Introduktion:
Framgång i byggprojekt beror kritiskt på upphandling och logistik inom byggsektorn. Från inköp av specialiserade leveranser till hantering av komplicerad logistik, varje steg påverkar projektets tidsplaner, kostnader och kvalitet. Upphandling har förändrats för att möta ökande störningar i leveranskedjan. Denna guide tar upp faser, ansvar och utmaningar med att leverera utrustning och produkter i tid inom byggupphandling och logistik. Framgång i byggprojekt idag beror på en förståelse för denna process.
Grundläggande om upphandling
Upphandling är förvärv av material, utrustning och tjänster för ett byggprojekt. Upphandlingsprocessen innefattar att bedöma projektbehov, specificera specifikationer och anlita entreprenörer och leverantörer för byggprojekt. Syftet med upphandlingshantering är att få rätt produkter och tjänster till rätt pris, i tid och enligt kvalitetsstandarder.
Inom byggsektorn kan “upphandling” innebära att köpa byggmaterial eller välja entreprenörer och underleverantörer. Denna artikel fokuserar på inköp och hantering av logistik för varor och utrustning, där termen oftast används.
Upphandlingsansvar
Huvudentreprenören köper vanligtvis material, men detta beror på kontraktet, projektets storlek och andra faktorer. Huvudentreprenören har vanligtvis ansvaret att leverera och installera leveranser och utrustning i tid enligt huvudkontraktet. De flesta upphandlingsarbeten underentreprenöreras till specialiserade entreprenörer med kopplingar till handelns leverantörer av huvudentreprenören. För att säkerställa leveranser i tid övervakar huvudentreprenören underentreprenörens upphandling.
Projektledare övervakar och samordnar upphandlingen för mindre projekt. Vid större kommersiella eller offentliga projekt anlitar entreprenörer en upphandlingschef för att samordna processen. Megaprojekt kan använda en EPC-entreprenör med ett fullt integrerat team för material- och utrustningsupphandling.
På grund av skatteförmåner eller specifika upphandlingsarrangemang för vissa eller alla material kan ägaren hantera upphandlingen på vissa kontrakt.
Inköp vs. Upphandling
Lyssna till byggexperten Daphene Koch beskriva “upphandling” och “inköp” i EPC-projektleverans.
Vissa använder “inköp” och “upphandling” omväxlande, men inköp är bara ett steg. Byggupphandling och logistik innebär val, godkännande, leverans och installation av projektkomponenter.
Upphandling påverkar budgetering, schemaläggning och installation. Rent tekniskt är inköp utbyte av pengar mot varor. Upphandling innebär val, inköp, logistik, godkännande, strategi och mer.
Håll dig uppdaterad med byggsektorn.
För att få expertinformation om byggmaterial direkt i din inkorg, prenumerera på Blueprint, Procores gratis byggvecka.
10 Steg för Byggupphandling
Ett typiskt byggarbete har många upphandlingssteg. Processerna kan variera beroende på projektet eller leveransmetoden, men den grundläggande proceduren är konsekvent.
Stegen nedan baseras på ett design-bid-build-projekt för enkelhetens skull. Design-build och andra samarbetande projektleveransstrategier kan effektivisera upphandlingen.
1. Designteamet specificerar.
Projektdesignen sätter scenen för upphandling. Ägare, arkitekter och designers skapar ritningar och specifikationsboken för materialkraven. Entreprenörer måste följa specifikationsboken när de samarbetar med leverantörer för att uppfylla designkraven.
De flesta amerikanska projekt använder CSI-divisioner för att organisera specifikationsboken, vilket gör det enkelt för specialiserade entreprenörer att hitta avsnitt som gäller deras jobb och kommunicera materialkraven till leverantörer.
Offentliga projekt har fler upphandlingskrav. Federala entreprenörer kan behöva anpassa sin upphandlingsprocess för att följa Federal Acquisition Regulation (FAR) Small Business Programs för att ge “maximalt praktiskt tillfälle” till “småföretag, veteranägda småföretag, funktionshindrade veteranägda småföretag, HUBZone småföretag, små missgynnade företag och kvinnoägda småföretag.”
