelningen har en dedikerad personalstyrka och centraliserad data- och informationsövervakning. Fler inköp innebär bättre rabatter.
Denna upphandlingsmetod minskar okontrollerade utgifter genom att ge mer kontroll över en standardiserad process. En kontaktpunkt för viktiga leverantörer förenklar lagerhanteringen och förbättrar efterlevnaden och de kommersiella partnerskapen.
Centraliserad upphandling minskar risken genom att hantera miljö-, hållbarhets- och styrningsagendor. Det går också att använda metoder och strategier för helhetskategorier.
Övriga förmåner:
- Ökad transparens förbättrar analysen av utgifterna.
- Enkel spårning av råvarupriser
- Mindre tid för leverantörsundersökningar och förhandlingar
- Möjliggör granskning av utgifter för att förhindra förlust av besparingar
- Inköpsorder, fakturor och rapporter på ett och samma ställe
Upphandlingsspecialister hanterar centraliserade inköp. Detta möjliggör strategiska inköp på alla anläggningar.
Nackdelar med centraliserad upphandling
Centraliserad upphandling ökar leverans- och behandlingstiderna samt arbetsbelastningen och orsakar flaskhalsar. När ett företag växer kan denna upphandling bli alltför komplicerad och dyr. Slutkonsumenterna kan få varor och tjänster för sent.
Ytterligare nackdelar:
- Ett tillvägagångssätt som passar alla uppfyller inte varje plats behov.
- Lokala krav kan misstolkas.
- Det är tillåtet att göra enstaka inköp utanför avtal.
- Region- och enhetschefer kommer att bli frustrerade över minskad självständighet.
- Oförmåga att använda lokala rabatter, vilket påverkar mångfalden av leverantörer
Vad är decentraliserad upphandling?
Vid helt decentraliserad upphandling gör varje enhet i företaget (funktion eller plats) sina egna inköp. Ju större företaget är, desto mer utspridd är upphandlingen på olika platser och i olika länder.
Ibland måste dock realismen råda. Det kanske inte är möjligt att hantera alla inköp på ett och samma kontor. Även om vissa fördelar med en central modell går förlorade, förbättras diversifieringen av leverantörer och utvecklingen av små och medelstora företag.
Decentraliserad upphandling möjliggör snabbare beslut för att dra nytta av säsongsrabatter och undvika lagersaldon. Det är billigare att upprätthålla lokala affärskontakter.
Decentraliserad upphandling Exempel
Decentraliserade inköp påskyndar beslutsfattandet. Till skillnad från huvudkontoret är det cheferna på plats som sköter inköpen. Dessa chefer kan köpa varor för den aktuella platsen.
Ett populärt klädföretag använder sig av decentraliserad upphandling för att tillgodose verksamhetens behov. När pennor och papper tar slut på arbetsplatsen behöver arbetsledaren inte göra en formell förfrågan. De behöver inte skicka in en central inköpsbegäran. De ringer och tillgodoser behovet omedelbart.
Fördelar med decentraliserad upphandling
Decentraliserade inköp ökar valmöjligheterna för leverantörer och lokala aktörer. Snabbare beslutsfattande, kortare leveranstider och färre flaskhalsar.
Andra fördelar inkluderar:
- Minskade flaskhalsar och handläggningstider
- Lämplig för lokala behov
- Lokal kunskap bidrar till specialisering
- Förbättrad decentraliserad teamdelaktighet
- Djupare kunskap om och relationer med leverantörer
Nackdelar med decentraliserad upphandling:
Decentraliserade inköpsteam kan inte dela med sig av bästa praxis och måste följa affärspolicyn. Avdelade inköp kan kosta mer än centraliserade inköp. Datahantering och genomförande av kategoristrategier är oorganiserat.
Ett företag förlorar stordriftsfördelar som t.ex. bulkbesparingar med decentraliserade inköp. Dubblering av avtals- och leverantörshantering leder till ineffektiv utgiftshantering och fler leverantörer.
Ytterligare nackdelar:
- Silade och osynliga utgiftsdata
- Alla riskreducerande åtgärder stöds inte.
- Mer arbete, RFP:er, kontrakt
- Flera leverantörskontakter
- Mer riskfylld exponering
Centraliserad kontra decentraliserad upphandling
60-70% av upphandlingsteamen är nu strategiska, men det finns inget fastställt upphandlingssystem.
Tänk på dessa faktorer när du väljer centraliserad eller decentraliserad upphandling:
- Materialtyp (tung, skrymmande, ömtålig etc.)
- Avstånd mellan lager och tillverkningsanläggning
- Transportkostnader
- Företagets policy för inköp av material
Inom tillverkningsindustrin är det viktigt var anläggningen ligger. Centraliserade inköp fungerar bäst för närliggande produktionscenter. Det är också bra när fabriken tillverkar standardartiklar med en råvara eller ett produktionscenter.
Decentraliserad upphandling är bättre för avlägsna produktionscentra och anläggningar som tillverkar olika produkter av olika råvaror.
Val av upphandlingsstruktur
En upphandlingsstruktur passar inte alla. Centralisering eller decentralisering beror på antalet anställda, bransch, tillväxttakt, plats och kategorier som ska övervakas.