2. Projektentreprenörer uppskattar och bjuder.
Huvudentreprenörer måste uppskatta uppgiften för att lämna ett anbud om ägaren publicerar en ITB eller RFP. En grov uppskattning av storleksordningen kan göras av en intern uppskattare, men de rådfrågar vanligtvis sina underentreprenörer för att få en mer exakt byggkostnadsuppskattning. De specialiserade entreprenörerna kommer att använda projektspecifikationerna för att få prisuppskattningar från materialleverantörer och tillverkare.
Huvudentreprenören använder specialiserade entreprenörernas uppskattningar för att skapa sitt projektanbud.
3. Ägaren och entreprenören kommer överens.
Ägaren granskar anbuden, väljer entreprenörer och tilldelar kontraktet efter att designen är klar. Huvudentreprenörer tecknar underentreprenörsavtal.
När många komponenter upphandlas beror på projektets kontraktsarrangemang. Ägaren kan börja upphandlingen innan huvudentreprenören anlitas för större material eller specialutrustning. De flesta projektkomponenter hanteras av entreprenörer.
I traditionella design-bid-build-projekt kan de flesta upphandlingar inte börja förrän designen är klar. I design-build eller construction manager at risk-arrangemang är huvudentreprenören involverad tidigt och kan börja upphandlingen när uppgiftspecifikationerna är klara.
Entreprenörer inkluderar eskalationsklausuler i kontrakt för att minska risken. Denna klausul håller ägaren ansvarig för materialprisökningar över en viss nivå.
4. Entreprenörer begär leverantörsanbud.
Entreprenörer kan rekrytera leverantörer om material och utrustning är godkända. För tekniska eller specialtillverkade komponenter som strukturellt stål eller kanaler kan många leverantörer kontaktas. Entreprenörer kan få timmer och VVS från pålitliga leverantörer.
Efter att anbuden har återlämnats och alternativ avslutats kan huvudentreprenören granska dem ensam eller med ägaren och designerna. Kostnad kan vara huvudelementet i utvärderingssteget, men tillgänglighet, kvalitet, leverantörserfarenhet och materials hållbarhet kan också vara viktiga.
5. Entreprenörer schemalägger inköp.
Efter att ha satt mål och ritningar börjar inköpsplaneringen. Entreprenörer verifierar leverantörernas ledtider. Huvudentreprenören prioriterar långledande artiklar i inskickningsschemat för att säkerställa att material och utrustning anländer i tid.
6. Entreprenörsförslag granskas av design.
Huvudentreprenörens inskickningar föregår inköp. Designteamet verifierar att varje komponent i upphandlingsplanen uppfyller kontraktsparametrarna i detta steg.
Detta omfattar viktiga strukturella och mekaniska komponenter samt mindre element som färger och ytbehandlingar. Alla godkännanden måste vara skriftliga och spårbara.
Förseningar i inskickningen kan hindra upphandlingschefens förmåga att köpa och leverera saker i tid.
7. Leverantörer och entreprenörer slutför avtalet.
Efter att ha valt produkter ger entreprenörer inköpsorder till leverantörer för att påbörja tillverkning eller frakt av standardartiklar. I förväg betalar specialiserade entreprenörer sällan för material. Istället låter handels- eller extern finansiering dem köpa utan att påverka kassaflödet.
8. Leverantörsföretag levererar varor och utrustning till platser.
Köp av leveranser kräver spårning av utveckling och godkännande av leverans av upphandlingschefer. Entreprenörer måste bekräfta under hela upphandlingsprocessen att deras beställningar skulle levereras i tid, till rätt plats, säkert avlastade och installerade. Effektiv upphandling beror på att scheman för entreprenörs- och materialleverans koordineras. Bekvämligheter måste vara redo för installation när elentreprenören anländer.
Mottagning av inköpta artiklar kan kräva speciell lossnings- och hanteringsutrustning. Entreprenörer kan behöva schemalägga en gaffeltruck, saxlift eller kran för leverans och verifiera att produkten har tillräcklig riggning eller fästen för lyft och installation.
Således innefattar upphandlingsproceduren delvis designgodkännande, logistik och fältinstallation. Om leveransen inte möter byggtidslinjen måste upphandlingschefer ordna lagring på plats eller utanför platsen.
Byggprojektledningsprogramvara kan spåra inköpta komponenter mer exakt än någonsin tidigare. Huvudentreprenörer och projektledare kan använda realtidsövervakning av fraktprogramvara för att bedöma om tillgänglighet eller förseningar kommer att påverka projektschemaläggning eller den kritiska vägen.
9. Entreprenörsarbete och material godkänns vid slutbesiktningar.
Vid projektavslutning avslutar slutbesiktningar upphandlingen. Ägaren, designerna och myndighetspersoner måste godkänna allt arbete för att säkerställa att alla komponenter köptes och installerades enligt projektspecifikationer och bygglagar.
Entreprenörer kan också behöva kontrollera leverans av överblivna material och reservdelar enligt byggdokument.
Lösa vanliga upphandlingsproblem
Korrekt upphandlingshantering gynnar ägare och entreprenörer genom hela byggupphandlings- och logistikprocessen. Att effektivisera och hantera upphandlingen minskar risken, hanterar budgetar och säkerställer projektets kvalitet.
Oklara specifikationer
Förfrågningar om information bör föregå specialiserad entreprenörs upphandling och inskickningar. RFIs klargör jobbmateriel så mycket som möjligt. Till exempel bör designteamet identifiera VVS-armaturer och anslutningar för att undvika förvirring.
Förseningar i inskickning
En dåligt planerad inskickningsprocedur eller otillräcklig kommunikation kan försena upphandlingen. Tydlig kommunikation från ägaren och designteamet till upphandling maximerar kvalitetskontroll och minimerar förseningar.
Budgetöverskridanden
Förseningar i upphandlingen kan öka kostnaderna eller leda till stillestånd för personal. Schemaläggningsförseningar kostar huvudentreprenören eller ägaren tid och pengar. Hanterad upphandling kan också sänka priserna genom att välja stora komponenter konkurrenskraftigt och öppet. Omarbete och slarviga misstag undviks med korrekt upphandling.
Störd leveranskedja
Prioritera långledande material och utrustning tidigt i upphandlingen. Transformatorer, till exempel, måste beställas månader i förväg. Korrekt upphandlingshantering minskar sannolikheten för att problem i leveranskedjan försenar ett projekt eller hindrar specialiserade entreprenörer från att avsluta sitt arbete.
Förseningar i betalning
Specialiserade entreprenörer köper ibland material på kredit med 30- eller 45-dagarsvillkor, så de måste betala sina leverantörer före huvudentreprenören. Ytterligare förseningar kan belasta kassaflödet och göra det svårare att betala för arbetskraft och andra projektutgifter. Specialiserade entreprenörer måste hantera kassaflödet under hela upphandlingen eftersom de använder olika finansieringsalternativ för att få längre återbetalningsvillkor som passar deras faktureringscykler.
Schemaändringar/förseningar
Att få rätt komponenter på rätt tidsplan säkerställer att alla som deltar i projektet har vad de behöver när de behöver det för att slutföra varje del av arbetet. Det färdiga projektet kommer troligtvis att uppfylla de ursprungliga byggdokumenten och kräva mindre omarbetning om rätt komponenter anländer i tid.
Designändringar
Om designen ändras bör entreprenörerna få ändringsorder innan de köper nytt material. Att gå vidare utan tillräcklig dokumentation utsätter dig för fara om ägaren avvisar dessa komponenter.
Skador på lagrade objekt
Alla objekt måste säkras av entreprenörer tills installationen. Arbetsplatsen måste vara säker om objekt lagras där för att förhindra stöld, vandalism och väderskador. Om ett lager används är säkerhet och schemaläggning avgörande. Byggdokumenten bör ange vem som är ansvarig för skadade eller stulna leveranser.
Upphandlingshantering innebär risk.
Byggupphandling och logistik, leveranskedjehantering och kvalitetskontroll. Korrekt byggupphandling garanterar att alla projektkomponenter är där de behöver vara, när de behöver vara där, och till det pris som alla kom överens om, från de första byggdokumenten till den sista punktslistan och avslutning med ägaren.
Oavsett kontraktsstruktur, säkerställer kontrollen av byggupphandlingsprocessen att alla har vad de behöver för att slutföra uppgiften i tid och inom budget.
Slutsats:
Byggupphandling och logistikhantering är avgörande för att projektet ska slutföras i tid och inom budget. En välkoordinerad upphandlingsprocess minskar riskerna, hanterar budgetar och säkerställer kvalitet från design till leverans och inspektion. Projektledare och entreprenörer kan förbättra processer och resultat genom att hantera störningar i leveranskedjan, designändringar och förseningar i inskickning. Att bemästra upphandling och logistik är nödvändigt för att slutföra projekt i tid och under budget i en konkurrensutsatt sektor.