Decentraliserad eller centraliserad upphandling är inte bara en fråga om personlig smak för företagen. Vilken modell som är rätt beror på grundläggande variabler. Det kan vara en kombination av båda sätten.
Förändringar i modellen för upphandlingsorganisationen
Hur väljer man en inköpsstruktur för ett företag? När företag växer vill de ha centraliserade inköp. Centralisering blir följden. Men ingen modell kan upprätthålla oväntade vinster för evigt.
Med tiden förlorar alla operativa modeller för upphandling sina fördelar och blir svårare att uppnå. Företagen kan bli för komplexa för att hantera inköpen centralt, eller så kan affärsstrategin kräva lokala inköp och leverantörsval.
Ibland krävs det en strukturell förändring för att upphandlingen ska kunna skapa värde på nya sätt och bibehålla eller förbättra fördelarna. För att skapa mervärde måste upphandlingsverksamheten överensstämma med strategiska mål och företagskultur.
Central hybridmodell
KPMG:s forskning visar att många organisationer hybridiserar upphandling med centerledda arkitekturer. De flesta organisationer möter utvecklingskurvan med ett flexibelt system som säkerställer styrning och riskhantering när organisationsmodellerna för upphandling förändras snabbt.
En hybridupphandlingsstrategi är optimal för snabbhet, effektivitet och kostnadsbesparingar eftersom den kombinerar fördelarna med centraliserad och decentraliserad upphandling.
Medan affärsenheterna gör taktiska inköp sköter en centerledd struktur alla strategiska inköp och upphandlingar.
Centrum för spetskompetens
COE för upphandling ligger till grund för en hybridmodell. COE-teamet, som består av strategiska beslutsfattare, inköpsspecialister, projektledare och experter, skapar ramverket för alla upphandlingsaktiviteter i organisationen.
Verksamhetens Centre of Excellence lyfter fram strategiska kategorier som kan dra nytta av en centraliserad strategi som utnyttjar hela organisationens utgifter. Icke-strategiska kategorier bör hanteras av lokala marknader och ämnesspecialister på varje enhet, men COE måste bygga upp processer.
Ett Centre of Excellence gör det enkelt att kommunicera utmärkta metoder inom hela företaget. Gruppen kommer att avsevärt minimera inköp på egen hand och bevara prestanda och konsekvens.
Många studier visar att organisationer med centerstyrda inköpsstrategier minskar sina leveranskostnader och utgifter bättre än de som inte har det.
Automatisering av upphandlingar
Oavsett inköpsförfarande kommer automatisering att öka arbetsflödet och minska tidsåtgången. Automatisering av upphandlingar påskyndar inköpen och befriar erfarna medarbetare från tråkiga aktiviteter.
Automatisering inkluderar robotiserad processautomatisering (RPA), som studier visar att över 50% av högpresterande upphandlingsteam har testat.
Vilka processer automatiserar inköpsteamen mest?
- Begäran om köp
- Hantera inköpsorder
- Hantera fakturor
- Hantering av leverantörer
- Godkännande av avtal
Företag drar nytta av att automatisera upphandling och processerna ovan, oavsett om de använder centraliserad eller decentraliserad upphandling. Förvänta dig dessa fördelar:
- Produktiviteten ökar
- Avlägsnar manuella fel
- Skapar ett konsoliderat arkiv för synlighet av utgifter
- eliminerar flaskhalsar vid godkännande.
Automatiserade upphandlingar kommer att öka samarbetet mellan interna och externa parter.
Programvara för automatisering av upphandlingar
Det bästa är att automatisera processer med programvara för automatisering av upphandlingar. Ingen kan stoppa tillväxten för dessa verktyg. Den globala marknaden för programvara för upphandling kommer att uppgå till 9,5 miljarder USD år 2028.
Ett upphandlingsteam kan fokusera på strategi och beslutsfattande medan roboten sköter resten med hjälp av programvara för automatisering av upphandlingar.
Det hjälper decentraliserade team att köpa de varor/tjänster de behöver för att vara effektiva, samtidigt som systemkonfigurerade interna kontroller säkerställer centraliserad administration och efterlevnad av upphandlingspolicyn.
Programvara för automatisering av upphandlingar ökar produktiviteten och säkerställer välgrundade utgifter. Upphandlingsansvariga kan därmed vara säkra på att alla utgifter är godkända, följer budget, är reviderbara och följer gällande policy.
Det konsoliderar register, insyn och rapportering, vilket möjliggör konsolidering av inköp och rabatter eller bättre villkor.
Sammanfatta
Decentraliserad upphandling sker efter behov, medan centraliserad upphandling sker uppifrån och ned. Båda strategierna har sina fördelar och nackdelar, och vilken som är bäst beror på bransch, företagsstorlek, geografi och andra kriterier.
Automatisering är nyckeln till framgång inom upphandling. Men 83% av upphandlingsexperterna hävdar att mindre än 50% av deras rutiner är automatiserade.
Det behövs en framåtblickande upphandlingsstrategi som maximerar tredjepartskontakterna och är innovativ. En hybridupphandlingsmodell som använder centraliserade och decentraliserade taktiker beroende på affärsbehoven är i allmänhet framgångsrik.
Ditt mål bör vara att hantera alla inköpsaktiviteter för att optimera efterlevnad, produktivitet, lönsamhet och utgiftshantering, oavsett modell.
